Sistem payroll adalah sistem administrasi untuk mengelola pembayaran gaji karyawan dalam suatu perusahaan. Selain menghitung jumlah gaji, payroll juga mencakup proses pembayaran gaji oleh pemberi kerja sesuai periode yang ditentukan.
Sistem payroll manual sering menghadapi masalah, seperti kesalahan perhitungan gaji, proses yang memakan waktu, risiko human error, keterlambatan pembayaran, serta kesulitan dalam menghitung pajak dan tunjangan secara akurat, yang dapat mengganggu efisiensi perusahaan.
Di sinilah payroll management modern berperan, mengotomatiskan perhitungan gaji, meminimalkan kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan perpajakan. Aplikasi HR terbaik kini hadir untuk mempermudah pengelolaan gaji secara otomatis dan efisien.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Sistem Payroll
Sistem payroll adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengotomatisasi proses penggajian karyawan dalam suatu perusahaan. Sistem ini mencakup berbagai aspek, seperti perhitungan gaji, potongan pajak, tunjangan, bonus, hingga distribusi pembayaran ke rekening karyawan.
Dengan sistem payroll, Human Resource Development dapat memastikan bahwa proses penggajian berjalan secara akurat, efisien, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Sistem ini juga membantu perusahaan dalam mengurangi kesalahan perhitungan manual, meningkatkan transparansi dalam pembayaran, serta mempermudah pelaporan keuangan dan pajak.
Selain itu, sistem payroll yang terintegrasi juga dapat mendukung fungsi-fungsi strategis HR lainnya, seperti perencanaan anggaran tenaga kerja, analisis biaya SDM, serta pengelolaan data kehadiran dan cuti.
Dengan data yang tersentralisasi dan real-time, manajemen dapat mengambil keputusan berbasis data yang lebih akurat dalam hal pengelolaan sumber daya manusia dan efisiensi operasional.
Komponen Payroll Gaji
Administrasi yang dilakukan melalui sistem payroll gaji mencakup perhitungan berbagai komponen dalam proses pembayaran dan manfaat yang berhak diterima oleh karyawan di perusahaan Anda. Berikut adalah komponen gaji karyawan yang dapat dihitung otomatis melalui sistem ini:
- Gaji pokok: Komponen utama yang berbeda-beda untuk setiap karyawan berdasarkan jabatan dan tanggung jawab. Sistem payroll yang otomatis mempermudah perhitungan gaji bersih berdasarkan gaji pokok.
- Tunjangan: Komponen tetap yang termasuk tunjangan hari raya, absensi, dan transport. Sistem payroll memastikan perhitungan tunjangan dilakukan dengan mudah.
- Pajak penghasilan: Sistem payroll mempermudah perhitungan dan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21) sesuai peraturan pemerintah melalui Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2016, memastikan kewajiban pajak terpenuhi dengan tenang.
- Potongan Jaminan Sosial dan Kesehatan: Sistem ini memudahkan pemotongan otomatis untuk iuran BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan asuransi kesehatan swasta, memastikan karyawan menerima manfaat yang berhak mereka dapatkan.
Seiring pertumbuhan bisnis dan peningkatan jumlah karyawan, mengelola administrasi secara manual akan semakin sulit. Oleh karena itu, sistem payroll memberikan keuntungan dengan mempermudah pembayaran gaji tanpa harus pergi ke bank setiap bulan.
Manfaat Payroll pada Perusahaan
Sistem payroll membantu mengelola perhitungan dan pembayaran gaji secara efisien. Bagi HR, ini mengurangi beban administratif, sedangkan bagi karyawan, memastikan gaji dibayarkan tepat waktu.
Payroll outsourcing kini juga menjadi alternatif strategis yang patut dipertimbangkan. Sebelum memilih solusi terbaik, pahami manfaat utama dari sistem payroll berikut ini:
1. Sistem payroll dapat mengetahui laporan gaji setiap bulannya
Di dalam payroll, karyawan dapat melihat gambaran terkait persentase potongan pajak, BPJS, tunjangan, dan cuti, serta gaji bersih yang tercatat setiap bulannya.
Rincian laporan gaji terwujud dalam bentuk slip gaji yang akan memudahkan karyawan memahami perhitungan gaji mereka. Sistem tersebut juga akan membantu perusahaan dalam mengirimkan slip gaji langsung kepada email masing-masing karyawan.
2. Hemat waktu dengan menggunakan sistem payroll
Dalam hal pengelolaan gaji, manfaat dari sistem atau software payroll adalah membantu Anda dalam menghemat waktu untuk mengakomodir pemberian gaji.
Hal tersebut dimungkinkan karena sistem payroll yang bekerja secara otomatis dalam membuat laporan gaji karyawan. Setiap perubahan mulai dari absen hingga gaji, akan tercatat secara otomatis dalam perhitungan jumlah total gaji dengan pengurangan absen tersebut.
