Gudang rumah sakit menyimpan item krusial seperti obat, alat medis, dan BHP yang harus selalu siap saat dibutuhkan. Namun, ketika pencatatan masih manual, risiko stok habis mendadak, barang kedaluwarsa terlewat, atau penempatan tidak rapi jadi makin sering terjadi.
Karena itu, banyak fasilitas kesehatan mulai mengandalkan software manajemen gudang rumah sakit untuk memantau stok real-time, mengatur alur keluar-masuk barang, serta memastikan penyimpanan lebih tertata dan efisien.
Lewat artikel ini, pembaca akan memahami konsep dasar pengelolaan gudang RS, manfaat WMS, hingga gambaran skema perhitungan harga sistemnya.
Daftar Isi:
Konsep Manajemen Gudang Rumah Sakit
Agar pengelolaan gudang rumah sakit lebih tertib , tim logistik perlu menerapkan metode pengeluaran barang yang konsisten. Metode ini membantu memastikan obat, BHP, dan alat medis keluar sesuai urutan yang tepat.
Berikut adalah metode warehouse system rumah sakit yang sering digunakan.
1. FIFO (First In, First Out)
FIFO berarti barang yang lebih dulu masuk harus lebih dulu keluar. Metode ini cocok untuk stok dengan rotasi tinggi, karena mencegah barang lama menumpuk terlalu lama di rak dan memudahkan kontrol perputaran persediaan.
Misalnya, stok sarung tangan medis yang datang minggu lalu dipakai lebih dulu daripada stok yang baru datang hari ini, supaya perputaran stok tetap sehat.
2. FEFO (First Expired, First Out)
Untuk obat dan BHP yang punya tanggal kedaluwarsa, pendekatan yang lebih aman adalah FEFO, yaitu barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat harus digunakan lebih dulu. Dengan begitu, rumah sakit bisa meminimalkan obat rusak, retur internal, dan potensi pemborosan anggaran.
Contohnya, paracetamol batch A kedaluwarsa 02/2026 harus diprioritaskan keluar sebelum batch B yang kedaluwarsa 07/2026, walaupun batch B datang lebih dulu atau lebih belakangan.
Manfaat Software Manajemen Gudang Rumah Sakit
Di rumah sakit, pengelolaan gudang biasanya ditangani petugas logistik/gudang dan gudang farmasi untuk obat, BHP, serta alat medis. Software manajemen gudang rumah sakit (WMS) dipakai untuk mencatat barang masuk–keluar dan berbagai manfaat lainnya, seperti:
1. Ketersediaan obat dan BHP lebih mudah dikontrol
Petugas gudang/farmasi mengecek stok langsung di WMS saat menerima permintaan dari unit seperti IGD, ICU, rawat inap, atau poli. Sistem menampilkan jumlah stok per item dan riwayat keluar-masuk sehingga kontrol ketersediaan lebih jelas.
2. Penempatan barang lebih rapi dan mudah ditemukan
WMS membantu membuat aturan lokasi penyimpanan per rak/bin serta kategori barang (obat, BHP, alat medis). Saat pengambilan, petugas bisa mengikuti lokasi yang tercatat di sistem, jadi pencarian tidak bergantung pada ingatan orang tertentu.
3. Pencatatan barang masuk–keluar lebih konsisten
Setiap kali ada penerimaan barang dari supplier atau pengeluaran ke unit, transaksi dicatat di WMS sebagai bukti pergerakan stok. Karena prosesnya satu alur, risiko catatan beda antara buku, Excel, dan dokumen lain jadi lebih kecil.
4. Selisih stok lebih cepat ditelusuri
Kalau ada selisih saat stock opname, petugas gudang bisa melacak dari riwayat transaksi: kapan stok berubah, item apa, dan ke unit mana dikeluarkan. Jadi, sangat mempermudah audit internal dan koreksi prosedur tanpa perlu bongkar catatan manual satu-satu.
