Integrated system adalah salah satu hal yang dimiliki perusahaan besar maupun startup. Sistem informasi juga berkaitan dengan sistem integrasi karena kedua hal tersebut dapat saling melengkapi, sehingga menciptakan kondisi perusahaan yang baik dan terstruktur. Dalam menciptakan sistem informasi yang baik untuk perusahaan, peran integrasi sistem sangat Anda butuhkan. Untuk itu, jika Anda memulai suatu bisnis dan memiliki organisasi wajib untuk mengintegrasikan sistem yang ada di dalam bisnis dengan menggunakan Software ERP terbaik.
Untuk menciptakan sistem informasi yang baik bagi perusahaan, peran integrasi sistem untuk industri spesifik sangatlah Anda butuhkan. Penerapan integrasi sistem yang benar dapat meningkatkan kredibilitas dan kualitas dari perusahaan Anda. Anda dapat menggunakan Software ERP terbaik dari HashMicro untuk mempermudah Anda dalam manajemen dan mengelola bidang dalam bisnis Anda.
Ketahui juga besaran harga yang harus Anda siapkan untuk mendapatkan software tersebut, unduh skema perhitungan harga agar Anda mendapat gambarannya secara mendetail. Berikut ini adalah pengertian, manfaat, jenis-jenis, serta penjelasan lebih lengkap mengenai sistem integrasi yang perlu Anda ketahui.
Daftar Isi
Apa itu Integrated System?
Dari segi bahasa, sistem adalah sebuah proses yang terdiri dari beberapa komponen yang memiliki keterkaitan satu sama lain. Sedangkan integrasi adalah beberapa kondisi atau tindakan yang memiliki kesamaan sehingga dapat membentuk sebuah satu kesatuan utuh. Selanjutnya, dari segi istilah integrasi sistem dalam dunia IT adalah sekumpulan sistem informasi yang membentuk satu kesatuan utuh untuk mencapai tujuan tertentu dengan lebih komprehensif.
Jadi, sistem integrasi dapat mengumpulkan beberapa sistem informasi yang berbeda untuk Anda gabungkan maupun Anda sinkronisasikan untuk membentuk sebuah kesatuan. Integrasi di dunia teknologi informasi ada pada beberapa macam sistem integrasi, salah satunya yaitu integrasi software. Software ERP dari HashMicro adalah salah satu software yang dapat memudahkan Anda untuk mengotomasi proses bisnis di perusahaan Anda.
Maka pengertian dari Integrated system adalah proses engineering yang menggabungkan subsistem atau komponen yang berbeda menjadi satu sistem. Jadi sistem tersebut dapat bekerja bersamaan dan data yang Anda hasilkan dapat terintegrasi dengan mudah.
Tujuan adanya integrated system untuk menghubungkan fungsi organisasi dari berbagai sistem dan proses pengolahan data dari berbagai platform menjadi bisa lebih efektif. Selain bisa meningkatkan efisiensi sistem yang terintegrasi juga dapat menurunkan biaya operasional bisnis. Pengertian sederhana integrated system adalah proses menghubungkan sistem software yang terpisah dalam satu sistem terpusat yang lebih besar.
Manfaat Integrated System
Menjalankan operasional dari perusahaan secara efektif serta efisien menjadi tujuan dari sistem yang terintegrasi. Seiring dengan perusahaan berkembang, jumlah data yang Anda simpan akan semakin banyak, baik yang mempunyai kaitan dengan proses bisnis, pekerja, ataupun klein.
Sekalipun setiap subsistem dengan independen dapat berfungsi, namun jika tak ada bergerak di dalam sistem sama akan membuat terhambatnya kinerja atau performa. Potensi perusahaan untuk raih keuntungan pun jadi lebih terganggu. Maka dari itu, mempunyai sistem informasi terintegrasi secara baik dan penuh akan sangat membantu perusahaan Anda dalam menikmati manfaat-manfaat sebagai berikut.
1. Meningkatkan Produktivitas
Sistem yang sudah terintegrasi memungkinkan kontrol yang terpusat sehingga alur kerja bisa jadi lebih efisien. Saat karyawan bisa menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat, pastinya produktivitas jadi lebih tinggi. Lalu, peningkatan produktivitas dari karyawan tentunya juga akan menguntungkan bagi perusahaan. Belum lagi, Anda bisa fokus untuk membangun kualitas kerja tim.
