Pada masa kini, banyak perusahaan yang membangun perkantoran dengan gedung bertingkat. Akan tetapi, seiring berjalannya waktu fasilitas tersebut mungkin mengalami kerusakan. Untuk menghindari hal tersebut, diperlukan sistem pemeliharaan yang optimal. Dalam hal ini, facility management software dapat menjadi solusi strategis untuk memelihara fasilitas perusahaan.
Penggunaan Sistem manajemen fasilitas di suatu perusahaan tentunya akan memudahkan proses optimalisasi dan proses pemeliharaan seluruh fasilitas kantor. Dengan fasilitas gedung yang aman tentunya akan meningkatkan produktivitas kerja dan perusahaan dapat mencapai tujuan yang perusahaan harapkan. Ingin mengetahui apa itu sistem manajemen fasilitas? Simak terus artikel berikut.
Baca juga Sistem Informasi Manajemen adalah: Manfaat & Contoh Penerapannya
Daftar Isi
Apa itu Manajemen Fasilitas?
Facility Management adalah suatu proses pemeliharaan fasilitas keseluruhan perusahaan atau serangkaian kegiatan yang dilakukan agar suatu organisasi dapat memenuhi kebutuhan bisnisnya. Dengan meningkatnya efisiensi dalam pemeliharaan aset dan pengawasan fasilitas, tentunya akan menghindari adanya pemborosan untuk penggantian barang.
Proses pengelolaan manajemen fasilitas terdiri dari beberapa aspek yaitu, perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan. Selain itu, manajemen fasilitas berfungsi dalam mengintegrasikan seluruh sumber daya, dalam lingkungan yang perusahaan bangun, dengan tujuan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Berkaitan dengan manajemen dan pemeliharaan fasilitas perusahaan, manajemen fasilitas sangat penting untuk menyeimbangkan seluruh kepentingan berdasarkan tuntutan kebutuhan yang cenderung berubah dengan cepat.
Manajemen fasilitas juga dikenal sebagai suatu kegiatan pemeliharaan yang direncanakan dengan sunguh-sungguh melalui pengawasan secara berkala. Hal tersebut untuk memastikan seluruh fasilitas perusahaan atau aset perusahaan senantiasa siap untuk dipakai (ready to use). Sehingga kegiatan bisnis menjadi efektif dan efisien guna mewujudkan tujuan bersama.
Facility Management System sebagai suatu solusi efektif untuk mengelola fasilitas perusahaan yang sangat tepat, menyeluruh dan terpadu untuk mempertahankan dan memelihara seluruh fasilitas perusahaan sesuai dengan tujuan. Manajemen fasilitas dapat membantu memastikan fungsionalitas, keamanan, kenyamanan gedung perusahaan beserta seluruh fasilitas yang ada.
Baca juga Fungsi ERP bagi Efisiensi Manajemen Perusahaan
Manfaat Utama Penerapan Facility Management Software
Facility Management Software sangat bermanfaat bagi perusahaan karena dengan sistem tersebut perusahaan dapat mengecek, mengelola serta menjaga fasilitas gedung perusahaan secara menyeluruh melalui satu panel yang terintegrasi.
Dengan integrasi manajemen fasilitas yang optimal tersebut, fasilitas perusahaan akan senantiasa terjaga dan seluruh karyawan perusahaan dapat merasakan gedung yang aman, nyaman, dan efisien. Sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka dan terlibat langsung dalam kemajuan perusahaan. Selain itu, facility management software memiliki manfaat lainnya yaitu :
1. Facility Management Software membantu membuat rincian dokumen dan akses cepat
Dengan facility management software Anda sebagai manajer perusahaan akan dengan mudah mendapatkan rincian secara lengkap mengenai fasilitas perusahaan. Rincian tersebut berisi terkait dengan detail inventaris perusahaan, fasilitas apa saja yang kurang, rusak atau harus perusahaan ganti.
Rincian tersebut dapat Anda akses dengan cepat dan mudah, tanpa harus mengecek langsung satu persatu fasilitas perusahaan. Sehingga proses perbaikan atau penambahan dapat perusahaan tangani dengan cepat dan efisien.
2. Facility Management Software mempermudah akses yang ada
Dengan Facility Management System Anda sebagai manajer perusahaan dapat dengan mudah mengecek kondisi dan keadaan fasilitas perusahaan dengan cepat dan mudah. Selain itu Anda dapat menjadwalkan proses maintenance dimanapun dan kapanpun, sehingga Anda tidak perlu bertemu dengan pihak tertentu untuk menjadwalkan proses pemeliharaan fasilitas.
Karena proses penjadwalan dapat Anda atur secara otomatis dengan sistem. Dalam hal ini, fokus utamanya adalah menyediakan kerangka kerja dan fasilitas yang maksimal, sehingga berbagai kekurangan dapat teratasi dengan cepat dan tepat.
