Dokumen menjadi salah satu hal penting dalam perusahaan. Keberadaan dokumen dapat menjadi instrumen untuk menerapkan kebijakan pada perusahaan. Mengingat pentingnya dokumen pada perusahaan, maka dokumen harus dapat Anda kelola dengan baik sehingga tidak rusak atau hilang. Adapun salah satu cara yang dapat Anda lakukan yaitu dengan mengimplementasikan sistem manajemen dokumen HashMicro pada perusahaan Anda. Adapun penggunaan Sistem manajemen dokumen berbasis cloud memungkinkan Anda untuk dapat mengelola dokumen dangen lebih efisien dengan berbagai fitur yang terdapat di dalamnya.
Download: skema perhitungan software manajemen dokumen HashMicro
Selain itu, penggunaan software manajemen dokumen kini tidak hanya terdapat pada perusahaan besar, melainkan terdapat pada segala bentuk bisnis karena harga yang ditawarkan kini lebih terjangkau. Lebih lanjut, untuk memahami sistem manajemen dokumen berbasis cloud secara menyeluruh, Anda dapat membaca artikel berikut!
Daftar Isi
Apa itu Manajemen Dokumen?
Manajemen dokumen adalah proses pengawasan, penyimpanan, hingga pengamanan data baik berbentuk kertas maupun elektronik. Seiring dengan perkembangan teknologi, kini pengelolaan dokumen berbasis elektronik kian banyak digunakan.
Hal tersebut lebih lanjut dikenal dengan sistem manajemen untuk dokumen (Document Management System) yang didefinisikan sebagai sistem untuk mengelola dokumen dari bentuk draft hingga saat penyimpanan. Keberadaan sistem pengelolaan dokumen menjadi jawaban atas berbagai permasalahan pengelolaan dokumen manual, karena semua prosesnya berjalan secara otomatis dan efisien. Penggunaan sistem pengelolaan dokumen juga menjadi langkah untuk mengurangi penggunaan kertas. Secara teknis, DMS berkaitan dengan bagaimana informasi sampai pada konsumen.
Baca juga: Document Management System: Solusi Cerdas Tinggalkan Metode Manual!
Manfaat Utama Sistem Manajemen Dokumen
Sistem manajemen dokumen pada dasarnya memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Namun, adapun yang menjadi manfaat utama dari penggunaan sistem pengelolaan dokumen bagi perusahaan Anda yaitu sebagai berikut:
-
Menghemat biaya operasional perusahaan
Penggunaan sistem manajemen dokumen memungkinkan perusahaan Anda untuk menghemat biaya-biaya yang harusnya perusahaan keluarkan jika menggunakan metode manual. Hal tersebut karena dengan metode manual tentunya membutuhkan banyak ruang dan pengelolaan yang harus ekstra untuk menjaga dokumen. Sedangkan, jika menggunakan sistem, maka ruang-ruang penyimpanan dokumen tersebut dapat lebih efisien karena semua dokumen telah tersimpan dalam satu sistem yang terintegrasi
-
Dapat menarik data secara efisien
Manajemen data yang masih manual dapat menyulitkan Anda jika membutuhkan suatu data, karena harus Anda kirim terlebih dahulu melalui pos. Namun, jika Anda menggunakan sistem pengelola dokumen, proses tersebut akan jauh lebih cepat karena hanya membutuhkan bantuan surat elektronik dan jaringan internet. Selain itu, jika ingin mencari data tertentu, dengan sekali klik Anda langsung dapat menemukan dokuman tanpa membutuhkan waktu yang lama.
Tujuan Sistem Manajemen Dokumen
Secara umum, tujuan dari sistem manajemen dokumen yaitu untuk mengorganisir, mengamankan, menangkap, menandai, menyetujui, menyelesaikan, hingga mendigitalisasi tugas pada file bisnis Anda. Dengan menggunakan sistem pengelolaan dokumen akan memudahkan untuk menyimpan dan mengambil dokumen perusahaan tanpa membutuhkan waktu yang lama. Hal tersebut karena sistem pengelola dokumen berjalan secara terpusat.
