7 Kesalahan Umum dalam Rekonsiliasi Bank dan Cara Mengatasinya

 

Sebagai seorang pelaku bisnis, Anda pasti tahu betul bahwa proses rekonsiliasi bank adalah salah satu proses paling krusial dalam aktivitas perusahaan. Hal ini karena pencatatan keuangan sangat berpengaruh terhadap informasi arus pemasukan dan pengeluaran keuangan pada perusahaan Anda. 

Oleh karena itu, proses pencatatan keuangan harus dilakukan secara tepat dan minim kesalahan agar dapat menghasilkan informasi yang akurat dan tepat. Namun, dalam praktiknya masih banyak beberapa proses pencatatan keuangan yang dilakukan secara tidak tepat sehingga hal itu menghasilkan catatan yang kurang akurat. Salah satu contohnya adalah proses rekonsiliasi bank. 

Proses rekonsiliasi bank yang tidak benar tidak hanya akan berdampak pada kurang akuratnya catatan keuangan Anda, tetapi juga bisa membuat Anda mengalami kerugian finansial yang sangat besar. Tentu, Anda pasti tidak ingin hal tersebut terjadi pada perusahaan Anda. 

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam mengenai kesalahan rekonsiliasi bank, dampaknya, dan solusinya. Dengan demikian, Anda dapat terhindar dari kerugian finansial yang tidak diinginkan dan menjaga kesehatan perusahaan Anda. 

Key Takeaways Rekonsiliasi bank adalah proses pencocokan data keuangan dengan membandingkan serta menyesuaikan catatan saldo perusahaan dengan catatan milik pihak bank. Dalam melakukan rekonsiliasi bank, terdapat tujuh kesalahan umum yang dapat terjadi, salah satunya nilai tukar yang tidak up-to-date. Menggunakan software akuntansi adalah salah satu cara untuk mengoptimalkan rekonsiliasi bank. Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!

Pentingnya Rekonsiliasi Bank dalam Aktivitas Bank

Rekonsiliasi bank adalah proses pencocokan data keuangan pada sebuah perusahaan dan bank dengan cara membandingkan serta menyesuaikan catatan saldo perusahaan dengan catatan milik pihak bank. Proses ini berfungsi untuk mengetahui kesesuaian antara catatan yang ada pada perusahaan dan bank. 

Pencocokan catatan ini adalah salah satu tahapan yang penting bagi perusahaan. Hal itu karena dengan rekonsiliasi bank, perusahaan akan mampu untuk mengetahui transaksi yang belum tercatat, transaksi ganda, kesalahan akuntansi, dan potensi kesalahan lainnya yang dapat merugikan perusahaan. 

Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan rekonsiliasi bank dengan benar. Pencatatan rekonsiliasi bank yang tidak benar akan membuat perusahaan tidak memiliki informasi jelas mengenai saldo yang ada sampai bisa membuat perusahaan menelan kerugian yang sangat besar. 

Tujuh Kesalahan Umum dalam Rekonsiliasi Bank dan Solusinya 

Sebenarnya proses rekonsiliasi bank dapat perusahaan lakukan secara berkala. Namun, hal tersebut tidak menutup kemungkinan dari adanya kesalahan saat proses tersebut dilakukan. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang dapat Anda antisipasi agar tidak terjadi di perusahaan Anda: 

1.Faktur hilang yang berakibat adanya data ganda

Dalam proses transaksi, faktur adalah komponen penting yang berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi tersebut telah selesai. Hilangnya faktur dapat berakibat pada ketidaksesuaian pada catatan yang ada pada perusahaan dan bank. Tidak hanya itu saja, hilangnya faktur juga dapat menimbulkan transaksi ganda. 

Sebagai contoh, perusahaan A mencatat penerimaan uang dari pelanggan sebesar Rp10.000.000, tetapi karena kesalahan pencatatan, transaksi tersebut tercatat menjadi dua kali. Alhasil, terdapat ketidaksesuaian pada catatan saat rekonsiliasi dilakukan. 

Agar dapat menyelesaikan permasalahan hilangnya faktur dan data ganda, Anda dapat melakukan cara berikut: 

• Pemantauan Transaksi: Awasi transaksi secara berkala untuk mencegah faktur yang hilang. Pastikan semua penerimaan dan pengeluaran tercatat dengan benar di buku bank dan catatan internal perusahaan. 
• Penyusunan Prosedur Kontrol Internal: Bangun prosedur kontrol internal yang kuat, seperti validasi otomatis transaksi dan pemisahan tugas. Hal itu perlu dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan data ganda di masa depan. 
• Audit Internal: Lakukan audit internal  secara berkala untuk mendeteksi potensi data ganda. Verifikasi setiap transaksi dan pastikan tidak ada duplikasi pencatatan dalam buku bank atau catatan internal. Dalam langkah ini, Anda dapat memudahkan proses verifikasi dengan menggunakan Software Accounting dari Hashmicro. Software akuntansi dari Hashmicro dapat membantu Anda dalam menampilkan jejak audit dari awal hingga akhir secara lengkap. Hal itu dapat membuat Anda mengetahui jika ada aktivitas keuangan yang mencurigakan. Dapatkan penawaran harga untuk mempermudah Anda dalam melakukan verifikasi dengan mengklik skema harga di sini!

