Asset Tracking Cost: Panduan Biaya & ROI serta Faktor Utamanya

Asset tracking cost biasanya dihitung saat perusahaan ingin punya gambaran biaya yang rapi untuk memantau aset di berbagai lokasi. Bagi tim finance dan operasional, angka ini penting karena menyangkut cara perusahaan mencatat, memeriksa, dan melacak aset secara konsisten.

Namun, total biayanya tidak berdiri pada satu komponen saja. Perusahaan perlu melihat metode penandaan yang dipakai, perangkat pendukung yang dibutuhkan, hingga aktivitas operasional yang ikut berubah ketika proses pelacakan dibuat lebih teratur.

Karena itu, pembahasan di bawah akan memetakan komponen biaya utama dan faktor yang membuat setiap perusahaan bisa punya angka yang berbeda. Tujuannya agar perhitungan lebih realistis dan mudah dipakai sebagai dasar budgeting.

Apa yang Termasuk dalam Asset Tracking Cost?

Asset tracking cost pada dasarnya adalah total biaya kepemilikan untuk aktivitas pelacakan aset. Komponennya biasanya terbagi menjadi biaya awal (sekali keluar) dan biaya berjalan (bulanan atau tahunan).

Biaya awal sering terkait inventarisasi awal aset, penandaan, dan penyiapan perangkat pendukung. Biaya berjalan umumnya terkait lisensi perangkat lunak, perawatan, penggantian tag, serta dukungan dan pelatihan berkala.

Kalau ingin perhitungan lebih rapi, pisahkan biaya menjadi tiga kotak: perangkat lunak, tag/perangkat, dan operasional implementasi. Struktur ini memudahkan tim finance membandingkan beberapa opsi tanpa campur aduk.

Faktor yang Mempengaruhi Asset Tracking Cost

Berikut 5 faktor yang paling sering mengubah total biaya, terutama saat aset makin banyak dan lokasi makin tersebar.

1. Jumlah aset yang dilacak

Semakin banyak aset, biasanya biaya naik karena kebutuhan penandaan dan pendataan awal ikut membesar. Banyak vendor juga membagi paket berdasarkan rentang jumlah aset, jadi biaya bisa berubah saat melewati batas paket.

2. Jumlah pengguna dan peran

Biaya sering dipengaruhi jumlah user yang butuh akses, terutama jika lintas departemen. Ada vendor yang menghitung per user atau membatasi jumlah admin, sehingga struktur tim bisa berdampak langsung ke anggaran.

3. Jenis tag dan perangkat pendukung

Barcode/QR cenderung lebih ringan di biaya awal, sementara RFID atau GPS biasanya butuh perangkat tambahan. Selain harga tag, pertimbangkan juga kebutuhan scanner/reader dan biaya penggantian tag yang rusak.

4. Kebutuhan pelacakan tingkat lanjut

Jika butuh lokasi real-time, pembacaan massal, atau fitur otomatis tertentu, biaya naik karena perangkat dan konfigurasi lebih kompleks. Biasanya yang bertambah bukan hanya biaya awal, tetapi juga pemeliharaan.

5. Integrasi dan fitur

Integrasi dengan aplikasi lain serta kebutuhan laporan dan approval internal sering menambah biaya implementasi. Semakin banyak fitur khusus yang diminta, biasanya paket atau konfigurasi yang dibutuhkan juga makin tinggi.

Komponen Biaya Utama yang Perlu Dimasukkan ke Asset Tracking Cost

Dengan memecahnya per komponen, tim finance bisa melihat mana yang bersifat biaya awal dan mana yang akan muncul rutin tiap bulan atau tahun. Bagian berikut merangkum komponen biaya utama yang paling umum muncul dalam perhitungan asset tracking cost.

1. Perangkat lunak

Biaya perangkat lunak biasanya mencakup akses web, aplikasi mobile, pelaporan, audit trail, dan manajemen check-in/check-out. Pada praktiknya, biaya ini bisa dihitung per user, per aset, atau per paket.

Kalau vendor menawarkan paket tahunan, catat juga biaya tambahan untuk modul tertentu, API, atau laporan tingkat lanjut. Bagian ini sering muncul belakangan saat kebutuhan penggunaan sudah makin jelas.

