Label Inventaris Barang: Pengertian, Fungsi, dan Penggunaan

Sebagian besar perusahaan mengalami masalah inventaris setiap minggu atau bulan. Riset IHL menemukan bahwa 70% dari retailer harus berurusan dengan data yang tidak akurat saat menjalankan bisnis. Jika Anda mengalami masalah yang sama, Anda perlu mengeluarkan waktu dan sumber daya untuk memperbaikinya. Oleh karena itu, Anda perlu mengetahui cara menggunakan label inventaris barang.

Apa itu Label Inventaris Barang?

Label inventaris barang adalah tanda yang digunakan untuk menandai barang dalam sistem inventaris. Alat ini berisi informasi penting seperti kode, nama, dan lokasi penyimpanan barang. Dengan menggunakan teknologi seperti barcode atau tag RFID, Anda bisa melacak aset dan mengakses informasi secara cepat. 

Manfaat dan Fungsi Label Inventaris Barang

Walaupun kecil, label inventaris barang bermanfaat bagi sebuah perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi dan manfaat dari label inventaris barang:

1. Memudahkan pelacakan inventaris

Barcode membantu Anda melacak lokasi persediaan dengan mudah. Anda bisa menggunakan alat ini untuk mempermudah penghitungan atau siklus sederhana, terutama saat waktunya untuk memeriksa stok. 

2. Akurasi manajemen aset

Inventaris pada dasarnya mewakili persentase besar dari aset tetap dan bergerak suatu perusahaan. Dengan menggunakan alat ini, Anda bisa melacak aset perusahaan. Ini membantu Anda membuat keputusan dengan cepat dan mengurangi kesalahan. 

3. Menyederhanakan perhitungan inventaris

Metode penghitungan manual membuang waktu dan biaya Anda. Oleh karena itu, Anda harus beralih menggunakan label inventaris barang untuk membuat proses penghitungan lebih akurat dan sederhana. 

4. Membuat proses pelaporan lebih komprehensif

Pelaporan akhir tahun memakan waktu, terutama jika bisnis Anda sedang melewati masa sibuk. Dengan label inventaris kantor, Anda bisa mengumpulkan data barang yang ada ke dalam sistem dan membuat laporan secara otomatis. 

Kesalahan Umum dalam Pelabelan Inventaris

Label yang salah akan mengganggu bisnis Anda. Ini dapat menyebabkan kesalahan data dan meningkatkan risiko kehilangan barang. Oleh karena itu, Anda perlu menjaga konsistensi dan kualitas label dalam manajemen inventaris. Beberapa kesalahan yang harus Anda hindari:

1. Label tidak konsisten, karena perusahaan Anda tidak memiliki format standar untuk menamai aset, kode barang atau informasi pada label.
2. Salah cetak atau salah tempel, seperti kode aset yang tidak sesuai dengan data sistem atau penempatan label di area yang sulit dipindai.
3. Label yang tidak diperbarui, terutama setelah Anda memindahkan, menjual, atau tidak sengaja merusak aset, sehingga data fisik dan sistem tidak sinkron.
4. Penggunaan bahan label yang tidak tahan lama, yang menyebabkan label mudah luntur, robek, atau rusak akibat panas, air, dan gesekan.
5. QR code atau barcode tidak dapat dipindai, karena ukurannya kecil, kontras rendah, atau ditempel pada permukaan yang tidak rata.

Memahami dan menghindari kesalahan-kesalahan ini adalah langkah pertama untuk memastikan sistem inventaris Anda akurat dan mendukung pengambilan keputusan yang tepat.

Cara Membuat Label Inventaris Barang

Dengan label, setiap barang memiliki “identitas” yang memudahkan sistem atau staf Anda untuk mengenalinya. Berikut cara membuat label inventaris barang:

1. Susun label

Sebelum membuat label, pastikan Anda memahami kebutuhan dan standar perusahaan. Tentukan informasi apa yang perlu Anda tulis, seperti kode, nama, kategori, lokasi penyimpanan, nomor seri, atau QR code/Barcode barang. Selain itu, jangan lupa untuk menyesuaikan label dengan kebijakan perusahaan agar pencatatan persediaan mudah ditelusuri.

2. Cetak label

Pakai bahan label yang tahan lama dan printer berkualitas tinggi, terutama untuk tempat berdebu, panas, atau lembap. Label yang mudah rusak akan menyulitkan Anda untuk mencatat barang. Untuk hasil terbaik, gunakan label barcode atau QR code yang dapat dipindai dengan cepat.