2. Transaksi yang tidak sesuai

Ketidaksesuaian transaksi yang tercatat pada bank dan perusahaan biasanya terjadi karena keterlambatan pencatatan bank, kesalahan entri, atau perbedaan antara saat perusahaan mencatat transaksi dan saat bank mencatatnya. Catatan yang tidak sesuai juga bisa terjadi karena bank mencatat transaksi yang belum diakui perusahaan, contohnya perusahaan menerima cek dari pelanggan pada akhir bulan, tetapi bank mencatatnya pada bulan berikutnya. Hal tersebut akan menimbulkan tidak cocoknya catatan buku bank dan catatan perusahaan. 

Anda dapat mencegah perusahaan Anda mengalami hal tersebut dengan melakukan cara berikut: 

• Pemeriksaan Ulang Transaksi: Tinjau kembali catatan buku perusahaan dan bank untuk memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dengan baik. 
• Komunikasi dengan Bank: Hubungi pihak bank untuk mendapat klarifikasi terkait transaksi yang mungkin belum tercantum atau tercatat secara tidak tepat. 
• Penelusuran Dokumen: Telusuri dokumen pendukung, seperti bukti pembayaran atau konfirmasi transaksi untuk melakukan verifikasi pada kesesuaian data. 

3. Kesalahan pencatatan penarikan pada rekonsiliasi bank

Kesalahan ini dapat terjadi jika perusahaan melakukan penarikan uang dari rekening bank, tetapi tidak dicatat di catatan internal atau sebaliknya. Hal ini tentu akan menyebabkan perbedaan saldo yang ada pada catatan internal atau yang dimiliki oleh bank. 

Agar kesalahan dalam pencatatan tidak terjadi, Anda dapat melakukan cara seperti ini: 

• Pemeriksaan Bukti Transaksi: Periksa seluruh bukti transaksi, seperti bukti penarikan ATM atau cek. 
• Rutin Melakukan Pembaruan Catatan Kas: Dengan rutin melakukan pembaruan, Anda akan dapat menjaga konsistensi dan keakuratan catatan keuangan perusahaan Anda. 
• Implementasi Kontrol Internal: Tingkatkan sistem kontrol internal untuk mencegah kesalahan serupa di masa depan. 

4. Terdapat cek yang belum terbayar

Tidak sengaja belum membayar cek juga dapat memberikan kesalahan pada proses rekonsiliasi bank. Cek yang belum terbayar umumnya terjadi karena cek yang telah tercatat di buku internal belum diproses oleh bank. Hal itu akan berdampak pada catatan internal yang lebih tinggi daripada catatan yang dipegang oleh bank. Untuk mengatasi kesalahan ini, penting untuk Anda rutin memonitor dan berkomunikasi dengan pihak bank agar dapat memastikan status cek yang belum dibayar. 

Berikut adalah langkah yang dapat dilakukan agar terhindar dari permasalahan tersebut: 

• Identifikasi Cek yang Belum Dibayar: Lakukan pencarian dan identifikasi cek yang belum dicairkan. 
• Rutin Pantau Status Cek: Pantau secara berkala status cek yang belum dibayar dan pastikan untuk merekonsiliasi perbedaan saldo yang ada. 
• Catat dan Lacak: Catat semua langkah-langkah yang diambil untuk mengatasi cek yang belum dibayar dan lacak setiap perubahan saldo yang terjadi. 

5. Perbedaan Data dengan Vendor 

Kesalahan ini dapat terjadi ketika ada kesalahan waktu pencatatan antara perusahaan dan pihak bank, contohnya perusahaan membayar vendor pada akhir bulan, tetapi pihak bank memasukkan catatan tersebut pada bulan berikutnya. Hal ini tentu akan menimbulkan perbedaan pada proses rekonsiliasi bank. 

Berikut adalah beberapa hal yang dapat dilakukan agar perusahaan Anda tidak mengalami hal tersebut: 

• Melakukan Pemantauan Pada Transaksi dengan Vendor: Monitor secara cermat setiap transaksi pembayaran kepada vendor untuk memastikan catatan internal perusahaan sudah sesuai. 
• Rutin Melakukan Komunikasi dengan Vendor: Hal ini wajib Anda lakukan agar dapat langsung dilakukan tindakan jika ada indikasi ketidaksesuaian pada catatan keuangan. 

