Perusahaan harus mampu mengelola armada kendaraan yang mereka punya secara efektif. Pengelolaan secara manual dapat memakan waktu yang sangat lama, sehingga penting untuk menggunakan sistem yang dapat mempermudah perusahaan. Salah satu sistem yang dapat perusahaan gunakan adalah fleet management system.
Fleet Management System dapat membantu mengoptimalkan pengelolaan kendaraan yang perusahaan miliki. Terlebih, sistem ini dapat diintegrasikan dengan software ERP lain yang dapat menghapuskan kerumitan pengelolaan armada kendaraan. Simak artikel berikut untuk mengetahui pengertian hingga manfaat penting penggunaan fleet management system bagi perusahaan Anda.
Daftar Isi
Pengertian Fleet Management
Fleet Management System adalah sebuah sistem yang mengacu pada pemakaian alat, software, dan teknologi untuk membantu mempertahankan kondisi kendaraan yang perusahaan miliki agar tetap optimal. Bagi berbagai industri, manajemen fleet mempunyai peranan penting, seperti industri manufaktur, logistik dan konstruksi. Tanpa manajemen fleet yang tepat perusahaan akan sulit mengelola armada kendaraan. Bahkan menyebabkan kendaraan menjadi cepat rusak dan meningkatkan biaya operasi.
Tidak hanya itu, manajemen fleet juga berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan agar kondisi kendaraan tetap sesuai dengan standar pemerintah. Selain itu, manajemen fleet juga berfungsi untuk meminimalisir risiko terjadinya kecelakaan. Dengan tetap menjaga kondisi kendaraan perusahaan tetap optimal, kecelakaan seperti rem blong atau mesin mogok saat sedang beroperasi dapat perusahaan hindari. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk mengelola armada kendaraan dengan bantuan Fleet Management System.
6 Fitur Utama Fleet Management Software
Untuk dapat menggunakan sistem dengan baik, tentu Anda harus mengetahui komponen dari sistem tersebut. Maka dari itu, penting bagi Anda mengetahui fitur apa saja yang ada dalam sistem ini.
Berikut merupakan beberapa fitur utama dari software fleet management:
1. Cost Tracking
Pada fitur pertama ini terdapat Cost Tracking, yang mana mencakup tentang melacak seluruh nilai kendaraan, biaya penyewaan, bahan bakar, serta pemeliharaan dalam satu platform. Dengan begitu, tujuan dari perusahaan Anda akan terpenuhi guna mencapai mengoptimalkan segala waktu dan biaya, serta bahan bakar. Seperti yang Anda ketahui bahwa bahan bakar merupakan hal yang krusial bagi biaya operasional perusahaan sehingga dalam penggunaannya perlu sangat diperhatikan. Adanya fitur ini penggunaan bahan bakar yang kurang baik mampu memberikan dampak buruk bagi perusahaan. Menggunakan Fleet Management Software, maka Anda bisa menghitung jumlah biaya yang perusahaan perlukan.
2. Maintenance Scheduling
Selanjutnya, pada fitur kedua ini meliputi penjadwalan pemeliharaan secara berkala, tepat waktu dengan proses administrasi yang otomatis dan mudah. Oleh karena itu, pemilik sangat membutuhkan Fleet Manager untuk membantu pengelolaan armada perusahaan agar terencana dengan baik. Fleet Manager yang bijak untuk pemeliharaan armada dengan baik akan berdampak baik pula pada transportasi nantinya. Seperti bisa kita cerna bahwa dengan Fleet Manager proses administrasi kendaraan akan teratur dan terorganisir sesuai dengan waktu dan biaya yang dikeluarkan.
3. Document Management System
Kemudian, fitur ketiga ini mempermudahkan Anda dalam mengelola dokumen kendaraan termasuk kontrak sewa dan premi asuransi. Anda sebagai pemilik akan merasa banyak keuntungan jika menggunakan Fleet Management Software karena kinerja kendaraan akan terpantau dengan baik. Selain itu, Fleet Management Software menawarkan expiration alert otomatis, sehingga dengan fitur ini bisa mengetahui kapan tenggat waktu kinerja kendaraan.
4. Internal Transfer Management
Fitur keempat yakni Internal Transfer Management mencakup seperti memudahkan dalam memproses dan memonitor perpindahan setiap kendaraan dari satu lokasi ke lokasi internal ini. Jadi, keunggulan lain dari fitur ini para pemilik dapat memantau secara otomatisasi segala proses pendistribusian ataupun perpindahan yang dilakukan oleh kendaraan. Sehingga tidak akan terjadi penyalahgunaan, serta akan terbantu jika ada kecelakaan dalam proses perpindahan itu.
