Dalam dinamika bisnis yang serba cepat, kebutuhan akan pengadaan barang secara efisien menjadi tantangan utama. Direct purchase yang tidak dikelola dengan baik dapat menimbulkan risiko finansial dan operasional bagi perusahaan.
Banyak perusahaan mengalami inefisiensi, persetujuan lambat, dan kesalahan administrasi ketika melakukan pembelian langsung tanpa strategi yang tepat. Hal ini bisa menghambat pertumbuhan dan mengurangi keuntungan secara signifikan.
Solusi terbaik adalah memanfaatkan software procurement untuk mengotomatiskan proses direct purchase dan memaksimalkan kontrol. Baca artikel ini untuk mengetahui cara teknologi ini membantu perusahaan mengelola pengadaan dengan lebih efektif.
Key Takeaways
|
Apa Itu Direct Purchase (Pembelian Langsung)?
Direct purchase adalah metode pengadaan barang atau jasa di mana sebuah departemen melakukan pembelian langsung dari vendor. Proses ini tidak melalui tender atau permintaan penawaran (RFQ) yang formal dan panjang. Metode ini umumnya diterapkan untuk barang bernilai rendah atau kebutuhan operasional yang mendesak.
Karena sifatnya yang ringkas, pembelian langsung memungkinkan operasional berjalan tanpa hambatan birokrasi yang rumit. Karakteristik utamanya adalah kecepatan transaksi, proses yang disederhanakan, dan volume pembelian yang umumnya tidak besar. Hal ini memastikan kebutuhan sehari-hari dapat terpenuhi secara efisien dan cepat.
Tujuan utama dari penerapan direct purchase adalah untuk memberdayakan setiap departemen agar dapat memenuhi kebutuhannya secara mandiri. Misalnya, departemen pemasaran yang membutuhkan langganan software desain tidak perlu melalui siklus pengadaan yang kompleks. Dengan demikian, tim procurement dapat memfokuskan sumber daya mereka pada pengadaan strategis yang bernilai lebih tinggi.
Perbedaan Mendasar Direct Purchase vs Indirect Purchase
Meskipun sama-sama merupakan aktivitas pengadaan, direct purchase dan indirect purchase memiliki perbedaan fundamental dalam strategi. Memahami perbedaan ini sangat penting bagi para pemimpin bisnis untuk merancang alur kerja pengadaan yang paling efektif. Berikut adalah perbedaan utama antara keduanya yang perlu Anda ketahui secara mendalam.
1. Dari segi tujuan pembelian
Direct purchase berfokus pada pengadaan barang atau jasa untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari sebuah departemen. Contohnya meliputi pembelian ATK, langganan perangkat lunak, atau perbaikan kecil di kantor. Sebaliknya, indirect purchase adalah proses pengadaan barang yang secara langsung memengaruhi produksi atau layanan inti perusahaan.
2. Dari segi proses dan kompleksitas
Proses direct purchase dirancang untuk menjadi sederhana, cepat, dan sering kali terdesentralisasi. Prosesnya sering kali hanya melibatkan pembuatan purchase order (PO) sederhana dan persetujuan dari kepala departemen. Di sisi lain, indirect purchase melibatkan proses yang jauh lebih kompleks dan terpusat yang dikelola oleh tim procurement.
3. Dari segi dampak terhadap operasional
Dampak dari direct purchase lebih terasa pada kelancaran dan efisiensi operasional harian di tingkat departemen. Ketiadaan barang dari pembelian langsung mungkin menyebabkan penundaan kecil, namun jarang sampai menghentikan seluruh lini bisnis. Sebaliknya, kegagalan dalam indirect purchase dapat menyebabkan terhentinya seluruh proses produksi dan menimbulkan kerugian finansial yang sangat besar.
4. Dari segi hubungan dengan vendor
Hubungan dengan vendor dalam direct purchase cenderung bersifat transaksional dan jangka pendek. Perusahaan mungkin membeli dari beberapa vendor berbeda tergantung pada penawaran harga terbaik atau ketersediaan tercepat. Sementara itu, dalam indirect purchase, hubungan dengan vendor dibangun sebagai kemitraan strategis jangka panjang yang lebih mendalam.
