Seperti yang kita ketahui, pengelolaan dokumen menjadi hal yang tidak bisa dipisahkan dari urusan bisnis. Bahkan banyak perusahaan yang menjadikan dokumen sebagai prioritas utama dalam manajemen perusahaan. Hal tersebut karena dokumen dapat memberikan dampak yang luar biasa bagi perusahaan. Di samping dokumen dapat perusahaan gunakan untuk menjamin kepastian hukum, dokumen juga berguna sebagai salah satu bahan dalam pengambilan keputusan. Bahkan di era digitalisasi saat ini sudah banyak perusahaan yang memanfaatkan teknologi dan internet dalam pengelolaan dokumen. Salah satunya dengan memanfaatkan Document Management System atau DMS.
Document Management System adalah suatu sistem dapat membantu mengelola dokumen di perusahaan sehingga meminimalisir kesalahan dan menghemat waktu untuk pemeliharaan dokumen. Saat ini sudah banyak penyedia layanan software yang menawarkan solusi mudah dalam pengelolaan dokumen, salah satunya yaitu HashMicro. sebagai penyedia layanan software masa kini, HashMicro menyediakan Document Management Software terbaik, yang dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan berbagi dokumen tanpa batasan media penyimpanan. Serta Anda dapat dengan mudah membagikan dokumen-dokumen seperti video, e-book, hingga dokumen lainnya dengan mudah dan cepat dengan penyimpanan tanpa batas.
Baca juga 8 Manfaat Utama Software HRD, Solusi Tata Kelola Manajemen SDM Bagi Perusahaan Startup
Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Document Management System?
Setiap perusahaan tentunya memiliki suatu dokumen penting yang harus dikelola. Dalam manajemen dokumen tersebut tentunya akan melibatkan proses pengumpulan, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman dokumen operasional setiap hari. Jika semua proses tersebut dilakukan secara manual tentunya akan menghabiskan banyak waktu yang mana seharusnya dapat perusahaan gunakan untuk kegiatan lain. Maka dari itu, Sistem Manajemen Dokumen hadir untuk mengefisiensikan semua proses tersebut dengan berbagai fitur yang tentunya dapat mengotomatiskan pengelolaan dokumen dalam satu panel. Document management system adalah metode penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara modern yang terintegrasi dengan sistem, sistem ini dapat mengefisiensikan pengelolaan dokumen perusahaan, menghemat waktu serta biaya.
Dengan menggunakan sistem ini Anda tak perlu kesulitan dalam mengelola dokumen dan mencarinya jika perusahaan perlukan. Karena sistem akan dengan mudah menyimpan, mencari, dan mengirim file yang Anda perlukan sesuai dengan kebutuhan. Secara singkat, Sistem Manajemen Dokumen adalah suatu solusi software yang dirancang secara khusus dengan tujuan untuk mengorganisasikan, mengamankan, menyimpan, mengirimkan, menandai, menyetujui, dan mengelola dokumen perusahaan dengan mudah.
Baca juga Sumber Daya Manusia: Peran dan Upaya Peningkatan SDM bagi Bisnis
Manfaat Document Management System untuk Perusahaan
Perusahaan yang masih menggunakan metode pengelolaan dokumen secara manual tentunya sangat merepotkan. Apalagi untuk mencari sebuah dokumen, tentunya akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Selain itu, pengelolaan secara manual tersebut juga sangat beresiko menimbulkan permasalahan yang besar bagi perusahaan, apalagi dokumen tersebut merupakan dokumen sangat penting. Untuk mengatasi hal tersebut perusahaan dapat menggunakan sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen yang terintegrasi secara otomatis, sehingga dapat mengefisiensikan pengelolaan dokumen perusahaan dan menghemat waktu dalam mencari dokumen. Selain itu Document Management System memiliki manfaat lainnya, antara lain sebagai berikut:
Digitalisasi dokumen
Dengan sistem ini Anda tidak perlu mencetak dokumen tersebut pada kertas, hal tersebut karena softfile tersebut dapat Anda langsung simpan dan kirim secara langsung. Jika suatu saat Anda membutuhkan dokumen tersebut, Anda dapat dengan mudah mencarinya tanpa harus mencari pada tumpukan kertas. Sehingga Anda dapat meninggalkan cara lama berbagi dokumen tersebut. Bahkan sistem ini menggunakan fitur berbagi dokumen langsung lewat server cloud yang bebas kertas dan ramah lingkungan.
