9 Kendala yang Dihadapi Perusahaan Distributor dan Solusinya

Perusahaan distributor seringkali mengalami banyak kendala dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, termasuk kesulitan dalam mengurus customer service, pelacakan inventaris, dan pengiriman produk. Akibatnya, pelanggan bisa mengalami keterlambatan menerima pesanan hingga kepuasan pelanggan menurun.

Lebih lanjutnya, distributor bisa kehilangan kepercayaan dari retailer dan mitra bisnis, yang berpotensi mengurangi jumlah pesanan di masa depan. Jika masalah ini terus berlanjut, perusahaan juga bisa mengalami penurunan omzet dan kesulitan bersaing dengan distributor lain yang menawarkan layanan lebih efisien.

Namun, dengan adanya software Enterprise Resource Planning (ERP), perusahaan sekarang dapat memperbaiki masalah distribusi di Indonesia. Sistem ERP membantu mengintegrasikan proses manajemen inventaris, pelacakan pengiriman, dan analisis permintaan secara real-time, sehingga perusahaan dapat mengoptimalkan rantai pasok dan meningkatkan efisiensi operasional.

Lebih lanjutnya, artikel ini akan membahas peran perusahaan distributor dalam siklus perdagangan, kegiatan operasional nya, serta 9 masalah perusahaan tersebut dalam menjalankan kegiatan operasionalnya dan bagaimana software ERP dapat menjadi solusinya.

Bacalah hingga akhir untuk mendapatkan wawasan luas terkait permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan distributor.

Peran Perusahaan Distributor dalam Siklus Perdagangan

Distributor memainkan peran penting dalam siklus perdagangan karena mereka bertindak sebagai perantara antara produsen dan konsumen akhir. Industri di bidang ini akan membeli produk dari produsen dan menjualnya ke berbagai toko dan outlet penjualan lainnya sehingga memudahkan akses konsumen terhadap produk tersebut.

Company juga bertanggung jawab untuk mendistribusikan produk-produk tersebut ke berbagai lokasi penjualan dan memastikan produk tersedia di pasar. Selain itu, mereka juga harus mampu mempromosikan produk serta memastikan stok tersedia dan dapat dipenuhi dalam waktu yang tepat.

Perusahaan distributor memiliki tugas mengurangi biaya dan risiko bagi produsen, karena produsen tidak perlu mengelola inventaris dan mengirimkan produk ke berbagai lokasi penjualan. Dengan menggunakan jasa ini, produsen dapat memfokuskan waktu dan sumber daya mereka pada produksi dan inovasi produk.

Kegiatan Operasional Perusahaan Distributor

Aktivitas-aktivitas perusahaan distributor biasanya mencakup berbagai aspek yang meliputi pengelolaan inventaris, pengiriman barang, penanganan pesanan, serta pelayanan pelanggan. Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai kegiatan operasional perusahaan distributor:

1. Pengelolaan inventaris

Aktivitas yang satu ini merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan distributor. Company harus mengelola banyak produk dan SKU yang berbeda-beda, sehingga seringkali sulit untuk mengetahui stok yang tersedia dan kebutuhan inventaris. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan cermat dan terus-menerus, karena salah perhitungan dapat berdampak pada efisiensi dan efektivitas bisnis.

2. Tugas perusahaan distributor untuk pengiriman barang

Company harus memastikan bahwa produk-produk yang dipesan oleh pelanggan terkirim tepat waktu dan dalam kondisi yang baik. Proses pengiriman barang dapat memakan waktu dan biaya yang signifikan sehingga perusahaan distributor harus memastikan bahwa proses ini dilakukan dengan efisien dan efektif.

3. Penanganan pesanan

Proses penanganan tersebut meliputi penerimaan pesanan dari pelanggan, pengolahan pesanan, dan pengiriman pesanan. Proses ini harus dilakukan dengan cermat dan terus-menerus, karena setiap kesalahan dalam proses ini dapat berdampak pada kepuasan pelanggan.

4. Memberikan pelayanan terbaik untuk pelanggan

Pelayanan pelanggan merupakan salah satu aspek yang sangat penting. Dengan service yang memuaskan, pelanggan akan merasa nyaman, sehingga kemungkinan besar akan kembali membeli produk dari perusahaan tersebut di masa depan. Sebaliknya, jika pelayanan buruk, maka pelanggan kemungkinan besar akan menghindari perusahaan tersebut dan mencari alternatif lain.

Tahukah Anda bahwa kegiatan operasional perusahaan distributor akan jauh lebih mudah dan cepat apabila dilakukan dengan menggunakan software ERP. Maka dari itu, dapatkan segera software tersebut dengan meng-klik banner di bawah ini dengan mengetahui besaran harga penerapannya berdasarkan skala kebutuhan perusahaan Anda.

