Semenjak kantor mulai beroperasi kembali setelah PSBB berakhir, perusahaan harus lebih proaktif menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman dari penularan COVID-19. Salah satu langkah yang bisa Anda pilih adalah dengan melakukan pemeriksaan kesehatan karyawan sebelum masuk kantor. Namun, tahukah Anda, selain memeriksa karyawan, Anda memerlukan perubahan dalam manajemen tamu kantor? Periode ini menunjukkan betapa pentingnya mendigitalisisi manajemen menggunakan software tambahan seperti Visitor Management Software dari HashMicro.
Digitalisasi ini bukan sekedar memindahkan pencatatan tamu dari kertas ke spreadsheet di komputer. Anda membutuhkan Visitor Management Software dari HashMicro yang dapat memproses data pengunjung serta mengotomatiskan perkerjaan administratif lainnya. Dengan software ini, Anda bisa mengelola kedatangan tamu kantor, melacak jumlah tamu secara real-time, dan membantu Anda mematuhi aturan kesehatan terkini. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai dana yang perlu disiapkan, Anda bisa mengunduh skema harga Visitor Management Software HashMicro disini. Lalu, bagaimana peran Visitor Management Software setelah new normal? Berikut penjelasannya!
Daftar Isi
Artikel terkait: Mengenal Visitor Management System: Pengertian dan Manfaat
Melakukan Screening Digital Melalui Kuesioner
Saat ini, ada protokol screening di kantor yang memastikan karyawan dan tamu dalam kondisi sehat. Selain pemeriksaan suhu tubuh, mereka harus mengisi kuesioner seputar kondisi kesehatan mereka. Kuesioner tersebut bisa mencakup pertanyaan seputar kunjungan ke daerah zona merah, kontak dengan orang yang terinfeksi, dan lainnya. Sayangnya, prosedur manual pengelolaan tamu kantor di saat krisis seperti ini tidak efektif. Dengan cara konvensional, tamu kantor harus mengisi formulir kondisi kesehatan mereka di kertas. Lalu resepsionis Anda harus memeriksa satu-satu dan tumpukan kertas tersebut akan memenuhi meja mereka. Lebih parahnya, metode seperti ini bisa membuat orang mengantre dan menunggu lama.
Melalui Visitor Management Software HashMicro, Anda bisa mendata pengunjung dengan lebih mudah. Jika ada tamu yang hadir, resepsionis Anda bisa menginput data tamu tersebut di sistem. Lalu pengunjung bisa mengisi kuesioner melaui tablet yang telah terintegrasi dengan software manajemen tamu di meja resepsionis. Jika software Anda mendukung kios pendaftaran mandiri, tamu bisa langsung mengisi data mereka dan kuesioner kesehatan tersebut tanpa melalui respsionis. Atau, lebih sederhana lagi, tautan kuesioner ini bisa dikirim melalui SMS atau WhatsApp. Jadi mereka bisa mengisinya melalui ponsel masing-masing.
Baca juga: Optimalkan Pembayaran Digital dengan Software Akuntansi
Data Tamu Kantor Otomatis Tersimpan
Software pengelolaan tamu ini menghasilkan ID card yang dilengkapi dengan barcode dan bisa dicetak. Ketika barcode dipindai, sistem akan menampilkan data tamu tersebut beserta dengan foto, rekam kunjungan, kondisi kesahatan saat berkunjung dan lainnya. ID card ini memudahkan pendaftaran tamu jika mereka melakukan kunjungan selanjutnya. Jadi, resepsionis tidak perlu repot mencatat ulang terus-menerus. Selain itu, data kuisioner yang tersimpan tadi memudahkan petugas medis untuk melakukan contact tracing jika tamu yang mengunjungi kita ternyata terinfeksi COVID-19.
Melacak Jumlah Tamu yang Berada di Kantor Secara Real-time
Saat new normal mulai diberlakukan, kapasitas kantor tidak bisa maksimal. Di DKI Jakarta misalnya, hanya boleh 50% karyawan yang masuk kantor. Jika karyawan saja dibatasi, tentu hal yang sama berlaku bagi tamu. Pertama-tama, Anda harus menentukan berapa kapasitas karyawan dan tamu yang aman dan memungkinkan mereka untuk berjaga jarak. Setelah ditetapkan, patuhlah pada angka tersebut. Jika ada tamu yang datang tanpa ada janji, pastikan resepsionis memeriksa sistem untuk melihat berapa banyak orang yang berada di dalam kantor. Jika melebihi kapasitas, tamu tersebut bisa menunggu di lobi terlebih dahulu atau mengatur ulang jadwal kunjungan.
Mempermudah Reservasi Kunjungan
Visitor Management Software yang terintegrasi dengan software operasi bisnis lainnya dapat memudahkan reservasi kunjungan. Karyawan yang memiliki janji untuk bertemu dengan orang dari luar kantor bisa membuat jadwalnya sendiri. Mereka hanya perlu menandai tanggal di kalender sistem, mengisi data tamu, jumlah orang yang datang, dan tujuan kedatangannya. Tamu juga akan mendapatkan kuisioner mengenai kondisi kesahatan setelah membuat jadwal. Nantinya ketika tamu tersebut sudah tiba di kantor Anda, mereka tidak lagi harus melakukan registrasi dan mengisi kuisioner di meja resepsionis. Kalaupun masih ada data yang harus diisi, waktu yang dihabiskan tidak akan lama.
Memberikan Notifikasi Otomatis jika Tamu Sudah Tiba
Sistem pengelolaan tamu kantor yang manual tidak bisa memberi tahu karyawan jika tamunya sudah tiba di lobi. Tetapi dengan software, tamu tersebut hanya perlu memberitahukan ke resepsionis terkait janji temunya atau melakukan konfirmasi melalui kios registrasi mandiri. Nantinya Visitor Management Software akan memproses konfirmasi tersebut dan mengirimkan notifikasi otomatis ke email, SMS, atau WhatsApp karyawan yang memiliki janji dengan tamu tersebut. Notifikasi ini berguna bagi karyawan agar ia bisa menyambut tamunya, mempersiapkan ruangan, atau mengakhiri pertemuan dengan orang lain.
Kesimpulan
Mematuhi regulasi new normal di perkantoran sangatlah penting. Perusahaan harus bisa menciptakan lingkungan yang aman dan meminimalisir penularan penyakit. Salah satu caranya dalah menggunakan software yang bisa mengelola tamu kantor atau Visitor Management Software. Dengan menggunakan software tambahan, sama artinya dengan Anda sedang berinvestasi untuk daya guna jangka panjang. Hal ini karena kegunaan yang diberikan oleh Visitor Management Software tidak sebatas pengelolaan tamu saat pandemi saja. Pilihlah software yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda terlebih dengan aturan ekstra terkait penanggulangan krisis kesehatan. Temukan Visitor Management Software yang cocok untuk perusahaan Anda dengan mengunduh skema harga software untuk mendapatkan biaya estimasinya atau hubungi kamu untuk demo gratis!
