Optimalkan Bisnis Anda dengan Project Management Software

Syifa Fadiyah

Dalam keseharian seorang Project Manager (PM), ia akan disibukkan dengan bekerja dan berkolaborasi bersama timnya untuk memenuhi target proyek tepat waktu sambil mengatur sumber daya dan biaya. Dengan segala kompleksitasnya, ada baiknya jika Anda mulai mempertimbangkan menggunakan project management software.

Simak artikel ini untuk mengetahui bagaimana project management software membantu bisnis Anda.

Baca juga: 5 Tips Meningkatkan Efisiensi dalam Manajemen Proyek Konstruksi

Project management software merupakan software yang dapat membantu seorang PM dan timnya menyelesaikan proyek dengan cara yang jauh lebih mudah dan efisien.

Hal ini memungkinkan karena dalam sistem project management software telah mencakup berbagai fitur seperti distribusi tugas, time tracking, penganggaran, resource planning, kolaborasi tim, dan banyak lagi.

Berikut adalah fitur-fitur project management software yang telah kami rangkum.

Perencanaan

Dalam merencanakan sebuah proyek, hal-hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana tim bisa diisi dengan orang-orang yang kompeten dan berapa banyak perkiraan kebutuhan yang diperlukan.

Untuk memenuhi pertimbangan tersebut, sistem pada project manager software menyediakan satu database yang merekam seluruh aktivitas proyek sebelum-sebelumnya yang dapat digunakan untuk mempermudah proses perencanaan.

Penjadwalan

Memasang target kapan sebuah proyek harus diselesaikan akan membantu PM dalam membuat timeline yang akurat. Project management software ini akan mengingatkan para penggunanya ketika tenggat waktu mendekat atau ada tugas yang tidak terselesaikan.

Dengan interface yang menggunakan tampilan manajemen Kanban, project management software akan semakin mudah dioperasikan. Pengguna sistem ini dapat memantau perkembangan proyek dan memindahkan tugas mereka dengan mudah.

Penentuan Estimasi

Untuk dapat mengestimasikan kebutuhan seluruh proyek, project management software dapat membantu PM dengan cara menganalisis segala kemungkinan berdasarkan data historis proyek-proyek yang telah diselesaikan.

Pentingnya menentukan estimasi adalah untuk menghitung ROI sebuah proyek sebelum sumber-sumber yang besar diinvestasikan ke proyek tersebut.

Selain itu, estimasi yang tepat dapat menentukan berapa lama waktu yang akan dihabiskan untuk menyelesaikan proyek tersebut, menyesuaikan dengan anggaran perusahaan, dan menargetkan revenue.

Peninjauan dan Manajemen

Meskipun sebuah proyek telah dispersiapkan sedemikian rupa dan sematang mungkin, hal tersebut tidak menjadi jaminan sebuah proyek akan berjalan mulus. Setelah dimulai, sebuah proyek harus tetap dipantau untuk memastikan kemajuannya tersebut berjalan efisien dan sesuai rencana.

Peninjauan Waktu

Project management software membantu Anda dalam meninjau berapa lama orang-orang yang terlibat dalam proyek tersebut menyelesaikan tugasnya. Dengan demikian, software ini dapat digunakan juga untuk mengukur produktivitas karyawan.

Fitur ini juga memudahkan PM dalam mengelola vendor atau pegawai yang bekerja paruh waktu.

Manajemen Tugas

Manajemen tugas berarti pembagian tugas dan kewajiban kepada anggota tim. Keuntungannya jika pembagian tugas dilakukan dengan cepat adalah PM dapat mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi dan mengutamakan keberlangsungan proyek.

Selain itu, project management software dapat mengatur proyek bahkan dalam skala besar dan lintas departemen sekalipun. Software ini bisa menentukan prioritas tugas dan ketika masalah produktivitas terjadi, PM dapat segera menetapkan orang yang tepat untuk menyelesaikannya melalui Gantt charts.

Peninjauan Anggaran dan Pengeluaran

Dengan memantau anggaran dan pengeluaran suatu proyek, PM dapat mengetahui sudah berapa banyak sumber yang digunakan oleh timnya selama penyelesaian proyek tersebut.

Analisis dan Laporan

Fitur ini membantu PM melihat data selama proyek berjalan dalam bentuk lain selain Gantt chart agar informasi yang disajikan dapat dengan mudah dicerna.

Informasi yang demikian penting untuk membuat pivot di pertengahan berjalannya proyek. Jika ada tugas tertentu yang membutuhkan sumber tambahan atau jika ada departemen yang tidak bekerja sesuai rencana, PM dapat menyelesaikan situasi ini dengan cepat.

Kolaborasi

Salah satu tantangan terbesar ketika menjalankan sebuah proyek adalah memastikan bagaimana semua aspek terhubung dan dapat berkolaborasi. Kolaborasi dalam skala besar mungkin terjadi jika software yang digunakan berbasis cloud.

Dalam project management software, berbagai dokumen atau data yang diperlukan dalam sebuah proyek dapat diunggah ke sistem sehingga memudahkan penggunanya untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan.

Manfaat Project Management Software

Mengaplikasikan project management software tentunya akan membuat proyek Anda berjalan sesuai rencana. Sistem ini memudahkan semua anggota tim untuk tahu kapan dan apa yang harus dilakukan.

Kolaborasi tim yang difasilitasi sistem juga akan memastikan seluruh tim mengetahui kemajuan atau bahkan kemuduran yang terjadi. Dengan demikian, seluruh potensi masalah karena miskomunikasi bisa dihindari.

Hal tersebut berlaku juga kepada klien. Dengan sistem berbasis cloud, klien pun dapat mengakses kemajuan dan pembagian tugas proyek. Mereka dapat memberikan umpan balik dan mengedit bagian-bagian yang relevan selama mereka memiliki username dan password-nya.

Kesimpulan

Memilih project management software yang tepat dengan kebutuhan dan kualitas yang tepat merupakan hal yang krusial. Software yang akan digunakan harus memudahkan manajemen proyek Anda dan tidak menambahkan kompleksitas yang berkepanjangan.

Project management software dari HashMicro bisa menjadi pilihan tepat untuk perusahaan Anda. Selain memiliki fitur-fitur lengkap dan interface interaktif, solusi dari HashMicro ini memiliki lisensi yang tak terbatas.

Perusahaan Anda tidak harus mengeluarkan biaya tambahan per pengguna untuk dapat mengakses sistem. Bagi perusahaan yang kerap terlibat proyek besar, tentunya hal ini sangat menguntungkan.

Untuk konsultasi mengenai project management software, hubungi kami di sini.

 

Dapatkan Free ERP
Hosting Server &
Maintenance
Selama 1 tahun,
GRATIS!    Learn More »

You may like

Dapatkan Update Gratis dari Kami

×