Sistem payroll adalah serangkaian langkah dan prosedur untuk menghitung, memproses, dan membayar gaji karyawan di perusahaan. Sistem ini meliputi perhitungan gaji pokok, tunjangan, potongan, pajak, serta pencatatan dan pelaporan terkait penggajian.
Bagi manajer, tantangan payroll bukan sekadar hitung-hitungan, tetapi juga mengelola lembur, absensi, gaji karyawan kontrak, serta menyusun slip gaji di tengah data yang tersebar. Ditambah kesulitan menghitung pajak dan tunjangan secara akurat, semua ini bisa mengganggu efisiensi operasional dan memicu ketidakpuasan karyawan.
Di sinilah payroll management modern berperan, mengotomatiskan perhitungan gaji, meminimalkan kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan perpajakan. Aplikasi HR terbaik kini hadir untuk mempermudah pengelolaan gaji secara otomatis dan efisien.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Sistem Payroll?
Sistem payroll adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengotomatisasi proses penggajian karyawan dalam suatu perusahaan. Sistem ini memastikan bahwa proses penggajian berjalan akurat, efisien, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Sistem ini juga membantu HRD dalam mengurangi kesalahan perhitungan manual, meningkatkan transparansi dalam pembayaran, serta mempermudah pelaporan keuangan dan pajak.
Komponen Payroll Gaji
Administrasi dalam sistem payroll gaji mencakup perhitungan berbagai komponen keuangan yang krusial, seperti:
- Gaji pokok: Komponen utama yang berbeda-beda untuk setiap karyawan berdasarkan jabatan dan tanggung jawab. Sistem payroll yang otomatis mempermudah perhitungan gaji bersih berdasarkan gaji pokok.
- Tunjangan: Komponen tetap yang termasuk tunjangan hari raya, absensi, dan transport. Sistem payroll memastikan perhitungan tunjangan dilakukan dengan mudah.
- Pajak penghasilan: Sistem payroll mempermudah perhitungan dan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21) sesuai peraturan pemerintah melalui Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2016, memastikan kewajiban pajak terpenuhi dengan tenang.
- Potongan jaminan sosial dan kesehatan: Sistem ini memudahkan pemotongan otomatis untuk iuran BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan asuransi kesehatan swasta, memastikan karyawan menerima manfaat yang berhak mereka dapatkan.
- Insentif atau uang lembur: Sistem payroll akan dengan mudah memperhitungan pembayaran uang lembur/insentif kepada karyawan yang kerja lembur.
Manfaat Payroll untuk Perusahaan
Manajemen gaji karyawan bukan lagi soal rutinan bulanan, melainkan soal kecepatan, akurasi, dan kenyamanan semua pihak. Kesalahan sekecil apapun akan bisa berdampak pada kepercayaan karyawan dan reputasi perusahaan.
Untuk itu, banyak bisnis mulai beralih ke sistem payroll modern, seperti payroll outsourcing yang efisien. Bukan tanpa alasan, sistem ini membawa banyak manfaat bagi bisnis, seperti:
- Menyajikan slip gaji lengkap dengan rincian potongan, biaya reimbursement, dan tunjangan
- Menghemat waktu HR melalui proses perhitungan otomatis
- Menghitung gaji bersih secara akurat dari gaji kotor melalui aplikasi pembuat slip gaji
- Mendukung input biaya tambahan seperti reimbursement
- Membuat persentase potongan pajak dan formulir pajak secara otomatis
- Menyimpan dan mengelola data karyawan secara digital
- Fleksibel dan dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
- Memungkinkan self-service bagi karyawan untuk pengajuan cuti atau klaim
- Dapat Anda akses kapan saja melalui sistem berbasis cloud
- Aplikasi HRD membantu pembuatan laporan gaji dan transaksi sesuai kebutuhan bisnis
Tahukah Anda?
Dengan software HR HashMicro berbasis AI, Anda dapat mengecek dan menyetujui cuti hanya lewat chatbox, mengelola reimburse dengan mudah, dan membuat laporan cuti instan. Permudah pengelolaan karyawan dengan software HR HashMicro!
Dapatkan demo gratis sekarang!
Cara Kerja Sistem Payroll
Sistem payroll terdiri dari tiga tahapan utama, yaitu pra-penggajian, penggajian, dan pasca-penggajian. Berikut penjelasan lengkap mengenai masing-masing tahapan tersebut:
1. Pra-penggajian
Di tahap awal ini, sistem HRIS mengumpulkan semua data penting, seperti gaji pokok, tunjangan, jumlah hari kerja, cuti, dan lembur selama satu bulan terakhir. Data ini akan menjadi dasar dalam menghitung gaji.
2. Proses penggajian
Setelah data siap, seluruh informasi akan masuk ke software payroll terbaik untuk proses penghitungan dan transfer gaji secara otomatis. Selain dari gaji pokok, akan terhitung juga tunjangan, potongan pajak dan BPJS, serta biaya-biaya lain.
3. Pasca-penggajian
Tahap akhir ini berkaitan dengan pelaporan dan pencatatan. Tim HR melalui software payroll akan menghitung dan mencatat pajak penghasilan (PPh 21) lalu melaporkannya ke Direktorat Jenderal Pajak.
Umumnya, untuk memastikan ketiga proses penggajian berjalan lancar dan sistematis, HRD memilih untuk berkolaborasi bersama sistem penggajian. Namun, berapakah harga implementasinya? Klik banner berikut jika Anda tertarik untuk mengetahuinya.