Tips Mengelola Dokumen Digital
Pengelolaan dokumen fisik dengan digital tentu memiliki perbedaan. Meskipun dokumen digital sering kali lebih praktis, namun masih terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Berikut 3 tips agar Anda dapat mengelola dokumen digital dengan lebih baik:
-
Siapkan ruang penyimpanan dokumen
Ruang penyimpanan yang cukup menjadi salah satu hal yang perlu Anda siapkan jika Anda menggunakan dokumen digital. Jika memori penyimpanan tidak mencukupi, maka kegiatan penyimpanan dan pengambilan dokumen dapat terhambat. Namun, hal tersebut dapat terselesaikan dengan menggunakan sistem manajemen dokumen berbasis cloud milik HashMicro. Dengan sistem cloud tersebut, ruang penyimpanan akan jauh lebih besar sehingga dokumen dapat terorganisir dengan baik.
-
Manfaatkan sistem enkripsi
Salah satu yang menjadi komponen penting DMS untuk dokumen digital yaitu adanya sistem enkripsi yang ketat. Keberadaan enkripsi dapat mengamankan dokumen yang telah tersimpan, sehingga tidak semua orang dapat mengakses dokumen penting perusahaan. Adapun salah satu penyedia sistem manajemen dokumen yang aman yaitu HashMicro. Adanya sistem enkripsi berlapis yang terdapat di dalamnya memungkinkan dokumen perusahaan dapat terjaga dengan baik.
-
Back-up rutin semua dokumen perusahaan
Untuk menghindari dokumen terhapus atau hilang akibat human error atau bencana alam, maka Anda harus dapat melakukan back-up dokumen dengan rutin. Hal tersebut agar jika suatu saat data terhapus, maka Anda memiliki salinan lainnya untuk Anda akses kembali.
Baca juga: Sistem Penyimpanan Arsip: Berbagai Manfaat dan Jenisnya!
Sistem Manajemen Dokumen Terbaik dari Hashmicro
Salah satu penyedia sistem manajemen dokumen terbaik di Indonesia yaitu HashMicro. Beberapa yang menjadi kelebihan dari sistem pengelolaan dokumen HashMicro dengan yang lain yaitu terdapat berbagai fitur yang menguntungkan bagi perusahaan Anda. Beberapa fitur tersebut meliputi:
- Folder and subfolder management, yaitu fitur yang memudahkan untuk mengelompokkan dokumen dalam folder dan subfolder guna menyimpan file pada kategori yang sama
- Document and file management, yaitu fitur untuk mengelola data penting pada satu lokasi yang tersentralisasi sehingga dapat terakses oleh siapa saja yang membutuhkan
- File review and lock management, yaitu fitur untuk memudahkan karyawan dalam memberi masukan seputar dokumen yang perusahaan miliki
- Access management, yaitu fitur untuk membuat batasan mengenai siapa saja yang dapat mengakses file berdasarkan jabatan dan wewenangnya dalam perusahaan
- Versioning and timeline management yaitu fitur yang untuk memperbarui dokumen perusahaan ke dalam versi yang paling baru
- Expiry management, yaitu fitur untuk memberikan notifikasi secara otomatis pada pemegang dokumen, misalnya berkaitan dengan masa kedaluwarsa dokumen seperti STNK
Dengan berbagai kelebihan dan fiturnya, sistem pengelolaan dokumen HashMicro, hingga kini telah terdapat lebih dari 400 perusahaan yang telah menggunakannya. Adapun beberapa perusahaan tersebut yaitu Bank Mega, Pertamina, Matahari, hingga Baskin Robbins. Tunggu apalagi? kini saatnya Anda membuktikan sendiri keuntungannya!
Kesimpulan
Pengelolaan dokumen menjadi hal penting dalam perusahaan. Saat ini, pengelolaan dokumen sudah jauh lebih modern karena menggunakan teknologi komputer atau dikenal dengan sistem pengelolaan dokumen. Penggunaan sistem pengelolaan dokumen yang tepat dapat memudahkan perusahaan Anda untuk mengelola data perusahaan.
Adapun sistem pengelolaan dokumen terbaik yaitu sistem manajemen HashMicro dengan berbagai fitur di dalamnya. Jika Anda tertarik untuk menggunakannya, Anda dapat mengunduhskema perhitungan harga software manajemen dokumen HashMicro terlebih dahulu sehingga dapat menghitung estimasi biaya yang dapat Anda keluarkan. Anda juga dapat mencoba demo gratis sekarang juga!
Download: skema perhitungan software manajemen dokumen HashMicro
