Apakah Anda pernah mengalami selisih data antara faktur yang diterima dan pesanan pembelian yang tercatat? Ketidaksesuaian ini sering menyebabkan kesalahan pencatatan, keterlambatan pembayaran, hingga potensi kerugian bagi perusahaan. Di sinilah proses two way matching berperan penting dalam menjaga akurasi transaksi.
Two way matching adalah metode verifikasi dalam akuntansi yang mencocokkan dua dokumen utama: purchase order dan dokumen invoice. Proses ini bertujuan untuk dapat memastikan bahwa jumlah dan nilai barang yang dipesan sesuai dengan yang ditagihkan perusahaan.
Artikel ini akan membahas konsep two way matching secara menyeluruh, termasuk manfaat dan penerapannya dalam proses keuangan. Simak penjelasan berikut untuk memahami mengapa prosedur ini krusial bagi setiap divisi akuntansi.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Pengertian Two Way Matching dalam Akuntansi
Two way matching adalah proses verifikasi dalam akuntansi yang mencocokkan purchase order (PO) dengan invoice untuk memastikan kesesuaian antara pesanan dan tagihan sebelum pembayaran dilakukan. Proses ini membantu menghindari kesalahan pembayaran atau tagihan ganda.
Dalam praktiknya, akuntan atau tim keuangan akan membandingkan informasi jumlah barang, harga satuan, dan total nilai yang tercantum di invoice dengan data yang ada di purchase order. Jika keduanya sesuai, maka proses pembayaran dapat dilanjutkan.
Namun, jika terdapat selisih atau ketidaksesuaian, sistem akan menandai transaksi tersebut untuk ditinjau ulang sebelum disetujui. Proses ini biasanya didukung oleh sistem akuntansi digital agar verifikasi berjalan cepat dan akurat.
Tujuan Two Way Matching
Sebelumnya telah dijelaskan bahwa tujuan two way matching adalah untuk mencocokkan purchase order dengan invoice. Namun sebenarnya, manfaat dari proses ini jauh lebih luas dan berdampak besar terhadap ketertiban finansial perusahaan.
Berikut adalah beberapa tujuan utama dari penerapan two way matching dalam akuntansi:
1. Mencegah pembayaran yang tidak sah
Two way matching memastikan perusahaan hanya membayar invoice yang sesuai dengan pesanan resmi. Dengan mencocokkan PO dan invoice, sistem dapat menolak tagihan yang tidak memiliki dasar pemesanan. Hal ini melindungi perusahaan dari risiko penipuan atau human error.
2. Menjaga akurasi data keuangan
Proses verifikasi ini membantu memastikan bahwa semua transaksi yang dibukukan telah melalui pemeriksaan silang. Ketidaksesuaian langsung teridentifikasi sebelum masuk ke laporan keuangan. Hasilnya, data akuntansi menjadi lebih akurat dan dapat diandalkan.
3. Mengurangi risiko duplikasi pembayaran
Tanpa kontrol yang tepat, perusahaan bisa saja membayar invoice yang sama lebih dari sekali. Two way matching menandai transaksi yang sudah diproses dan mencegah pengulangan. Dengan demikian, sistem memperkuat kontrol internal dalam proses pembayaran.
4. Mempercepat proses audit internal dan eksternal
Dengan dokumentasi yang lengkap dan sistematis, proses audit menjadi lebih mudah dan cepat. Auditor dapat dengan mudah melacak asal transaksi dan validasinya. Hal ini meningkatkan transparansi dan kepercayaan terhadap laporan keuangan.
5. Meningkatkan efisiensi tim keuangan
Prosedur yang otomatis dan terstandar membuat tim akuntansi tidak perlu memeriksa dokumen secara manual satu per satu. Mereka dapat fokus pada analisis keuangan dan pengambilan keputusan strategis. Ini juga mempercepat proses pembayaran vendor tanpa mengorbankan kontrol.
6. Menjaga hubungan baik dengan vendor
Two way matching membantu perusahaan membayar tagihan secara tepat waktu dan sesuai nilai yang disepakati. Hal ini menciptakan kepercayaan dan profesionalisme dalam hubungan bisnis. Vendor pun merasa dihargai dan lebih terbuka untuk kerjasama jangka panjang.
Komponen-komponen Two Way Matching
Agar proses two way matching berjalan efektif, terdapat dua komponen utama yang harus dibandingkan. Kedua dokumen ini berisi informasi penting yang menjadi dasar pengecekan keabsahan transaksi sebelum pembayaran dilakukan.
1. Purchase Order (PO)
Purchase order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli sebagai bukti pemesanan barang atau jasa kepada vendor. Dokumen ini mencantumkan detail seperti nama barang, jumlah, harga satuan, dan total pesanan. PO menjadi acuan awal dalam proses two way matching.
