Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang jelas dengan berbagai tingkatan jabatan. Setiap posisi memiliki fungsi dan tanggung jawab tertentu untuk memastikan operasional bisnis berjalan dengan baik.
Salah satu posisi penting dalam perusahaan adalah General Affair (GA), yang bertanggung jawab atas administrasi dan operasional non-spesifik. Jabatan ini berperan dalam memastikan fasilitas, aset, dan kebutuhan perusahaan dikelola dengan optimal.
Seiring perkembangan teknologi, banyak perusahaan kini menggunakan software ERP untuk mengelola operasional. Sistem ini membantu dalam pencatatan aset, pengelolaan inventaris, dan otomatisasi berbagai proses administrasi untuk meningkatkan efisiensi.
Untuk memahami lebih lanjut tentang apa itu General Affair, beserta tugas dan fungsinya, simak pembahasan berikut. Artikel ini akan menjelaskan bagaimana peran staff GA berkontribusi dalam memastikan efisiensi dan keberlanjutan operasional perusahaan.
Key Takeaways
|
Apa itu General Affair?
General Affair adalah divisi yang bertanggung jawab atas pengelolaan berbagai kebutuhan operasional dan administrasi yang mendukung kelancaran kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
Staff GA bertugas dalam memberikan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahan baik dalam hal administrasi hingga pengelolaan pelayanan rutin perusahaan. Keberadaan divisi ini pada setiap perusahaan tentu saja berbeda-beda sesuai SOP General Affair.
Ada yang bertugas di bawah HRD dan ada yang bertugas sendiri. Namun, banyak perusahaan yang menggabungkan antara general affair dengan staff general affair atau divisi HRD. Hal ini karena tugas dan fungsi keduanya memang tidak jauh berbeda.
Ruang lingkup divisi umum pun bervariasi. Biasanya mereka mengurus fasilitas yang berkaitan dengan pemeliharaan gedung kantor, keperluan alat kantor, kendaraan kantor, keamanan kantor, perizinan kantor, kesehatan karyawan kantor, dan penerimaan tamu kantor.
Peran GA juga meliputi kegiatan lainnya yang memiliki hubungan dengan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya seperti pada program community development atau CSR atau corporate social responsibility.
Lima Tugas General Affair
1. Pengadaan barang dan aset
GA bertanggung jawab atas pembelian barang dan aset perusahaan, seperti komputer atau printer. Sebelum membeli, GA membandingkan harga untuk memastikan efisiensi biaya dan menekan pengeluaran perusahaan.
Setelahnya, HRGA akan membuat dokumen contoh laporan bulanan general affairs excel. Ini menjadi bukti atas kinerja tim.
2. Pembelian dan pembayaran rutin
Tugas GA adalah menangani pembelian barang habis pakai seperti ATK, tinta printer, dan kebutuhan operasional lainnya. Selain itu, staff GA mengelola pembayaran rutin seperti listrik, air, telepon, dan internet, sering kali melalui sistem otomatis perusahaan.
3. Pembayaran tenaga kerja harian
Tugas lain staff GA adalah menghitung dan membayarkan upah pekerja harian atau freelancer. Pembayaran ini dicatat dalam anggaran operasional perusahaan sebagai bagian dari pengelolaan sumber daya manusia.
4. Pemeliharaan dan pengawasan aset
Tugas General Affair staff adalah memastikan aset perusahaan digunakan dengan baik dan bertanggung jawab atas perawatannya. GA juga berwenang menindaklanjuti jika terjadi penyalahgunaan atau kerusakan aset.
5. Renovasi dan pembukaan kantor cabang
Tugas lain General Affair staff adalah menentukan kelayakan lokasi, estimasi anggaran, dan kebutuhan renovasi saat perusahaan membuka cabang baru. Semua keputusan dibuat dengan pertimbangan efisiensi dan keberlanjutan operasional.
Keahlian yang Harus Dimiliki General Affair
Sebagai seorang general affair, memiliki berbagai keahlian yang beragam sangat penting untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Posisi ini membutuhkan kemampuan yang mencakup banyak aspek, mulai dari administrasi hingga manajemen fasilitas.
