Fleet management adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengelola dan memantau armada kendaraan secara efisien. Konsep ini mirip dengan mengendalikan “pasukan” kendaraan agar beroperasi dengan optimal. Manfaat utamanya melibatkan pengumpulan dan analisis data kendaraan untuk meningkatkan efisiensi operasional.
Jadi, bayangkan jika armada kendaraan sebuah perusahaan dapat diatur sedemikian rupa sehingga setiap kendaraan digunakan secara efisien, mengurangi waktu tidak produktif, dan meminimalkan biaya bahan bakar. Itu adalah inti dari manfaat fleet management.
Penerapan fleet management bisa membantu perusahaan mengurangi biaya operasional secara signifikan. Dengan pemantauan yang baik, kita dapat mendeteksi pola penggunaan yang tidak efisien, seperti kendaraan yang tidak digunakan sepenuhnya atau rute yang tidak optimal. Ini membuka pintu untuk penghematan biaya bahan bakar, perawatan, dan waktu operasional.
Penerapan dan manfaat penggunaan fleet management system akan sangat maksimal jika diikuti dengan pemilihan sistem yang tepa pula. Maka dari itu bacalah artikel ini hingga akhir untuk mengetahui tips dan rekomendasi memilih sistem fleet management yang tepat untuk perusahaan Anda.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
|
Apa itu Fleet Management?
Fleet Management adalah fungsi yang memungkinkan perusahaan yang mengandalkan transportasi dalam bisnisnya untuk menghilangkan atau meminimalkan risiko yang terkait dengan fleet seperti investasi kendaraan, meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan mengurangi biaya transportasi dan staf secara keseluruhan.
Teknologi ini dapat melakukan banyak hal, mulai dari melacak posisi kendaraan hingga meningkatkan keselamatan dan keamanan pengemudi hingga memastikan kendaraan selalu dalam kondisi yang baik.
Sistem ini secara umum akan memberikan berbagai solusi dan manfaat bagi perusahaan jasa transportasi, antara lain:
Memantau kondisi kendaraan
Perusahaan kendaraan atau transportasi dapat melacak kendaraan apapun secara real-time dengan bantuan sistem ini. Perusahaan dapat memeriksa stok kendaraan yang tersedia di pool, melihat apakah kendaraan masih dalam perjalanan, atau memverifikasi bahwa customer telah mendapatkan kendaraan yang mereka pesan dengan aman.
Mengumpulkan data kendaraan
Untuk menjamin keselamatan pengemudi dan penumpang, kendaraan sewaan harus selalu dalam keadaan baik. Sistem ini dapat berguna untuk mengelola data kendaraan dalam perusahaan ttransportasi dengan mudah ketika bisnis harus melacak kondisi mobil mereka.
Contohnya, sistem ini akan menjalankan fitur diagnostik dan pelacakan kendaraan untuk melacak kendaraan yang mengalami masalah dalam perjalanan. Sehingga, ketika lokasi dan status kendaraan telah terlacak, perusahaan dapat memberi kendaraan pengganti atau memberikan bantuan kepada pengemudi.
Sistem Manajemen Fleet terbaik juga dapat menjadwalkan perawatan kendaraan dan menjamin bahwa kendaraan diservis dengan benar dengan adanya notifikasi dari sistem. Melacak penggunaan bahan bakar kendaraan juga termasuk fitur yang berguna bagi perusahaan untuk mengelola pengeluaran dengan lebih baik.
Mengontrol proses pengiriman dan penarikan armada kendaraan
Untuk bekerja secara efisien, perusahaan harus mengawasi proses pengiriman dan penarikan mobil. Hal ini diperlukan untuk memastikan keselamatan kendaraan dan pengemudi di jalan. Selain itu, Fleet dapat mengatur jam layanan pengemudi dan memberikan layanan terbaik kepada pelanggan.
Sistem Manajemen Fleet terunggul juga mampu menangani manajemen pengiriman dan penarikan kendaraan. Karena sistem akan mengomunikasikan fakta pengiriman seperti jenis kendaraan, pengemudi yang ditugaskan, tanggal pengiriman, nama konsumen, status pengiriman, dan lain-lain. Selain itu, proses pengiriman kendaraan ke lokasi penyewa atau konsumen juga dapat dilakukan secara teratur.
Permasalahan yang Muncul Jika Tidak Menggunakan Fleet Management System
Tanpa penerapan Fleet Management System, perusahaan dapat menghadapi serangkaian permasalahan yang dapat menghambat efisiensi operasional dan berdampak negatif pada keuangan mereka. Berikut adalah gambaran yang lebih rinci:
- Kurangnya Visibilitas dan Pemantauan: Tanpa sistem manajemen armada, perusahaan kehilangan visibilitas terhadap lokasi dan kegiatan kendaraan mereka. Hal ini membuat sulit untuk melacak rute perjalanan, waktu penggunaan, dan tingkat efisiensi dalam pemakaian bahan bakar. Pemantauan yang terbatas dapat mempersulit pengelolaan dan pengoptimalan operasional armada.