9 Masalah Perusahaan Distributor dalam Menjalankan Kegiatan Operasional

Menjalankan kegiatan operasional perusahaan distributor seringkali tidak mudah dan penuh dengan berbagai kendala. Perusahaan distributor harus berurusan dengan berbagai tantangan, seperti meningkatnya permintaan konsumen, persaingan yang semakin ketat, dan adanya e-commerce yang semakin berkembang. 

Berikut adalah 9 contoh permasalahan distribusi yang sering kali muncul: 

1. Kesulitan mengurus customer service

Customer service bisa menjadi problematika yang cukup besar bagi perusahaan distributor, terutama jika jumlah pelanggan yang harus mereka layani cukup banyak. Salah satu solusi untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan teknologi, seperti chatbot atau sistem manajemen tiket, yang dapat memproses permintaan dan keluhan pelanggan dengan cepat dan efektif.

2. Sulit melakukan pelacakan inventaris distribusi

Mengelola inventaris menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan distributor. Namun, pelacakan inventaris bisa menjadi kendala bagi perusahaan. Solusinya adalah dengan menggunakan sistem manajemen inventaris yang terintegrasi dengan sistem keuangan dan penjualan, sehingga perusahaan dapat dengan mudah memantau dan mengelola stok produk dengan lebih efektif.

3. Adanya lonjakan permintaan di e-commerce

Perkembangan e-commerce yang pesat dalam beberapa tahun terakhir menyebabkan lonjakan permintaan produk dari pelanggan secara online. Hal ini membuat company harus mampu mengelola dan memproses pesanan secara efisien, terutama dalam hal pengiriman dan pemenuhan pesanan.

Adapun, salah satu solusi yang bisa dilakukan dalam menangani ini adalah menggunakan sistem manajemen pesanan berbasis AI untuk mengotomatiskan proses pemrosesan dan pengiriman. Dengan teknologi ini, company dapat mempercepat fulfillment, mengurangi kesalahan pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

4. Perusahaan distributor alami tuntutan dari retail

Perusahaan distributor juga harus memenuhi permintaan dan desakan dari retail, seperti waktu pengiriman dan kualitas produk. Karena retail seringkali memiliki deadline yang ketat, perusahaan distributor harus mampu mengatur jadwal pengiriman dengan baik dan memastikan produk yang dikirimkan memenuhi standar kualitas retail.

5. Terdapat perusahaan manufaktur yang menjual produk ke toko

Hal ini bisa menjadi kendala bagi perusahaan distributor, karena persaingan antara distributor dan produsen dapat meningkat. Jika perusahaan manufaktur memiliki harga yang lebih murah atau memberikan potongan harga untuk toko atau retailer, maka pihak distributor mungkin kehilangan pelanggan. 

Untuk mengatasi ini, distributor bisa menawarkan nilai tambah seperti layanan pengiriman lebih cepat, paket bundling produk, atau dukungan after-sales yang lebih baik. Selain itu, membangun hubungan lebih erat dengan retailer melalui program loyalitas atau skema harga khusus juga bisa membantu mempertahankan pelanggan.

6. Informasi inventaris perusahaan distributor tidak real-time

Jika informasi inventaris tidak secara langsung, perusahaan akan kesulitan dalam mengambil keputusan dalam mengelola stok produk. Solusinya adalah dengan menggunakan sistem manajemen inventaris yang terintegrasi dengan sistem penjualan dan keuangan, sehingga informasi inventaris dapat memperbarui data secara real-time.

7. Kendala dalam transportasi pengiriman

Jika terdapat kendala dalam transportasi, seperti cuaca buruk atau kemacetan, maka pengiriman produk dapat terlambat atau bahkan tertunda. Solusinya adalah dengan menggunakan sistem manajemen pengiriman yang terintegrasi dengan sistem penjualan dan inventaris, sehingga perusahaan dapat mengatur jadwal pengiriman dengan lebih efisien.

8. Data stok distribusi yang tidak akurat

Hal ini bisa terjadi karena kesalahan input data, kehilangan barang, atau kesulitan dalam melakukan pencatatan akurat. Akibatnya, perusahaan akan kehilangan pelanggan karena ketidakmampuan mereka memberikan produk tepat waktu. 

Dalam permasalahan ini, terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris seperti HashMicro dapat menjadi solusi yang bisa Anda lakukan.HashMicro menawarkan fitur otomatisasi canggih yang memastikan pencatatan stok lebih akurat dan real-time, sehingga meminimalkan risiko kesalahan data. 

Segera kalkulasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan cara klik banner skema harga di bawah ini!