Keamanan data terjamin
Dengan Sistem Manajemen Dokumen, Anda tidak perlu menyimpan dan menjaga tumpukan berkas yang Anda miliki dalam lemari atau brankas. Hal tersebut tentunya sangat tidak efisien dan merepotkan, bahkan sangat rentan terjadinya pencurian data atau kebocoran data. Untuk menghindari hal tersebut, penggunaan sistem manajemen dokumen dapat Anda terapkan pada perusahaan Anda. Karena DMS mampu menjamin keamanan dokumen Anda dengan enkripsi berlapis.
Mudah dalam manajemen dokumen
Document Management System dapat mempermudah Anda dalam mengelola dokumen tanpa memakan waktu lama untuk mencari data tersebut. Dokumen yang Anda perlukan dapat dengan mudah Anda temukan dengan satu klik saja. Selain itu, sistem manajemen dokumen dapat mengumpulkan dan mengelompokkan segala jenis dokumen ke dalam bentuk elektronik sistematis. Dalam hal ini, dokumen sebagai jenis objek atau informasi yang dapat perusahaan berguna sebuah unit data.
Memudahkan berbagi dokumen
DMS dapat memudahkan Anda dalam mengirimkan dokumen yang harus perusahan kirimkan, hal tersebut tentunya dapat perusahaan lakukan dengan otomatis. Sebelum itu, sistem akan mencari dokumen-dokumen yang perlu dikirimkan baik dokumen lama ataupun dokumen baru yang perusahaan miliki. Selain itu, software manajemen dokumen juga memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi ketimbang cara biasa. Keamanan software dokumen tersimpan dalam sebuah cloud yang memiliki keamanan dan privasi tinggi. Sehingga, risiko kebocoran data dapat terhindar dengan software dokumen.
Akses dokumen yang dapat diatur
Anda dapat dengan mudah mengatur dokumen yang Anda butuhkan di mana pun dan kapanpun, bahkan pada saat berada di luar kantor. Anda dapat dengan mudah mengakses langsung lewat ponsel atau laptop, sehingga jika ada keadaan darurat Anda dapat mengakses dokumen tersebut tanpa harus pergi ke kantor.
Baca juga Pengertian Manajemen SDM, Fungsi, Tujuan, dan Manfaatnya
Kesimpulan
Software dokumen atau Document Management System adalah sebuah sistem yang mampu mengelola, melacak, dan menyimpan seluruh dokumen elektronik. Selain itu, Aplikasi Manajemen Dokumen berguna untuk mengelola seluruh dokumen perusahaan dan menyimpannya dalam cloud yang aman. Software dokumen berbeda dengan penyimpanan file pada komputer. Software dokumen sebagai tempat penyimpanan otomatis dari setiap file, sehingga file satu dan yang lainnya akan terklasifikasi secara otomatis. Selain itu, Sistem manajemen dokumen juga memudahkan perusahaan untuk mencari data-data dan file lama yang telah ada. Hal itulah yang membuat banyak perusahaan di Indonesia telah beralih menggunakan software dokumen tersebut.
Sebagai penyedia layanan software terbaik, HashMicro menyediakan Document Management System yang bermanfaat untuk meningkatkan pengelolaan seluruh dokumen perusahaan dengan menggunakan sistem elektronik yang bersifat rahasia. Aplikasi ini dapat meningkatkan keamanan dokumen sehingga mengurangi terjadinya risiko kebocoran data. Selain itu, aplikasi dokumen juga memudahkan perusahaan dalam mencari file, baik file lama ataupun baru. Untuk memperkirakan harga software ERP yang akan Anda gunakan, Anda dapat mengunduh rencana perhitungan harga software ERP dari HashMicro sehingga Anda dapat menyesuaikan penggunaan software tersebut sesuai dengan kondisi keuangan Anda!
