Penjualan adalah salah satu aspek yang penting dalam sebuah bisnis. Aspek ini dapat menentukan tingkat keberhasilan dari berbagai aktivitas perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Untuk dapat melihat dan menentukan keberhasilan tersebut, maka perusahaan perlu membuat laporan penjualan, atau biasa dikenal dengan istilah sales report.
Melalui laporan penjualan, perusahaan dapat mengetahui terkait target-target yang telah ditetapkan di awal sudah tercapai atau belum. Di samping itu, melalui laporan ini, perusahaan dapat mengetahui rencana penjualan yang lebih cocok di masa depan berdasarkan hasil laporan yang telah dibuat. Artikel ini akan membahas secara rinci mengenai laporan penjualan dan bagaimana cara membuatnya.
Daftar Isi
Apa itu Sales Report?
Sales report adalah sebuah kegiatan pelaporan aktivitas penjualan dalam jangka waktu tertentu yang berisi data dan informasi rinci. Pada umumnya, laporan penjualan ini berisikan informasi seputar kuantitas penjualan, pendapatan, serta biaya operasional bisnis dalam jangka waktu tertentu.
Dari berbagai aspek yang terdapat dalam laporan ini, perusahaan dapat melakukan berbagai analisis terhadap setiap aspek dengan baik. Melalui analisis ini, perusahaan dapat mengetahui bagaimana performa penjualan yang telah terlaksana serta apa saja hal yang perlu dievaluasi. Terlebih lagi, melalui laporan penjualan, perusahaan juga dapat menentukan strategi yang tepat agar dapat meningkatkan volume penjualan di masa depan.
Pentingnya Sales Report dalam Bisnis
Tujuan utama dari adanya sales report adalah untuk memberikan kondisi umum dari penjualan bisnis dalam jangka waktu tertentu. Laporan yang mengambil data dari masa lalu ini dapat menjadi bahan evaluasi bagi perusahaan sehingga mereka dapat membuat rencana yang lebih matang guna meningkatkan penjualan di masa depan.
Terlepas dari beberapa tujuan utama tadi, masih terdapat beberapa hal yang menjadikan laporan penjualansebagai komponen yang penting dalam berjalannya suatu bisnis. Dengan adanya laporan penjualan, perusahaan dapat mengetahui aspek penjualan yang belum optimal. Selain itu, laporan ini juga dapat menjadi dokumen pertanggungjawaban bagi investor serta dapat menunjukkan kredibilitas bisnis dalam melakukan operasionalnya.
Cara Membuat Sales Report yang Baik
Sales report dapat menggambarkan kondisi penjualan bisnis dalam jangka waktu tertentu, karena itu pihak yang membuat laporan ini harus dapat membuatnya dengan baik. Dengan laporan penjualan yang baik, perusahaan dapat mengetahui detail-detail kecil yang mewakili berbagai kegiatan penjualan yang telah terlaksana. Berikut adalah cara untuk membuat sales report yang baik:
Menentukan jenis laporan
Perusahaan perlu mengetahui laporan apa yang mereka butuhkan sehingga pembuatan laporan dapat berjalan dengan baik dan mencakup data-data yang mereka butuhkan. Jenis laporan dan data yang terdapat harus sesuai sehingga perusahaan dapat memahami laporan tersebut dengan baik.
Ketahui audiens sales report
Terdapat banyak pihak yang akan melihat laporan penjualan yang sudah terbit. Sama halnya dengan jenis laporan tadi, perusahaan perlu mengetahui dan menentukan pihak mana saja yang akan melihat laporan ini. Bila sudah mengetahui audiens yang akan membaca laporan, maka pembuatan laporan akan berjalan dengan lebih mudah.
Tentukan periode sales report
Sebelum menyelesaikan laporan, perusahaan perlu menentukan validitas dari laporan ini berdasarkan jangka waktunya. Terdapat beberapa jangka waktu yang dapat perusahaan terapkan pada laporan, misalkan harian, mingguan, bulanan, triwulan, tahunan, dan masih banyak lagi.