Berikut adalah beberapa keahlian yang harus dimiliki oleh seorang General Affair agar dapat menjalankan tugasnya secara efektif:
1. Keahlian administrasi
Kemampuan yang harus dimiliki General Affair adalah administrasi. Keahlian ini mencakup pengelolaan dokumen, penyusunan laporan, hingga pengaturan jadwal dan inventarisasi kantor. Dengan keahlian ini, GA dapat memastikan operasional perusahaan berjalan lancar.
2. Kemampuan negosiasi dan komunikasi
Kemampuan ini penting bagi General Affair karena berhubungan dengan berbagai pihak. Dengan komunikasi yang baik, General Affair dapat menyampaikan kebutuhan perusahaan secara jelas, sementara keterampilan negosiasi membantu mendapatkan penawaran terbaik dalam hal harga maupun kualitas layanan.
3. Kemampuan analisis dan pemecahan masalah
Keahlian ini sangat dibutuhkan oleh General Affair untuk menghadapi berbagai tantangan operasional di perusahaan. Staff GA harus mampu menganalisis situasi, mengidentifikasi akar permasalahan, dan menemukan solusi yang efektif dengan cepat.
4. Kemampuan organisasi dan perencanaan
Kemampuan organisasi dan perencanaan sangat penting bagi General Affair dalam mengatur aspek operasional perusahaan. Mulai dari pengelolaan fasilitas, pengadaan barang, hingga perencanaan acara internal, semua membutuhkan keterampilan organisasi yang baik.
Fungsi General Affair dalam Perusahaan
1. Fungsi pemeliharaan dan perawatan
Fungsi General Affair adalah mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. GA dalam perusahaan akan memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu.
Akan tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.
Selain itu, fungsi GA officer adalah melakukan perawatan dari beberapa aspek meliputi kebersihan dan tampilan gedung kantor, lingkungan kantor, kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan, dan perawatan instalasi listrik.
2. Membina hubungan baik
Aspek penting lain dari tugas dari divisi umum adalah membina hubungan baik dengan para pemasok barang atau jasa. Didalamnya juga termasuk untuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.
Hubungan ini secara tidak langsung memiliki dampak pada produktivitas karyawan serta pada citra perusahaan di mata klien.
3. Menyiapkan laporan secara berkala
Fungsi GA selanjutnya tidak kalah penting dari fungsi-fungsi sebelumnya yaitu, mempersiapkan laporan berkala demi keperluan rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan.
Untuk mempermudah pengelolaan laporan keuangan, HashMicro menyediakan software akuntansi yang dapat terintegrasi dengan sistem HR dan software inventaris. Dengan otomatisasi, sistem ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional perusahaan.
4. Membantu urusan perizinan
Sudah menjadi fungsi divisi umum dalam suatu perusahaan untuk membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Dapat juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.
Perbedaan Posisi GA dan Admin HR
Posisi staff GA dan Admin HR sering dianggap serupa, tetapi memiliki perbedaan dalam ruang lingkup kerja dan tanggung jawabnya. Perbedaan HRD dan HRGA terletak pada fokus utama masing-masing peran dalam organisasi.
1. Fokus tanggung jawab
GA bertanggung jawab atas pengelolaan fasilitas, aset perusahaan, dan operasional non-HRD seperti pengadaan alat kerja, kendaraan, serta pemeliharaan gedung. Sementara itu, Admin HR lebih berfokus pada administrasi karyawan, termasuk penggajian, absensi, dan kontrak kerja.
2. Lingkup kerja
Staff GA berperan dalam memastikan kelancaran operasional fisik perusahaan, termasuk pengelolaan inventaris dan koordinasi dengan vendor eksternal. Sebaliknya, Admin HR bekerja mengurus dokumen karyawan, serta mendukung proses rekrutmen dan pelatihan.
3. Interaksi dengan karyawan
Staff GA lebih banyak berinteraksi dengan berbagai departemen dalam pemenuhan kebutuhan fasilitas kerja. Sementara itu, Admin HR lebih sering berhubungan langsung dengan karyawan terkait aspek administratif ketenagakerjaan.
Permudah Peran General Affair dengan Software HashMicro
HashMicro HRM Software adalah sistem manajemen SDM yang membantu mengelola administrasi karyawan secara otomatis. Dengan fitur seperti penggajian, absensi, dan evaluasi kinerja yang terintegrasi, sistem ini memastikan pengelolaan HR lebih efisien dan akurat.