6. Biaya dan bunga bank 

Membayarkan bunga ke bank adalah hal umum saat menggunakan jasa bank, tak terkecuali perusahaan. Perusahaan tetap harus membayarkan besaran bunga yang ada setiap bulan. 

Pembayaran bunga bank juga termasuk pengeluaran yang wajib perusahaan catat. Tidak mencatat pembayaran bunga tentu akan memiliki dampak buruk bagi perusahaan. Dampak yang akan muncul adalah tidak adanya kesesuaian antara catatan keuangan perusahaan saat rekonsiliasi bank. 

Hal tersebut akan memunculkan kekhawatiran karena tidak adanya catatan yang sesuai dengan pengeluaran tersebut.

Agar Anda terhindar dari permasalahan tersebut, berikut langkah yang bisa Anda lakukan: 

• Komunikasi Dengan Bank: Segera hubungi pihak bank jika terdapat ketidaksesuaian pada catatan internal yang Anda miliki. Hal tersebut dapat mencegah kesalahan terjadi lebih lama 
• Penyesuaian Akurat: Jika terdapat perbedaan, sesuaikan dan pastikan bersama dengan pihak bank untuk mengidentifikasi kenapa perbedaan itu bisa terjadi. 

7. Nilai tukar yang tidak up-to-date 

Kesalahan ini  terjadi bila perusahaan Anda melakukan transaksi yang melibatkan mata uang asing dan tidak memperhatikan nilai tukar yang terjadi di pasar saat ini. Sebagai contoh, Anda melakukan transaksi dengan menggunakan nilai dollar di angka Rp10.000. Namun, pihak bank mencatat transaksi tersebut dengan nilai dollar yang baru di angka Rp14.000. Hal tersebut tentu akan mengakibatkan perbedaan yang signifikan saat dilakukan rekonsiliasi bank. 

Untuk menghindari hal tersebut, berikut langkah yang dapat dilakukan:

• Rutin Mengecek Data Nilai Tukar: Nilai tukar adalah hal yang sangat mudah berubah setiap saat. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk rutin mengecek perubahan nilai tukar agar transaksi Anda memiliki hasil yang baik dan benar. 
• Gunakan Sumber Tukar Resmi: Rutin mengecek data nilai tukar saja tidak cukup untuk dilakukan. Anda juga harus menggunakan sumber penyedia informasi nilai tukar yang terpercaya untuk menghindari ketidakcocokan pada rekonsiliasi bank. Dalam mengatasi permasalahan ini, Anda dapat menggunakan software akuntansi dari Hashmicro yang memiliki fitur Automated Currency Update. Fitur tersebut dapat memperbarui nilai tukar mata uang asing berdasarkan data dari sumber terpercaya. 

Cara Mengoptimalkan Rekonsiliasi Bank Secara Tepat dan Akurat dengan Software Akuntansi HashMicro

Proses rekonsiliasi bank memang sudah seharusnya perusahaan lakukan dengan tepat dan akurat untuk menghindari kejadian yang dapat membawa kerugian pada perusahaan. Dalam mencapai hal tersebut, banyak langkah yang dapat Anda lakukan, salah satunya adalah dengan menggunakan sistem akuntansi dari HashMicro. 

Software akuntansi dari HashMicro adalah sistem yang didesain untuk memudahkan proses keuangan dalam perusahaan, termasuk proses rekonsiliasi bank. Dalam mengatasi proses keuangan perusahaan, HashMicro memberikan fitur yang dapat membantu, seperti fitur Cash Flow Reports yang dapat membuat laporan arus kas secara otomatis. Dengan menggunakan fitur ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi waktu dalam bekerja. 

Lebih lanjutnya, berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk menjaga keakuratan catatan keuangan perusahaan Anda dengan bantuan software akuntansi: 

1. Melakukan analisa mendalam terhadap laporan keuangan 

Mungkin begitu mendengar analisa mendalam, Anda sudah terbayang suatu proses yang rumit dan panjang. Namun, Anda tidak perlu khawatir akan hal itu saat menggunakan software akuntansi. Hal itu karena sistem software akuntansi menawarkan sebuah fitur bernama multi-level analytical. 

Fitur tersebut membuat Anda dapat melakukan perbandingan laporan keuangan dengan memfasilitasi pembagian data keuangan berdasarkan proyek dan cabangnya. Hal tersebut memungkinkan Anda untuk melakukan analisa yang mendalam terhadap kinerja keuangan setiap entitas bisnis secara terpisah. 