Integrasi sistem, seperti yang diimplementasikan dalam Omnichannel ERP, mampu membuat semua proses berjalan lebih singkat dan simpel dengan mengandalkan SDM yang ada, memungkinkan efisiensi operasional yang lebih tinggi dalam strategi retail. Anda cukup melatih mereka agar terbiasa dengan sistem baru ini tanpa perlu repot merekrut karyawan baru. Berkat tim yang telah terlatih, perusahaan Anda siap menerima tantangan baru untuk berkembang lebih besar.
2. Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat
Sistem integrasi akan membantu perusahaan untuk mengakses data karena sudah tidak lagi tersebar di penyimpanan-penyimpanan yang berbeda. Karena itu, proses analisis akan lebih cepat karena tidak perlu melakukan download dan extract data secara manual. Saat sistem sudah terintegrasi, pengumpulan dan analisis data bisa Anda lakukan lewat satu kontrol pusat. Jadi, proses pengambilan keputusan juga akan lebih cepat.
3. Efektivitas Biaya
Tidak hanya bisa menghemat waktu, system integration juga bisa menjaga biaya produksi lebih efisien. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya yang tidak perlu untuk implementasi infrastruktur baru bagi masing-masing sistem. Biaya untuk memperbarui maupun memperbaiki ketika muncul masalah juga lebih murah. Anda bahkan tidak perlu berlangganan terlalu banyak software atau aplikasi untuk subsistem berbeda.
Jenis-jenis Integrated System
Integrasi di dunia teknologi informasi ada pada beberapa macam sistem integrasi. Jenis-jenis integrasi tersebut adalah legacy system integration, Enterprise Application Integration (EAI), Third-party system integration, dan B2B integration. Dengan adanya beberapa integrasi tersebut akan memudahkan dalam interaksi antar sistem di dalam penyaluran serta pemanfaatan dari data serta informasi yang dibutuhkan. Berikut adalah pengertian dari integrasi-integrasi tersebut dan beberapa contohnya.
1. Legacy System Integration
Tujuan dari integrasi sistem ini adalah untuk menggabungkan aplikasi modern ke dalam sistem lama perusahaan yang sudah ada. Ada banyak perusahaan yang menggunakan software lama untuk menjalankan bisnisnya. Biasanya perusahaan tak bisa mengganti penggunaan software tersebut karena sudah menjadi bagian dari alur kerja karyawan tiap harinya.
Namun, hal tersebut bisa Anda modernisasi dengan menghubungkan ke sistem yang menggunakan teknologi terbaru. Misalnya, untuk menghubungkan CRM yang sudah lama digunakan ke data warehouse yang lebih baru.
2. Enterprise Application Integration (EAI)
Jenis system integration ini bertujuan untuk menyatukan berbagai subsistem menjadi sebuah lingkungan bisnis. Saat perusahaan berkembang umumnya menggunakan banyak aplikasi untuk menunjang pekerjaan front dan back office mereka. Aplikasi tersebut biasanya mengakumulasi volume data yang besar dengan cara terpisah. Hal itu bisa Anda buat lebih efektif dengan menggunakan EAI.
EAI bisa membuat semua fungsi sistem ke dalam satu rantai bisnis dan mengotomatiskan pertukaran data secara real time di antara aplikasi yang berbeda. Contohnya membuat satu ekosistem khusus untuk akuntansi, manajemen inventaris, atau sistem CRM.
Anda dapat menggunakan Sistem ERP berbasis cloud terlengkap dengan berbagai pilihan solusi seperti aplikasi akuntansi, CRM, HRM, procurement system, inventory management, sistem gudang hingga manufaktur di satu platform. Software ERP terintegrasi yang dirancang untuk mengotomatiskan proses bisnis dari awal hingga akhir. Ketahui juga besaran harga yang harus Anda siapkan untuk mendapatkan software tersebut, unduh skema perhitungan harga agar Anda mendapat gambarannya secara mendetail.
3. Third-Party System Integration
Integrasi sistem pihak ketiga ini bertujuan untuk memperluas fungsionalitas sistem yang sudah ada di perusahaan. Jadi, jenis integrasi sistem ini adalah pilihan bagus ketika bisnis membutuhkan fungsionalitas baru tetapi tidak bisa mengembangkan software khusus. Misalnya karena tidak ada waktu untuk membangun fitur dari awal jadi bisa melakukan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga.