- Ineffisiensi Operasional: Ketidakmampuan untuk mengelola armada secara efisien dapat menyebabkan ketidakoptimalan operasional. Rute yang tidak dioptimalkan, penjadwalan yang tidak efisien, dan penggunaan kendaraan yang tidak teroptimalkan dapat meningkatkan biaya operasional secara signifikan.
- Kurangnya Pengawasan Pemeliharaan: Fleet Management System membantu dalam mengelola jadwal perawatan dan pemeliharaan kendaraan. Tanpa sistem ini, perusahaan mungkin kesulitan mengingatkan dan melaksanakan pemeliharaan yang diperlukan secara rutin. Ini dapat menyebabkan penurunan kinerja kendaraan dan peningkatan risiko kerusakan yang dapat dihindari.
- Ketidakamanan dan Kecurangan: Tanpa alat yang tepat, armada kendaraan dapat menjadi rentan terhadap pencurian atau penyalahgunaan. Fleet Management System menyediakan solusi untuk melacak dan mengamankan kendaraan dengan memberikan notifikasi saat ada aktivitas yang mencurigakan.
- Biaya Operasional yang Tinggi: Kurangnya kontrol atas penggunaan kendaraan dan pemakaian bahan bakar dapat mengakibatkan biaya operasional yang tinggi. Fleet Management System membantu perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan kendaraan, merencanakan rute yang lebih efisien, dan mengelola pemakaian bahan bakar dengan lebih baik.
- Kurangnya Analisis Data dan Pengambilan Keputusan: Fleet Management System menyediakan data yang berharga terkait kinerja armada. Tanpa sistem ini, perusahaan kehilangan peluang untuk melakukan analisis data mendalam yang dapat memberikan wawasan strategis. Pengambilan keputusan yang terinformasi menjadi sulit tanpa pemahaman yang mendalam tentang operasional armada.
Dengan mengatasi permasalahan-permasalahan ini melalui penerapan Fleet Management System, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengoptimalkan biaya operasional, dan memastikan bahwa operasional armada berjalan dengan lebih lancar.
Tips Memilih Fleet Management System yang Tepat
Memilih Fleet Management System (FMS) yang tepat adalah keputusan penting yang dapat memengaruhi efisiensi operasional dan keberhasilan bisnis. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda memilih FMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda:
1. Identifikasi kebutuhan spesifik
Mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan spesifik perusahaan adalah langkah kritis dalam memilih Fleet Management System (FMS) yang tepat. Perusahaan harus mengklarifikasi apakah fokusnya adalah pada pelacakan lokasi kendaraan, manajemen pemakaian bahan bakar, perencanaan rute, atau mungkin kombinasi dari beberapa aspek tersebut. Dengan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan ini, perusahaan dapat lebih terarah dalam memilih solusi FMS yang sesuai dengan prioritas operasionalnya.
2. Skalabilitas sistem
FMS yang baik harus dapat berkembang seiring pertumbuhan perusahaan. Skalabilitas sistem memungkinkan penambahan fitur atau kendaraan baru tanpa perlu mengganti seluruh infrastruktur. Ini bukan hanya tentang mengatasi kebutuhan saat ini, tetapi juga memastikan bahwa FMS tetap relevan dan dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan bisnis di masa depan.
3. Kemudahan penggunaan
Antarmuka FMS haruslah intuitif dan mudah digunakan. Kesederhanaan ini membantu mempercepat kurva pembelajaran bagi pengguna, meminimalkan waktu yang diperlukan untuk pelatihan karyawan, dan meningkatkan adopsi sistem secara keseluruhan. Pengguna yang nyaman dengan antarmuka dapat lebih efektif memanfaatkan semua fitur yang disediakan.
4. Integrasi dengan sistem lain
FMS yang efektif harus dapat berintegrasi dengan sistem lain yang mungkin sudah ada dalam infrastruktur IT perusahaan, seperti manajemen inventaris atau sistem akuntansi. Integrasi yang baik memastikan kelancaran aliran data antar-sistem, mencegah isolasi informasi yang dapat menghambat efisiensi operasional.
5. Pemantauan real-time
Kemampuan untuk memantau armada secara real-time adalah fitur kunci dalam FMS. Pemantauan langsung memungkinkan manajemen untuk merespons segera terhadap perubahan situasi atau masalah operasional. Hal ini tidak hanya meningkatkan responsivitas, tetapi juga membantu mencegah atau mengatasi masalah dengan lebih efektif.
6. Keamanan Data:
Dengan informasi sensitif tentang lokasi dan kinerja kendaraan, keamanan data menjadi prioritas utama. FMS harus dilengkapi dengan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi informasi tersebut dari akses yang tidak sah atau potensi risiko keamanan lainnya.
7. Dukungan Pelanggan:
Tingkat dukungan pelanggan yang diberikan oleh penyedia FMS adalah faktor penting. Tim dukungan yang responsif dan profesional dapat memberikan bantuan cepat dan efisien ketika perusahaan menghadapi masalah atau membutuhkan panduan terkait penggunaan sistem. Komunikasi yang baik dengan penyedia juga dapat meningkatkan pengalaman pengguna dan memastikan penggunaan FMS yang optimal.
