Ketidaksesuaian data pembelian, penerimaan, dan faktur bisa memicu kesalahan serius dalam pencatatan keuangan. Masalah ini berisiko menyebabkan pembayaran ganda hingga kerugian perusahaan. Dalam hal ini lah three way matching bisa hadir sebagai solusi.
Three way matching adalah proses pencocokan antara purchase order, receiving report, dan invoice untuk memastikan keakuratan transaksi pembelian. Metode ini bertujuan untuk mencegah kesalahan pembayaran dengan memverifikasi bahwa barang telah dipesan, diterima, dan ditagih sesuai.
Bagaimana sebenarnya proses three way matching dilakukan dan apa saja yang perlu diperhatikan dalam setiap tahapnya? Artikel ini adalah tempat yang tepat untuk memahami semuanya, karena akan membahas langkah-langkah dan manfaatnya secara lengkap.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa itu Three Way Matching dalam Akuntansi?
Three way matching adalah proses verifikasi akuntansi yang mencocokkan tiga dokumen penting, yaitu purchase order, receiving report, dan invoice. Proses ini membantu perusahaan memastikan bahwa pembelian yang dilakukan sesuai dengan barang yang diterima dan tagihan yang diberikan.
Dalam praktiknya, purchase order mencatat detail pesanan yang diajukan ke pemasok. Receiving report mencatat barang yang diterima oleh gudang atau tim logistik. Sementara itu, invoice menunjukkan jumlah yang harus dibayar sesuai dengan barang yang telah dikirim.
Umumnya, proses pencocokan ini biasanya dilakukan sebelum persetujuan pembayaran diberikan oleh tim keuangan.
Komponen-komponen Three Way Matching
Sebelumnya telah dijelaskan bahwa three way matching terdiri dari tiga komponen penting, yaitu purchase order, receiving report, dan invoice. Namun, apa sebenarnya isi dari masing-masing dokumen tersebut dan bagaimana perannya dalam proses pencocokan?
Berikut ini adalah penjelasan lengkap dari ketiga komponen tersebut:
1. Purchase Order (PO)
Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh tim pembelian saat perusahaan memesan barang atau jasa dari pemasok. Dokumen ini menjadi dasar kesepakatan awal antara kedua pihak dan berfungsi untuk mengontrol proses pengadaan agar sesuai kebijakan internal dan anggaran perusahaan.
Selain menjadi acuan saat penerimaan barang, PO juga berperan penting dalam proses verifikasi sebelum pembayaran dilakukan.
Isi utama dalam PO:
- Nama dan alamat pemasok
- Nomor PO dan tanggal pemesanan
- Daftar barang atau jasa yang dipesan
- Jumlah unit dan harga satuan
- Total nilai pesanan
- Estimasi tanggal pengiriman
- Syarat dan metode pembayaran
- Tanda tangan atau otorisasi dari pihak berwenang
2. Receiving Report (Laporan Penerimaan Barang)
Dokumen kedua dalam proses three way matching adalah receiving report yang dibuat oleh tim gudang atau bagian penerima saat barang tiba di lokasi perusahaan. Dokumen ini berperan untuk mencatat rincian barang yang diterima dan membandingkannya dengan purchase order dan invoice.
Selain berfungsi sebagai bukti penerimaan fisik, receiving report juga penting untuk pengelolaan stok dan proses klaim jika terjadi ketidaksesuaian.
Isi utama dalam receiving report:
- Nomor dan tanggal laporan
- Nomor PO yang sesuai
- Tanggal penerimaan barang
- Nama pemasok
- Daftar barang yang diterima
- Jumlah barang dan satuannya
- Kondisi barang saat diterima
- Tanda tangan petugas penerima
3. Invoice (Faktur Penagihan)
Dokumen ketiga adalah invoice adalah dokumen yang dikirimkan oleh pemasok kepada perusahaan sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan. Dalam perusahaan, invoice adalah dasar bagi tim keuangan untuk mencatat utang usaha dan melakukan proses pembayaran.
Invoice harus dicocokkan dengan PO dan receiving report untuk memastikan keakuratan data sebelum dana dikeluarkan.
Isi utama dalam invoice:
- Nama dan alamat perusahaan pembeli
- Nama dan informasi pemasok
- Nomor dan tanggal invoice
- Nomor PO atau referensi pesanan
- Daftar barang atau jasa yang ditagihkan
- Jumlah dan harga total
- Pajak dan biaya tambahan (jika ada)
- Total yang harus dibayar
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
- Informasi rekening atau metode pembayaran
Mengapa Three Way Matching Itu Penting?