3. Standarisasi label

Pastikan semua label konsisten, baik dari ukuran hingga posisi label. Dengan format yang sama, tim Anda akan mengenal informasi penting dengan mudah dan mengurangi risiko kesalahan. Sistem yang seragam juga mendukung penggunaan perangkat pemindai dan aplikasi inventaris.

4. Review proses inventaris

Setelah label ditempel, Anda perlu periksa secara berkala untuk memastikan proses inventaris berjalan dengan lancar. Evaluasi kekuatan dan keterbacaannya. Jika format label menghambat tim, Anda harus memperbaikinya, baik dengan mengubah ukuran label atau memperkuat perekat tag.

Cara Menggunakan Label Inventaris Barang

Label terbaik pun tidak berguna jika disalahgunakan. Oleh karena itu, Anda dapat mulai memindai gudang dengan langkah-langkah berikut:

1. Konfirmasi persyaratan label

Sebelum Anda membuat tag, cek Standard Operating Procedure (SOP) perusahaan terlebih dahulu. Pahami aturan yang dapat memengaruhi desain dan isi label, seperti jenis barcode, ukuran label, dan bahan label.

2. Cetak label yang berkualitas

Pastikan hasil cetak label Anda memenuhi persyaratan aplikasi yang Anda inginkan. Periksa kesesuaian label dengan lingkungan yang cocok untuk produk Anda. Selain itu, pilih bahan label dan pelapis yang tahan terhadap paparan zat keras seperti bahan kimia. 

3. Gunakan label inventaris yang seragam

Setelah mencetak label, pastikan bisnis Anda memiliki standar yang menentukan bagaimana dan di mana label harus ditempelkan. Label yang baik harus jelas dan terbaca. Selain itu, Anda juga harus bisa mengakses label menggunakan semua jenis pemindai. 

4. Tinjau proses inventaris Anda

Periksa persediaan Anda saat Anda menandainya. Ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi potensi masalah. Jika manajemen Anda bekerja dengan baik, Anda bisa memaksimalkan penggunaan inventaris.

Cara Memaksimalkan Penggunaan Label Inventaris Barang

Jika perusahaan Anda hanya mencetak tag, itu tidak cukup. Anda harus mengetahui cara memanfaatkan label inventaris barang dengan tepat. Berikut cara memaksimalkan label bisnis Anda:

1. Gunakan sistem manajemen inventaris

Untuk memaksimalkan penggunaan label Anda, gunakan aplikasi manajemen persediaan yang tepat. Sistem yang konsisten akan mempermudah pengukuran inventaris. Dengan itu, Anda dapat mengelola dan mengevaluasi pergerakan inventaris dalam jangka panjang.

2. Gunakan nomor identifikasi unik

Gunakan nomor identifikasi yang unik pada setiap label inventaris. Melalui itu, Anda akan mempermudah pelacakan dengan akurat.

3. Hubungkan semua pihak ke sistem Anda

Pastikan semua pihak yang tepat memiliki akses penuh ke sistem Anda di berbagai perangkat. Ini akan meningkatkan visibilitas sehingga mempermudah pelacakan dan pengendalian inventaris.

4. Ikuti prosedur yang benar untuk menyiapkan tag konten

Proses pemberian tag dapat bervariasi tergantung pada bahan label. Oleh karena itu, Anda perlu mengikuti semua prosedur. Anda juga harus memilih bahan label yang tahan kondisi lingkungan di dalam atau luar inventaris.

Kesimpulan

Label membantu Anda mengelola semua jenis aset, dari bahan baku hingga barang jadi. Alat ini menyederhanakan pengelolaan persediaan bisnis, tetapi ingatlah bahwa label inventaris yang baik harus jelas dan mudah dibaca.

Pertanyaan Seputar Label Inventaris Barang

• Apa fungsi pelabelan pada stok barang?

  Pelabelan pada stok barang berfungsi untuk memudahkan identifikasi dan pelacakan barang secara cepat. Ini juga membantu dalam pengelolaan inventaris, memastikan akurasi, serta mengurangi kesalahan dalam proses pengambilan atau pengecekan stok.

• Label inventory berisi apa saja?

  Label inventaris biasanya berisi informasi seperti kode barang, nama barang, deskripsi singkat, lokasi penyimpanan, dan kode batang (barcode) atau RFID untuk memudahkan pelacakan. Beberapa label juga mencantumkan tanggal pembelian atau status barang.

• Apa yang dimaksud dengan kode barang inventaris?

  Kode barang inventaris adalah nomor atau kode unik yang diberikan untuk setiap barang dalam sistem inventaris. Kode ini digunakan untuk memudahkan identifikasi, pelacakan, dan pengelolaan barang di gudang atau tempat penyimpanan.