Sertakan informasi yang sesuai
Pembuat laporan baru dapat memulai menuliskan laporan penjualan setelah selesai menentukan audiens pembaca dan periode laporan. Perusahaan harus melampirkan beberapa data yang dapat mewakili berbagai kegiatan dan pencapaian perusahaan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
Baca juga: Kenali Fitur CRM dan Kegunaannya untuk Perusahaan Anda
Visualisasikan data dengan grafik
Agar audiens dapat membaca laporan dengan baik, maka pembuat laporan perlu menampilkan data dan informasi dengan menarik. Agar dapat mencapai hal tersebut, perusahaan dapat melakukan berbagai hal yang dapat mempermudah pembaca dalam memahami laporan. Salah satunya adalah dengan mencantumkan grafik.
Pada umumnya, bila hanya membaca laporan yang berisikan banyak angka, pembaca cenderung akan merasa kurang tertarik untuk membaca laporan tersebut. Dengan grafik, pembaca dapat mengetahui informasi dan data dengan lebih baik dan akan lebih tertarik untuk membacanya.
Periksa kembali data dan informasi
Agar tidak tercantum kesalahan, baik kecil maupun besar, pembuat laporan perlu mengecek semua data dan informasi yang sudah ada. Selain untuk mengecek adanya kesalahan, perusahaan dapat menambahkan informasi tambahan atau meminta bantuan dan saran dari rekan tim penjualan agar dapat meningkatkan kualitas laporan.
Sajikan sales report
Terakhir, setelah menulis dan juga mengkaji ulang, perusahaan dapat melakukan langkah berikutnya yaitu untuk menyajikan laporan ini. Penjelasan dari laporan ini harus sesuai dengan jenis laporan dan semua hal yang telah ditentukan pada saat awal pembuatan laporan. Selain itu, sales report juga wajib menjelaskan perbaikan untuk masa depan.
Jenis-jenis Sales Report
Mengacu pada salah satu langkah dalam membuat laporan, perusahaan memiliki berbagai opsi terkait sales report yang akan ia buat. Jenis-jenis laporan penjualan memiliki beberapa faktor yang dapat membedakan satu laporan dengan yang lainnya. Berikut merupakan penjelasan dan fungsi dari masing-masing laporan:
Sales forecast
Jenis laporan penjualan yang pertama adalah sales forecast. Melalui jenis laporan ini, pembuat laporan dapat mengetahui hasil penjualan dari masa lalu untuk menjadikan hal tersebut alat prediksi untuk masa depan. Laporan ini umumnya dibuat pada saat-saat terjadi peningkatan penjualan suatu barang.
Sales funnel report
Kedua, terdapat jenis laporan penjualan yang bernama sales funnel report. Dengan adanya sales funnel report, perusahaan dapat mengetahui kedekatan seorang pelanggan dalam membeli sebuah produk bisnis. Selain itu, laporan ini dapat membantu setiap sales agar mereka paham bagaimana cara yang tepat untuk mempromosikan produk.
Conversion report
Ketiga, setelah pelanggan menyelesaikan proses pembelian, maka perusahaan dapat menerbitkan laporan yang bernama conversion report. Dalam laporan ini, terdapat informasi seputar kontak pelanggan dan konversi rasio pelanggan yang sudah membeli serta informasi-informasi terkait yang lainnya.
Opportunity score report
Tujuan dari adanya jenis laporan ini adalah untuk mengetahui pelanggan manakah yang memiliki peluang lebih tinggi dalam membeli produk yang ada. Dari hal ini, perusahaan dapat menentukan pelanggan manakah yang menjadi prioritas dalam usaha melakukan penjualan.
Sales call report
Dalam laporan ini, terdapat informasi mengenai performa dan kualitas pelayanan yang pelanggan peroleh. Selain itu, terdapat juga informasi berupa keluhan yang pelanggan berikan kepada perusahaan. Dari kedua hal tersebut, perusahaan dapat melakukan analisis sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan.
Kesimpulan
Adanya sales report dapat membantu perusahaan dalam berbagai hal. Melalui laporan ini, perusahaan dapat mengetahui tingkat keberhasilan mereka dalam jangka waktu tertentu. Selain itu, perusahaan juga dapat mengetahui sektor mana saja yang belum optimal dalam aktivitas penjualannya.
Penulisan laporan ini memerlukan waktu yang lama karena mencakup banyak aspek yang saling berkaitan. Agar dapat mempermudah proses pembuatan laporan, Anda dapat menggunakan CRM Sales HashMicro. Software ini mampu memudahkan Anda dalam menulis laporan penjualan melalui fitur yang telah terotomatisasi. Dapatkan demo gratis software CRM dari HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
