Apakah Anda mengalami kesulitan dalam mengelola pemeliharaan gedung yang Anda miliki? dalam hal ini Anda harus mengenal apa itu facility management software.
Ketika perusahaan membangun suatu gedung, tentu pihak manajemen harus bisa memelihara fasilitas yang ada dalam jangka waktu yang panjang.
Untuk itu, manajemen fasilitas ini bisa membantu perusahaan dalam mempertahankan kualitas dan pemeliharaan dari gedung yang ada.
Tanpa adanya dukungan dari software ini, perusahaan dapat menghadapi tantangan serius, seperti terjadi peningkatan biaya operasional dan sulit untuk mengelola fasilitas yang ada.
Ingin mengetahui apa itu sistem manajemen fasilitas? Simak terus artikel berikut.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Daftar Isi
Apa itu Manajemen Fasilitas?
Facility Management adalah suatu proses pemeliharaan fasilitas yang dilakukan agar suatu organisasi dapat memenuhi kebutuhan bisnisnya.
Manajemen fasilitas berfungsi dalam mengintegrasikan seluruh sumber daya, dalam lingkungan yang perusahaan bangun, dengan tujuan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Karena manajemen fasilitas bertujuan untuk mengelola fasilitas yang ada, sistem manajemen ini cocok untuk digunakan bagi gedung perkantoran, pusat perbelanjaan, rumah sakit, dan fasilitas industri yang kompleks seperti pabrik.
Jika perusahaan tidak menggunakan manajemen fasilitas, perusahaan akan kesulitan dalam memantau, merawat, dan mengelola aset fisik seperti gedung, peralatan, dan infrastruktur.
Hal ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya perawatan yang tidak terencana dan ketidakmampuan untuk merespons perubahan atau perbaikan yang diperlukan secara cepat.
Baca juga Apa Itu Sistem Manajemen Aset dan Manfaatnya Pada Bisnis
Manfaat Utama Penerapan Facility Management Software
Facility Management sangat bermanfaat bagi perusahaan karena dengan sistem tersebut perusahaan dapat mengecek, mengelola serta menjaga fasilitas gedung secara menyeluruh melalui satu panel terintegrasi.
Dengan integrasi manajemen fasilitas yang optimal tersebut, fasilitas perusahaan akan senantiasa terjaga dan seluruh karyawan perusahaan dapat merasakan gedung yang aman, nyaman, dan efisien.
Selain itu, facility management software memiliki manfaat lainnya yaitu :
1. Facility Management Software membantu membuat rincian dokumen dan akses cepat
Dengan bantuan sistem, pihak manajemen bisa mendapatkan rincian lengkap terkait fasilitas perusahaan.
Rincian tersebut berisi terkait dengan detail inventaris perusahaan, fasilitas apa saja yang kurang, rusak atau harus perusahaan ganti.
Rincian tersebut dapat Anda akses dengan cepat, sehingga proses perbaikan atau penambahan dapat perusahaan tangani dengan efisien.
2. Facility Management Software mempermudah akses yang ada
Sistem kemudian akan mempermudah pengecekkan kondisi dan keadaan fasilitas perusahaan dengan cepat dan mudah.
Selain itu Anda dapat menjadwalkan proses maintenance dimanapun dan kapanpun, sehingga Anda tidak perlu bertemu dengan pihak tertentu untuk menjadwalkan proses pemeliharaan fasilitas.
Karena proses penjadwalan dapat Anda atur secara otomatis dengan sistem. Dalam hal ini, fokus utama adalah menyediakan kerangka kerja dan fasilitas yang maksimal.
Tanpa software yang baik ini, maka proses mengumpulkan dan menyimpan informasi terkait kapan suatu barang harus perusahaan perbaiki atau ganti akan semakin sulit.
3. Facility Management Software memberikan satu platform terintegrasi
Dokumen-dokumen terkait dengan bangunan yang ada tentu harus tersimpan dengan baik.
Sistem ini bisa membantu dalam mengurus seluruh dokumen yang berkaitan dengan fasilitas perusahaan dengan mudah.
Tidak hanya itu, dokumen bisa Anda akses dari satu sistem terintegrasi dari manapun dan kapanpun.
Anda dapat memastikan semua fasilitas tetap dalam kondisi yang optimal. Hal ini mencakup kebutuhan biaya dan penanggung jawab yang dapat diakses.
4. Facility Management Software meningkatkan efisiensi pengelolaan kontrak
Dengan menggunakan Sistem manajemen fasilitas yang baik Anda dapat mengelola kontrak perawatan, perbaikan atau proses maintenance dalam satu repositori efisien.
Sehingga dapat mengotomatiskan manajemen sewa, kontrak, pembayaran angsuran dan pemeliharaan fasilitas.
Serta mengelola kontrak dengan penyewa dengan mudah, secara real-time dan otomatis.
5. Facility Management Software meningkatkan transparansi seluruh kegiatan operasional
Manajemen fasilitas mampu memberikan gambaran pada keseluruhan fasilitas dan pemeliharaan yang ada.
Oleh karena itu, penting menempatkan kebutuhan peliharaan, manajemen vendor, dan layanan dalam satu sistem.
Dengan informasi yang terpusat memungkinkan tim manajemen untuk mengawasi progres tugas, alokasi sumber daya, dan perkembangan masalah secara real-time.
