Dalam proses bisnis, divisi purchasing memegang peran vital karena menentukan kelancaran rantai pasok perusahaan. Namun, tidak jarang staf purchasing melakukan kesalahan yang berakibat pada terganggunya operasional, mulai dari keterlambatan pengadaan hingga meningkatnya biaya produksi.
Kesalahan kecil sekalipun bisa membawa dampak besar, misalnya stok menipis saat permintaan sedang tinggi, kontrak vendor yang merugikan, atau proses administrasi yang tidak rapi.
Oleh karena itu, penting bagi staf purchasing untuk mengetahui kesalahan umum yang sering terjadi dan bagaimana cara menghindarinya melalui sistem e-procurement. Dengan memahami risiko sejak awal, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian dan memastikan kebutuhan operasional terpenuhi dengan lebih efektif.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Staff Purchasing?
Staf purchasing atau purchasing staff adalah karyawan perusahaan yang memiliki tugas untuk melakukan pembelian barang atau bahan baku produk dalam sistematika operasional perusahaan.
Material atau barang tersebut bisa meliputi perlengkapan kantor seperti ATK, printer, dan masih banyak lagi. Pada dasarnya, staf pembelian yang baik akan mendukung kinerja perusahaan.
5 Kesalahan Staf Purchasing yang Umum Terjadi
Selayaknya pemanfaatan tenaga kerja manusia, human error tidak dapat selalu Anda hindari. Dalam konteks staf purchasing sendiri, setidaknya terdapat lima kesalahan umum yang sering mereka lakukan, meliputi:
1. Staf purchasing membayar barang yang tidak diorder
Kesalahan yang satu ini bisa berujung fatal. Staf terlibat bisa saja diseret ke meja hijau karena menggunakan uang perusahaan untuk membeli barang yang tidak jelas purchase order atau invoicenya.
Untuk itu, periksa kembali siapa yang membuat dokumen contoh purchase order, siapa yang menyetujuinya, dan konfirmasi lagi dengan kedua pihak tersebut.
2. Melakukan pembayaran terlalu cepat
Barangnya belum sampai di tangan, tetapi staf pembelian Anda sudah menyelesaikan pembayaran di sistem point of sale. Kesalahan ini dapat menghambat proses audit. Konfirmasi dan koordinasi tim pun dapat terganggu karena payment acceptance mendahului.
3. Staf purchasing membayar terlambat
Untuk kesalahan yang satu ini sudah pasti tidak ada pihak yang senang mengalaminya. Pihak vendor sudah pasti kesal karena pembayaran tak kunjung datang sementara barang/jasa sudah anda sampai pada perusahaan anda.
Stakeholder perusahaan pun sudah pasti akan mengejar staf pembelian guna menyelesaikan pembayaran. Untuk memastikan tidak ada kesalahan, Anda bisa menggunakan sistem purchasing otomatis.
4. Staf purchasing membayar barang dua kali
Kesalahan ini dapat terjadi jika karyawan Anda tidak teliti. Melakukan purchasing secara manual adalah salah satu penyebab umum dari terjadinya kesalahan membayar barang yang sama hingga dua kali.
Oleh karena itu, menjadi langkah bijak jika Anda mempertimbangkan penggunaan sistem pembelian otomatis yang mengeliminasi aspek human error. Klik banner berikut untuk mengetahui skema harga sistemnya.
5. Membeli barang yang belum mendapat persetujuan atasan
Kesalahan ini dapat berimbas pada asumsi tindak penggelapan uang karena melakukan pembelian barang tanpa ada bukti persetujuan dari atasan. Untuk menghindari hal ini, selalu konfirmasi dengan semua pihak yang berkaitan, termasuk pihak manajer atau pun direktur jika perlu.
Eliminasi Kesalahan Staf Pembelian dengan Software Purchasing HashMicro
Tahukah Anda? Dampak dari kesalahan kerja staf purchasing bukan main-main. Mari kita hitung dari pembengkakan biaya, keterlambatan pengadaan, hingga hilangnya kepercayaan manajemen pada divisi purchasing.
Untuk menghindari jebakan tersebut, perusahaan tidak bisa lagi bergantung pada cara kerja manual. Di tengah tuntutan pasar dan ketatnya persaingan, penggunaan procurement software menjadi solusi penting untuk memastikan proses pembelian tetap efisien, transparan, dan akurat.
HashMicro Procurement Software hadir menjawab tantangan tersebut. Sejak 2015, lebih dari 2.000 perusahaan di ASEAN, termasuk Pertamina, Toyota, dan Brinks, telah mempercayai sistem ini. Fitur-fitur sistemnya pun canggih, seperti:
- OCR for RFQ: Ekstraksi otomatis dari dokumen RFQ fisik agar minim kesalahan input.
- Automatic vendor rating: Penilaian vendor otomatis berdasarkan harga, layanan, dan ketepatan waktu.
- Cost savings tracking & reporting: Laporan penghematan biaya yang jelas antara anggaran dan realisasi.
- Custom printout in RFQ: Format RFQ yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan pengadaan.
- Budget tracking & limit purchase: Kontrol anggaran agar tidak terjadi pengeluaran berlebih.
Kesimpulan
Purchasing staff adalah pegawai yang memiliki peran penting dalam kegiatan operasional suatu perusahaan. Oleh karena itu, jika staff purchasing masih melakukan purchasing secara manual, kesalahan-kesalahan seperti di atas akan sering terjadi.
Segera beralih ke Sistem Purchasing terbaik dari HashMicro untuk mengeliminasi kesalahan-kesalahan tersebut dan menjadi seorang staf purchasing yang lebih baik. Karena dengan menggunakan software ini akan mampu untuk mengontrol biaya procurement menjadi lebih efisien.
Coba demo gratis sistemnya untuk pengalaman langsung yang lebih baik.
Pertanyaan Seputar Staf Purchasing
-
Apa itu staff purchasing?
Staff purchasing atau purchasing staff adalah karyawan dalam suatu perusahaan yang memiliki tugas untuk melakukan pembelian barang atau bahan baku yang krusial terhadap kegiatan operasional perusahaan.
-
Apa kesalahan staff purchasing?
Staff purchasing memiliki berbagai kesalahan dalam menjalankan tugasnya seperti membayar barang yang perusahaan tidak beli.
-
Purchasing harus bisa apa?
Purchasing harus bisa memilih vendor yang tepat, mengendalikan anggaran, dan memastikan pengadaan berjalan efisien dan tepat waktu.