5. Driver Tracking
Lalu, fitur kelima, Anda dapat melacak pengemudi yang bertanggung jawab atas kendaraan. Sehingga Anda tidak perlu takut akan hal yang tidak inginkan karena Anda dapat memonitor itu secara langsung dan efektif karena Fleet Management Software memudahkan dengan berbasis digital. Selain itu, pelacakan ini juga bisa memantau jika terjadi kecelakaan, perusahaan bisa segera mengirimkan bantuan. Juga, memulihkan kondisi bisnis secepat mungkin untuk mengurangi potensi penundaan bagi pelanggan.
6. Internet of Things Integration
Fitur terakhir yang HashMicro sajikan pada Fleet Management Software adalah pada sistem ini dapat mengintegrasikan dengan IoT untuk lokasi kendaraan. Selain itu, dapat melacak penggunaan odometer dan bahan bakar, serta memantau maintenance. Dengan menggunakan Fleet Management Software, maka Anda bisa mengoptimalkan penggunaan odometer dan bahan bakar.
Manfaat Penerapan Fleet Management
Dengan menggunakan manajemen armada ini, perusahaan bisa mengatur segala kegiatan operasional dengan efektif.
Tidak hanya itu, software ini juga memiliki banyak kegunaan lainnya. Berikut merupakan beberapa manfaat penerapan dari fleet management:
Mengefisienkan jarak tempuh
Jarak tempuh dapat perusahaan kontrol dengan baik melalui pemakaian kendaraan yang seimbang dan rute yang efisien. Dengan Fleet Management System yang terintegrasi dengan GPS dapat mempermudah perusahaan untuk mengetahui durasi operasional setiap kendaraan. Dengan begitu, perusahaan dapat dengan mudah mengaturnya kembali agar lebih seimbang. Selain itu, manajemen fleet juga mempermudah perusahaan untuk mengetahui perencanaan rute dan pendelegasian tugas kendaraan yang paling dekat dengan tujuan.
Memperbaiki integritas dan kinerja pengemudi
Fleet management system yang terintegrasi dengan GPS dan driver tracker memungkinkan perusahaan melakukan pemantauan kendaraan dan pengemudi secara real-time. Dengan begitu, perusahaan juga dapat mengetahui laporan pemantauan integritas pengemudi, seperti parameter perilaku berkendara. Hasil tersebut dapat perusahaan gunakan untuk memperbaiki integritas pengemudi. Hal ini juga berguna untuk mengurangi risiko terjadinya kecelakaan, mengontrol konsumsi bahan bakar dan keausan kendaraan. Bahkan dengan mengetahui integritas pengemudi, perusahaan juga dapat meningkatkan kepatuhan hukum pengemudi ketika berkendara.
Baca Juga: Pentingnya Fleet Management System untuk Perusahaan
Mengelola tugas secara digital
Dengan sistem manajemen fleet, perusahaan dapat mengetahui pengemudi yang tersedia. Dengan begitu, perusahaan dapat memberikan tugas secara otomatis dan mudah melalui sistem. Terlebih jika sistem yang perusahaan gunakan berbasis aplikasi web dan mobile. Tentunya hal tersebut dapat mengefisienkan pengelolaan dan pengintegrasian kendaraan di berbagai lokasi hanya dengan satu platform. Bahkan perusahaan dapat dengan mudah memantau dan melacak progres penyelesaian tugas.
Mengotomatisasi laporan kendaraan
Manajemen fleet mempermudah perusahaan untuk memperoleh laporan kendaraan dengan mudah dan akurat. Hal tersebut juga berguna untuk mengefisienkan pekerjaan dan meminimalisir human error. Dengan Fleet Management System terbaik, laporan kendaraan dapat dibuat secara mudah dengan hasil yang akurat. Bahkan laporan kendaraan dapat perusahaan sesuaikan dalam berbagai diagram hanya dengan satu sistem. Bahkan sistem ini dapat perusahaan integrasikan dengan Sistem Akuntansi. Dengan begitu, perusahaan dapat lebih mudah untuk mengkalkulasi, mengalokasikan hingga menganalisis pendapatan dan biaya untuk kendaraannya.
Mengefektifkan penggunaan bahan bakar
Dengan penerapan manajemen fleet yang tepat, perusahaan dapat mengelola bahan bakar secara lebih efektif. Manajemen bahan bakar yang efektif dapat menghemat pengeluaran perusahaan. Terlebih dengan ketidakstabilan bahan bakar yang sulit perusahaan prediksi. Menghitung pengeluaran bahan bakar secara manual sangat memakan waktu dan berisiko terjadi human error. Namun dengan kemudahan fleet management system, perusahaan dapat memantau penggunaan bahan bakar secara otomatis, sehingga dapat disesuaikan agar tetap efisien dan tidak memboros pengeluaran.