HashMicro juga menawarkan demo gratis dan konsultasi untuk membantu bisnis memahami solusi terbaik sesuai kebutuhan. Dengan dukungan tim ahli, perusahaan dapat mengeksplorasi fitur secara langsung sebelum mengimplementasikan sistem HRM yang optimal.
- Face Recognition & GPS Attendance: Aplikasi HR digital membantu dalam monitoring kehadiran karyawan, termasuk pencegahan kecurangan. General Affairs biasanya bertanggung jawab atas pengelolaan absensi.
- Roster & Dynamic Employee Working Schedule Management: General Affairs mengatur jadwal kerja karyawan, terutama jika melibatkan karyawan dengan jadwal yang dinamis. Fitur ini mempermudah pengelolaan roster dan distribusi jadwal.
- Approval Delegation with Auto Follow-up Notification: HR software membantu dalam delegasi dan manajemen approval terkait permintaan fasilitas, pengeluaran, atau persetujuan operasional lainnya, yang sering menjadi tanggung jawab staff GA.
- Facility Management: Sistem ini memudahkan pemantauan fasilitas perusahaan, termasuk ruangan, peralatan, dan aset lainnya. General Affair dapat memastikan semua fasilitas berfungsi optimal dan melakukan perawatan secara terjadwal.
Kesimpulan
Peran General Affair penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Dengan tugas yang luas dan kompleks, GA harus memastikan setiap aspek operasional berjalan efisien agar karyawan dapat bekerja dengan nyaman dan produktif.
Untuk mempermudah pengelolaan tugas-tugas administratif dan operasional, perusahaan dapat mengandalkan Aplikasi HRM HashMicro. Sistem ini dilengkapi dengan fitur attendance management, payroll otomatis, serta manajemen jadwal kerja yang membantu meningkatkan efisiensi kerja GA dan tim HR.
Dengan solusi otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi kesalahan pencatatan, meningkatkan efisiensi administrasi, dan memastikan operasional berjalan lebih lancar. Coba demo gratis sekarang dan rasakan kemudahan mengelola SDM secara lebih profesional dengan aplikasi General Affair.
Pertanyaan Seputar General Affair
-
Apa itu HRD & GA?
HRD memiliki tugas utama memegang kendali untuk mengembangkan Sumber Daya Manusia yang dalam perusahaan tersebut. Sedangkan divisi GA atau General Affair memiliki tugas mengatur, merawat, memperhatikan dan mengerjakan berbagai hal yang berkaitan dengan urusan kantor baik dalam bentuk fisik maupun non fisik.
-
Apa tugas utama divisi general affair dalam perusahaan?
Tugas utama general affair adalah mengelola kebutuhan operasional sehari-hari, seperti pengelolaan fasilitas, perawatan gedung, inventaris, hingga pengelolaan kendaraan perusahaan.
-
Bagaimana general affair mendukung operasional perusahaan?
General affair memastikan semua kebutuhan logistik dan administratif perusahaan berjalan lancar, sehingga karyawan dapat bekerja dengan efektif tanpa gangguan fasilitas atau layanan.
{
“@context”: “https://schema.org”,
“@type”: “FAQPage”,
“mainEntity”: [{
“@type”: “Question”,
“name”: “Apa itu HRD & GA?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Answer”,
“text”: “HRD memiliki tugas utama memegang kendali untuk mengembangkan Sumber Daya Manusia yang dalam perusahaan tersebut. Sedangkan divisi GA atau General Affair memiliki tugas mengatur, merawat, memperhatikan dan mengerjakan berbagai hal yang berkaitan dengan urusan kantor baik dalam bentuk fisik maupun non fisik.”
}
},{
“@type”: “Question”,
“name”: “Apa tugas utama divisi general affair dalam perusahaan?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Answer”,
“text”: “Tugas utama general affair adalah mengelola kebutuhan operasional sehari-hari, seperti pengelolaan fasilitas, perawatan gedung, inventaris, hingga pengelolaan kendaraan perusahaan.”
}
},{
“@type”: “Question”,
“name”: “Bagaimana general affair mendukung operasional perusahaan?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Answer”,
“text”: “General affair memastikan semua kebutuhan logistik dan administratif perusahaan berjalan lancar, sehingga karyawan dapat bekerja dengan efektif tanpa gangguan fasilitas atau layanan.”
}
}] }
