Panduan Harga Odoo & Komponen Biaya Tambahan di Luar Paket

Pernahkah Anda berpikir bahwa harga software ERP yang terlihat murah di awal bisa berubah drastis setelah implementasi? Banyak bisnis baru menyadari biaya tambahan tak terduga yang membuat total pengeluaran membengkak.

Meski demikian, 62% organisasi melaporkan bahwa ERP berhasil menekan biaya operasional. Hal ini menunjukkan bahwa investasi ERP yang tepat dapat memberikan pengembalian signifikan, asalkan struktur harga dan implementasinya dipahami dengan baik.

Artikel ini akan membedah struktur harga Odoo secara transparan dan menghitung total biaya kepemilikan jangka panjang. Selain itu, artikel ini juga akan membahas opsi ERP alternatif yang lebih efisien untuk mendukung pertumbuhan bisnis.

Memahami Struktur Dasar Harga Odoo Terbaru

Harga Odoo saat ini terbagi menjadi tiga skema utama, yaitu One App Free, Standard, dan Custom, dengan model penagihan berbasis jumlah pengguna. Setiap skema menawarkan tingkat fleksibilitas dan fitur yang berbeda sesuai kebutuhan bisnis.

Berdasarkan situs resmi Odoo, paket One App Free dikenakan biaya USD 0 per user per bulan untuk penggunaan satu aplikasi dengan jumlah pengguna tanpa batas. Sementara itu, paket Standard dibanderol Rp110.000,00 per user per bulan untuk akses ke seluruh aplikasi melalui Odoo Online.

Untuk kebutuhan yang lebih kompleks, Odoo menyediakan paket Custom dengan harga Rp170.000,00 per user per bulan. Paket ini mencakup fitur lanjutan seperti Odoo Studio, Multi-Company, dan akses API eksternal yang umumnya dibutuhkan perusahaan berkembang.

Perlu dicatat bahwa harga tersebut merupakan biaya lisensi dasar dan belum mencakup komponen lain di luar paket. Biaya seperti implementasi, hosting tambahan (misalnya Odoo.sh), kustomisasi, dan dukungan teknis sering kali menjadi pengeluaran terbesar dalam penggunaan Odoo.

Odoo Community vs Enterprise: Mana yang Berbayar?

Versi Community tersedia secara gratis sebagai solusi open source yang dapat digunakan untuk kebutuhan dasar. Namun, tingkat fitur dan layanan pendukungnya berbeda dibandingkan versi Enterprise yang dirancang untuk penggunaan bisnis dengan kebutuhan operasional lebih kompleks.

Rincian Biaya Lisensi Per Pengguna

Estimasi harga per user untuk pasar Indonesia dapat berfluktuasi tergantung pada nilai tukar mata uang asing terkini. Bagi perusahaan dengan ratusan karyawan, model penagihan ini akan menjadi beban biaya operasional (OPEX) yang sangat berat. Berbeda dengan investasi aset, biaya ini akan terus muncul dan terakumulasi setiap bulan selama Anda menggunakan sistem tersebut.

Opsi Hosting: Odoo SH, SaaS, dan On-Premise

Biaya tambahan lainnya akan muncul dari pemilihan jenis hosting yang Anda gunakan untuk menjalankan sistem. Odoo Online (SaaS) mungkin gratis untuk paket standar, namun Odoo.sh memerlukan biaya ekstra untuk kebutuhan hosting dan staging. Sementara itu, opsi On-Premise memberikan kontrol data penuh tetapi menuntut investasi server mandiri dan tim IT internal yang memadai.

Komponen Biaya Tambahan dalam Implementasi

Selain biaya lisensi, perusahaan harus menyiapkan anggaran untuk biaya implementasi, kustomisasi modul, integrasi pihak ketiga, dan pemeliharaan tahunan yang nilainya bisa mencapai 3 hingga 5 kali lipat dari harga lisensi awal.

Harga lisensi yang tercantum di situs web hanyalah puncak gunung es dari total investasi ERP yang sebenarnya. Biaya terbesar justru sering kali terletak pada jasa konsultasi dan implementasi yang dilakukan oleh mitra lokal mereka. Tarif konsultan ini biasanya dihitung per jam atau per hari kerja, yang sangat mudah membengkak jika ruang lingkup proyek tidak didefinisikan dengan ketat.

Ada juga biaya teknis lain yang sering luput dari perhitungan awal manajemen, seperti migrasi data dari sistem lama. Biaya pelatihan karyawan secara berkelanjutan dan perpanjangan lisensi tahunan juga perlu diantisipasi kenaikannya. Transparansi mengenai komponen ini sangat krusial agar Anda dapat menghitung return of investment (ROI) perusahaan dengan akurat dan objektif.

1. Biaya Kustomisasi dan Pengembangan Modul

Meskipun Odoo dikenal dengan sifatnya yang modular, kebutuhan unik bisnis di Indonesia sering kali memerlukan penyesuaian kode. Proses kustomisasi ini memakan biaya tinggi karena membutuhkan tenaga developer yang spesifik dan berpengalaman. Selain itu, setiap kustomisasi berisiko menyulitkan proses pembaruan versi di masa depan karena potensi isu kompatibilitas teknis.

