Cara Mudah Mengoptimalkan Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan adalah kunci dalam bisnis, terutama di ritel, grosir, dan manufaktur. Ini mencakup sistem untuk mengelola persediaan, mengklasifikasikan barang, dan menjaga catatan yang akurat. Kesalahan dalam manajemen persediaan dapat menyebabkan kerugian besar. Untuk mengurangi risiko-risiko tersebut, Anda dapat memanfaatkan Sistem Manajemen Inventaris atau persediaan.

Tujuan Sistem Manajemen Inventaris adalah mencapai keseimbangan antara investasi persediaan dan pelayanan pelanggan. Tanpa manajemen persediaan yang baik, strategi berbiaya rendah tidak akan berhasil. Artikel ini akan menjelaskan cara sederhana dan efektif untuk mengoptimalkan manajemen persediaan Anda.

1. Atur & Pantau Tingkat Persediaan 

Anda dapat mengatur par level atau tingkat persediaan minimum setiap produk Anda. Tingkat persediaan minimum adalah jumlah minimum persediaan yang harus Anda miliki setiap saat. Bila stok barang Anda berkurang hingga di bawah tingkat persediaan minimum, maka Anda harus segera melakukan pemesanan ulang.

Idealnya, Anda memesan ulang barang agar jumlahnya melebihi tingkat persediaan minimum yang sudah perusahaan tentukan. Tingkat persediaan minimum setiap produk tentunya berbeda. Ini biasanya ditentukan dari seberapa cepat produk tersebut terjual dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya.

Mengatur dan memantau tingkat persediaan secara manual tentunya akan sangat merepotkan, terutama bila jenis produk Anda sangat bervariasi. Jadi, sebaiknya Anda menggunakan sistem yang memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan pengaturan tingkat persediaan dan memberikan peringatan setiap kali stok Anda mencapai batas minimum yang Anda tentukan.

2. Gunakan Metode FIFO & FEFO dalam Manajemen Persediaan

Selanjutnya, Anda mungkin sudah akrab dengan istilah FIFO (First-In-First-Out). Metode ini lazim bagi perusahaan-perusahaan ritel dan grosir yang menjual banyak jenis produk gunakan. Produk-produk yang lebih dahulu masuk di gudang atau yang berada di tempat penyimpanan lebih lama harus keluar atau terjual lebih dahulu.

Dalam kasus bisnis makanan dan minuman (food and beverage), metode serupa yang banyak digunakan adalah FEFO (First-Expired-First-Out). Berbeda dari FIFO, metode FEFO mengharuskan Anda untuk memprioritaskan produk-produk yang masa kedaluwarsanya lebih cepat untuk lebih cepat terjual.

Metode FIFO dan FEFO membantu memastikan bahwa produk yang Anda jual ke konsumen adalah produk yang layak jual dan memiliki masa pakai yang cukup panjang. Kedua metode ini juga membantu Anda mengurangi kerugian inventaris karena pemborosan ruangan serta barang-barang yang usang dan rusak.

3. Adopsi Sistem Manajemen Persediaan Otomatis

Saat ini perangkat lunak Sistem Manajemen Persediaan merupakan yang wajib dimiliki oleh retailer, wholesaler, dan manufacturer. Oleh karena itu cara manual sangat tidak efisien dan sulit membantu Anda mengoptimalkan manajemen persediaan Anda.

Sistem manajemen persediaan otomatis membantu menghemat banyak waktu, biaya, dan tenaga. Sistem ini memungkinkan Anda mengatur dan memonitor tingkat persediaan, membuat laporan inventaris real-time, memantau perpindahan barang, dan bahkan memprediksi kebutuhan inventaris Anda. Jadi, Anda dapat melakukan semua itu melalui satu sistem saja.

4. Lakukan Audit Inventaris Secara Reguler

Berikut ini adalah beberapa alasan utama mengapa sangat penting untuk melakukan audit inventaris :

1. Untuk mencocokkan jumlah aktual barang dalam persediaan dengan laporan akuntansi sambil menyesuaikan perbedaan
2. Mengetahui barang atau produk mana yang kelebihan atau kekurangan persediaan
3. Mengurangi pembelian atau pengadaan inventaris yang tidak perlu
4. Menjadi perbandingan penghitungan fisik aktual dan mencocokkannya dengan laporan bisnis
5. Membantu menentukan efektivitas dan membantu mengidentifikasi masalah dalam manajemen persediaan Anda
6. Membantu mengidentifikasi setiap kegagalan akibat dari kurangnya keamanan yang mengakibatkan kerugian, pencurian, atau penyalahgunaan

Oleh karena itu, perusahaan dapat melakukan audit inventaris sekali dalam sebulan, sekali dalam setiap trimester atau triwulan, atau sekali setahun, tergantung pada jumlah stok barang Anda. Beberapa metode audit inventaris yang umumnya perusahaan gunakan, yakni; inventaris fisik, pengecekan di tempat, dan penghitungan siklus. Sistem manajemen persediaan dapat melakukan semua proses ini secara otomatis.

5. Optimalkan Manajemen Supplier

Manajemen persediaan akan sulit dioptimalkan tanpa meningkatkan manajemen supplier. Dengan manajemen supplier yang lebih sederhana dan konsisten, maka Anda akan dapat mengelola inventaris Anda dengan lebih efisien.

Pastikan Anda memiliki komunikasi yang baik dengan pemasok Anda. Ketahui waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang. Dokumentasikan kesepakatan antara Anda dan pemasok dengan baik.

Dengan Manajemen Inventory dari HashMicro, Anda dapat menyimpan seluruh data transaksi dan kontrak Anda dengan supplier, menjadwalkan pembelian, membuat dan mengirim blanket order secara otomatis, dan bahkan memungkinkan pemasok untuk mengirimkan penawarannya melalui supplier portal. Sistem Inventory ini juga dapat mengoptimalkan pengelolaan inventaris Anda secara menyeluruh.

Mengapa Manajemen Persediaan Harus Dioptimalkan?

Manajemen Inventory memiliki peranan yang penting dalam keseimbangan bisnis. Oleh karena itulah, hadir sebuah solusi yaitu software manajemen persediaan untuk membantu mengoptimalkan pengelolaan barang di gudang Anda secara lebih akurat dan efektif. Inventory Management Software dapat mencatat dan mengelola seluruh barang inventaris yang perusahaan Anda miliki secara otomatis. Oleh sebab itulah, perusahaan Anda perlu mempertimbangkan dan memiliki sistem inventaris dari HashMicro.

Baca juga: Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Kesimpulan

Dengan demikian, pada artikel diatas mungkin sudah dapat menjawab pertanyaan tentang cara menerapkan manajemen persediaan yang baik bagi perusahaan. Konsep manajemen persediaan merupakan aspek yang krusial dalam bisnis apapun, terutama pada bisnis ritel, grosir, dan manufaktur. Bila tidak Anda kelola dengan baik  tentunya dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi bisnis Anda. Tujuan manajemen aset atau persediaan adalah menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan.

Oleh karena itu, kami menawarkan produk Aplikasi Manajemen Inventory dari HashMicro untuk membantu bisnis Anda dalam mengotomatiskan serta memantau persediaan barang sehingga bisa menyesuaikan budget yang akan perusahaan keluarkan. Bila tertarik Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga untuk mengetahui lebih detail mengenai software invetory kami. Segera daftar dan dapatkan demo gratis dari HashMicro.