3. Dapat menghitung potongan dan jumlah gaji
Gaji bersih sendiri merupakan total yang akan karyawan dapatkan sesuai dengan potongan gaji berupa asuransi, BPJS, pajak, dan sebagainya. Sistem payroll akan melakukan perhitungan gaji bersih dari gaji kotor yang dipotong dengan beberapa keperluan tersebut.
Bahkan pada beberapa contoh sistem payroll tertentu, sistem mampu menginput penggantian biaya reimbursement karyawan, pengobatan di luar BPJS, atau pengeluaran lainnya.
4. Membuat formulir pajak
Selain berperan dalam perhitungan gaji, sistem payroll juga berfungsi dalam membuat formulir pajak untuk menunjang keperluan perusahaan dan karyawan.
Tidak hanya mengotomatisasi proses kinerja, namun biaya juga dapat ditekan menjadi lebih hemat.
5. Data dapat tersimpan secara otomatis
Sebagai karyawan, Anda pasti selalu berhubungan dengan data-data operasional perusahaan. Dalam hal ini, aplikasi HRD dengan fitur payroll adalah solusi penyimpanan data secara otomatis.
Selain berfungsi untuk menyimpan data, Anda juga dapat mengelola data-data tersebut dengan lebih efisien. Maka, kewajiban untuk membayar kompensasi karyawan bisa Anda lakukan dengan mudah.
6. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan operasional bisnis dan penggajian yang berbeda-beda. Namun, apapun kebutuhannya, sistem payroll dapat menjawab segala tantangan dalam manajemen gaji karyawan.
Anda dapat memilih sistem payroll atau aplikasi pembuat slip gaji berdasarkan keperluan perusahaan. Jika perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah banyak, maka diperlukan fitur-fitur pendukung yang sesuai. Sedangkan pada perusahaan skala besar, akan membutuhkan sistem yang terintegrasi dengan beberapa aspek lainnya.
7. Self-service
Manfaat berikutnya adalah self-service. Sistem payroll juga dapat memberikan akses informasi mengenai potongan, jumlah total gaji, waktu kerja, bonus, dan lain-lain secara langsung kepada karyawan.
Di dalamnya pun tersedia fitur pengajuan sehingga karyawan tidak harus membuat surat permohonan terlebih dahulu.
Sistem payroll yang berbasis cloud akan memungkinkan HR dan karyawan untuk mengkases sistem dimana saja. Hal tersebut akan memungkinkan sistem untuk mampu meng-update setiap perubahan yang terjadi.
8. Pembuatan laporan sesuai kebutuhan
Sistem payroll yang bekerja otomatis akan membantu perusahaan dalam mencatat semua transaksi dalam bentuk laporan. Bersama pihak akuntan, Anda dapat menyusun laporan transaksi dengan mudah. Tentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Tahukah Anda?
Dengan software HR HashMicro berbasis AI, Anda dapat mengecek dan menyetujui cuti hanya lewat chatbox, mengelola reimburse dengan mudah, dan membuat laporan cuti instan. Permudah pengelolaan karyawan dengan software HR HashMicro!
Dapatkan demo gratis sekarang!
Cara Kerja Sistem Payroll
Sistem payroll terdiri dari tiga tahapan utama: Pra-penggajian, Penggajian, dan Pasca-penggajian. Berikut penjelasan lengkap mengenai masing-masing tahapan tersebut:
1. Proses Pra-penggajian
Pada tahap ini, HR mengumpulkan data yang diperlukan untuk proses penggajian. Data tersebut mencakup informasi mengenai gaji pokok dan tunjangan yang berhak diterima oleh setiap karyawan, data kehadiran selama sebulan terakhir termasuk jumlah hari kerja, cuti, dan lembur yang dilakukan oleh karyawan.
HR juga memeriksa keabsahan data yang telah dikumpulkan untuk memastikan tidak ada kesalahan atau data yang terlewat. Semua data karyawan diverifikasi untuk memastikan akurasinya.
Proses ini dapat dipercepat dengan menggunakan sistem HRIS (Human Resource Information System) yang terintegrasi, memungkinkan otomatisasi pengumpulan dan validasi data.
2. Proses Penggajian
Selanjutnya, data yang sudah tervalidasi tersebut akan dimasukkan ke sistem payroll untuk memulai proses penggajian. Data yang sudah diverifikasi dimasukkan ke dalam sistem payroll untuk mulai menghitung gaji.
Sistem payroll secara otomatis menghitung semua komponen gaji, termasuk gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, dan potongan jaminan sosial dan kesehatan. Setelah semua komponen dihitung, sistem akan menghasilkan nilai gaji bersih yang akan diterima oleh karyawan.
Kemudian, setelah memastikan bahwa semua data sudah benar, gaji karyawan terkirim langsung ke rekening bank masing-masing karyawan. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi gaji karyawan.
