Mengelola armada kendaraan dengan efisien adalah tantangan besar bagi perusahaan transportasi di Indonesia. Fleet Management System adalah solusi teknologi yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan dan pemantauan armada kendaraan.
Dengan menyediakan visibilitas real-time terhadap lokasi kendaraan dan memprediksi kebutuhan perawatan, sistem ini meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya.
Di Indonesia, pentingnya penggunaan aplikasi fleet management semakin terasa seiring dengan pertumbuhan industri transportasi dan kompleksitas operasional yang meningkat. Terdapat banyak opsi fleet management system yang tersedia, masing-masing dengan keunggulan dan fitur yang berbeda.
Dalam artikel ini, akan membahas 4 Rekomendasi Fleet Management System terbaik di Indonesia untuk membantu Anda memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
|
Apa itu Fleet Management System?
Aplikasi fleet management di Indonesia merupakan solusi teknologi yang mempermudah pengelolaan dan pemantauan armada kendaraan perusahaan. Sistem ini memberikan dampak bagi perusahaan seperti peningkatan efisiensi operasional, penghematan biaya perawatan, serta peningkatan keselamatan dan produktivitas.
Sistem ini memungkinkan pemantauan lokasi kendaraan secara real-time, pengaturan jadwal perawatan yang lebih efektif, dan optimalisasi rute perjalanan, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
Dengan demikian, penerapan aplikasi fleet management menjadi investasi penting yang dapat memberikan keuntungan jangka panjang bagi perusahaan.
Menurut Inkwood Research, pertumbuhan fleet management di Indonesia diproyeksikan tumbuh dengan CAGR sebesar 6,31%. Ini tentunya menjadikan fleet management system di Indonesia sebagai elemen penting bagi perusahaan, terutama dalam meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya.
Manfaat Fleet Management System bagi Perusahaan
Setelah memahami pengertian dan pentingnya Fleet Management System, mari telaah lebih dalam mengenai berbagai manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dengan mengimplementasikan sistem ini.
1. Memantau kondisi kendaraan
Perusahaan taksi atau transportasi dapat melacak kendaraan apapun secara real-time dengan bantuan sistem ini. Perusahaan dapat memeriksa stok kendaraan yang tersedia di pool, melihat apakah kendaraan masih dalam perjalanan, atau memverifikasi bahwa customer telah mendapatkan kendaraan yang mereka pesan dengan aman.
2. Mengumpulkan data kendaraan
Untuk menjamin keselamatan pengemudi dan penumpang, kendaraan sewaan harus selalu dalam keadaan baik. Sistem ini dapat berguna untuk mengelola data kendaraan dalam perusahaan ttransportasi dengan mudah ketika bisnis harus melacak kondisi mobil mereka.
Contohnya, sistem ini akan menjalankan fitur diagnostik dan pelacakan kendaraan untuk melacak kendaraan yang mengalami masalah dalam perjalanan. Sehingga, ketika lokasi dan status kendaraan telah terlacak, perusahaan dapat memberi kendaraan pengganti atau memberikan bantuan kepada pengemudi.
Fleet management system di Indonesia juga dapat menjadwalkan perawatan kendaraan dan menjamin bahwa kendaraan diservis dengan benar dengan adanya notifikasi dari sistem. Melacak penggunaan bahan bakar kendaraan juga termasuk fitur yang berguna bagi perusahaan untuk mengelola pengeluaran dengan lebih baik.
3. Mengontrol proses pengiriman dan penarikan armada kendaraan
Untuk bekerja secara efisien, perusahaan harus mengawasi proses pengiriman dan penarikan mobil. Hal ini diperlukan untuk memastikan keselamatan kendaraan dan pengemudi di jalan. Selain itu, aplikasi fleet management dapat mengatur jam layanan pengemudi dan memberikan layanan terbaik kepada pelanggan.
Fleet management system yang unggul juga mampu menangani manajemen pengiriman dan penarikan kendaraan. Karena sistem akan mengomunikasikan fakta pengiriman seperti jenis kendaraan, pengemudi yang ditugaskan, tanggal pengiriman, nama konsumen, status pengiriman, dan lain-lain.
Penerapan Fleet Management System
Berbagai tool diperlukan untuk mengoptimalkan operasi perusahaan agar berjalan efisien. Fleet Management System (FMS) adalah alat penting yang memperkuat operasional perusahaan. Meskipun peerusahaan perlu biaya tambahan, Namun, manfaat teknologi ini sangat berharga bagi industri.