2. Tag, label, dan material penandaan

Biaya penandaan bukan cuma harga per tag, tetapi juga material yang sesuai lingkungan aset. Aset di area panas, lembap, atau sering terkena gesekan butuh label lebih tahan, sehingga biaya per unit bisa naik.

Untuk barcode label, harga bisa sangat bervariasi tergantung material dan kuantitas pembelian. Contoh vendor label menunjukkan biaya per label berubah signifikan saat volume meningkat dan saat memakai material tertentu.

Hal yang sering lupa dimasukkan adalah tingkat penggantian label per tahun. Label yang sering rusak membuat biaya berjalan meningkat, walau biaya awal terlihat murah.

3. Perangkat pembaca dan perangkat pendukung

Untuk barcode/QR, biasanya butuh scanner atau cukup kamera ponsel, tergantung kebutuhan kecepatan dan akurasi. Untuk RFID, perusahaan bisa membutuhkan reader handheld, fixed reader, antena, dan kadang printer-encoder untuk tag tertentu.

RFID tag punya rentang harga yang luas tergantung tipe dan skala pembelian. Kisaran harganya bisa sekitar Rp839 sampai Rp838.750 per tag, bergantung tipe, frekuensi, dan volume pembelian.

Jika memakai GPS tracker, biasanya ada biaya perangkat dan biaya layanan bulanan. Referensi buyer guide menyebut kisaran perangkat GPS sekitar Rp419.375 – Rp3.355.000 ditambah biaya layanan Rp167.750 – Rp671.000 per bulan per bulan.

4. Implementasi dan penyesuaian operasional

Bagian ini sering menjadi porsi besar, terutama pada rollout lintas lokasi. Aktivitasnya mencakup stocktake aset awal, pembersihan data aset, penetapan aturan penamaan, tagging, dan uji coba alur check-in/check-out.

Biaya implementasi juga dipengaruhi oleh jumlah lokasi, jam kerja tim, dan apakah perlu migrasi data dari alat lama. Buyer guide menyebut implementasi bisa berada pada rentang ribuan hingga puluhan ribu dolar, tergantung kompleksitas.

Kalau perusahaan punya standar audit internal yang ketat, tambahkan biaya dokumentasi dan pelatihan prosedur. Ini membantu mengurangi revisi berulang setelah rollout.

5. Training, support, dan pemeliharaan

Training biasanya dibutuhkan untuk tim operasional, admin, dan pihak audit. Support juga bisa memengaruhi biaya, karena ada paket yang memasukkan onboarding intensif dan ada yang memisahkan.

Pemeliharaan meliputi penggantian tag rusak, baterai untuk perangkat tertentu, dan pengecekan perangkat pembaca. Ini sebaiknya dibuat pos biaya tahunan agar tidak muncul sebagai biaya dadakan.

Model Penetapan Harga Perangkat Lunak (Software Pricing)

Jantung dari sistem pelacakan aset adalah perangkat lunak yang mengelola data, memberikan analitik, dan menyajikan visualisasi lokasi atau status aset. Struktur harga untuk perangkat lunak ini telah berevolusi secara signifikan dalam dekade terakhir, bergeser dari model lisensi tradisional menuju model berlangganan yang lebih fleksibel.

1. Subscription-Based (SaaS)

Model Software as a Service (SaaS) adalah yang paling umum. Perusahaan membayar langganan bulanan/tahunan yang biasanya sudah mencakup cloud hosting, update fitur, dukungan, dan keamanan.

Biaya awal cenderung lebih rendah dan mudah disesuaikan skalanya, sementara harga umumnya dihitung dari jumlah aset, jumlah pengguna, atau fitur yang dipakai.

2. Perpetual license (On-Premise)

Meskipun semakin jarang, beberapa perusahaan besar dengan kebijakan keamanan data yang ketat mungkin memilih model lisensi seumur hidup (perpetual). Dalam skenario ini, perusahaan membayar biaya besar di muka untuk memiliki lisensi perangkat lunak selamanya.