2. Invoice (Faktur)
Invoice adalah tagihan yang dikeluarkan oleh vendor kepada pembeli setelah barang atau jasa dikirimkan. Di dalamnya terdapat rincian yang harus sesuai dengan PO, seperti jumlah barang, harga, dan nilai total yang harus dibayar. Ketidaksesuaian antara invoice dan PO akan menunda proses pembayaran.
Langkah-langkah Two Way Matching
Two way matching membutuhkan proses sistematis agar setiap transaksi dapat diverifikasi secara akurat sebelum pembayaran dilakukan. Berikut adalah langkah-langkah yang biasa dilakukan dalam proses ini:
1. Penerbitan Purchase Order (PO)
Proses dimulai saat tim pembelian membuat purchase order yang berisi rincian pesanan seperti jenis barang, kuantitas, dan harga. PO ini dikirim ke vendor sebagai acuan pemesanan resmi.
2. Penerimaan Invoice dari Vendor
Setelah barang atau jasa dikirim, vendor akan mengirimkan invoice kepada perusahaan. Dokumen ini memuat nilai yang harus dibayar sesuai barang atau jasa yang telah diberikan.
3. Pencocokan PO dan Invoice
Tim keuangan akan mencocokkan informasi dalam invoice dengan data yang ada di PO, mulai dari jumlah barang hingga harga satuan. Jika terjadi perbedaan, dokumen akan ditinjau ulang atau dikembalikan ke vendor untuk klarifikasi.
4. Verifikasi dan Persetujuan Pembayaran
Jika PO dan invoice sesuai, maka transaksi akan masuk ke tahap verifikasi untuk mendapatkan persetujuan pembayaran. Tahap ini memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk transaksi yang valid.
5. Pencatatan Transaksi dalam Sistem Akuntansi
Setelah disetujui, data transaksi akan dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan. Untuk memudahkan proses ini, Anda bisa menggunakan sistem akuntansi otomatis yang mampu melakukan pencocokan dokumen secara efisien, salah satunya adalah HashMicro Accounting Software.
Dengan sistem HashMicro yang telah dilengkapi oleh AI dan integrasi luas, proses verifikasi berjalan lebih cepat, akurat, dan minim kesalahan, sehingga tim keuangan dapat fokus pada analisis strategis.
6. Pelunasan Tagihan
Setelah semua dokumen sesuai dan transaksi dicatat, perusahaan dapat melanjutkan pembayaran ke vendor sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Pembayaran yang tepat waktu juga membantu menjaga hubungan bisnis jangka panjang.
Manfaat Two Way Matching
Setelah memahami tujuannya, penting juga untuk mengetahui berbagai manfaat praktis yang ditawarkan oleh two way matching dalam proses akuntansi. Tidak hanya mencegah kesalahan, metode ini juga membantu menciptakan sistem keuangan yang lebih sehat dan transparan.
Berikut beberapa manfaat utamanya:
1. Meminimalkan kesalahan pembayaran
Proses pencocokan ini membantu menghindari pembayaran atas tagihan yang tidak valid atau tidak sesuai dengan pesanan. Ini mengurangi potensi kerugian akibat human error maupun ketidaksesuaian dokumen.
2. Meningkatkan kontrol internal
Dengan proses verifikasi yang jelas, perusahaan dapat menerapkan kontrol internal yang lebih kuat. Hal ini menjaga agar setiap pembayaran hanya dilakukan atas transaksi yang sah dan terdokumentasi.
3. Menghemat waktu dan biaya operasional
Proses pencocokan yang sistematis mempercepat penyelesaian transaksi dan mengurangi pekerjaan administratif manual. Hasilnya, efisiensi meningkat dan biaya operasional bisa ditekan.
4. Mendukung kepatuhan dan audit
Data yang tertelusur dan terdokumentasi rapi memudahkan proses audit, baik internal maupun eksternal. Ini juga membantu perusahaan menjaga kepatuhan terhadap standar akuntansi dan regulasi.
5. Menumbuhkan kepercayaan dengan vendor
Pembayaran yang tepat dan transparan memperkuat hubungan bisnis dengan mitra dan vendor. Kepercayaan yang terbangun mendorong kerja sama jangka panjang yang saling menguntungkan.
6. Meningkatkan kualitas laporan keuangan
Karena hanya transaksi yang valid yang tercatat, laporan keuangan menjadi lebih akurat dan mencerminkan kondisi perusahaan yang sebenarnya. Ini penting untuk pengambilan keputusan dan evaluasi kinerja.
Mengapa Two Way Matching itu Penting?
Dalam dunia bisnis yang penuh dengan risiko kesalahan, duplikasi, dan bahkan potensi kecurangan, proses pencocokan ini hadir sebagai mekanisme kontrol yang menjaga agar setiap pembayaran hanya dilakukan atas transaksi yang sah dan sesuai dokumen.