2. Biaya Integrasi dan Maintenance Tahunan

Menghubungkan Odoo dengan sistem lain seperti aplikasi pajak, e-commerce, atau mesin IoT memerlukan biaya integrasi tersendiri. Anda juga harus mengalokasikan anggaran untuk pemeliharaan rutin guna memastikan sistem berjalan lancar tanpa gangguan. Pemeliharaan ini penting untuk menjaga keamanan data dari ancaman siber dan memperbaiki bug yang mungkin muncul.

Simulasi Total Biaya Kepemilikan untuk Bisnis Menengah

Untuk perusahaan menengah dengan 50 pengguna, total biaya Odoo per tahun bisa mencapai ratusan juta rupiah jika menggabungkan lisensi Enterprise, hosting Odoo.sh, dan biaya support partner lokal, belum termasuk biaya implementasi awal.

Mari kita bayangkan sebuah perusahaan distribusi di Jakarta dengan 50 karyawan yang membutuhkan modul Inventaris, Penjualan, dan Akuntansi. Biaya awal (CAPEX) akan tersedot untuk jasa implementasi mitra, sedangkan biaya operasional (OPEX) akan terus berjalan untuk lisensi 50 pengguna tersebut. Angka ini sering kali jauh melebihi ekspektasi awal saat hanya melihat harga per modul di brosur.

Analisis biaya ini akan semakin meningkat secara signifikan pada tahun kedua dan ketiga seiring pertumbuhan bisnis Anda. Ketika Anda menambah karyawan atau membuka cabang baru, tagihan bulanan otomatis akan naik mengikuti jumlah pengguna baru. Hal ini menunjukkan bahwa model harga per pengguna bisa menjadi tidak ekonomis saat skala bisnis mulai membesar.

Keterbatasan Model Harga Per User untuk Skalabilitas

Model harga per user membatasi pertumbuhan bisnis karena perusahaan cenderung membatasi akses karyawan ke sistem demi menghemat biaya, yang pada akhirnya menghambat kolaborasi dan transparansi data antar departemen.

Dampak psikologis dari model harga per pengguna sering kali membuat manajemen menjadi “pelit” dalam memberikan akses sistem. Akibatnya, staf operasional di lapangan atau gudang sering kali tidak memiliki akun sendiri untuk mengakses data penting. Padahal, efektivitas sistem ERP justru terletak pada integrasi data menyeluruh dari seluruh lini organisasi secara real-time.

Risiko lainnya adalah praktik berbagi akun (account sharing) yang sering dilakukan perusahaan untuk mensiasati biaya lisensi yang tinggi. Praktik ini sangat berbahaya karena menghilangkan jejak audit digital dan mengkompromikan keamanan data perusahaan. Selain itu, data kinerja karyawan menjadi tidak akurat karena satu akun digunakan oleh banyak orang secara bergantian.

Tips Menghitung Kebutuhan Lisensi ERP untuk Bisnis Anda

Menghitung kebutuhan lisensi ERP secara tepat penting agar perusahaan tidak membayar lebih dari yang diperlukan atau kekurangan akses bagi karyawan. Berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:

1. Identifikasi jumlah pengguna aktif:

Tentukan berapa karyawan yang benar-benar akan menggunakan ERP setiap hari. Pisahkan antara pengguna penuh, pengguna terbatas, dan pengguna tambahan agar biaya lisensi lebih akurat.

2. Analisis modul yang dibutuhkan

Tidak semua karyawan memerlukan akses ke semua modul ERP. Fokus pada modul yang relevan dengan tugas mereka, misalnya keuangan, produksi, atau manajemen inventaris.

3. Perkirakan pertumbuhan bisnis

Hitung proyeksi penambahan karyawan atau divisi dalam 1–3 tahun ke depan. Lisensi ERP fleksibel akan membantu menyesuaikan kebutuhan tanpa harus membeli lisensi tambahan secara mendadak.

4. Pertimbangkan lisensi berbasis peran

Banyak ERP menawarkan lisensi berbeda untuk manajer, staf operasional, atau pengguna membaca data saja. Memilih lisensi sesuai peran bisa menekan biaya keseluruhan.

5. Evaluasi biaya total kepemilikan (TCO)

Selain lisensi, perhitungkan biaya implementasi, pelatihan, dukungan, dan pemeliharaan tahunan. Ini membantu memahami investasi ERP secara menyeluruh dan menghindari kejutan biaya.

Dengan memahami jumlah pengguna, modul yang diperlukan, dan proyeksi pertumbuhan, perusahaan dapat merencanakan lisensi ERP yang efisien sekaligus hemat biaya. Langkah-langkah ini juga mempermudah proses evaluasi saat mempertimbangkan upgrade atau mengganti sistem ERP di masa depan.

Kapan Anda Perlu Mempertimbangkan Odoo dan Kapan Sebaiknya Mencari Solusi Lain?