Rekomendasi Aplikasi Fleet Management
Bagaimana Anda bisa memilih Sistem Manajemen Fleet terbaik untuk perusahaan transportasi atau perusahaan Taksi Anda dengan begitu banyak pilihan? Salah satu contoh fleet management system di Indonesia adalah HashMicro Fleet Management System. Berikut adalah rekomendasi contoh fleet management system yang wajib Anda ketahui.
HashMicro – Fleet Management System
HashMicro menyediakan Sistem Manajemen Armada yang terintegrasi dengan fitur lengkap untuk mengoptimalkan pengelolaan fleet di perusahaan transportasi Anda. Anda tidak perlu lagi khawatir akan kesulitan dalam mengatur catatan keuangan perusahaan dengan fitur cost tracking yang dapat melacak seluruh nilai kendaraan, biaya penyewaan, bahan bakar, dan pemeliharaan hanya dalam satu platform.
Menjadwalkan pemeliharaan secara berkala secara tepat waktu dengan proses administrasi yang otomatis dan mudah juga dapat diatasi semudah menjentikkan jari dengan fitur maintenance scheduling.
Selain itu, ada juga fitur document management system untuk membantu Anda mengelola dokumen kendaraan termasuk kontrak sewa, premi asuransi dengan expiration alert otomatis sehingga tidak akan ada keterlambatan. Sistem Manajemen Fleet dari HashMicro juga akan memudahkan Anda memproses serta memonitor perpindahan setiap kendaraan dari satu lokasi ke lokasi internal lain dengan fitur internal transfer management.
Fitur driver tracking juga mengizinkan perusahaan transportasi Anda melacak pengemudi yang bertanggung jawab atas kendaraan serta mengetahui pengemudi yang tersedia untuk diberikan tugas secara otomatis. Sistem yang dapat diintegrasikan dengan IoT (Internet of Things) untuk melacak lokasi kendaraan, penggunaan odometer dan bahan bakar, dan maintenance.
Sekawan – Fleet Management System
Pilihan kedua berasal dari Sekawan Media dengan aplikasi fleet management system untuk membantu pendistribusian barang perusahaan Anda dengan memonitor dan melacak proses pengiriman armada logistik.
Sistem dari Sekawan ini berperan sebagai perangkat lunak untuk mengelola dan memantau armada logistik, seperti truk, gerbong, dan peti kemas. Sistem pelacakan yang dikembangkan didasarkan pada OBD (On-Board Diagnostics) dan GPS (Global Positioning System). Aplikasi ini juga berbasis digital dan dapat diakses dari PC, perangkat seluler, atau situs web.
ASSA – Fleet Management System
ASSA adalah salah satu bisnis transportasi terkemuka di Indonesia. Perusahaan ini menawarkan berbagai layanan transportasi, antara lain persewaan mobil perusahaan (ASSA Rent), transportasi logistik (ASSA Logistics). ASSA juga menyediakan layanan pengemudi (ASSA Driver Service).
ASSA memfokuskan sistem manajemen mutu, lingkungan, keselamatan, dan kesehatan kerja sebagai bagian dari misi perusahaannya untuk memberikan kualitas layanan terbaik dan menjadi “Mitra Terpercaya dalam Layanan Transportasi”. Hal ini tercapai dengan sertifikasi seperti ISO 9001, ISO 14001, dan OHSAS 18001.
Cartrack – Fleet Management System
Selanjutnya, Manajemen Armada Cartrack yang menghadirkan lebih banyak manfaat daripada sekadar pelacakan GPS sederhana. Penawaran inovatifnya meliputi solusi armada cerdas yang lengkap untuk setiap industri, kartu skor perilaku pengemudi yang digerakkan oleh Artificial Intelligence (AI), teknik pemasangan tingkat lanjut, garansi perangkat keras atau hardware seumur hidup, laporan manajemen biaya terdepan di industri, dan layanan tambahan pelengkap yang memastikan keamanan armada dan profitabilitas yang lebih besar untuk perusahaan.
Kesimpulan
Perusahaan taksi adalah salah satu dari sedikit bisnis yang menyediakan layanan transportasi yang masih beroperasi hingga saat ini. Layanan Automated Fleet Management dari HashMicro untuk mengoptimalkan pengelolaan kendaraan di perusahaan Taksi Anda di era yang serba praktis dan digital ini. Sistem yang menawarkan banyak manfaat dan fitur ini dapat menjadi solusi bagi Anda. Hal ini berguna untuk semakin memajukan bisnis dan perusahaan taksi Anda.
Dengan sistem yang dapat diintegrasikan dengan Sistem Manajemen Reparasi untuk memudahkan prosedur reparasi kendaraan Anda serta sistem akuntansi untuk mengkalkulasi, mengalokasikan, dan menganalisis pendapatan serta biaya kendaraan, Anda akan mendapatkan sistem manajemen yang semakin seamless dalam perusahaan Taksi Anda. Jadwalkan demo gratis sekarang!