Manfaat Strategis Menerapkan Direct Purchase bagi Perusahaan
Penerapan direct purchase yang terkelola dengan baik dapat memberikan lebih dari sekadar kemudahan. Metode ini menawarkan berbagai manfaat strategis yang berkontribusi pada kesehatan finansial dan operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa keuntungan strategis utama dari penerapan direct purchase yang efektif.
1. Efisiensi waktu dan proses yang lebih cepat
Manfaat paling nyata dari direct purchase adalah pengurangan waktu yang signifikan dalam siklus pengadaan. Dengan memotong birokrasi yang tidak perlu, karyawan dapat memperoleh barang yang mereka butuhkan dalam hitungan jam atau hari. Hal ini memastikan bahwa proyek-proyek kecil atau kebutuhan mendesak tidak tertunda dan menjaga momentum kerja tetap berjalan.
2. Penghematan biaya operasional
Meskipun tidak melalui negosiasi harga yang ketat, direct purchase dapat menghemat biaya operasional secara keseluruhan. Biaya yang dihemat berasal dari pengurangan jam kerja administratif yang dihabiskan oleh tim procurement untuk mengelola pembelian kecil. Tim procurement dapat mengalokasikan waktu mereka untuk negosiasi kontrak besar yang menawarkan potensi penghematan jauh lebih signifikan.
3. Peningkatan agilitas dan responsivitas departemen
Dengan memberikan otonomi kepada departemen untuk melakukan pembelian langsung, perusahaan menumbuhkan budaya agilitas. Tim dapat dengan cepat beradaptasi dengan kebutuhan baru atau mengatasi masalah kecil tanpa menunggu persetujuan hierarki. Misalnya, tim IT dapat segera membeli kabel yang rusak, memungkinkan mereka bergerak cepat dan menjaga keunggulan kompetitif.
4. Hubungan yang lebih sederhana dengan vendor
Untuk pembelian rutin dan bernilai rendah, proses yang sederhana menguntungkan perusahaan maupun vendor. Vendor dapat memproses pesanan lebih cepat dan menerima pembayaran tanpa melalui alur administrasi yang rumit. Proses yang efisien ini mengurangi potensi kesalahan pembayaran atau keterlambatan, membangun reputasi perusahaan sebagai klien yang baik.
5. Mengurangi beban kerja tim procurement
Salah satu manfaat strategis terbesar adalah memungkinkan tim procurement untuk fokus pada aktivitas bernilai tambah tinggi. Daripada terjebak dalam puluhan permintaan pembelian ATK, tim pengadaan dapat berkonsentrasi pada analisis pasar dan manajemen risiko pemasok. Hal ini secara langsung meningkatkan kontribusi departemen procurement terhadap profitabilitas dan pertumbuhan jangka panjang perusahaan.
Tahapan dan Proses Implementasi Direct Purchase yang Efektif
Untuk memastikan metode direct purchase berjalan lancar dan terkontrol, perusahaan perlu menetapkan alur kerja yang jelas. Meskipun sederhana, setiap tahapan harus didokumentasikan untuk menjaga akuntabilitas dan transparansi. Berikut adalah tahapan proses implementasi direct purchase yang efektif dan terstruktur.
1. Identifikasi kebutuhan
Proses dimulai ketika seorang karyawan mengidentifikasi kebutuhan akan suatu barang atau jasa yang masuk kategori pembelian langsung. Kebutuhan ini harus sesuai dengan kebijakan perusahaan, misalnya memiliki nilai di bawah ambang batas yang telah ditentukan. Karyawan harus memastikan barang yang diminta benar-benar diperlukan untuk mendukung pekerjaan mereka.
2. Pemilihan vendor atau pemasok
Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih vendor atau pemasok. Untuk direct purchase, proses ini biasanya lebih informal dan cepat. Karyawan dapat memilih dari daftar vendor yang telah disetujui perusahaan atau mencari vendor baru yang menawarkan harga wajar.
