Pentingnya Manajemen file system adalah suatu metode dan struktur data yang digunakan perusahaan untuk dapat mengatur dan mengorganisir file yang ada pada disk atau partisinya. Manajemen file atau biasa disebut juga file system disebut sebagai disk atau partisi yang digunakan untuk menyimpan file-file tertentu. Manajemen file ini sangat penting bagi perusahaan karena sewaktu-waktu pasti dibutuhkan. Hal ini juga untuk bisa memudahkan yang bersangkutan untuk menggunakannya. Pada kegiatan bisnis pastinya tak akan asing lagi mengenai File management yang berkaitan dengan dokumen.
Biasanya, perusahaan memiliki banyak dokumen berbentuk kertas yang perlu disimpan dengan baik agar tak hilang. Namun, di masa sekarang ini dalam penyimpanan dokumen seperti itu tampaknya sudah kurang efektif. Sehingga banyak perusahaan telah beralih menggunakan Document Management System (DMS) yang mana memiliki banyak kelebihan salah satunya Anda tak perlu lagi memakan waktu lama untuk mencari selembar dokumen. Maka pentingnya file management untuk perusahaan dengan keberadaaan hal tersebut membuat sistem pengelolaan dokumen menjadi jawaban atas berbagai permasalahan pengelolaan Dokumen manual.
Baca juga : Document Management System: Solusi Cerdas Tinggalkan Metode Manual!
Daftar Isi
Apa Itu File Management System?
Masih banyak perusahaan yang menggunakan metode penyimpanan manual tentunya memerlukan banyak waktu hanya untuk mencari selembar dokumen. File management system adalah sebuah sistem yang sering perusahaan gunakan untuk mengelola dokumen. Dengan menggunakan sistem ini Anda tak perlu lagi merasa kesulitan dalam mengelola dokumen. Sebab file management system memiliki banyak manfaat serta fitur yang Anda rasakan. Seperti misalnya, memindai, mendigitalisasi, menyetujui, mempercepat, serta hanya satu klik saja.
Pada hal ini, software yang juga dapat memungkinkan para penggunanya untuk masuk ke dalam sistem secara bersamaan. File management system dapat menangani dokumen secara elektronik mulai dari dokumen yang masih berbentuk draft hingga pada saat penyimpanan. Apabila Anda sedang berada pada luar kantor dan ingin mengakses dokumen, sistem ini dapat Anda gunakan kapanpun.
Baca juga : Kemudahan berbagi dokumen tanpa batasan media penyimpanan HashMicro
Fitur Utama File Management System
HashMicro adalah penyedia DNS terbaik yang dapat Anda gunakan. File management system yang HashMicro miliki mempunyai fitur utama yang bisa Anda gunakan untuk perusahaan Anda dalam kegiatan operasional bisnis Anda.
Folder dan subfolder management
Pada dokumen ini dapat tercetak secara fisik untuk bisa membutuhkan waktu yang lama dalam proses pencarian. Perusahaan jika masih menggunakan secara manual harus mencari dokumen A-Z dan tahun dokumen. HashMicro memiliki fitur yang dapat mempermudah Anda dalam mengelompokan dokumen melalui folder dan subfolder untuk bisa menyimpan file dalam kategori yang sama.
Terdapat banyak sekali jenis dokumen dan file yang Anda simpan dalam sebuah folder. Bahkan sebuah folder dapat juga tersimpan pada folder yang lain sebagai sub-folder. Secara umum, aktivitas pembuatan suatu folder pada komputer adalah untuk menyimpan sesuatu yang terdasari oleh jenis atau kategorinya.
Document dan file management
Anda dapat mengelola data-data penting pada satu lokasi yang terpusat. Sehingga, akan memudahkan akses bagi siapa saja yang akan membutuhkannya. Solusi dengan menggunakan sistem berbasis cloud memungkinkan karyawan jarak jauh untuk dapat bisa mengakses komputer manapun dengan akses internet.
Komponen ini berkaitan dengan bagaimana dokumen tersimpan dalam tempat penyimpanan pusat agar dapat tertarik nantinya. Penyimpanan meliputi lokasi-lokasi spesifik yang mana masing-masing dokumen tersimpan pada dalam sistem,durasi penyimpanan,migrasi dokumen melalui media penyimpanan yang beragam, hingga penghancuran dokumen kelak.
File review and lock management
Fitur sistem DMS dari HashMicro dapat menghadirkan kemudahan bagi seluruh karyawan bisa memberikan input dan masukan seputar dokumen yang telah mereka buat. Dengan memanfaatkan proses persetujuan, kontrol serta validasi yang terintegrasi sepenuhnya, dengan sepenuhnya, dengan aktivitas,obrolan dan aturan dari tindakan untuk dapat memastikan semuanya yang perusahaan lakukan oleh Anda tepat pada waktu yang tepat.