3. Proses Pasca-penggajian
Tahap terakhir melibatkan beberapa aktivitas administratif penting. Nominal pajak penghasilan (PPh 21) karyawan dihitung dan didokumentasikan. HR mengirimkan laporan PPh 21 yang telah dihitung ke Direktorat Jenderal Pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Tim HR bekerja sama dengan tim keuangan untuk mencatat semua transaksi penggajian, memastikan catatan keuangan perusahaan selalu akurat. Setiap karyawan menerima slip gaji yang merinci komponen gaji dan potongan, memberikan transparansi dan bukti pembayaran.
Contoh Payroll
Berikut di bawah ini adalah salah satu contoh payroll yang bisa menjadi panduan Anda dalam membuat payroll karyawan:
Integrasi Sistem Payroll HashMicro sebagai Solusi Efektif Mengelola Slip Gaji
Sebagai bagian dari solusi HRM, HashMicro memperkenalkan Slip Gaji Generator Online yang efisien. Alat ini mempermudah pembuatan slip gaji karyawan secara cepat dan akurat, serta mendukung pengiriman ke email masing-masing karyawan, ideal untuk mengotomatisasi proses penggajian.
Sebagai software payroll terbaik , HashMicro menyediakan demo gratis yang memungkinkan Anda mencoba langsung fitur-fitur unggulannya. Selain itu, tersedia layanan konsultasi gratis dengan tim ahli untuk memberikan panduan dan rekomendasi terbaik berdasarkan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
Berikut adalah fitur yang ditawarkan oleh sistem HRM HashMicro:
- Daily Worker, Hourly Worker Payslip Management: Membantu mengelola payslip karyawan harian dan per jam dengan presisi tinggi. Ini memudahkan perhitungan gaji yang sesuai dengan waktu kerja sebenarnya, sehingga mengurangi risiko kesalahan perhitungan gaji.
- Built-in Professional Templates for Contract & Payslip: Untuk memudahkan proses administrasi, payroll software indonesia milik HashMicro menyediakan beragam template profesional untuk kontrak kerja dan payslip.
- Complete Overtime Management Linked with Attendance and Payroll: HashMicro memastikan bahwa sistem payrollnya menyertakan manajemen lembur yang lengkap dan terintegrasi dengan kehadiran dan penggajian.
- Roster & Dynamic Employee Working Schedule Management: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah mengelola jadwal kerja karyawan yang berubah-ubah. Dengan alat ini, Anda dapat menyusun jadwal yang efisien, memantau perubahan jadwal, dan menghindari masalah jadwal yang seringkali terjadi dalam penggajian manual. Dapat dikatakan bahwa anda tidak perlu lagi aplikasi pembuat jadwal kerja yang terpisah karena fitur-fitur aplikasi tersebut sudah ada.
Kesimpulan
Sistem payroll adalah suatu sistem yang berfungsi untuk mengatur dan mengelola perhitungan gaji karyawan. Seperti pada pembahasan artikel ini, aspek penggajian menjadi sesuatu yang krusial bagi perusahaan. Sebab, adanya gaji akan menentukan kontinuitas kinerja karyawan.
Sudah menjadi kewajiban bahwa perusahaan harus membayarkan gaji sesuai dengan kesepakatan. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor pembentuk gaji, Anda perlu mengelola penggajian dengan teliti. Tentu dalam hal ini, sistem HR dari HashMicro dapat mengoptimalkan proses pembayaran gaji yang Anda lakukan.
Sistem yang terpusat ini juga akan membantu Anda untuk mengurangi terjadinya human error sehingga hasilnya lebih akurat. Dapatkan demo gratis software HR HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar Sistem Payroll
-
Berapa persen dari keuntungan perusahaan untuk penggajian karyawan?
Keuntungan yang diperoleh perusahaan dari penggajian karyawan bergantung pada omset dan kebutuhan operasional perusahaan Anda. Menurut para ahli, tingkat yang paling ideal adalah antara 15% hingga 20% dari total omset. Selain itu, terdapat juga rekomendasi biaya ideal untuk tenaga kerja atau labor cost, yang seharusnya tidak kurang dari 30%.
-
Apa saja faktor yang memengaruhi gaji karyawan pada sistem payroll?
Ada empat hal yang memengaruhi gaji karyawan:
1. Kehadiran
2. Uang lembur
3. Bonus sesuai target
4. Potongan utang atau denda -
Dokumen apa saja yang digunakan untuk sistem payroll?
Dokumen yang digunakan dalam sistem payroll gaji di perusahaan melibatkan daftar kehadiran, daftar pembayaran gaji dan upah, rangkuman daftar gaji dan upah, surat pernyataan gaji dan upah, serta bukti pembayaran tunai (bon permintaan uang).
-
Mengapa HRD harus menangani sistem payroll?
Payroll karyawan menjadi salah satu tanggung jawab krusial dar iHRD karena berperan sebagai pilar utama kelancaran operasional suatu perusahaan. Dengan memanfaatkan sistem payroll, perusahaan dapat mengimplementasikan otomatisasi pada sistem pembayaran karyawan, yang pada gilirannya memberikan berbagai keuntungan penting untuk mendukung kesuksesan bisnis.