3. Pembuatan purchase order (PO)
Meskipun bersifat langsung, pembuatan Purchase Order (PO) tetap menjadi langkah krusial untuk dokumentasi. PO berfungsi sebagai dokumen resmi yang merinci barang yang dibeli, jumlah, dan harga yang disepakati. Penggunaan sistem digital atau aplikasi purchasing untuk pembuatan PO dapat sangat menyederhanakan tahap ini.
4. Penerimaan dan verifikasi barang
Setelah vendor mengirimkan barang, departemen yang memesan bertanggung jawab untuk menerima dan memverifikasinya. Karyawan harus memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang tercantum di PO. Jika terdapat ketidaksesuaian, hal ini harus segera dikomunikasikan kepada vendor untuk proses koreksi.
5. Proses pembayaran dan pencatatan
Langkah terakhir adalah proses pembayaran kepada vendor dan pencatatan transaksi. Setelah barang diverifikasi, vendor akan mengirimkan faktur yang kemudian diteruskan ke tim keuangan. Seluruh transaksi harus dicatat dengan benar dalam sistem akuntansi perusahaan untuk keperluan pelacakan anggaran dan audit.
Mengelola Risiko dalam Direct Purchase dan Cara Mitigasinya
Meskipun menawarkan kecepatan, direct purchase juga membawa serangkaian risiko yang dapat merugikan perusahaan jika tidak dikelola. Kurangnya pengawasan dapat membuka celah untuk pengeluaran yang tidak terkontrol dan berbagai inefisiensi. Oleh karena itu, penting bagi manajemen untuk mengidentifikasi potensi risiko ini dan menerapkan strategi mitigasi yang tepat.
1. Risiko maverick spending (pembelian liar)
Maverick spending terjadi ketika karyawan melakukan pembelian di luar kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan. Menurut Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), hal ini dapat menyebabkan pembengkakan biaya dan kehilangan potensi diskon. Dalam konteks direct purchase, ini bisa berupa pembelian barang dari vendor yang tidak disetujui atau melebihi batas anggaran yang berlaku.
2. Kurangnya kontrol kualitas dan visibilitas
Karena sifatnya yang terdesentralisasi, manajemen sering kali kehilangan visibilitas atas apa saja yang dibeli oleh setiap departemen. Tanpa pengawasan terpusat, ada kemungkinan departemen membeli barang dengan kualitas yang tidak standar. Kurangnya visibilitas ini juga mempersulit tim procurement untuk melakukan analisis pengeluaran agregat dan mengidentifikasi peluang penghematan.
3. Potensi harga yang tidak kompetitif
Fokus utama direct purchase adalah kecepatan, bukan selalu tentang negosiasi harga terbaik. Karyawan yang melakukan pembelian mungkin tidak memiliki waktu atau keahlian untuk membandingkan harga dari beberapa vendor. Akibatnya, perusahaan berisiko membayar lebih mahal untuk barang atau jasa yang jika terakumulasi dapat menjadi kerugian finansial signifikan.
4. Kesulitan dalam pelacakan dan pelaporan
Jika proses direct purchase tidak didukung oleh sistem yang terintegrasi, pelacakan dan pelaporan bisa menjadi sangat rumit. Transaksi yang tersebar di berbagai departemen dengan dokumentasi manual sulit untuk dikonsolidasikan. Hal ini tidak hanya menyulitkan tim keuangan saat tutup buku tetapi juga menghalangi manajemen mendapatkan gambaran utuh tentang pola pengeluaran.
Optimalkan Proses Direct Purchase dengan Software Procurement HashMicro
Mengelola direct purchase secara manual sering menimbulkan risiko dan inefisiensi, apalagi saat bisnis berkembang pesat. Mengadopsi teknologi seperti software procurement HashMicro membantu mengotomatiskan seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan hingga pembuatan Purchase Order.
Platform e-Procurement HashMicro memungkinkan perusahaan menetapkan batas anggaran per departemen dan alur persetujuan otomatis. Sistem ini terintegrasi penuh antar modul, menghubungkan data akuntansi, inventaris, dan penjualan. Dengan visibilitas menyeluruh, perusahaan bisa membuat keputusan berbasis data yang akurat dan menekan biaya operasional hingga 20% menurut Deloitte.