Dan pastinya, keamanan dokumen jelas tidak bisa terabaikan dalam sistem manajemen dokumen. Apalagi, kemajuan teknologi digital sayangnya juga diiringi dengan kecanggihan ancaman keamanan seperti crypto-ranson malware. Oleh karena itu, menyimpan dokumen pada tempat penyimpanan pusat yang aman jelas adalah sebuah kewajiban.
Aspek keamanan lainnya yang juga perlu dapat diperhatikan adalah pencadangan atau backing up (back up). Tanpa adanya dokumen backup, perusahaan Anda berpotensi mengalami kerugian luar biasa, terutama jika terdapat serangan virus atau peretas hingga adanya bencana alam atau kebakaran.
Access management
Anda dapat membuat batasan terkait siapa saja nantinya yang dapat mengakses sebuah file berdasarkan wewenang atau jabatan pada perusahaan Anda. Tentunya hal ini dapat menghindari terjadinya kebocoran data dokumen. Access management menjadi kunci dalam sistem manajemen dokumen, yang berkaitan dengan bagaimana dokumen ditarik dari penyimpanan pusat.
Pada proses tersebut cukup terbilang kompleks karena mengatur juga soal akses dan izin ke masing-masing dokumen. Pada pengguna bisa mengakses dokumen berdasarkan identifikasi unik yang bisa terkehendaki, misalnya metadata dan istilah pencarian spesifik.
Versioning and timeline management
Beberapa software biasanya perlu untuk melakukan update manual sehingga perlu memanggil pihak vendor. Namun, jika Anda menggunakan DMS dari HashMicro Anda dapat mengupdate versi terbaru dokumen pada perusahaan dengan lebih mudah dan cepat.
Expiry Management
Fitur ini dapat memberikan notifikasi otomatis pada pemegang dokumen. Misalnya STNK, bahwa tanggal pada kadaluarsa tersebut sudah dekat dan perlu untuk diperbaharui. Terintegrasi dengan sistem timesheet dapat mempermudahkan perusahaan untuk dapat melacak tanggal kadaluarsa dokumen penting perusahaan.
Pada dasarnya expiry management adalah proses dimana dokumen dimasukkan atau dikeluarkan dari sistem, dan memungkinkan pengguna untuk dapat mengakses dokumen versi terkini atau versi sebelumnya. Karena dokumen pasti akan diperbaharui dari waktu ke waktu, expiry management pun dibutuhkan untuk memastikan pengguna masih bisa mengakses salinan versi sebelumnya sebagai referensi.
Baca juga : Document Management System: Solusi Cerdas Tinggalkan Metode Manual!
Manfaat Dari File Management System
Manfaat file management system diantaranya terkait, dapat mengurangi resiko kehilangan file atau data yang contohnya terhapusnya file yang tidak disengaja, file tersimpan yang letaknya dimana saja dan tidak teratur serta dapat memudahkan kita dalam mencari file tersebut, lalu dapat menghemat kapasitas penyimpanan dengan melakukan penghapusan file atau data yang sudah tidak terpakai. Agar mendapatkan manfaat dari memanajemen file, maka dari kita harus dapat melakukan manajemen file dengan baik dan benar.
Pada penggunaan sistem DMS pada perusahaan dapat mengurangi pemakain kertas sehingga lebih efisien. Penyimpanan secara online bisa mencegah perusahaan kehilangan dokumen penting dan mengatasi resiko human error. Pencarian file dokumen, update, dan pendistribusian dapat berjalan dengan lebih cepat. Pada File management system dapat menekankan biaya overhead misalnya fotocopy, filing, cabinet, dan sebagainya.
File Management System dapat mengakses informasi yang lebih cepat dan akurat karena penyimpanan dapat Anda lakukan secara digital sehingga akan lebih aman dari resiko kehilangan dokumen. Selain itu, Anda dapat mengelola dokumen yang berhubungan dengan aset perusahaan dalam satu sistem yang terintegrasi dengan menggunakan Asset Management System.
Baca juga : Apa Itu Sistem Manajemen Aset dan Manfaatnya Pada Bisnis
Kesimpulan
Penyimpanan dokumen secara manual tentunya sangat menguras waktu dan tenaga. Sehingga, tak ada salahnya bagi Anda untuk dapat memulai beralih ke sistem yang lebih modern. Salah satunya adalah penggunaan Sistem Manajemen Dokumen dari HashMicro. Tinggalkan cara lama berbagai dokumen lewat server cloud yang bebas kertas. Selain DMS, HashMicro menyediakan layanan software lainnya seperti ERP, Accounting, POS dan lain-lainnya.
