Penyebaran wabah Covid-19 yang masif melumpuhkan sebagian besar aktivitas perkantoran. Semenjak pertengahan Maret 2020, pemerintah telah mengimbau masyarakat untuk melakukan aktivitas di rumah termasuk aktivitas bisnis. Tentu ini membuat sebagian besar pelaku bisnis khawatir akan terjadinya penurunan omzet. Meskipun dampak ekonomi dari wabah virus Corona ini dirasakan secara global, bukan berarti tidak ada cara bagi pelaku bisnis di Indonesia untuk tetap menjalankan operasionalnya seperti biasa.
Penggunaan teknologi seperti aplikasi berbasis web dianggap mampu mengatasi kendala dalam menjalankan aktivitas bisnis di tengah pandemi yang masih berlangsung saat ini. Teknologi ini dapat memudahkan semua orang dalam organisasi atau perusahaan untuk berinteraksi dalam kondisi apapun selama ada koneksi internet. Sebelum membahas tentang peran penting aplikasi berbasis web di tengah wabah Covid-19, mari ketahui terlebih dahulu definisinya.
Daftar Isi
Pengertian Aplikasi Berbasis Web
Tanpa disadari, mungkin Anda sudah sering menggunakan aplikasi berbasis web tanpa mengetahui definisinya sendiri. Aplikasi berbasis web adalah jenis perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan server jarak jauh melalui antarmuka browser web. Akses perangkat lunak ini bisa menggunakan koneksi jaringan HTTP, tidak dalam memori peringkat.
Aplikasi berbasis web juga bisa berbasis klien, di mana sebagian kecil programnya dapat diunduh ke desktop pengguna, namun pemrosesan tetap dilakukan melalui internet di server eksternal. Klien yang dalam hal ini adalah program yang pengguna pakai untuk menjalankan aplikasi. Penggunaan program ini bertujuan untuk memasukkan informasi yang dapat diakses oleh banyak pengguna.
Aplikasi berbasis web dapat sesederhana kalender online dan online spreadsheet, atau berupa perangkat lunak yang lebih kompleks seperti sistem ERP. Dalam beberapa tahun terakhir, aplikasi berbasis web menjadi sangat populer di kalangan bisnis, baik yang berskala kecil maupun besar di seluruh dunia, mengalahkan aplikasi desktop. Salah satu faktor utamanya yakni portabilitasnya yang tinggi sehingga pengguna tidak perlu menginstal perangkat lunak tambahan, dan developer tidak perlu membuat beberapa versi aplikasi yang sama untuk sistem operasi yang berbeda.
Fungsi Aplikasi Berbasis Web bagi Bisnis di Tengah Wabah Covid-19
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang pelaku bisnis dapatkan dari penggunaan aplikasi berbasis web saat wabah virus Corona yang terjadi semenjak awal tahun ini.
Memudahkan Akses ke Prospek dan Pelanggan
Salah satu kekhawatiran utama dari pelaku bisnis saat ini adalah kesulitan mengakses prospek dan pelanggan (atau klien) mereka. Namun, aplikasi CRM berbasis web akan membuat seluruh pekerjaan ini sangat mudah.
Aplikasi CRM berbasis web memungkinkan Anda dan tim penjualan untuk mengakses informasi tentang prospek dan klien dari mana saja. Manajer departemen penjualan tetap bisa mendistribusikan prospek ke salesperson yang tepat. Salesperson dapat dengan mudah membuat penawaran dengan harga yang berbeda ke setiap prospek. Mereka juga dapat menentukan prioritas dari prospek dan menentukan kapan harus melakukan follow up.
Anda dapat memonitor seluruh aktivitas penjualan, setiap kemajuan yang dibuat oleh tim penjualan, dan bahkan melihat percakapan email antara salesperson dengan prospek atau klien. Jadi, aktivitas penjualan dapat tetap berjalan dengan normal.
Transaksi Keuangan Dapat Dilakukan Kapan & di Mana Saja
Saat ini, melakukan transaksi keuangan secara langsung di bank bisa menjadi hal yang membahayakan. Ini dapat mendekatkan diri Anda pada risiko penularan virus Corona. Untungnya, saat ini Anda tidak perlu pergi ke bank hanya untuk menampilkan ringkasan rekonsiliasi bank, karena aplikasi akuntansi berbasis web dapat melakukannya untuk Anda.