Hasilnya, keputusan diambil berdasarkan data akurat, memungkinkan perbaikan efisiensi, serta peningkatan keseluruhan produktivitas operasional.
6. Facility Management Software membuat laporan keuangan per aset dan fasilitas
Mengelola fasilitas dengan biaya berlebihan serta tidak sesuai dengan rancangan biaya awal bisa menimbulkan dampak buruk bagi perusahaan.
Maka dari itu, manajemen fasilitas perusahaan berperan penting untuk mempermudah pengelolaan dan pemantauan alokasi dana yang ada.
Dengan bantuan sistem, seluruh biaya untuk perawatan dan pengelolaan gedung akan lebih optimal dan efisien.
Demikian, perusahaan tidak perlu khawatir adanya biaya keluar berlebihan, karena sistem akan menghitung anggaran sesuai dengan rencana awalnya.
Jika Anda sudah mempertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen fasilitas, dapat dilihat skema harganya agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda
6 Fitur Utama Facility Management Software
Dalam menjalankan fungsinya facility management software memiliki fitur utama yang dapat menunjang sistem pengelolaan fasilitas yang baik.
Berikut adalah fitur-fitur utama yang harus software manajemen fasilitas miliki manajemen fasilitas :
-
Facility area management
Untuk dapat mengidentifikasi area-area yang membutuhkan pemeliharaan lebih lanjut, tentu pihak manajemen harus mengetahui apa yang bermasalah.
Fitur ini memberikan pandangan komprehensif mengenai seluruh area fasilitas perusahaan.
Dengan informasi yang tersedia, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi perbaikan yang dapat meningkatkan produktivitas dan kenyamanan bagi karyawan serta pengunjung.
-
Facility database management
Dalam proses pemeliharaan fasilitas yang ada, tentu dibutuhkan dokumen-dokumen resmi dari gedung tersebut.
Untuk itu, fitur ini memungkinkan perusahaan untuk secara terperinci mengelola semua informasi terkait fasilitas termasuk data inventaris, perawatan berkala, riwayat pemeliharaan, dan informasi kontak pemasok.
Dengan database yang terorganisir, perusahaan dapat dengan cepat mengakses informasi yang diperlukan dan membuat keputusan strategis berdasarkan data yang akurat.
-
Work order management
Dengan fitur ini, Anda dapat mengelola SDM atau teknisi yang Anda butuhkan untuk menangani permintaan maintenance atau pemeliharaan secara tepat waktu, dan dengan anggaran yang tepat.
Dalam hal ini, Anda tidak perlu lagi menunggu lama untuk menemukan teknisi untuk keperluan perbaikan dan pemeliharaan, karena hal tersebut sudah otomatis terkelola pada sistem.
Dengan pemeliharaan atau perbaikan yang tepat waktu, tentunya tidak akan menghambat kegiatan bisnis Anda.
-
Helpdesk
Dengan fitur Helpdesk, perusahaan dapat menerima laporan masalah atau permintaan layanan dari karyawan melalui portal atau formulir online.
Kemudian, perangkat lunak ini mengorganisir, mendokumentasikan, dan melacak setiap permintaan tersebut, memastikan bahwa mereka ditangani dengan cepat dan efisien.
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan responsibilitas terhadap karyawan dan memberikan pengalaman kerja yang lebih baik bagi seluruh tim.
-
Maintenance & Scheduling
Pada fitur ini, Anda akan mendapatkan informasi lengkap seputar kondisi fasilitas perusahaan sehingga memudahkan petugas maintenance untuk mengatur jadwal perawatan berikutnya.
Dalam hal ini, Anda dapat memberitahukan jadwal maintenance yang telah ditentukan sebelumnya pada seluruh karyawan perusahaan.
Dengan ini, mereka bisa bersiap untuk menghadapi proses maintenance tersebut, dan mereka bisa memilih opsi fasilitas lain untuk menggantikannya
-
Maintenance reporting analysis
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk secara rinci menganalisis laporan pemeliharaan fasilitas, termasuk perbaikan, perawatan rutin, dan inspeksi.
Dengan analisis ini, perusahaan dapat mengidentifikasi tren pemeliharaan, mengevaluasi efisiensi operasional, dan merencanakan perbaikan yang diperlukan dengan lebih tepat waktu.
Hal ini memungkinkan perusahaan menghemat biaya pemeliharaan, memperpanjang masa pakai aset, dan memastikan fasilitas beroperasi dengan optimal.
Lebih Lanjut
Kesimpulan
Ketika melakukan proses pemeliharaan fasilitas yang ada, hal ini tentu bisa menjadi tantangan tersendiri bagi pihak manajemen. Jika perusahaan lalai dalam mengelola fasilitas yang ada, tidak hanya hal ini akan memakan waktu tetapi biaya yang dikeluarkan juga semakin banyak.
Untuk itu, pihak perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen fasilitas yang ada untuk membantu mengelola proses pemeliharaan yang ada. Dengan sistem ini, perusahaan bmampu mengoptimalkan kinerja dan memastikan agar fasilitas tersebut selalu berfungsi dengan baik, secara berkelanjutan, ekonomis, efisien dan efektif serta dengan berpegang pada prinsip sustainability.
Jika Anda tertarik untuk mengoptimalkan pengelolaan fasilitas perusahaan dengan software manajemen fasilitas, Segera jadwalkan demo gratis sekarang bersama tim marketing kami!
