Pentingnya Digitalisasi Manajemen Tamu Kantor Saat New Normal

Syifa Fadiyah
Software Manajemen Tamu Kantor

Semenjak kantor mulai beroperasi kembali setelah PSBB berakhir, perusahaan dituntut untuk proaktif menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman dari penularan COVID-19. Salah satu langkah yang diambil adalah dengan melakukan pemeriksaan kesehatan karyawan sebelum masuk kantor. Tetapi, tahukah Anda, selain memeriksa karyawan, Anda memerlukan perubahan dalam manajemen tamu kantor? 

Periode ini menunjukkan betapa pentingnya mendigitalisisi manajemen pengunjung yang bertandang ke area perkantoran Anda. Digitalisasi yang dimaksud bukan sekedar memindahkan pencatatan tamu dari kertas ke spreadsheet di komputer. 

Anda membutuhkan Visitor Management Sofware yang dapat memproses data pengunjung serta mengotomatiskan perkerjaan administratif lainnya. Dengan software ini,  Anda bisa mengelola kedatangan tamu kantor, melacak jumlah tamu secara real-time, dan membantu Anda mematuhi aturan kesehatan terkini.

Bagaimana peran Visitor Management Software setelah new normal?

Artikel terkait: Mengenal Visitor Management System: Pengertian dan Manfaat

Melakukan screening digital melalui kuisioner

Saat ini, ada protokol screening di kantor yang memastikan karyawan dan tamu dalam kondisi sehat. Selain pemeriksaan suhu tubuh, mereka harus mengisi kuisioner seputar kondisi kesehatan mereka. Kuisioner tersebut bisa mencakup pertanyaan seputar kunjungan ke daerah zona merah, kontak dengan orang yang terinfeksi, dan lainnya. 

Sayangnya, prosedur manual pengelolaan tamu kantor di saat krisis seperti ini tidak efektif. Dengan cara konvensional, tamu kantor harus mengisi formulir kondisi kesehatan mereka di kertas. Lalu resepsionis Anda harus memeriksa satu-satu dan tumpukan kertas tersebut akan memenuhi meja mereka. Lebih parahnya, metode seperti ini bisa membuat orang mengantre dan menunggu lama. 

Melalui Visitor Management Software, Anda bisa mendata pengunjung dengan lebih mudah. Jika ada tamu yang hadir, resepsionis Anda bisa menginput data tamu tersebut di sistem. Lalu pengunjung bisa mengisi kuisioner melaui tablet yang telah terintegrasi dengan software manajemen tamu di meja respsionis. 

Jika software Anda mendukung kios pendaftaran mandiri, tamu bisa langsung mengisi data mereka dan kuisioner kesehatan tersebut tanpa melalui respsionis. Atau, lebih sederhana lagi, tautan kuisioner ini bisa dikirim melalui SMS atau WhatsApp. Jadi mereka bisa mengisinya melalui ponsel masing-masing.

Data tamu kantor otomatis tersimpan 

Software pengelolaan tamu ini menghasilkan ID card yang dilengkapi dengan barcode dan bisa dicetak. Ketika barcode dipindai, sistem akan menampilkan data tamu tersebut beserta dengan foto, rekam kunjungan, kondisi kesahatan saat berkunjung dan lainnya. 

ID card ini memudahkan pendaftaran tamu jika mereka melakukan kunjungan selanjutnya. Jadi, respsionis tidak perlu repot mencatat ulang terus-menerus. Selain itu, data kuisioner yang tersimpan tadi memudahkan petugas medis untuk melakukan contact tracing jika tamu yang mengunjungi kita ternyata terinfeksi COVID-19. 

Visitor ID Card

Melacak jumlah tamu yang berada di kantor secara real-time

Saat new normal mulai diberlakukan, kapasitas kantor tidak bisa maksimal. Di DKI Jakarta misalnya, hanya boleh 50% karyawan yang masuk kantor. Jika karyawan saja dibatasi, tentu hal yang sama berlaku bagi tamu. 

Pertama-tama, Anda harus menentukan berapa kapasitas karyawan dan tamu yang aman dan memungkinkan mereka untuk berjaga jarak. Setelah ditetapkan, patuhlah pada angka tersebut. 

Jika ada tamu yang datang tanpa ada janji, pastikan resepsionis memeriksa sistem untuk melihat berapa banyak orang yang berada di dalam kantor. Jika melebihi kapasitas, tamu tersebut bisa menunggu di lobi terlebih dahulu atau mengatur ulang jadwal kunjungan. 

Mempermudah reservasi kunjungan

Visitor Management Software yang terintegrasi dengan software operasi bisnis lainnya dapat memudahkan reservasi kunjungan. 

Karyawan yang memiliki janji untuk bertemu dengan orang dari luar kantor bisa membuat jadwalnya sendiri. Mereka hanya perlu menandai tanggal di kalender sistem, mengisi data tamu, jumlah orang yang datang, dan tujuan kedatangannya. Kuisioner mengenai kondisi kesahatan pun bisa dikirim ke tamu tersebut setelah jadwalnya dibuat. 

Nantinya ketika tamu tersebut sudah tiba di kantor Anda, mereka tidak lagi harus melakukan registrasi dan mengisi kuisioner di meja resepsionis. Kalaupun masih ada data yang harus diisi, waktu yang dihabiskan tidak akan lama. 

Memberikan notifikasi otomatis jika tamu sudah tiba

Sistem pengelolaan tamu kantor yang manual tidak bisa memberi tahu karyawan jika tamunya sudah tiba di lobi. Tetapi dengan software, tamu tersebut hanya perlu memberitahukan ke resepsionis terkait janji temunya atau melakukan konfirmasi melalui kios registrasi mandiri. 

Nantinya Visitor Management Software akan memproses konfirmasi tersebut dan mengirimkan notifikasi otomatis ke email, SMS, atau WhatsApp karyawan yang memiliki janji dengan tamu tersebut. 

Notifikasi ini berguna bagi karyawan agar ia bisa menyambut tamunya, mempersiapkan ruangan, atau mengakhiri pertemuan dengan orang lain. 

Kesimpulan

Mematuhi regulasi new normal di perkantoran sangatlah penting. Perusahaan harus bisa menciptakan lingkungan yang aman dan meminimalisir penularan penyakit. Salah satu caranya dalah menggunakan software yang bisa mengelola tamu kantor atau Visitor Management Software. 

Perlu Anda ketahui, Investasi pada Visitor Management Software juga memiliki daya guna yang lama, tidak tebatas pada pengelolaan tamu di saat pandemi saja. Pilihlah software yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda terlebih dengan aturan ekstra terkait penanggulangan krisis kesehatan. 

Temukan Visitor Management Software yang cocok untuk perusahaan Anda di sini.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles