Manajemen transportasi adalah aspek yang krusial dalam bisnis jasa pengiriman. Bisnis Anda tidak akan dapat beroperasi tanpa transportasi Anda. Mengelola transportasi bukan hanya sekedar melakukan perawatan rutin, tetapi ini juga melibatkan berbagai aspek lain seperti back office, analisis keuangan, dan penggunaan perangkat lunak seperti ERP untuk Industri Jasa.
Untuk membantu mengoptimalkan pengelolaan transportasi dalam bisnis logistik Anda, HashMicro menawarkan solusi Sistem Fleet Management. Optimalkan pengelolaan kendaraan di perusahaan Anda. Lacak penggunaan bahan bakar dan pergerakan setiap kendaraan Anda dengan Fleet Management Software terlengkap dari HashMicro. berikut ini kami rangkum lima tips praktis untuk Anda!
Daftar Isi
1. Lakukan Evaluasi Secara Menyeluruh
Pertama-tama, Anda perlu mengevaluasi manajemen transportasi Anda. Adanya evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui aspek-aspek yang memerlukan peningkatan. Adapun evaluasi ini meliputi kinerja kurir, kondisi kendaraan, rute pengiriman, penggunaan bahan bakar, dan sebagainya.
Evaluasi menyeluruh akan memudahkan Anda mengoptimalkan efisiensi. Cari tahu faktor apa yang membuat biaya Anda membengkak. Apakah itu dikarenakan pemilihan rute pengiriman yang tidak tepat? Apakah karena pemakaian bahan bakar yang boros? Atau sebabnya ada pada keteledoran kurir sehingga Anda harus selalu memberikan kompensasi atau ganti rugi kepada pelanggan?
Analisis kembali metode pengiriman yang Anda gunakan, apakah metode tersebut sudah benar-benar efektif dan menguntungkan atau belum. Selain itu, cari tahu apa yang paling sering dikeluhkan oleh pelanggan Anda. Untuk membantu Anda memaksimalkan layanan, pertimbangkan untuk membuat survei kepuasan pelanggan menggunakan Survey Management Software.
Baca juga: 10 Manfaat Aplikasi Survey Online
2. Berikan Nilai Tambah Pada Layanan Anda
Anda harus menyadari bahwa saat ini hampir seluruh bisnis jasa pengiriman berlomba-lomba meningkatkan layanan mereka demi menjadi pilihan utama bagi pelanggan. Anda perlu meluangkan waktu untuk mencari tahu nilai tambah apa yang dapat Anda berikan pada layanan Anda. Alih-alih memberikan harga promo untuk pengiriman, Anda dapat memberikan manfaat-manfaat lain, misalnya seperti pengiriman privat, prioritas pengiriman, atau pilihan jenis transportasi dan pilihan durasi pengiriman yang lebih beragam.
Dengan memiliki nilai tambah, pelanggan Anda akan dapat memaklumi apabila Anda meningkatkan biaya pengiriman Anda. Karena dengan membayar lebih, mereka akan mendapatkan manfaat yang lebih pula.
3. Bangun Koordinasi yang Baik Antara Back Office & Kurir
Kurir Anda bertanggung jawab untuk mengantarkan pesanan dari pengirim hingga sampai ke tujuan. Akan tetapi, back office lah yang bertugas dalam menyampaikan informasi lengkap kepada kurir dan membantu mengatasi isu dalam pengiriman. Jadi, back office dan kurir harus memiliki koordinasi yang baik.
Untuk meningkatkan kolaborasi tim penjualan, pemasaran, customer service, logistik, dan pengemudi Anda, pertimbangkan untuk memiliki sistem tersentralisasi yang dapat memungkinkan seluruh tim untuk dapat saling berbagi informasi. Sistem ERP menyediakan kemudahan tersebut.
Sistem ERP memudahkan tim penjualan mendapatkan informasi lengkap mengenai klien tanpa harus menemui tim pemasaran secara langsung. Tim logistik dapat mengetahui permintaan pengiriman tanpa harus menanyakannya langsung kepada tim penjualan. Kurir Anda juga dapat langsung mengakses informasi terkait pengiriman melalui sistem. Perangkat lunak ERP juga memungkinkan back office untuk melacak keberadaan kurir sehingga berbagai isu yang menyebabkan keterlambatan dapat diketahui dan solusi dapat diberikan lebih awal.
4. Kelola Bahan Bakar dan Dokumen Transportasi Anda dengan Bantuan Sistem
Mengelola keperluan transportasi seperti bahan bakar dan dokumen untuk tiap kendaraan bukan hal mudah jika dikerjakan secara manual. Ketersediaan bahan bakar dan kelengkapan dokumen setiap transportasi perlu dipastikan agar tidak terjadi hal hal yang tidak diinginkan. Oleh karena itu, dengan bantuan sistem manajemen pengelolaan transportasi, Anda dapat dengan mudah mengelola segala keperluan transportasi yang dibutuhkan.
Sistem manajemen pengelolaan transportasi dapat membantu untuk memantau kondisi, bahan bakar dan dokumen legal kendaraan. Sistem juga dilengkapi dengan pengingat untuk mengurus dokumen seperti kontrak sewa dan premi asuransi agar tidak kedaluwarsa. Ini harus dilakukan untuk memastikan tiap kendaraan layak jalan saat diperlukan.
Semua itu dapat dilakukan dalam satu waktu dan melalui satu sistem. Anda juga dapat menghasilkan laporan analitik real-time terkait penghasilan yang Anda dapatkan dari penggunaan transportasi Anda.
5. Lakukan Pengecekan Rutin
Manajemen transportasi tidak akan lengkap tanpa pemeliharaan. Pemeliharaan secara berkala merupakan hal yang sangat penting. Hal ini karena bisnis Anda bertumpu pada setiap transportasi Anda. Jika transportasi Anda rusak, maka pengiriman barang tidak dapat dilakukan.
Pemeliharaan secara berkala dapat mencegah terjadinya kerusakan pada transportasi Anda. Masa pemakaiannya pun akan menjadi lebih panjang. Ini juga membantu mengurangi biaya, sebab Anda membutuhkan biaya yang lebih banyak untuk memperbaiki kendaraan yang rusak atau membeli yang baru ketimbang merawatnya.
Kesimpulan
Tips-tips yang telah diberikan di atas dapat Anda gunakan untuk membantu kegiatan operasional bisnis agar tetap berjalan dengan lancar. Transportasi Anda adalah aset yang sangat berharga dalam bisnis Anda, jadi penting untuk melakukan inspeksi dan perawatan secara konsisten. Sehingga, bisnis jasa pengiriman Anda akan selalu dalam kondisi yang prima serta menjamin keberlangsungan dan kelancaran dalam menjalankannya.
Untuk memudahkan proses dalam menjaga aset bisnis dan perusahaan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan Sistem Fleet Management. Dengan ini, Anda akan dapat menjadwalkan perawatan, melakukan pengecekan, menugaskan tim inspeksi, dan melihat riwayat kondisi seluruh transportasi Anda dengan lebih mudah. Sistem yang terintegrasi dengan Sistem Penjualan ini juga dapat memudahkan proses melakukan pembelian aset baru yang sesuai dengan anggaran dari vendor yang berkualitas. Bila tertarik Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga untuk mengetahui lebih detail mengenai sistem ERP manajemen transportasi. Segera daftar dan dapatkan demo gratis dari HashMicro.