Three way matching penting bukan hanya untuk menjaga keakuratan pembayaran, tetapi juga menjadi langkah lanjut ketika two way matching tidak cukup memberikan data yang akurat. Banyak perusahaan sering menemukan perbedaan antara barang yang dipesan dan barang yang benar-benar diterima, sehingga perlu satu lapisan verifikasi tambahan.
Dengan mencocokkan PO, receiving report, dan invoice sekaligus, perusahaan bisa memastikan bahwa pemasok mengirim barang sesuai pesanan dan menagih sesuai dengan barang yang diterima.
Alhasil, tim keuangan jadi bisa mencegah kesalahan pembayaran, menghindari pencatatan stok yang salah, dan mendeteksi potensi fraud lebih cepat. Pada akhirnya, three way matching membantu perusahaan menjaga transparansi, mengontrol pengeluaran, dan meningkatkan kepercayaan dalam setiap proses transaksi pembelian.
Manfaat Three Way Matching
Three way matching bukan hanya sekadar prosedur verifikasi dokumen, tetapi juga membawa banyak keuntungan bagi operasional dan keuangan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari penerapan three way matching dalam bisnis:
1. Mencegah kesalahan pembayaran
Three way matching memastikan perusahaan hanya membayar tagihan yang sesuai dengan pesanan dan barang yang diterima. Proses ini membantu menghindari pembayaran ganda, kelebihan bayar, atau pembayaran untuk barang yang belum dikirim.
2. Mengurangi risiko fraud
Dengan mencocokkan tiga dokumen penting, perusahaan bisa lebih cepat mendeteksi transaksi mencurigakan atau manipulasi data. Alhasil dapat memperkuat kontrol internal dan mengurangi peluang terjadinya penipuan oleh pihak internal maupun eksternal.
3. Meningkatkan akurasi pencatatan keuangan
Three way matching membantu perusahaan mencatat transaksi secara tepat, karena hanya mencatat pembayaran jika data PO, receiving report, dan invoice benar-benar cocok. Proses ini memastikan bahwa setiap transaksi tercermin secara akurat dalam laporan keuangan, terlebih jika two way matching tidak menghasilkan hasil yang valid, misalnya ketika barang belum diterima, namun invoice sudah dikirim oleh pemasok.
4. Memperkuat pengendalian stok dan gudang
Dengan mencocokkan receiving report, perusahaan bisa memastikan bahwa barang yang masuk ke gudang benar-benar sesuai dengan PO. Hal ini membantu tim inventaris dalam mencatat stok masuk secara tepat dan menghindari selisih data.
5. Mempercepat proses audit dan revisi
Three way matching menyediakan jejak dokumen yang jelas dan terstruktur, sehingga auditor atau tim internal bisa dengan mudah melacak dan memverifikasi transaksi. Proses audit pun jadi lebih cepat dan efisien tanpa perlu banyak klarifikasi tambahan.
Langkah-langkah Three Way Matching
Berikut adalah langkah-langkah three way matching yang biasanya dilakukan oleh perusahaan sebelum menyetujui pembayaran atas pembelian barang atau jasa:
1. Menerima invoice dari pemasok
Tim keuangan atau akuntansi menerima invoice yang dikirim oleh pemasok sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan.
2. Mengakses Purchase Order (PO) yang terkait
Tim memeriksa purchase order yang sebelumnya dibuat oleh bagian pembelian. PO ini menjadi acuan awal untuk mengetahui rincian pesanan, seperti jenis barang, jumlah, dan harga yang disepakati.
3. Memeriksa receiving report
Tim kemudian mengecek receiving report dari gudang atau tim penerima barang. Dokumen ini menunjukkan barang apa saja yang benar-benar diterima, lengkap dengan jumlah dan kondisi fisiknya.
4. Mencocokkan tiga dokumen
Setelah memiliki ketiga dokumen (invoice, PO, dan receiving report), tim mencocokkannya satu per satu untuk memastikan kesesuaian data terutama dalam hal jumlah barang, harga satuan, dan total nilai transaksi.
5. Mengidentifikasi ketidaksesuaian (jika ada)
Jika ditemukan ketidaksesuaian, tim harus menghubungi pihak terkait seperti pemasok, tim pembelian, atau gudang untuk klarifikasi dan penyelesaian sebelum melanjutkan proses pembayaran.
6. Menyetujui pembayaran
Jika semua data sudah cocok dan tidak ada perbedaan, tim keuangan dapat melanjutkan ke proses persetujuan dan pembayaran kepada pemasok.