Untuk memaksimalkan sistem ini perusahaan harus menetapkan target yang jelas dan memantau perkembangannya secara teratur. Komunikasi efektif antara pengelola armada dan pihak terkait juga sangat penting, memastikan semua orang memahami peran armada dalam kesuksesan bisnis.
Selain itu, memilih kendaraan yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan sangat penting, karena setiap industri mungkin memerlukan jenis armada yang berbeda. Namun, penting untuk fokus pada pengelolaan menyeluruh yang mencakup kesiapan kendaraan, pengemudi, dan lokasi.
Contoh Fleet Management System
Fleet management system merupakan solusi menyeluruh yang dikembangkan khusus untuk efisiensi manajemen armada kendaraan operasional. Dalam sistem ini, terdapat beberapa elemen utama yang penting untuk diperhatikan, seperti:
a. Software Manajemen
Perangkat lunak dalam FMS menghubungkan antara komponen yang terpasang dan personel yang mengatur manajemen armada, sehingga memastikan sistem berjalan secara terkoordinasi dan optimal.
b. Operator dan Teknisi
Informasi yang diberikan oleh perangkat pelacak memungkinkan sinkronisasi dan kerjasama antara pengemudi, operator, teknisi, dan personel administrasi. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional transportasi secara menyeluruh.
c. Global Positioning System (GPS)
Koneksi merupakan aspek vital dalam FMS, di mana GPS sering dimanfaatkan pada perangkat pelacak. Ini memfasilitasi pengiriman informasi penting mengenai armada secara efisien.
d. Tracking Device
Alat pelacakan dapat dipasang pada kendaraan untuk mengawasi performa armada, termasuk penggunaan bahan bakar. Dalam beberapa situasi, informasi dapat diakses melalui aplikasi yang terhubung dengan ponsel pengguna. Selain yang dipasang pada kendaraan, ada juga pelacak GPS yang digunakan oleh pengemudi.
e. Kendaraan
Kendaraan yang digunakan dalam operasional perusahaan disesuaikan dengan kebutuhannya, dengan berbagai macam ukuran dan jenis. Dalam FMS, perangkat yang dapat diadaptasi digunakan untuk memantau kendaraan-kendaraan tersebut.
Permasalahan yang Muncul Jika Tidak Menggunakan Fleet Management System
Tanpa penerapan fleet management system, perusahaan dapat menghadapi serangkaian permasalahan yang dapat menghambat efisiensi operasional dan berdampak negatif pada keuangan mereka. Berikut adalah gambaran yang lebih rinci:
- Kurangnya Visibilitas dan Pemantauan: Tanpa sistem manajemen armada, perusahaan kehilangan visibilitas terhadap lokasi dan kegiatan kendaraan perusahaan. Hal ini membuat sulit untuk melacak rute perjalanan, waktu penggunaan, dan tingkat efisiensi dalam pemakaian bahan bakar.
- Ineffisiensi Operasional: Ketidakmampuan untuk mengelola armada secara efisien dapat menyebabkan ketidakoptimalan operasional. Rute yang tidak dioptimalkan, penjadwalan yang tidak efisien, dan penggunaan kendaraan yang tidak teroptimalkan dapat meningkatkan biaya operasional secara signifikan.
- Kurangnya Pengawasan Pemeliharaan: Fleet management system membantu dalam mengelola jadwal perawatan dan pemeliharaan kendaraan. Tanpa sistem ini, perusahaan mungkin kesulitan mengingatkan dan melaksanakan pemeliharaan yang diperlukan secara rutin.
- Ketidakamanan dan Kecurangan: Tanpa alat yang tepat, armada kendaraan dapat menjadi rentan terhadap pencurian atau penyalahgunaan. Fleet management system menyediakan solusi untuk melacak dan mengamankan kendaraan dengan memberikan notifikasi saat ada aktivitas yang mencurigakan.
- Biaya Operasional yang Tinggi: Kurangnya kontrol atas penggunaan kendaraan dan pemakaian bahan bakar dapat mengakibatkan biaya operasional yang tinggi. Fleet management system membantu perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan kendaraan, merencanakan rute yang lebih efisien, dan mengelola pemakaian bahan bakar dengan lebih baik.
- Kurangnya Analisis Data dan Pengambilan Keputusan: Fleet Management System menyediakan data yang berharga terkait kinerja armada. Tanpa sistem ini, perusahaan kehilangan peluang untuk melakukan analisis data mendalam yang dapat memberikan wawasan strategis.
