7 Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Software Manajemen Inventaris

Kanya Anindita
7 Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Software Manajemen Inventaris

Mengelola inventaris membutuhkan tingkat ketelitian dan kejelian yang tinggi. Kesalahan dalam pelacakan, penghitungan, prakiraan, dan pendataan inventaris dapat menimbulkan berbagai masalah serius mulai dari; penyusutan, pengadaan barang yang tidak perlu, stok yang tidak memadai, hingga penundaan pengiriman pesanan yang tentunya dapat mengecewakan konsumen. Kesalahan-kesalahan seperti itu kerap terjadi bila Anda masih mengelola inventaris Anda secara manual.

Software manajemen inventaris dirancang untuk membantu segala jenis perusahaan, baik yang berskala kecil maupun yang besar, untuk mengotomatiskan manajemen inventaris dan meningkatkan efisiensi bisnis mereka. Dengan solusi otomatis ini, maka berbagai human error dapat dikurangi dan bahkan dihilangkan. Jika Anda merupakan salah satu dari sekian banyak pemilik bisnis yang sedang mencari solusi inventaris otomatis, maka ini adalah artikel yang tepat untuk Anda. Berikut ini adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika Anda memilih software manajemen inventaris untuk bisnis Anda.

1. Kebutuhan Anda

Sebelum memutuskan untuk membeli software manajemen inventaris, Anda perlu memahami kebutuhan Anda terlebih dahulu. Ketahui apa saja tantangan yang Anda hadapi dalam mengelola inventaris dan apa saja solusi yang Anda harapkan.

Tanyakan kepada diri Anda sendiri, misalnya seperti; apakah saya ingin dapat memantau status pengiriman barang ke lokasi lain? Apakah saya hanya butuh untuk mengetahui tingkat persediaan barang saja? Anda perlu menjelaskan kebutuhan Anda secara detail kepada vendor, sehingga Anda bisa mendapatkan harga tetap dengan cepat.

2. Harga

Harga software akan tergantung pada seberapa banyak dan kompleks kebutuhan Anda. Sebaiknya, Anda terlebih dahulu melakukan riset mengenai harga software manajemen inventaris di pasaran, sehingga Anda dapat memutuskan apakah harga yang ditawarkan oleh vendor cukup layak atau terlalu mahal.

Sebelum memutuskan untuk membeli software, Anda juga perlu memastikan bahwa keuangan bisnis Anda sudah cukup stabil untuk rencana tersebut. Cek budget Anda dan tanyakan pada diri Anda; apakah ini saat yang tepat untuk berinvestasi pada teknologi?

Untungnya, dengan kehadiran solusi berbasis Cloud, kini harga software manajemen inventaris menjadi jauh lebih terjangkau. Ini menjadi opsi yang paling tepat untuk perusahaan startup, UKM, atau perusahaan-perusahaan dengan anggaran yang terbatas.

3. Kustomisasi

Jika Anda memiliki kebutuhan yang sangat kompleks, maka Anda akan membutuhkan banyak kustomisasi pada software manajemen inventaris Anda. Tanyakan pada vendor apakah software mereka dapat memenuhi kebutuhan Anda yang spesifik dan seberapa penyesuaian dapat dilakukan. Jika saat ini Anda sudah memiliki sistem manajemen inventaris dan Anda ingin menambah sistem baru yang menawarkan fitur-fitur yang berbeda, maka pastikan bahwa sistem baru tersebut dapat dengan mudah dikombinasikan dengan sistem yang sudah ada.

Baca juga: Optimalkan Inventaris Anda dengan 7 Tips Manajemen Gudang Ini!

4. Kemudahan Implementasi

Ini merupakan faktor yang paling sering dilupakan oleh pemilik bisnis. Padahal, poin ini lah yang menentukan seberapa efektif peran software manajemen inventaris dalam bisnis Anda. Jika staf Anda membutuhkan waktu berjam-jam hanya untuk mempelajari seluk beluk software tersebut, maka Anda sebaiknya memilih software lain yang lebih mudah diimplementasikan.

5. Integrasi

Anda mungkin belum berpikir untuk mengintegrasikan software manajemen inventaris Anda dengan software lainnya, tetapi Anda mungkin akan membutuhkannya ketika bisnis Anda semakin berkembang. Apalagi, manajemen inventaris sangat terkait dengan area-area lain dalam setiap bisnis. Saat ini saja sudah banyak startup yang menggunakan hingga empat aplikasi untuk menyederhanakan proses bisnis mereka.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa perangkat lunak yang Anda pilih mendukung integrasi dengan perangkat lunak lainnya. Software manajemen inventaris biasanya sering diintegrasikan dengan software manajemen gudang, akuntansi, eCommerce, dan pembelian.

6. Fleksibilitas

Faktor penting lain yang perlu diperhatikan ketika memilih software manajemen inventaris adalah fleksibilitasnya. Cari tahu apakah software yang sedang Anda pertimbangkan kompatibel dengan perangkat seluler, apakah ia dapat digunakan oleh banyak pengguna, apakah ia berbasis website atau menggunakan server, dan lain sebagainya. Fleksibilitas sangat penting terutama jika Anda memiliki banyak toko atau gudang yang tersebar di berbagai lokasi.

7. Dukungan yang Diberikan

Setelah Anda membeli software manajemen inventaris, tentu Anda tidak ingin ditinggalkan begitu saja dan mencari tahu sendiri bagaimana cara menggunakannya. Ketika Anda kebingungan mencari data pembelian dari supplier atau ketika staf Anda tidak tahu bagaimana cara mengatur notifikasi tentang tingkat stok yang hampir habis, Anda pasti mengharapkan seseorang untuk menyediakan solusinya secepat mungkin. Oleh karena itu, pastikan bahwa vendor Anda menawarkan dukungan lengkap yang terdiri dari pelatihan, garansi, dan pendampingan.