4. B2B Integration
Sesuai dengan namanya B2B integration bertujuan untuk menghubungkan sistem dari dua perusahaan atau lebih. Integrasi antara bisnis dan bisnis ini bisa mengotomatiskan transaksi dan pertukaran dokumen di seluruh perusahaan. Jadi integrasi ini lebih mengarah pada kerja sama dan perdagangan yang lebih efisien dengan supplier, pelanggan, atau mitra bisnis.
Baca juga: Sistem ERP Adalah: Definisi, Fungsi, serta Manfaat Pengaplikasiannya
Metode-metode Integrated System
1. Integrasi Vertikal
Integrasi vertikal adalah metode yang diintegrasikan menurut fungsinya dengan membuat entitas yang fungsional. Metode ini adalah metode yang relatif mudah dan sederhana yang hanya melibatkan sejumlah sistem terbatas. Namun, ini juga cukup kaku dan menjadi semakin sulit untuk dikelola dalam jangka panjang mengingat bahwa setiap fungsi baru memerlukan “silo” fungsionalnya sendiri. Integrasi vertikal paling baik untuk membuat integrasi sederhana yang hanya menangani satu fungsi.
2. Integrasi Horizontal
Metode system integration ini juga disebut sebagai Enterprise Service Bus (ESB). Metodenya yaitu melibatkan pembuatan subsistem khusus yang berfungsi untuk menghubungkan dengan subsistem lainnya. Integrasi horizontal juga melibatkan pembuatan aplikasi untuk memungkinkan koneksi yang terprogram antara berbagai aplikasi lainnya.
Subsistem terhubung melalui sistem utama secara tidak langsung daripada langsung, integrasi vertikal membutuhkan koneksi yang relatif lebih sedikit. Koneksi yang lebih sedikit mengurangi jumlah uang, tenaga, dan waktu yang Anda butuhkan untuk membangun sistem.
3. Point to Point Integration
Disebut juga dengan star integration yaitu metode yang menghubungkan setiap sistem ke beberapa subsistem. Rangkaian koneksi tersebut terlihat seperti bintang sehingga disebut dengan star integration.
Contoh dari metode ini yaitu saat perusahaan melakukan segmentasi pada proses bisnisnya. Misalnya, sistem akuntansi dari HashMicro yang dapat membantu Anda untuk melacak keuangan atau sistem analisis web yang digunakan mengelola traffic web. Data dari setiap sistem tersebut dapat Anda tarik dan Anda gabungkan sesuai kebutuhan perusahaan
4. Format Data Umum
Integrasi format data umum dapat Anda implementasikan dengan membuat bahasa data baru. Bahasa ini merupakan format universal yang digunakan oleh semua subsistem untuk memproses dan mentransfer data satu sama lain. Jenis integrasi ini membantu menghilangkan kebutuhan untuk memiliki lebih dari satu adaptor dalam suatu sistem untuk setiap subsistem.
Manfaat utama dari jenis integrasi ini adalah bahwa semua subsistem berkomunikasi dengan lancar dan beroperasi secara independen. Namun, satu kelemahan dari integrasi ini adalah cukup kompleks dan membutuhkan keterampilan pengkodean yang komprehensif.
Kelebihan Menggunakan Integrated System
1. Mempermudah Proses Optimalisasi Sumber Daya
Kelebihan dari Integrated System yang pertama adalah untuk mempermudah optimalisasi sumber daya yang ada. Untuk mengelola kebutuhan sistem dalam perusahaan, tentunya membutuhkan resource yang besar. Dari waktu, tempat, alokasi dana, dan lain-lain. Untuk mempermudah hal tersebut, maka sistem integrasi sangat Anda butuhkan.
Optimalisasi disini memiliki banyak kriteria, misalnya saja dengan mengganti atau menambahkan beberapa fitur dan sistem penting untuk meningkatkan kinerja bisnis Anda. Peran teknologi disini sangatlah penting untuk mempersingkat suatu pekerjaan supaya lebih efisien.
2. Akses Data Secara Real Time
Akses data yang dapat Anda lihat dan monitoring secara real time. Jadi, Anda tidak perlu menunggu informasi terlalu lama dan mengecek berulang dari beberapa data. Di era digitalisasi saat ini, Anda harus bijak untuk memanfaatkan berbagai teknologi dalam menunjang karir. Anda dapat mulai membuat sebuah pusat data.