Perbedaan SCM dan WMS
SCM (Supply Chain Management) mengatur alur logistik dari pemasok sampai barang dipakai unit, sedangkan WMS (Warehouse Management System) fokus mengatur aktivitas di dalam gudang.
Dalam rumah sakit, SCM mencakup pengadaan dan distribusi logistik medis, sementara WMS memastikan gudang farmasi/logistik mencatat stok dan pergerakan barang dengan tertib.
SCM biasanya mencakup:
- Manajemen pemasok dan pengadaan (purchasing)
- Perencanaan kebutuhan dan distribusi ke unit (IGD/ICU/rawat inap)
- Koordinasi alur barang antar lokasi/instalasi
- Monitoring kinerja rantai pasok secara keseluruhan
WMS biasanya mencakup:
- Penerimaan barang (receiving) dan pencatatan stok awal
- Penempatan barang ke rak/bin (putaway)
- Pengambilan barang untuk permintaan unit (picking)
- Stok opname dan penelusuran riwayat barang (traceability)
Peran RFID untuk Mendukung WMS
Teknologi RFID membantu identifikasi barang menggunakan tag yang bisa terbaca otomatis saat melewati reader. Jika RFID terhubung ke WMS, pencatatan perpindahan barang (misalnya dari gudang ke unit) bisa dilakukan lebih cepat dan konsisten.
Manfaat RFID saat dipakai bersama WMS:
- Mempercepat proses identifikasi item tanpa input manual berulang
- Mengurangi risiko salah baca label atau salah input kode barang
- Memudahkan pelacakan lokasi barang yang sering berpindah
Gunakan Sistem Gudang Terbaik untuk Rumah Sakit Anda
Manajemen gudang rumah sakit membutuhkan akurasi dan efisiensi tinggi. HashMicro menyediakan software manajemen gudang rumah sakit yang dirancang khusus untuk mencatat, melacak, dan mengatur stok obat serta peralatan medis dengan lebih tertib.
Dengan sistem ini, rumah sakit dapat mengurangi risiko stok hilang, keterlambatan pengiriman ke unit layanan, hingga barang kedaluwarsa. Semua proses pencatatan, pemantauan, dan pelaporan dilakukan secara otomatis melalui satu platform terintegrasi.
Fitur unggulan HashMicro untuk gudang rumah sakit:
- Monitoring Stok Real-Time: Melihat pergerakan stok secara langsung dari dashboard.
- Multi-Rak & Multi-Lokasi: Menentukan lokasi penyimpanan per rak, bin, atau zona gudang.
- Pengaturan Batch & Kadaluarsa: Memudahkan penerapan metode FIFO/FEFO untuk stok sensitif.
- Integrasi Modul Inventaris & Pembelian: Data gudang langsung terhubung ke pengadaan dan pengeluaran.
- Tracking Pengiriman ke Unit: Melacak status barang saat berpindah ke IGD, ICU, atau ruang rawat.
- Laporan Audit & Stock Opname Otomatis: Membantu saat inspeksi internal atau pelaporan ke manajemen.
Jika Anda ingin mencoba, Anda bisa klik banner demo gratis di bawah ini.
Kesimpulan
Jika pengelolaan gudang masih manual, rumah sakit akan lebih sulit menjaga akurasi stok dan kerap menghadapi selisih data. Karena itu, warehouse management system membantu menata penyimpanan, mencatat keluar-masuk barang, dan menekan kesalahan operasional harian.
HashMicro menyediakan software manajemen gudang rumah sakit yang mendukung kontrol barang lebih rapi, termasuk pencatatan dimensi dan kapasitas lokasi penyimpanan. Sistem ini juga terintegrasi dengan modul pembelian, inventaris, dan akuntansi agar data tidak terpecah di banyak tempat.
Untuk mengetahui estimasi biaya, silakan cek skema perhitungan harga melalui banner di bawah ini. Jika ingin melihat cara kerjanya secara langsung, Anda dapat meminta demo gratis dari HashMicro lewat tombol atau gambar yang tersedia.
