Contoh Buku Besar dan Kegunaannya Dalam Proses Pencatatan Keuangan Perusahaan

Terdapat tiga tahapan dalam siklus akuntansi yang tidak boleh Anda lewatkan, yaitu pencatatan dan penggolongan, penyusunan ikhtisar laporan keuangan, serta penyajian laporan keuangan yang dapat memanfaatkan Software Manajemen Keuangan. Buku besar akuntansi atau general ledger merupakan salah satu bagian dari siklus tersebut. Buku besar adalah buku yang berisi kumpulan data transaksi historis yang termuat di jurnal umum dan jurnal khusus. Dari sinilah kemudian kita mengenal contoh buku besar yang berperan dalam bidang akuntansi perusahaan.

Cara dalam membuat atau posting buku besar tergolong sederhana. Namun, hal ini akan menjadi lebih sulit dan membuang banyak waktu ketika suatu bisnis memiliki volume transaksi yang banyak. Penyusunan ledger dilakukan untuk memperoleh ringkasan transaksi yang terjadi pada periode tertentu dan telah tercatat di jurnal. Pada akhir periode, catatan tersebut berfungsi sebagai sumber data dalam membuat laporan keuangan perusahaan.

Berikut akan kami jelaskan fungsi, jenis-jenis dan contoh buku besar yang perlu Anda ketahui untuk diterapkan pada bisnis Anda.

Buku besar memiliki beberapa fungsi yang digunakan selama proses pencatatan akuntansi, diantaranya:

• Sebagai alat untuk meringkas data transaksi yang telah tercatat dalam jurnal umum
• Menjadi alat yang menggolongkan data keuangan dan mengetahui jumlah atau keadaan rekening dalam akun yang sebenarnya, apakah terdapat perbedaan atau tidak.
• Sebagai dasar untuk menggolongkan transaksi yang ada dan yang akan dicatat kedalam jurnal.
• Dapat dijadikan sebagai bahan atau informasi dalam penyusunan laporan keuangan

Baca juga: Rekomendasi Program Accounting Terbaik di Indonesia

Jenis-jenis Buku Besar

Berikut ini terdapat 4 kategori dalam buku besar yang perlu Anda ketahui dan menjadi kebutuhan perusahaan, yaitu:

Buku besar umum

Jenis yang pertama yaitu buku besar umum atau general ledger. Catatan transaksi ini merupakan kolom yang berdiri sendiri dalam suatu periode. Di dalamnya Anda akan memperoleh data terkait transaksi yang meliputi kas, piutang, persediaan, utang, dan beban. 

Subsidiary ledger

Selanjutnya ada buku besar pembantu atau subsidiary ledger yang merupakan perpanjangan dari general ledger. Pada buku besar ini Anda dapat memperoleh catatan transaksi yang lebih identik terhadap transaksi yang spesial. Biasanya, perusahaan akan menyusun buku ini kedalam dua  kategori, yaitu buku besar pembantu utang atau piutang.

Buku utang berisi catatan tentang data para pemasok secara rinci. Sehingga, Anda dapat memperoleh daftar pemasok yang memberikan pinjaman kredit kepada perusahaan beserta nilainya. Sementara buku piutang mencatat perusahaan yang melakukan transaksi secara kredit.

Buku debitur

Berbeda dengan yang biasanya, buku debitur atau debtors ledger ini hanya memuat informasi tentang pelanggan mana saja yang memiliki hutang pada bisnisnya serta berapa banyak jumlahnya dari satu jurnal, yakni jurnal penjualan. Sehingga penyusunannya bertujuan untuk memperoleh informasi berkaitan dengan utang perusahaan. 

Buku kreditor

Creditor ledger atau buku kreditor ini hampir mirip tujuannya dengan buku debitur, namun catatan ini berfungsi untuk memuat informasi hanya dari satu jurnal, yakni jurnal pembelian. Penyusunan buku ini  bertujuan untuk memperoleh informasi berkaitan dengan piutang perusahaan yang artinya berisi informasi pemasok mana saja yang berhutang dan berapa jumlah.

Contoh Buku Besar dan Cara Pembuatannya

Dalam membuat contoh buku besar akuntansi, dan sebelum mencatat jurnal umum, Anda sebaiknya mengetahui saldo normalnya dan memiliki daftar CoA. Dalam buku besar, setiap akun-akun aktif dari daftar CoA disusun secara rapi. Pemberian nomor pada akun-akun tersebut berurutan sesuai dengan jenis dari akun itu sendiri.