Pemeliharaan kendaraan tepat waktu
Perusahaan perlu menjaga kondisi kendaraannya agar tetap prima. Dengan fleet management, perusahaan dapat mengontrol jadwal pemeliharaan kendaraan secara berkala dan tepat waktu. Pemeliharaan secara tepat waktu ini dapat menghindari kerusakan kendaraan yang justru dapat mengakibatkan membengkaknya pengeluaran. Dengan kata lain, manajemen fleet dapat membantu perusahaan mengurangi pengeluaran untuk maintenance. Perusahaan juga dapat mengintegrasikannya dengan Sistem Manajemen Reparasi untuk memudahkan prosedur reparasi kendaraannya.
Baca Juga: 5 Manfaat Fleet Management Bagi Perusahaan Rental Mobil
Fleet Management System yang Dapat Perusahaan Gunakan
Setelah mengetahui pengertian dan manfaat pentingnya, perusahaan perlu mempertimbangkan Sistem Manajemen Fleet terbaik untuk mengoptimalkan pengelolaan fleet. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu khawatir akan kesulitan dalam mengatur segala operasional terkait armada kendaraannya. Tentu saja perusahaan memerlukan fleet management system yang efektif dan tepat. Berikut beberapa rekomendasi fleet management system yang dapat perusahaan gunakan.
HashMicro – Fleet Management System
Fleet Management dari HashMicro mempunyai dengan berbagai fitur untuk mengoptimalkan pengelolaan kendaraan perusahaan. Perusahaan tidak perlu khawatir akan kesulitan dalam melacak kendaraan perusahaan menggunakan fitur yang terintegrasi dengan GPS dan IoT (Internet of Things). Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi kendaraan, pemakaian odometer dan bahan bakar hingga secara real-time. Selain GPS tracking, perusahaan juga dapat melacak pengemudi yang bertanggung jawab atas kendaraan dengan fitur driver tracking. Dengan begitu, perusahaan dapat semakin mudah mengontrol dan menjaga kondisi kendaraannya agar tetap prima.
Dalam upaya menjaga kondisi kendaraan agar tetap prima, perusahaan dapat melacak seluruh nilai kendaraan, termasuk biaya penyewaan dan pemeliharaan dengan fitur cost tracking. Perusahaan juga bisa mengoptimalkannya dengan fitur maintenance scheduling. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan penjadwalan inspeksi dan pemeliharaan rutin kendaraan secara tepat waktu. Penjadwalan dapat perusahaan lakukan secara otomatis dengan proses administrasi yang mudah. Dengan begitu, perusahaan dapat mempertahankan kinerja kendaraan yang optimal.
Selain itu, perusahaan juga dapat dengan mudah memproses dan mengontrol perpindahan setiap kendaraan antar lokasi internal dengan fitur internal transfer management. Bahkan perusahaan dapat mengelola dokumen kendaraan, seperti kontrak sewa dan premi asuransi secara otomatis dengan document management system. Dengan kemudahan dari berbagai fitur pada Sistem Manajemen Fleet, pada akhirnya perusahaan dapat memperoleh laporan yang akurat dengan mudah.
Artikel Terkait: 4 Rekomendasi Fleet Management System untuk Perusahaan Taksi
Kesimpulan
Fleet Management System yang efektif sangat penting untuk membantu perusahaan dalam mengelola kendaraan di perusahaan secara optimal. Melihat pentingnya manajemen fleet ini, HashMicro menghadirkan layanan Automated Fleet Management untuk membantu perusahaan menjalankan manajemen fleet. Perusahaan dapat memantau, mengontrol hingga memelihara kendaraan mereka hanya dengan satu platform. Dengan begitu, keberlangsungan bisnis perusahaan berjalan dengan lancar dan dapat menjangkau lebih banyak masyarakat.
Sistem manajemen fleet ini menawarkan berbagai fitur dan manfaat yang dapat menjadi solusi bagi perusahaan Anda. Bahkan sistem manajemen fleet milih HashMicro ini juga dapat perusahaan integrasikan dengan berbagai sistem lainnya, seperti Sistem HRM dan berbagai sistem lainnya. Dengan begitu, Anda dapat mengotomatiskan prosedur penggajian, perhitungan pajak, kehadiran hingga cuti karyawan yang bertanggung jawab atas kendaraan perusahaan. Untuk mengetahui lebih lanjut, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga Fleet Management System dari hashMicro. Anda juga dapat menjadwalkan demo gratis sekarang!