Dengan mengatasi permasalahan-permasalahan ini melalui penerapan fleet management system di Indonesia, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengoptimalkan biaya operasional, dan memastikan bahwa operasional armada berjalan dengan lebih lancar.
Tips Memilih Fleet Management System yang Tepat
Memilih Fleet Management System (FMS) yang tepat adalah keputusan penting yang dapat memengaruhi efisiensi operasional dan keberhasilan bisnis. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda memilih FMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda:
1. Identifikasi kebutuhan spesifik
Mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan spesifik perusahaan adalah langkah kritis dalam memilih Fleet Management System (FMS) yang tepat. Perusahaan harus mengklarifikasi apakah fokusnya adalah pada pelacakan lokasi kendaraan, manajemen pemakaian bahan bakar, perencanaan rute, atau mungkin kombinasi dari beberapa aspek tersebut.
Dengan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan ini, perusahaan dapat lebih terarah dalam memilih solusi FMS yang sesuai dengan prioritas operasionalnya.
2. Skalabilitas sistem
FMS yang baik harus dapat berkembang seiring pertumbuhan perusahaan. Skalabilitas sistem memungkinkan penambahan fitur atau kendaraan baru tanpa perlu mengganti seluruh infrastruktur.
Ini bukan hanya tentang mengatasi kebutuhan saat ini, tetapi juga memastikan bahwa FMS tetap relevan dan dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan bisnis di masa depan.
3. Kemudahan penggunaan
Antarmuka FMS haruslah intuitif dan mudah digunakan. Kesederhanaan ini membantu mempercepat kurva pembelajaran bagi pengguna, meminimalkan waktu yang diperlukan untuk pelatihan karyawan, dan meningkatkan adopsi sistem secara keseluruhan.
Pengguna yang nyaman dengan antarmuka dapat lebih efektif memanfaatkan semua fitur yang disediakan.
4. Integrasi dengan sistem lain
FMS yang efektif harus dapat berintegrasi dengan sistem lain yang mungkin sudah ada dalam infrastruktur IT perusahaan, seperti manajemen inventaris atau sistem akuntansi. Integrasi yang baik memastikan kelancaran aliran data antar-sistem, mencegah isolasi informasi yang dapat menghambat efisiensi operasional.
5. Pemantauan real-time
Kemampuan untuk memantau armada secara real-time adalah fitur kunci dalam FMS. Pemantauan langsung memungkinkan manajemen untuk merespons segera terhadap perubahan situasi atau masalah operasional.
Hal ini tidak hanya meningkatkan responsivitas, tetapi juga membantu mencegah atau mengatasi masalah dengan lebih efektif.
6. Keamanan data
Dengan informasi sensitif tentang lokasi dan kinerja kendaraan, keamanan data menjadi prioritas utama. FMS harus dilengkapi dengan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi informasi tersebut dari akses yang tidak sah atau potensi risiko keamanan lainnya.
7. Dukungan pelanggan:
Tingkat dukungan pelanggan yang diberikan oleh penyedia FMS adalah faktor penting. Tim dukungan yang responsif dan profesional dapat memberikan bantuan cepat dan efisien ketika perusahaan menghadapi masalah atau membutuhkan panduan terkait penggunaan sistem.
Komunikasi yang baik dengan penyedia juga dapat meningkatkan pengalaman pengguna dan memastikan penggunaan FMS yang optimal.
Rekomendasi Aplikasi Fleet Management di Indonesia
Bagaimana Anda bisa memilih fleet management system di Indonesia untuk perusahaan transportasi atau perusahaan Taksi Anda dengan begitu banyak pilihan? Salah satu contoh fleet management system di Indonesia adalah HashMicro Fleet Management System. Berikut adalah rekomendasi contoh fleet management system yang wajib Anda ketahui.
1. Fleet management system HashMicro
Anda tidak perlu lagi khawatir akan kesulitan dalam mengatur catatan keuangan perusahaan dengan fitur cost tracking yang dapat melacak seluruh nilai kendaraan, biaya penyewaan, bahan bakar, dan pemeliharaan hanya dalam satu platform.
Menjadwalkan pemeliharaan secara berkala secara tepat waktu dengan proses administrasi yang otomatis dan mudah juga dapat diatasi semudah menjentikkan jari dengan fitur maintenance scheduling.