Odoo dapat menjadi pilihan yang relevan bagi perusahaan yang membutuhkan sistem ERP modular dengan fleksibilitas tinggi. Namun, tidak semua organisasi berada pada tahap kesiapan yang sama untuk mengadopsi platform dengan tingkat kompleksitas seperti ini. Oleh karena itu, penting untuk mengevaluasi kondisi internal sebelum mengambil keputusan.

Untuk membantu proses tersebut, berikut checklist sederhana yang dapat digunakan sebagai panduan awal dalam menentukan apakah Odoo sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, atau justru solusi lain lebih layak dipertimbangkan:

Pertimbangkan Odoo Jika:

• Membutuhkan banyak modul terintegrasi dalam satu sistem
• Proses bisnis kompleks dan perlu kustomisasi
• Memiliki tim teknis atau partner implementasi
• Siap dengan biaya tambahan di luar paket awal
• Fokus pada penggunaan jangka panjang dan skalabilitas

Pertimbangkan Solusi Lain Jika:

• Kebutuhan operasional masih sederhana
• Ingin sistem yang siap pakai tanpa konfigurasi rumit
• Anggaran terbatas dan ingin biaya lebih terprediksi
• Tidak memiliki tim untuk pengelolaan teknis
• Mengutamakan implementasi cepat dan kemudahan penggunaan

HashMicro: Alternatif Odoo untuk Solusi ERP di Indonesia

Sebagi alternatif dari sistem ERP Odoo, HashMicro menawarkan solusi ERP yang lebih hemat dan scalable untuk perusahaan menengah hingga besar di Indonesia. Platform ini dikembangkan dengan pendekatan harga transparan dan fleksibilitas tinggi, sehingga perusahaan dapat memberikan akses sistem ke seluruh karyawan tanpa khawatir biaya tambahan.

Solusi ini menyediakan lebih dari 40 modul terintegrasi yang dirancang khusus untuk berbagai industri, dan dikembangkan in-house sehingga dukungan teknis dan kustomisasi bisa dilakukan lebih cepat. Fitur canggih seperti AI-Generated Report juga tersedia untuk mendukung analisis bisnis yang lebih tajam.

Selain itu, HashMicro unggul dalam kepatuhan terhadap regulasi lokal di Indonesia. Integrasi e-Faktur, perhitungan PPh 21 otomatis, dan format laporan keuangan PSAK sudah built-in, membuat perbandingan biaya dan fitur dengan Odoo menjadi lebih mudah dan transparan. Berikut tabel perbandingan harga Odoo dan HashMicro untuk memberikan gambaran yang jelas bagi pengambil keputusan:

Dari tabel di atas, terlihat bahwa Odoo mungkin cocok untuk bisnis mikro dengan kebutuhan yang sangat standar dan pengguna sedikit. Namun, HashMicro memberikan value for money yang jauh lebih tinggi untuk bisnis menengah dan besar.

Sebagai studi kasus, Pertamina mengimplementasikan HashMicro untuk mengelola berbagai proses bisnis secara terintegrasi. Sistem ini memungkinkan perusahaan memantau operasional di berbagai unit secara real-time dan mengotomatisasi laporan pajak.

Selain itu, solusi ini mendukung sistem manajemen ERP berbasis data untuk pengambilan keputusan strategis. Pengalaman Pertamina menunjukkan bahwa implementasi ERP end-to-end yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi perusahaan besar di Indonesia.

Kesimpulan

Memahami struktur harga Odoo membantu perusahaan menilai biaya total kepemilikan ERP, termasuk lisensi, hosting, implementasi, dan kustomisasi yang sering kali jauh lebih besar dari harga modul dasar. Perusahaan perlu mempertimbangkan potensi beban operasional berulang sebelum menentukan paket yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Model harga per pengguna, meski terlihat fleksibel, berisiko membatasi akses karyawan dan menghambat kolaborasi data antar departemen. Biaya tambahan untuk integrasi, pemeliharaan, dan pelatihan juga dapat menumpuk, sehingga ROI sistem ERP perlu dihitung dengan matang.

Sebagai alternatif, solusi ERP dengan harga transparan dan akses tak terbatas dapat membantu perusahaan menengah hingga besar mengelola sistem lebih efisien. Untuk mengetahui opsi yang paling sesuai dengan bisnis Anda, manfaatkan konsultasi gratis dengan tim profesional kami.

Pertanyaan Seputar Harga Odoo

• Apakah Odoo Community benar-benar gratis selamanya?

  Ya, Odoo Community gratis selamanya namun fiturnya sangat terbatas, tidak memiliki modul akuntansi penuh, dan tidak mendapatkan dukungan teknis resmi maupun upgrade otomatis.

• Apa bedanya biaya Odoo Standard dan Custom plan?

  Paket Standard ditujukan untuk bisnis yang menggunakan aplikasi standar Odoo tanpa modifikasi, sedangkan paket Custom wajib dipilih jika bisnis membutuhkan Odoo Studio, API eksternal, atau Multi-Company.

• Mengapa HashMicro lebih hemat untuk perusahaan banyak karyawan?

  HashMicro menggunakan model harga Unlimited User flat, sehingga biaya tidak akan naik meskipun jumlah karyawan yang menggunakan sistem bertambah, berbeda dengan Odoo yang menagih per user.