Pentingnya proses ini juga terletak pada kemampuannya menciptakan akuntabilitas. Setiap proses pembelian akan memiliki jejak verifikasi yang jelas, dimulai dari purchase order hingga invoice.
Selain itu, penerapan proses ini membantu perusahaan menciptakan efisiensi dan disiplin dalam operasional keuangan. Prosedur ini bukan hanya bermanfaat bagi tim akuntansi, tetapi juga berdampak positif pada hubungan dengan vendor, reputasi perusahaan, dan kualitas laporan keuangan secara keseluruhan.
Oleh karena itu, two way matching bukan sekadar prosedur administratif, melainkan bagian integral dari tata kelola keuangan yang sehat.
HashMicro Accounting Software: Solusi Praktis untuk Verifikasi PO dan Invoice
HashMicro Accounting Software adalah sistem akuntansi berbasis cloud yang dirancang khusus untuk menyederhanakan proses keuangan perusahaan, termasuk penerapan two way matching secara otomatis.
Didukung oleh kecerdasan buatan bernama Hashy, sistem ini mampu mendeteksi ketidaksesuaian dokumen dengan cepat dan memberikan rekomendasi tindakan berdasarkan pola data sebelumnya. Proses validasi menjadi lebih cepat, akurat, dan minim risiko kesalahan.
Keunggulan lainnya adalah kemampuan integrasi dengan berbagai modul lain seperti purchasing, inventory, dan approval workflow. Ini memungkinkan alur kerja antar divisi menjadi lebih sinkron dan transparan.
Dengan sistem yang fleksibel dan mudah disesuaikan, HashMicro menjadi solusi ideal bagi perusahaan yang ingin memperkuat kontrol internal, menghemat waktu operasional, dan memastikan seluruh transaksi berlangsung sesuai prosedur.
Berikut adalah fitur yang ditawarkan sistem akuntansi HashMicro:
- Bank Integration – Auto Reconciliation: Membantu mencocokkan data transaksi dari invoice dan purchase order dengan data mutasi bank secara otomatis untuk memastikan akurasi pembayaran.
- Bank Integration – Auto Payment: Memastikan invoice yang sudah sesuai hasil two way matching bisa langsung dibayar tepat waktu sesuai jadwal yang telah disetujui.
- Multi Level Analytical (Compare FS per project, branch, etc.): Membantu mengevaluasi efektivitas proses two way matching di berbagai unit atau proyek melalui analisis laporan keuangan yang detail.
- Cash Flow Reports: Memberikan visibilitas terhadap dampak pembayaran yang telah diverifikasi melalui two way matching terhadap arus kas perusahaan.
- Financial Statement with Budget Comparison: Membantu memastikan bahwa transaksi yang sudah lolos two way matching tetap berada dalam batas anggaran yang telah direncanakan.
- Custom Printout for Invoices: Memungkinkan perusahaan untuk mencetak invoice dengan format yang konsisten dan sesuai hasil verifikasi, guna mempermudah dokumentasi dan audit.
Kesimpulan
Two way matching merupakan prosedur penting dalam akuntansi untuk memastikan setiap transaksi pembayaran dilakukan secara valid, akurat, dan sesuai dokumen pendukung. Dengan mencocokkan purchase order dan invoice, perusahaan dapat mencegah kesalahan, menghindari pembayaran ganda, serta memperkuat kontrol internal.
Untuk mempermudah proses ini, penggunaan sistem akuntansi terintegrasi seperti HashMicro Accounting Software dapat menjadi solusi yang efisien. Dilengkapi AI cerdas bernama Hashy dan fitur automasi pencocokan data, sistem ini membantu perusahaan menjalankan two way matching secara cepat, akurat, dan bebas risiko.
Ingin lihat bagaimana sistem ini bekerja? Coba demo gratis HashMicro sekarang dan rasakan kemudahannya dalam mengelola proses verifikasi transaksi secara profesional.
Pertanyaan Seputar Two Way Matching
-
Apa itu konsep 2 way matching?
Konsep two way matching adalah proses verifikasi dalam akuntansi yang mencocokkan purchase order dengan invoice untuk memastikan kesesuaian sebelum pembayaran dilakukan.
-
Bagaimana cara mengimplement 2 way matching pada bisnis?
Two way matching dapat diimplementasikan dengan mencocokkan purchase order dan invoice sebelum pembayaran dilakukan, menggunakan sistem manual atau software akuntansi otomatis.
-
Apa perbedaan 2 way matching dengan 3 way matching?
Perbedaan two way matching dan three way matching terletak pada jumlah dokumen yang diverifikasi: two way mencocokkan purchase order dengan invoice, sedangkan three way menambahkan goods receipt sebagai dokumen ketiga yang diverifikasi.