Selain itu, ada juga fitur document management system untuk membantu Anda mengelola dokumen kendaraan termasuk kontrak sewa, premi asuransi dengan expiration alert otomatis sehingga tidak akan ada keterlambatan.
Sistem Manajemen Fleet dari HashMicro juga akan memudahkan Anda memproses serta memonitor perpindahan setiap kendaraan dari satu lokasi ke lokasi internal lain dengan fitur internal transfer management.
Fitur driver tracking juga mengizinkan perusahaan transportasi Anda melacak pengemudi yang bertanggung jawab atas kendaraan serta mengetahui pengemudi yang tersedia untuk diberikan tugas secara otomatis.
Sistem yang dapat diintegrasikan dengan IoT (Internet of Things) untuk melacak lokasi kendaraan, penggunaan odometer dan bahan bakar, dan maintenance.
2. Sekawan
Pilihan kedua berasal dari Sekawan Media dengan aplikasi fleet management system untuk membantu pendistribusian barang perusahaan Anda dengan memonitor dan melacak proses pengiriman armada logistik.
Sistem dari Sekawan ini berperan sebagai perangkat lunak untuk mengelola dan memantau armada logistik, seperti truk, gerbong, dan peti kemas. Sistem pelacakan yang dikembangkan didasarkan pada OBD (On-Board Diagnostics) dan GPS (Global Positioning System). Aplikasi ini juga berbasis digital dan dapat diakses dari PC, perangkat seluler, atau situs web.
3. Fleet management system ASSA
ASSA adalah salah satu bisnis transportasi terkemuka di Indonesia. Perusahaan ini menawarkan berbagai layanan transportasi, antara lain persewaan mobil perusahaan (ASSA Rent), transportasi logistik (ASSA Logistics). ASSA juga menyediakan layanan pengemudi (ASSA Driver Service).
ASSA memfokuskan sistem manajemen mutu, lingkungan, keselamatan, dan kesehatan kerja sebagai bagian dari misi perusahaannya untuk memberikan kualitas layanan dengan baik
4. Cartrack
Selanjutnya, Manajemen Armada Cartrack yang menghadirkan lebih banyak manfaat daripada sekadar pelacakan GPS sederhana.
Penawaran inovatifnya meliputi solusi armada cerdas yang lengkap untuk setiap industri, kartu skor perilaku pengemudi yang digerakkan oleh Artificial Intelligence (AI), teknik pemasangan tingkat lanjut, dan layanan tambahan pelengkap yang memastikan keamanan armada dan profitabilitas yang lebih besar untuk perusahaan.
Kesimpulan
Perusahaan taksi adalah salah satu dari sedikit bisnis yang menyediakan layanan transportasi yang masih beroperasi hingga saat ini. Layanan Automated Fleet Management dari HashMicro untuk mengoptimalkan pengelolaan kendaraan di perusahaan Taksi Anda di era yang serba praktis dan digital ini.
Sistem yang menawarkan banyak manfaat dan fitur ini dapat menjadi solusi bagi Anda. Hal ini berguna untuk semakin memajukan bisnis dan perusahaan taksi Anda.
Dengan sistem yang dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen reparasi untuk memudahkan prosedur reparasi kendaraan Anda serta sistem akuntansi untuk mengkalkulasi, mengalokasikan, dan menganalisis pendapatan serta biaya kendaraan.
Anda akan mendapatkan sistem manajemen yang semakin seamless dalam perusahaan taksi Anda. Jadwalkan demo gratis nya dan konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim expert HashMicro!
Pertanyaan Seputar Fleet Management System di Indonesia
-
Apakah semua jenis kendaraan bisa dikelola menggunakan Fleet Management System?
Ya, FMS dapat diterapkan pada berbagai jenis kendaraan, mulai dari mobil, truk, bus, hingga kendaraan khusus seperti alat berat.
-
Apakah Fleet Management System dapat membantu dalam pengelolaan armada yang tersebar geografis?
Ya, FMS dengan fitur pelacakan real-time dan komunikasi yang terintegrasi dapat membantu pengelolaan armada yang tersebar di berbagai lokasi geografis dengan lebih efisien.
-
Apa tujuan dari sistem manajemen kendaraan?
Sistem manajemen kendaraan dapat berfungsi untuk meningkatkan keuntungan bisnis apa pun yang perlu menggunakan armada kendaraan. Memiliki kru yang tepat, memupuk profesionalisme, dan memanfaatkan praktik berkendara yang aman akan terbukti sangat bermanfaat.