Tanpa facility management software yang baik ini, maka proses mengumpulkan dan menyimpan informasi terkait kapan suatu barang harus perusahaan perbaiki atau ganti akan semakin sulit.
3. Facility Management Software memberikan satu platform terintegrasi
facility management software dapat membantu Anda dalam mengurus seluruh dokumen yang berkaitan dengan fasilitas perusahaan dengan mudah. Karena seluruh kebutuhan dokumen yang Anda butuhkan tersedia pada sistem. Anda dapat mengaksesnya kapanpun melalui satu sistem yang terintegrasi.
Anda dapat memastikan semua fasilitas perusahaan tetap dalam kondisi yang optimal setiap saat. Hal ini mencakup kebutuhan biaya, dan penanggung jawab, yang dapat diakses dalam satu platform.
4. Facility Management Software meningkatkan efisiensi pengelolaan kontrak
Dengan menggunakan Sistem manajemen fasilitas yang baik Anda dapat mengelola kontrak perawatan, perbaikan atau proses maintenance antara dan penyewa dalam satu repositori yang efisien.
Sehingga dapat mengotomatiskan manajemen sewa, kontrak, pembayaran angsuran dan pemeliharaan fasilitas. Serta mengelola kontrak dengan penyewa dengan mudah, secara real-time dan otomatis.
5. Facility Management Software meningkatkan transparansi seluruh kegiatan operasional
Manajemen fasilitas mampu memberikan gambaran pada keseluruhan fasilitas dan pemeliharaan yang ada. Oleh karena itu, penting menempatkan kebutuhan peliharaan, manajemen vendor, dan layanan dalam satu sistem yang sama.
Dengan informasi yang terpusat memungkinkan tim manajemen untuk mengawasi progres tugas, alokasi sumber daya, dan perkembangan masalah secara real-time. Hasilnya, keputusan dapat diambil berdasarkan data akurat, memungkinkan perbaikan efisiensi, penghematan biaya, serta peningkatan keseluruhan produktivitas operasional.
6. Facility Management Software membuat laporan keuangan per aset dan fasilitas
Mengelola fasilitas dengan biaya berlebihan serta tidak sesuai dengan rancangan biaya awal bisa menimbulkan dampak buruk bagi perusahaan.
Maka dari itu, manajemen fasilitas perusahaan berperan penting untuk mempermudah pengelolaan dan pemantauan alokasi dana yang ada. Dengan bantuan sistem, seluruh biaya untuk perawatan dan pengelolaan gedung akan lebih optimal dan efisien. Demikian, perusahaan tidak perlu khawatir adanya biaya keluar berlebihan, karena sistem akan menghitung anggaran sesuai dengan rencana awalnya.
Baca juga Apa Itu Sistem Manajemen Aset dan Manfaatnya Pada Bisnis
6 Fitur Utama Facility Management Software
Dalam menjalankan fungsinya facility management software memiliki fitur-fitur utama yang dapat menunjang sistem pengelolaan fasilitas yang baik. Sehingga dapat mengintegrasikan orang, tempat dan proses dalam lingkungan, dengan tujuan meningkatkan kualitas Hidup dan produktivitas bisnis Inti. Berikut adalah fitur-fitur utama yang harus software manajemen fasilitas miliki manajemen fasilitas :
-
Property/asset management
Dengan fitur ini, Anda sebagai manajer perusahaan dapat dengan mudah memantau anggaran yang perusahaan keluarkan untuk pemeliharaan fasilitas perusahaan. Biaya tersebut dapat mencakup biaya pemakaian,penyewaan, pembelian, depresiasi, perawatan, dan penggantian fasilitas. Tak hanya itu Anda dapat mengawasi penggunaan biaya tersebut melalui satu platform secara real-time dan mudah. Sehingga rincian biaya yang telah terpakai akan tertera langsung pada sistem. Sebagai penyedia layanan Software ERP terbaik HashMicro memberikan fitur Property/Asset Management terbaik, yang dapat memantau keseluruhan biaya untuk manajemen fasilitas dengan mudah dalam satu panel secara real-time.
-
Facility leasing management
Fitur ini dapat membantu Anda dalam mengelola proses penyewaan fasilitas dan aset lainnya yang Perusahaan butuhkan dengan mudah dan cepat. Dengan fitur ini, Anda dapat memeriksa terlebih dahulu kondisi fasilitas atau barang tersebut, sebelum memutuskan untuk menyewa. Tak hanya itu Anda dapat memeriksa kembali kondisi fasilitas setelah masa sewa habis. Dengan layanan Manajemen fasilitas dari HashMicro memberikan fitur Facility Leasing Management sehingga Anda dapat mengelola kepentingan sewa fasilitas dan aset lainnya dengan mudah. Selain itu, Anda dapat memeriksa kembali kondisi fasilitas setelah masa sewa selesai.
-
Work order management
Dengan fitur ini, Anda dapat mengelola SDM atau teknisi yang Anda butuhkan untuk menangani permintaan maintenance atau pemeliharaan secara tepat waktu, dan dengan anggaran yang tepat. Dalam hal ini, Anda tidak perlu lagi menunggu lama untuk menemukan teknisi untuk keperluan perbaikan dan pemeliharaan, karena hal tersebut sudah otomatis terkelola pada sistem. Dengan pemeliharaan atau perbaikan yang tepat waktu, tentunya tidak akan menghambat kegiatan bisnis Anda. Layanan Facility Management dari HashMicro memberikan fitur Work Order Management sehingga Anda dapat mengelola petugas/teknisi yang Anda butuhkan untuk penanganan permintaan maintenance secara tepat waktu serta dengan anggaran yang dapat disesuaikan.
-
Invoice management
Fitur ini dapat membantu dalam mengelola faktur biaya yang Anda perlukan untuk pengelolaan fasilitas. Selain itu, seluruh invoice pembayaran atau pembelian untuk kepentingan fasilitas perusahaan akan terkelola dengan baik. Anda dapat memantau pengeluaran perusahaan untuk pembiayaan seluruh fasilitas, sehingga anggaran dapat transparan dan meminimalisir over budget. Selain itu, Untuk pembayaran tertunda akan muncul pada notifikasi untuk pembayaran yang tertunda. Facility Management dari HashMicro menyediakan fitur invoice management sehingga Anda dapat mengelola faktur biaya pengelolaan fasilitas dengan mudah dan mendapatkan notifikasi untuk pembayaran tertunda.
-
Maintenance & Scheduling
Pada fitur ini, Anda akan mendapatkan informasi terkait dengan lengkap seputar kondisi aset atau fasilitas perusahaan. Sehingga Memudahkan petugas maintenance untuk mengatur jadwal perawatan berikutnya. Dalam hal ini, Anda dapat memberitahukan jadwal maintenance yang telah ditentukan sebelumnya pada seluruh karyawan perusahaan. Sehingga mereka bisa bersiap untuk menghadapi proses maintenance tersebut, dan mereka bisa memilih opsi fasilitas lain untuk menggantikannya. Layanan Facility Management HashMicro memberikan fitur Maintenance & Scheduling sehingga Anda akan mendapatkan informasi terkait kondisi lengkap seputar aset dan fasilitas, untuk memudahkan petugas maintenance mengatur jadwal perawatan selanjutnya.
-
In-depth reports
Dengan fitur ini Anda sebagai manajer perusahaan akan mendapatkan laporan secara komprehensif. Terutama seputar keseluruhan fasilitas perusahaan, keuangan, aset, kondisi, dan informasi lainnya. Anda dapat mengakses informasi dan detail terkait manajemen fasilitas perusahaan dengan mudah dan efisien melalui satu sistem. Sehingga Anda tidak perlu mencari berkas informasi yang Anda perlukan satu persatu, hal ini tentunya akan merepotkan. Management Facility System dari Hashmicro memberikan kemudahan dengan fitur In-depth Reports sehingga Anda akan mendapatkan laporan secara lengkap terkait fasilitas, kondisi, biaya, aset, dan informasi lainnya dengan mudah dalam satu sistem.
Kesimpulan
Tantangan terbesar yang sering dihadapi manajer perusahaan adalah kurangnya akses ke informasi terpusat. Hal tersebut mencakup semua status operasional dan laporan fasilitas perusahaan. Sarana informasi menggunakan platform percakapan pribadi tidak akan menjadi solusi efektif untuk masalah ini. Untuk dapat memberikan respons yang lebih cepat dan lebih terpantau, manajer perusahaan memerlukan bantuan teknis yang mampu mencatat berbagai kekurangan, serta memantau langkah pemeliharaan berikutnya secara real-time, dan melacak permintaan pemeliharaan fasilitas selanjutnya.
Sistem manajemen HashMicro memiliki segudang kemudahan yang mampu mengoptimalkan kinerja perusahaan Anda. dan memastikan agar fasilitas tersebut selalu berfungsi dengan baik, secara berkelanjutan, ekonomis, efisien dan efektif serta dengan berpegang pada prinsip sustainability. Untuk memperkirakan harga software ERP yang akan Anda gunakan, Anda dapat mendownload rencana perhitungan harga Software ERP dari HashMicro sehingga Anda dapat menyesuaikan penggunaan software tersebut sesuai dengan kondisi keuangan Anda!