Contoh Payroll
Berikut di bawah ini adalah salah satu contoh payroll yang bisa menjadi panduan Anda dalam membuat payroll karyawan:
Setiap perusahaan memiliki struktur penggajian yang berbeda, tergantung status karyawan. Berikut ini adalah dua contoh perhitungan payroll berdasarkan jenis hubungan kerja: PKWT (kontrak) dan PKWTT (tetap).
1. PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu)
Karyawan kontrak dengan masa kerja terbatas. Umumnya tidak mendapatkan pesangon saat kontrak berakhir, tetapi tetap memiliki hak atas BPJS dan gaji sesuai kesepakatan.
2. PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu)
Karyawan tetap yang berhak atas pesangon, kenaikan gaji tahunan, dan tunjangan jangka panjang. Perhitungan payroll biasanya lebih kompleks karena termasuk pajak penghasilan (PPh 21).
Integrasi Sistem Payroll HashMicro sebagai Solusi Efektif Mengelola Slip Gaji
HashMicro adalah vendor yang menghadirkan slip gaji generator online untuk pebisnis kelas menengah ke atas. Hadirnya tools ini diharapkan menjadi salah satu senjata Anda dalam mengefisiensikan proses penggajian.
Di samping itu, bagaimana dengan performa HashMicro sebagai vendor sistem HRIS itu sendiri? Berdiri sejak tahun 2015, HashMicro telah menaungi lebih dari 2.000 perusahaan di Asia Tenggara.
Angka tersebut tidak hanya menunjukkan kepiawaian sistem HRIS HashMicro, melainkan juga menunjukkan bahwa sistem miliknya terbukti mampu berkembang mengikuti skalabilitas perusahaan.
Terdapat pula rangkaian manfaat bagi pebisnis yang tertarik dengan sistem HashMicro. Beberapa di antaranya, seperti demo gratis, layanan konsultasi gratis, dan bebas biaya tambah user. Fitur-fitur EVA HRIS HashMicro pun komprehensif dan prima, mencakup:
- Daily and hourly worker payslip: Membantu mengelola payslip karyawan harian dan per jam dengan presisi tinggi. Ini memudahkan perhitungan gaji yang sesuai dengan waktu kerja sebenarnya, sehingga mengurangi risiko kesalahan perhitungan gaji.
- Built-in professional templates for contract & payslip: Untuk memudahkan proses administrasi, payroll software indonesia milik HashMicro menyediakan beragam template profesional untuk kontrak kerja dan payslip.
- Attendance and overtime management: HashMicro memastikan bahwa sistem payrollnya menyertakan manajemen lembur yang lengkap dan terintegrasi dengan kehadiran dan penggajian.
- Roster and dynamic working schedule: Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengelola jadwal kerja karyawan yang berubah-ubah. Dampaknya, Anda tidak perlu aplikasi pembuat jadwal kerja terpisah seperti sistem konvensional lainnya.
Semua fitur tersebut terhubung langsung dengan modul lain seperti accounting, timesheet management, dan employee database, sehingga menciptakan alur kerja yang terintegrasi dan efisien. Dengan HashMicro, Anda tidak hanya mendapatkan sistem payroll, tetapi juga solusi HRIS menyeluruh yang siap mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.
Kesimpulan
Sistem payroll adalah suatu sistem yang berfungsi untuk mengatur dan mengelola perhitungan gaji karyawan. Penggajian sendiri menjadi aspek krusial yang menentukan kontinuitas kinerja karyawan dalam perusahaan.
Sehubungan dengan perlunya ketelitian dan keakuratan dalam memanajemen gaji karyawan, sistem HR seperti HashMicro hadir sebagai solusi canggih dan otomatis untuk Anda.
Sistem terpusat ini akan meminimalkan resiko human error, sehingga gaji karyawan selalu akurat. Coba demo gratis sistemnya untuk mengetahui bagaimana solusi HashMicro bisa membantu bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar Sistem Payroll
-
Berapa persen dari keuntungan perusahaan untuk penggajian karyawan?
Keuntungan yang diperoleh perusahaan dari penggajian karyawan bergantung pada omset dan kebutuhan operasional perusahaan Anda. Menurut para ahli, tingkat yang paling ideal adalah antara 15% hingga 20% dari total omset. Selain itu, terdapat juga rekomendasi biaya ideal untuk tenaga kerja atau labor cost, yang seharusnya tidak kurang dari 30%.
-
Apa saja faktor yang memengaruhi gaji karyawan pada sistem payroll?
Ada empat hal yang memengaruhi gaji karyawan:
1. Kehadiran
2. Uang lembur
3. Bonus sesuai target
4. Potongan utang atau denda -
Dokumen apa saja yang digunakan untuk sistem payroll?
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian di perusahaan melibatkan daftar kehadiran, daftar pembayaran gaji dan upah, rangkuman daftar gaji dan upah, surat pernyataan gaji dan upah, serta bukti pembayaran tunai (bon permintaan uang).
-
Mengapa HRD harus menangani sistem payroll?
Payroll karyawan menjadi salah satu tanggung jawab krusial dar iHRD karena berperan sebagai pilar utama kelancaran operasional suatu perusahaan. Dengan memanfaatkan sistem payroll, perusahaan dapat mengimplementasikan otomatisasi pada sistem pembayaran karyawan, yang pada gilirannya memberikan berbagai keuntungan penting untuk mendukung kesuksesan bisnis.
-
Apa saja metode perhitungan gaji payroll karyawan?
Ada tiga metode perhitungan gaji payroll karyawan:
1. Metode Netto
2. Metode Gross
3. Metode Gross Up