Fitur Software Procurement HashMicro:
- E-Procurement for Online Tenders: Menyederhanakan proses permintaan penawaran dari berbagai vendor melalui satu portal terpusat, memastikan transparansi dan perbandingan harga yang mudah.
- Automatic Vendor Rating: Memberikan penilaian otomatis terhadap kinerja vendor berdasarkan ketepatan waktu, kualitas, dan harga, membantu Anda memilih mitra terbaik secara objektif.
- Budget Tracking and Limit per Purchase: Mengontrol pengeluaran dengan menetapkan batas anggaran otomatis untuk setiap departemen atau jenis pembelian, mencegah pengeluaran berlebih secara efektif.
- Flexible Approval Workflow: Mengatur alur persetujuan multi-level yang dapat disesuaikan dengan struktur organisasi Anda, memastikan setiap pembelian mendapatkan otorisasi yang tepat tanpa penundaan.
- Real-time Reporting & Analytics: Menyediakan dasbor analitik dengan laporan real-time mengenai semua aktivitas pengadaan, memberikan wawasan mendalam untuk pengambilan keputusan yang lebih strategis dan cepat.
Dengan HashMicro, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, transparansi data, dan otomatisasi proses bisnis yang lebih baik. Untuk melihat bagaimana solusi kami dapat membantu bisnis Anda secara nyata, jangan ragu untuk mencoba demo gratisnya sekarang juga.
Kesimpulan
Direct purchase adalah metode pembelian langsung yang dapat meningkatkan efisiensi dan agilitas operasional perusahaan. Dengan penerapan yang tepat, metode ini memberdayakan tim untuk memenuhi kebutuhan mendesak tanpa mengganggu alur kerja atau kesehatan finansial perusahaan.
Software Procurement HashMicro hadir sebagai solusi digital untuk mengelola direct purchase dengan lebih cerdas. Platform ini mengotomatiskan proses, meningkatkan visibilitas, dan membantu memitigasi risiko, sehingga pembelian langsung menjadi lebih terkontrol dan strategis. Dengan teknologi yang tepat, perusahaan dapat mengubah tantangan menjadi peluang efisiensi yang nyata.
Coba Software Procurement HashMicro sekarang dan rasakan kemudahan dalam mengelola pengadaan langsung. Daftar untuk demo gratis dan lihat bagaimana sistem ini dapat mentransformasi proses procurement perusahaan Anda secara efektif.
Pertanyaan Seputar Direct Purchase
-
Berapa batas nilai transaksi yang ideal untuk direct purchase?
Batas nilai ideal sangat bervariasi tergantung skala perusahaan, namun umumnya berkisar antara Rp1.000.000 hingga Rp10.000.000 per transaksi. Kuncinya adalah menetapkan ambang batas yang cukup untuk mencakup kebutuhan operasional rutin tanpa menimbulkan risiko pengeluaran besar yang tidak terkontrol.
-
Apakah direct purchase hanya berlaku untuk pembelian barang fisik?
Tidak, direct purchase berlaku untuk barang fisik maupun jasa. Contohnya adalah langganan perangkat lunak (SaaS), biaya pelatihan, atau jasa perbaikan kecil yang bersifat rutin dan bernilai relatif rendah.
-
Apa perbedaan utama antara direct purchase dan penggunaan petty cash?
Direct purchase adalah metode pengadaan yang lebih terstruktur dan terdokumentasi dengan Purchase Order (PO) dan faktur. Sebaliknya, petty cash digunakan untuk pengeluaran sangat kecil dan insidental yang dokumentasinya lebih minim, seperti biaya parkir.
-
Bagaimana direct purchase memengaruhi manajemen inventaris?
Untuk barang yang masuk ke inventaris, direct purchase harus terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris. Penggunaan software ERP yang mengintegrasikan modul procurement dan inventory memastikan setiap barang yang dibeli akan secara otomatis memperbarui jumlah stok.