Tim keuangan Anda juga tidak perlu repot pergi ke kantor hanya untuk menemukan dokumen-dokumen penting seperti faktur, kontrak, atau laporan keuangan. Semuanya dapat disimpan secara terpusat dalam cloud storage yang ada dalam aplikasi akuntansi berbasis web. Anda bahkan dapat membuat berbagai laporan seperti laba rugi, arus kas, perubahan modal, dan neraca hanya dalam hitungan detik. Anda pun dapat memproses pengajuan dana dari berbagai departemen atau cabang bisnis Anda dari rumah.
Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Aplikasi timesheet tracking sangat berguna di situasi seperti saat ini untuk memastikan bahwa karyawan Anda tetap bekerja secara produktif. Anda dapat melacak jumlah jam kerja karyawan Anda dan menghasilkan payslip sesuai dengan jam kerja karyawan tersebut.
Untuk memudahkan pelacakan proyek dan pendistribusian tugas, aplikasi manajemen proyek juga bisa menjadi opsi. Anda dapat mengestimasi biaya dan revenue dari setiap proyek secara otomatis. Setiap kemajuan proyek dapat dipantau kapan dan di mana saja. sistem ini mampu mengatur penugasan dan penjadwalan proyek meskipun Anda dan karyawan tidak dalam lokasi yang sama.
Kolaborasi Internal Menjadi Lebih Efisien
Aplikasi berbasis web seperti sistem ERP memudahkan seluruh departemen dalam organisasi atau perusahaan untuk saling berkolaborasi. Karyawan antar-cabang bisnis pun juga dapat saling berbagai informasi melalui sistem ini. Mereka tidak perlu bertemu secara langsung untuk mengonfirmasi sesuatu, karena mereka dapat mengeceknya sendiri melalui data real-time.
Anda dapat membagikan informasi ke orang-orang tertentu yang Anda inginkan dengan memasukkan nama mereka yang terhubung langsung ke email mereka. Orang yang memiliki akses akan mendapatkan notifikasi mengenai perubahan atau pembaruan apapun yang ada di sistem.
Mempercepat Pengambilan Tindakan
Karena Anda memiliki akses cepat ke seluruh operasional bisnis Anda, maka Anda dapat mengetahui apa yang terjadi di setiap departemen atau proses bisnis Anda. Anda dapat membuat keputusan yang lebih bijak berdasarkan pada data yang Anda lihat.
Misalnya, data aset menunjukkan bahwa biaya pengeluaran terbesar ada pada aset tertentu dari perusahaan Anda, sementara penghasilan dari penggunaan aset tersebut tidak lebih besar dari biaya yang pengeluarannya. Maka, Anda dapat menunda atau mengurangi pembelian aset tersebut kedepannya, atau mungkin menggantinya dengan aset lain yang fungsinya lebih menguntungkan.
Menjaga Keamanan Data
Web-based server memiliki kinerja yang lebih baik dari pada desktop atau local server, sehingga aman untuk penggunaan secara bersamaan. Menyimpan data Anda dalam sistem berbasis web juga lebih aman dari pada menyimpannya menggunakan desktop yang mana data tersebar dalam beberapa database.
Risiko kehilangan dan kerusakan data pada sistem berbasis web juga lebih minim dari pada hard drive. Anda dapat menentukan pengguna yang dapat mengakses data-data tertentu, sehingga orang yang tidak memiliki hak akses tidak akan dapat membukanya. Dan karena administrator khusus yang mengatur pengelolaan sistem berbasis web, maka kecepatan antisipasi dan perbaikan untuk berbagai masalah meningkat.
Seluruh Aktivitas Bisnis Terkendali dengan Baik
Dengan menggunakan aplikasi berbasis web, seluruh proses bisnis akan dapat tetap berjalan dan terkelola dengan baik. Anda bahkan mungkin tidak dapat melihat perbedaan besar antara bekerja di kantor dan bekerja dari rumah, karena semua aktivitas bisnis tetap berjalan dengan normal.
Dari penjualan hingga penggajian karyawan, sistem dapat mengelola semuanya dengan mudah. Anda dan seluruh karyawan juga dapat lebih fokus melakukan pekerjaan yang lebih berarti, karena sistem telah menyederhanakan pekerjaan administratif (tidak lagi berjalan secara manual). Dan pada akhirnya, Anda akan dapat dengan lebih mudah menjaga stabilitas penghasilan bisnis Anda. Dapatkan demo gratis software ERP HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