Namun, model ini menuntut biaya tambahan untuk server fisik, tim IT internal untuk mengelola database, serta biaya tahunan untuk pemeliharaan dan dukungan teknis (biasanya 15-20% dari harga lisensi). Meskipun terlihat mahal di awal, TCO untuk jangka waktu 5-10 tahun mungkin bisa lebih rendah dibandingkan SaaS, tergantung pada skala implementasi.

3. Freemium dan open source

Untuk bisnis skala mikro, opsi freemium atau open source mungkin tersedia. Solusi ini biasanya memiliki batasan jumlah aset, fitur pelaporan yang minim, atau tidak adanya dukungan teknis.

Biaya tersembunyi muncul ketika bisnis harus menghabiskan waktu berjam-jam untuk konfigurasi manual atau ketika terjadi masalah teknis tanpa adanya vendor yang bisa dihubungi untuk bantuan segera.

Biaya Tambahan (Hidden Cost) yang Sering Terlewat dalam Asset Tracking Cost

Banyak perhitungan biaya pelacakan aset terlihat rapi di awal, tetapi membengkak setelah proses berjalan. Penyebabnya biasanya bukan karena harga tag, melainkan pos biaya operasional dan teknis yang tidak ikut dimasukkan sejak awal.

1. Integrasi data antar aplikasi

Pelacakan aset jarang berdiri sendiri karena data sering dibutuhkan tim lain, seperti finance atau maintenance. Saat data perlu masuk ke ERP, akuntansi, atau aplikasi layanan, biasanya dibutuhkan integrasi tambahan. Biaya bisa muncul dari pengembangan teknis, middleware, atau akses API yang dikenakan vendor.

2. Pelatihan dan adopsi cara kerja

Tools yang bagus tetap butuh kebiasaan kerja yang konsisten di lapangan. Biaya pelatihan sering terlupakan, padahal ada waktu kerja yang hilang saat karyawan ikut training, plus biaya materi dan pendampingan. Selain itu, proses adaptasi dari pencatatan manual ke digital kadang butuh program internal agar pemakaian benar-benar jalan.

3. Downtime saat pemasangan dan penyesuaian

Di beberapa skenario, aset bisa tidak dipakai sementara saat pemasangan perangkat, terutama untuk RFID reader di area tertentu atau GPS pada armada.

Waktu henti ini punya biaya nyata karena operasional melambat atau pekerjaan tertunda. Dampaknya biasanya makin terasa jika jadwal implementasi tidak tertata.

4. Penggantian dan perawatan perangkat

Tag bisa rusak, lepas, atau untuk tipe tertentu baterainya habis. Scanner juga berisiko rusak karena pemakaian harian. Karena itu, anggaran biasanya perlu menyisihkan dana cadangan tahunan untuk penggantian perangkat dan biaya tenaga kerja perawatannya, terutama jika aset jumlahnya besar.

Analisis ROI untuk Asset Tracking Cost

Tujuan akhir dari memahami biaya adalah untuk menghitung Return on Investment (ROI). ROI yang positif adalah justifikasi utama bagi manajemen untuk menyetujui pengadaan sistem. Perhitungan ROI harus membandingkan total biaya (TCO) dengan penghematan yang dihasilkan.

Penghematan ini datang dari berbagai sumber:

• Pengurangan Pembelian Aset Tidak Perlu: Menghapus “Ghost Assets” (aset yang tercatat di buku tapi fisik tidak ada) mencegah perusahaan membayar pajak dan asuransi untuk barang yang tidak ada. Selain itu, visibilitas mencegah pembelian aset baru padahal aset lama masih tersedia namun terselip.
• Efisiensi Tenaga Kerja: Mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan untuk mencari aset. Jika seorang teknisi bergaji tinggi menghabiskan 30 menit sehari mencari peralatan, biaya tahunannya sangat besar.
• Peningkatan Umur Aset: Dengan data pelacakan yang akurat, jadwal perawatan menjadi lebih disiplin. Hal ini berkaitan erat dengan konsep manajemen kinerja aset, di mana pemantauan kondisi dan lokasi aset secara proaktif dapat mencegah kerusakan fatal dan memperpanjang masa pakai aset.
• Pencegahan Kehilangan dan Pencurian: Penurunan angka kehilangan aset secara langsung berkontribusi pada bottom line perusahaan.