9. Kesulitan dalam mengontrol promosi

Mengontrol dan mengelola promosi secara efektif dapat menjadi tantangan tersendiri. Bahkan, tak jarang permasalahan ini muncul dalam aktivitas distribusi. Jika promosi tidak dibarengi dengan strategi distribusi yang baik, company dapat kehilangan keuntungan atau bahkan merugikan diri mereka sendiri. 

Untuk menghindari permasalahan ini, Anda bisa menetapkan strategi promosi yang jelas dengan menentukan target pasar, periode promo, dan batasan diskon agar tidak merugikan bisnis. Lalu, lakukan evaluasi hasil promosi secara berkala dengan menganalisis data penjualan dan feedback pelanggan.

Baca juga: Pengertian Sistem Distribusi, Jenis Sistem, Fungsi, dan Faktornya

Hash Distribution Software: Solusi Cerdas untuk Mengatasi Kendala Distribusi

Hash Distribution Software adalah sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola distribusi dengan lebih akurat dan efisien. Software ini mengotomatiskan berbagai proses, mulai dari pencatatan stok, pemantauan pengiriman, hingga manajemen pesanan, sehingga mengurangi risiko kesalahan manual.

Dengan fitur seperti pelacakan real-time, integrasi dengan gudang dan transportasi, serta analisis data berbasis AI, Hash Distribution Software memastikan setiap produk dikirim ke tujuan yang tepat dengan waktu yang optimal. 

Selain itu, sistem ini membantu perusahaan dalam menghindari kelebihan atau kekurangan stok, memastikan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan

Berikut adalah fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem distribusi HashMicro: 

• Rekomendasi Up-Selling: Sistem menganalisis pola pembelian pelanggan dan merekomendasikan produk tambahan yang relevan. Dengan fitur ini, perusahaan dapat meningkatkan penjualan tanpa harus melakukan pemasaran agresif, sehingga distribusi produk lebih optimal dan sesuai dengan permintaan pasar.
• Monitor Perpindahan Stok: HashMicro mencatat setiap perpindahan stok dari gudang ke berbagai lokasi distribusi secara real-time. Dengan data yang selalu diperbarui, perusahaan dapat menghindari kesalahan pencatatan, kehilangan barang, atau pengiriman yang salah tujuan.
• Optimasi Tingkat Inventaris: Sistem memprediksi kebutuhan stok berdasarkan data historis dan tren permintaan. Dengan fitur ini, perusahaan bisa memastikan bahwa jumlah stok selalu dalam level ideal.
• Analisis Lengkap: Sistem menyediakan laporan mendetail tentang performa distribusi, efektivitas pengiriman, serta tren permintaan pelanggan. Dengan wawasan berbasis data ini, perusahaan bisa mengambil keputusan yang lebih tepat, menghindari kesalahan operasional, dan meningkatkan efisiensi rantai pasok.

Kesimpulan

Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, perusahaan distributor seringkali menghadapi berbagai kendala, seperti kesulitan dalam mengurus customer service, pelacakan inventaris, transportasi pengiriman, dan mengontrol promosi. Mereka juga seringkali berhadapan dengan persaingan dari perusahaan manufaktur yang menjual produk mereka langsung ke toko atau retailer.

Namun, ada solusi yang bisa membantu perusahaan distributor mengatasi kendala-kendala tersebut, yaitu dengan menggunakan software ERP seperti Hash Trading and Distribution dari HashMicro. Software ini dapat membantu dalam mengelola inventaris, memantau pengiriman barang secara real-time, dan memudahkan pengaturan dan monitoring promosi.

Dengan fitur-fitur cerdas yang terdapat di dalamnya, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam menjalankan kegiatan operasional, serta memenangkan persaingan di pasar. Oleh karena itu, bagi perusahaan distributor yang ingin mengoptimalkan produktivitasnya, penggunaan teknologi digital semacam ini adalah solusi yang tepat.

Daftarkan demo gratis sekarang juga!

Pertanyaan Seputar Permasalahan Distribusi

• Bagaimana cara mengatasi permasalahan dalam hal distribusi?

  Untuk mengatasi permasalahan dalam distribusi, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen rantai pasok dengan menggunakan sistem otomatis yang memantau stok, pengiriman, dan permintaan pasar secara real-time. Selain itu, menjalin kemitraan strategis dengan penyedia logistik dan mengadopsi model distribusi berbasis teknologi dapat meningkatkan efisiensi serta mempercepat proses pengiriman ke pelanggan.

• Apa saja contoh masalah distribusi?

  Beberapa contoh masalah distribusi antara lain keterlambatan pengiriman akibat kendala logistik, ketidakseimbangan stok di gudang, serta kesalahan dalam manajemen inventaris yang menyebabkan kehabisan atau kelebihan stok. Selain itu, persaingan dengan produsen yang menjual langsung ke retailer dan biaya distribusi yang tinggi juga dapat menjadi tantangan bagi perusahaan dalam menjaga profitabilitas.