2. Memperhatikan arus kas laporan

Software akuntansi HashMicro mampu mengotomatisasi semua aspek pencatatan dalam perusahaan, termasuk pencatatan laporan arus kas dengan fitur Cash Flow Reports. Fitur tersebut memfasilitasi perusahaan untuk menghasilkan sebuah laporan arus kas secara otomatis dengan memasukkan data-data penting perusahaan. 

Tidak cukup sampai situ, dengan menggunakan data yang telah ada, Cash Flow Reports juga dapat meramalkan arus kas yang akan terjadi di masa depan. Tentu, hal ini sangat menguntungkan Anda untuk menentukan strategi yang tepat pada keuangan perusahaan di masa yang mendatang. 

3. Memperhatikan transaksi keuangan

Dalam pencatatan keuangan, Anda tidak hanya dituntut untuk akurat, tetapi juga harus untuk selalu terjadwal pada setiap kegiatan yang melibatkan keuangan. Untuk mengatasi hal tersebut, software akuntansi memiliki fitur Bank Integrations dan Auto Payment. 

Fitur Bank Integrations dan Auto Payment memastikan Anda tetap terhubung dengan rekening bank perusahaan. Selain itu, dengan fitur Auto Payment, Anda dapat melakukan proses pembayaran secara otomatis. Hal ini tentu akan memberikan Anda banyak keuntungan, seperti menghemat waktu, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi biaya administrasi. 

4. Rutin mengecek pembaharuan nilai tukar uang

Pemeriksaan nilai tukar uang yang sedang berlaku adalah hal yang wajib Anda lakukan, terlebih jika Anda memiliki klien yang berasal dari luar Indonesia. Perbedaan informasi mengenai nilai tukar uang yang sedang berlaku akan menimbulkan masalah pada rekonsiliasi bank. 

Sebagai contoh, perusahaan Anda mencatat bahwa nilai tukar yang berlaku adalah Rp15.000 setara dengan 1 dolar Amerika. Namun, nilai tukar yang sebenarnya berlaku adalah Rp17.000 setara dengan 1 dolar Amerika. Hal seperti ini yang akan membuat adanya perbedaan dan rendahnya akurasi catatan keuangan perusahaan Anda. 

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengecek perubahan nilai tukar uang yang sedang berlaku. Untuk mengoptimalkan langkah ini, Anda dapat menggunakan fitur Automated Currency Update pada software akuntansi milik HashMicro. 

Automated Currency Update adalah fitur dari software akuntansi HashMicro yang dapat memberikan informasi mengenai nilai tukar uang yang sedang berlaku. Fitur ini juga dapat berjalan secara otomatis dan memberikan update secara real-time. Hal ini tentu akan meningkatkan akurasi catatan keuangan pada perusahaan Anda dan meningkatkan akurasi pada catatan tersebut. 

Anda dapat mempelajari bagaimana fitur Automated Currency Update pada software akuntansi HashMicro bisa memudahkan proses rekonsiliasi bank dengan mengecek skema harga di sini.

5. Membandingkan anggaran dan pengeluaran dalam laporan keuangan

Memastikan jumlah anggaran dan pengeluaran dalam laporan keuangan adalah hal utama yang harus Anda pastikan benar. Software akuntansi menawarkan fitur Financial Statement with Budget Comparison. 

Fitur ini membuat perusahaan untuk mendapatkan laporan kerja secara otomatis yang muncul berdasarkan data yang aktual. Dengan menggunakan fitur ini, Anda akan dapat dengan segera menemukan dan mengidentifikasi perbedaan antara anggaran dan realisasi keuangan. 

Kesimpulan 

Rekonsiliasi bank adalah proses penyesuaian data keuangan yang ada pada pihak internal perusahaan dan pihak bank. Data tersebut berkaitan erat dengan pengeluaran dan pemasukan yang muncul selama perusahaan beraktivitas. Oleh karena itu, proses tersebut harus dilakukan dengan baik agar dapat menghasilkan hasil yang sesuai dan akurat. 

Salah satu langkah yang dapat dilakukan agar proses penyesuaian bisa berjalan dengan optimal adalah dengan menggunakan sistem software akuntansi dengan fitur dan kualitas yang terbaik, seperti yang ditawarkan oleh software accounting Hashmicro. 

Ingin mempelajari cara mengoptimalkan rekonsiliasi bank? Anda dapat mencoba demo gratis dari Hashmicro dan dapatkan solusi yang mampu membuat perusahaan Anda tidak hanya mendapatkan catatan keuangan yang optimal, tetapi juga mampu meningkatkan produktivitas perusahaan.