Contoh kalkulasi sederhana: Jika sebuah perusahaan menghabiskan Rp 500 juta untuk sistem pelacakan (biaya tahun pertama) dan berhasil mencegah pembelian aset baru senilai Rp 400 juta serta menghemat biaya tenaga kerja senilai Rp 300 juta, maka ROI tahun pertama sudah positif. Analisis ini harus diproyeksikan untuk 3-5 tahun ke depan untuk melihat gambaran utuh.

Studi Kasus Asset Tracking Cost di Berbagai Industri

Setiap industri memiliki profil biaya yang unik karena perbedaan jenis aset dan lingkungan operasionalnya.

1. Konstruksi dan alat berat: J&M Contracting

J&M Contracting memakai tracking untuk armada dan peralatan proyek, dengan 21 unit vehicle tracking dan 30 asset tracker (campuran powered dan battery device).

Di konteks seperti ini, biaya biasanya paling dipengaruhi jumlah unit yang dipasangi perangkat, tipe device yang dipilih, serta biaya layanan berjalan. Data pemakaian juga sering dipakai untuk menyusun perawatan alat berat berbasis jam operasi, sehingga jadwal servis lebih rapi dan downtime lebih terkendali.

2. Kesehatan: Princess Alexandra Hospital NHS Trust

Princess Alexandra Hospital NHS Trust menjalankan implementasi RTLS (Real Time Location System) untuk mendukung asset management dan patient flow, termasuk integrasi dengan EHR.

Di rumah sakit, struktur biaya biasanya berat di infrastruktur (coverage di area gedung, lorong, ruangan), lalu menyusul integrasi data ke EHR dan proses operasional yang ikut berubah. Selain itu, biaya training tetap muncul karena banyak peran terlibat dan penggunaan harus konsisten agar lokasi aset benar-benar bisa diandalkan.

Langkah Implementasi Strategis dengan Metrik Keberhasilan

Menginvestasikan dana pada perangkat lunak dan keras hanyalah langkah awal. Agar biaya yang dikeluarkan tidak sia-sia, implementasi harus dilakukan secara terstruktur dengan metrik keberhasilan (KPI) yang jelas. Berikut adalah tahapan implementasi yang disarankan beserta cara mengukurnya.

Fase 1: Audit dan pembersihan data awal

Sebelum memasang satu pun tag, perusahaan harus melakukan audit fisik menyeluruh. Mengimpor data kotor dari spreadsheet lama ke sistem ERP baru hanya akan memindahkan masalah. Biaya pada tahap ini sebagian besar adalah biaya tenaga kerja (man-hours).

• Aktivitas: Verifikasi fisik keberadaan aset, pencatatan kondisi terkini, dan standardisasi penamaan aset.
• Metrik Kunci: Data Accuracy Rate (Persentase data sistem yang cocok dengan fisik). Target awal harus 100% sebelum go-live.

Fase 2: Pilot project dan kalibrasi

Jangan langsung menerapkan sistem di seluruh perusahaan. Pilih satu departemen atau satu lokasi gudang sebagai proyek percontohan. Ini membatasi risiko finansial jika terjadi kesalahan konfigurasi.

• Aktivitas: Pemasangan tag pada aset di lokasi pilot, pelatihan staf inti, dan pengujian integrasi perangkat lunak.
• Metrik Kunci: Scan Success Rate (Berapa kali pemindaian berhasil dalam percobaan pertama). Jika rendah, mungkin jenis tag atau pembaca (reader) perlu diganti, atau posisi penempatan tag perlu disesuaikan.

Fase 3: Rollout dan penetapan KPI berkelanjutan

Setelah pilot berhasil, sistem diperluas. Pada tahap ini, fokus bergeser dari teknis ke dampak bisnis. Manajemen harus memantau KPI berikut untuk memastikan biaya sistem terbayar oleh efisiensi yang dihasilkan:

1. Asset Utilization Rate (Tingkat Pemanfaatan Aset):
   Rumus: (Waktu Aset Digunakan / Total Waktu Aset Tersedia) x 100%
   Peningkatan metrik ini menandakan Anda mendapatkan nilai lebih dari aset yang sudah dibeli.
2. Loss Rate (Tingkat Kehilangan):
   Rumus: (Nilai Aset Hilang / Total Nilai Aset) x 100%
   Sistem yang efektif harus menurunkan angka ini mendekati nol.
3. Mean Time to Locate (Rata-rata Waktu Pencarian):
   Berapa lama waktu yang dihabiskan karyawan untuk menemukan alat atau barang? Pengurangan waktu ini adalah penghematan biaya tenaga kerja langsung.