HashMicro: Solusi Otomatisasi Three Way Matching Tanpa Risiko Salah Bayar
HashMicro menyediakan sistem akuntansi terbaik untuk mengelola three way matching secara akurat dan tanpa risiko salah bayar. Namun, kenapa HashMicro? Bagaimana cara sistem ini memastikan proses pencocokan dokumen berjalan lancar dan tepat?
HashMicro bekerja dengan menyajikan data real-time yang langsung menghubungkan purchase order, invoice, dan receiving report dalam satu platform. Sistem ini mengintegrasikan tim pembelian, gudang, dan keuangan, sehingga setiap transaksi bisa divalidasi tanpa hambatan antar departemen.
Dengan bantuan asisten virtual berbasis AI bernama Hashy, pengguna bisa mendeteksi perbedaan data lebih cepat. Selain itu, HashMicro menyediakan analisis laporan multi-level untuk membantu perusahaan mengambil keputusan dari data yang sudah tervalidasi.
Hal ini yang membuat lebih dari 2.000 perusahaan seperti Toyota, Pertamina, dan Bank Mega sudah memilih HashMicro karena mereka butuh sistem yang bisa kerja cepat, akurat, dan terpercaya.
Berikut adalah fitur yang ditawarkan oleh sistem akuntansi HashMicro:
- Multi-Level Analytical: Fitur ini membantu pengguna menganalisis transaksi pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran dari berbagai level detail, sehingga memudahkan verifikasi ketiga dokumen secara menyeluruh.
- Financial Ratio: Perusahaan bisa memantau rasio keuangan untuk mendeteksi ketidakwajaran dalam biaya pembelian, yang sering kali berkaitan dengan ketidaksesuaian data three way matching.
- Financial Statement with Budget Comparison: Sistem membandingkan data realisasi pembelian dengan anggaran, sehingga tim keuangan bisa segera mendeteksi invoice yang tidak sesuai dengan PO dan penerimaan barang.
- Budget S Curve: Fitur ini menunjukkan progres pengeluaran terhadap waktu dan anggaran, sehingga perusahaan bisa memverifikasi apakah invoice sesuai dengan jadwal dan volume barang yang dipesan dan diterima.
- Bank Integration – Auto Reconciliation: Setelah pencocokan berhasil, sistem secara otomatis merekonsiliasi pembayaran dengan data invoice dan PO, memastikan bahwa pembayaran hanya terjadi untuk transaksi yang sudah tervalidasi.
Kesimpulan
Three way matching merupakan proses penting dalam akuntansi yang memastikan kesesuaian antara purchase order, receiving report, dan invoice. Dengan mencocokkan ketiga dokumen ini, perusahaan dapat menghindari kesalahan pembayaran, meningkatkan akurasi pencatatan, serta menjaga integritas transaksi pembelian.
Untuk menjalankan three way matching secara efisien, perusahaan membutuhkan sistem akuntansi yang terintegrasi dan responsif terhadap setiap proses validasi. HashMicro Accounting Software menghadirkan solusi terbaik dengan fitur real-time, integrasi antar departemen, dan asisten AI yang siap membantu setiap tahap pencocokan dokumen.
Jalankan proses keuangan bisnis Anda dengan lebih akurat dan bebas risiko salah bayar. Klik banner di bawah ini untuk coba demo gratis HashMicro sekarang juga!
Pertanyaan Seputar Three Way Matching
-
Apa itu konsep 3 way matching?
Three way matching adalah konsep pencocokan tiga dokumen, yaitu purchase order, receiving report, dan invoice untuk memastikan keakuratan transaksi sebelum melakukan pembayaran.
-
Apa saja syarat agar pencocokan 3 arah dapat berhasil?
Agar pencocokan tiga arah berhasil, semua data dalam purchase order, receiving report, dan invoice harus sesuai dalam hal jumlah, harga, dan barang atau jasa yang tercantum.
-
Apa perbedaan utama antara 2 way matching, 3 way matching, dan 4 way matching?
Perbedaan utama antara 2 way matching, 3 way matching, dan 4 way matching terletak pada jumlah dan jenis dokumen yang dicocokkan. Pada 2 way matching, perusahaan hanya mencocokkan purchase order dengan invoice. Sementara itu, 3 way matching menambahkan receiving report untuk memastikan barang benar-benar diterima. Sedangkan pada 4 way matching, perusahaan juga memverifikasi inspection report untuk memastikan kualitas barang sesuai sebelum melakukan pembayaran.