Fungsinya adalah untuk menampung banyak informasi yang tersimpan dalam basis data. Sehingga, Anda dapat mengelola segala macam bentuk data dengan rapi, mudah, dan cepat. Anda juga tidak perlu untuk menggunakan banyak dokumen. Selain itu, Anda juga dapat menghemat pengeluaran dan dapat menggunakannya untuk kepentingan yang lain.
3. Pengambilan Keputusan
Memudahkan proses pengambilan sebuah keputusan. Jika Anda menjadi seorang pemimpin, maka hal terpenting yang harus dimiliki adalah jiwa kepemimpinan (leadership). Setiap pemimpin tentunya harus mempunyai visi dan misi yang jelas untuk mengambil keputusan demi meningkatkan kualitas bisnis yang Anda jalankan.
Dengan menggunakan sistem integrasi yang tepat, maka pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan tepat. Misalnya Anda memiliki startup yang bergerak di bidang web development, langkah pertama yang harus dilakukan pastinya adalah Anda memiliki komitmen dan sumber daya untuk mendukung terciptanya startup yang baik.
Selanjutnya, menentukan service atau layanan apa yang akan Anda berikan kepada customer. Anda dapat melakukan riset melalui banyak cara, salah satunya dengan memanfaatkan akses internet. Pastikan Anda mengetahui kompetitor dan kebutuhan dari user mengenai pengembangan website.
4. Percepat Proses Komunikasi Antar Departemen
Di era digital saat ini, sangat membutuhkan komunikasi yang cepat. Dengan menerapkan integrasi sistem dengan benar, maka Anda dapat menghubungkan antar departemen dengan lebih efektif. Komunikasi antar tim sangat Anda butuhkan untuk mendapatkan suatu kesamaan persepsi untuk menghasilkan produk yang terbaik. Jika tidak ada komunikasi antara tiap orang, maka Anda tidak akan bisa menghasilkan sebuah produk yang berkualitas. Dalam hal ini proses integrasi sistem memiliki peran yang sangat penting untuk kelancaran dalam pengembangan produk.
5. Kerja Sama Antar Tim
Pentingnya kerja sama adalah sebuah kewajiban apabila Anda mendirikan perusahaan atau memimpin organisasi. Koordinasi antar tim harus Anda perhatikan dan juga jaga dengan baik. Misalnya saja dalam dunia TI khususnya bidang developer. Untuk mengerjakan sebuah aplikasi, maka Anda dapat mengerjakan dengan membentuk berbagai tim untuk mempermudah proses tersebut.
Adanya siklus dalam pengembangan sistem dapat meningkatkan team work serta komunikasi dalam pengembangan perangkat lunak. Pada dasarnya, manusia adalah makhluk sosial yang tidak bisa hidup sendiri dan selalu membutuhkan bantuan dari orang lain. Oleh karena itu, jika Anda dapat mengintegrasikan sistem dengan baik maka setiap permasalahan dapat Anda selesaikan dengan cepat.
Baca juga: 5 Manfaat Software ERP Berbasis Cloud bagi Perusahaan
Kesimpulan
Sistem integrasi adalah sebuah proses yang terdiri dari beberapa komponen yang memiliki keterkaitan satu sama lain. Penerapan integrasi sistem yang benar dapat meningkatkan kredibilitas dan kualitas dari perusahaan tersebut. Untuk menciptakan sistem integrasi yang baik, perlu adanya dukungan dari setiap pihak seperti sistem, lingkungan, SDM, dan resources yang lain. Maka dari itu dibutuhkan Software ERP terbaik dari Hashmicro adalah software yang dapat memfasilitasi berbagai proses bisnis dari mulai produksi, pembelian, penjualan, persediaan barang, keuangan, karyawan, aset, pajak, hingga tersedia berbagai laporan bisnis yang efisien.
Biaya yang dikeluarkan untuk berinvestasi di software memang relatif mahal, tetapi ini adalah salah satu cara terbaik untuk mencapai tujuan bisnis lebih cepat karena dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Unduh Skema perhitungan harga agar Anda dapat mengetahui besaran harga yang harus Anda siapkan untuk mendapatkan software tersebut dan mendapat gambarannya secara mendetail. Jadwalkan demo sekarang dan rasakan keuntungannya!