Praktik Terbaik Lanjutan untuk Memaksimalkan Nilai Investasi

Bagi perusahaan yang ingin melangkah lebih jauh dari sekadar “mengetahui lokasi barang”, teknologi pelacakan aset dapat menjadi sumber data strategis. Berikut adalah praktik lanjutan yang dapat mengubah pusat biaya menjadi keunggulan kompetitif.

1. Penerapan Lifecycle Costing (LCC)

Sistem pelacakan aset yang canggih harus mampu mencatat setiap biaya yang dikeluarkan aset sepanjang hidupnya, mulai dari akuisisi, instalasi, energi yang dikonsumsi, biaya perbaikan, hingga biaya pembuangan (disposal).

Dengan data LCC yang akurat, manajemen dapat mengambil keputusan berbasis data: apakah lebih murah memperbaiki mesin tua ini lagi, atau menggantinya dengan yang baru?

Tanpa sistem pelacakan yang mencatat riwayat servis secara digital, keputusan ini sering kali didasarkan pada intuisi yang bias. LCC membantu perusahaan menghindari “biaya hangus” (sunk cost) pada aset yang sudah tidak ekonomis lagi untuk dipertahankan.

2. Integrasi dengan digital twin

Untuk industri padat modal seperti energi atau manufaktur berat, data dari pelacakan aset dapat diumpankan ke dalam model Digital Twin replika virtual dari sistem fisik. Ini memungkinkan simulasi skenario tanpa risiko.

Contohnya, sebelum mengubah tata letak pabrik yang memakan biaya besar, manajer dapat mensimulasikan pergerakan aset (forklift, AGV, material) dalam model digital berdasarkan data historis pelacakan.

Jika simulasi menunjukkan kemacetan (bottleneck), tata letak bisa diubah di komputer tanpa biaya fisik. Ini adalah tingkat tertinggi dari optimalisasi biaya aset, di mana penghematan terjadi bahkan sebelum uang dibelanjakan.

3. Audit aset berbasis drone dan robotik

Di gudang raksasa atau area pertambangan yang luas, biaya tenaga kerja untuk melakukan stock opname atau audit aset sangatlah tinggi dan berbahaya. Praktik terbaik masa kini mulai melibatkan penggunaan drone yang dilengkapi pembaca RFID atau kamera visi komputer.

Drone dapat terbang melalui lorong-lorong gudang tinggi dan memindai ribuan palet dalam hitungan menit, tugas yang biasanya memakan waktu berhari-hari bagi tim manusia dengan scissor lift.

Meskipun investasi awal untuk drone dan pemrogamannya cukup tinggi, ROI tercapai melalui pengurangan drastis biaya lembur karyawan saat periode audit dan peningkatan frekuensi audit (dari tahunan menjadi mingguan), yang pada akhirnya menjamin akurasi data mendekati 100% sepanjang tahun.

Kesimpulan

Biaya pelacakan aset bukan angka tunggal karena dipengaruhi metode tracking, skala aset, dan detail data yang dibutuhkan. Kesalahan yang sering terjadi adalah hanya melihat biaya awal, lalu lupa memasukkan biaya implementasi, integrasi, dan pemeliharaan.

Di sisi lain, biaya ini biasanya kembali lewat aset yang lebih mudah dipantau, waktu kerja yang lebih efisien, dan pemakaian aset yang lebih terkontrol. Kuncinya, pilih metode yang sesuai nilai dan risiko aset, lalu jalankan bertahap agar prosesnya stabil.

Jika ingin menyusun estimasi yang lebih rapi untuk kebutuhan perusahaan, mulai dari daftar aset, lokasi, dan jumlah pengguna yang terlibat. Setelah itu, petakan komponen biaya dan prioritas implementasinya. Bila perlu, ajukan konsultasi gratis untuk membahas pendekatan yang paling masuk akal.

Frequently Asked Question