Sebagai contoh, karena akun kas, piutang, dan persediaan merupakan bagian dari Manajemen Aset lancar, maka umumnya setiap akun tersebut diberi angka awal ”1″. Lalu untuk akun seperti bangunan, kendaraan, dan akumulasi penyusutannya yang merupakan bagian dari aset tetap umumnya bia Anda beri angka awal “2”, dan begitupun seterusnya. Berikut contoh CoA:

Setiap akun memiliki nilai saldo yang dapat naik atau turun saat transaksi terjadi. Untuk lebih jelasnya terdapat pada ringkasan akun dalam buku besar yang menunjukkan segala aktivitas transaksi untuk suatu periode yang mempengaruhi nilai saldo tiap akun tersebut.

Buku akun-T dalam buku besar akuntansi

Akun-T berfungsi untuk membantu pembaca buku besar akuntansi dalam melihat ringkasan transaksi yang terjadi dan nilai saldo akhir pada suatu periode di satu akun. Berikut contoh sederhana dari Akun-T untuk akun kas tunai:

Seperti yang telah tercantum sebelumnya, masing-masing akun mempunyai sifat dasar terkait pencatatan double entry yaitu pencatatan debit dan kredit. Akun kas tunai merupakan salah satu bagian dari akun aset yang memiliki sifat atau saldo normal di posisi debit. Sehingga nilai saldo kas bertambah di debet dan berkurang di kredit.

Posting buku besar jurnal

Kita gunakan asumsi CoA yang telah kita buat sebelumnya untuk PT Aksara Gemilang. Kemudian masukan ilustrasi berikut ke dalam entri jurnal:

• Pada tanggal 1 Desember 2020, PT Aksara menjual produk dagangnya kepada dua pelanggan secara kredit.
• Pelanggan pertama membeli produk PT Aksara dengan nilai barang sejumlah Rp4.000.000,00
• Sedangkan pelanggan kedua membeli produk PT Aksara dengan nilai barang sejumlah Rp3.500.000,00
• PT Hujan kemudian mengirimkan barang pesanan kedua pelanggan pada tanggal 2 Desember 2020.
• Pada tanggal 5 Desember 2020, PT Aksara membeli alat-alat kantor secara kredit dengan nilai transaksi sejumlah Rp1.500.000,00
• Kemudian tanggal 15 Desember 2020, PT Aksara menerima pelunasan atas penjualan kredit oleh pelanggan pertama pada tanggal 1 desember 2020 sebelumnya.
• Pada tanggal 30 Desember 2020, pelanggan kedua melunasi pembeliannya kepada PT Aksara atas transaksi yang terjadi pada tanggal 1 Desember 2020 sebelumnya.
• Lalu terdapat pelanggan ketiga yang memesan produk PT Aksara dan membayar secara tunai dengan nilai transaksi sejumlah Rp2.000.000,00
• Terakhir pada tanggal 31 Desember 2020, alat-alat kantor telah habis terpakai dengan nilai sejumlah Rp600.000,00

Sebenarnya bentuk jurnal umum tidak sampai menunjukkan secara langsung dan komprehensif berapa jumlah keuntungan atau kerugian yang terjadi pada perusahaan. Gambaran akan menjadi lebih jelas ketika entri jurnal dimasukkan ke buku besar,  karena buku besar sudah merangkum transaksi dari jurnal dan menunjukkan nilai saldo debit dan kredit dari masing-masing akun seperti contoh di atas. Untuk kerugian atau keuntungan dapat terlihat ketika suatu periode akuntansi berakhir dan penyatuan saldo akun buku besar dalam laporan laba rugi.  

Baca juga: Contoh Budgeting Perusahaan Menggunakan Software Akuntansi

Kesimpulan

Nah, itulah sekilas ulasan mengenai apa itu buku besar, jenis-jenisnya, serta fungsi dan contoh yang bisa Anda terapkan pada bisnis. Buku besar langkah kedua dalam siklus akuntansi secara sederhana, artinya hukumnya wajib dan tidak bisa diabaikan oleh setiap perusahaan dalam mengatur keuangan agar tidak banyak kesalahan, dan menghindari adanya risiko kegagalan bisnis.

Apabila Anda menjalankan suatu bisnis dengan berbagai jenis transaksi dan menulis buku besar secara manual, maka Anda akan mengalami kesulitan. Terlebih lagi penulisan buku besar harus detail dan jelas agar memudahkan pelaporan transaksi keuangan dalam perusahaan. Saat ini sudah banyak software akuntansi yang memberikan fitur pembuatan buku besar sampai dengan tahap laporan keuangan secara otomatis dan realtime.

Software Akuntansi dari HashMicro adalah solusi terbaik dengan fitur terlengkap yang dapat membantu pembuatan buku besar bisnis Anda. Dengan software dari HashMicro, Anda dapat memonitor kondisi keuangan bisnis secara menyeluruh. Bahkan fitur lainnya dapat Anda gunakan untuk mengelola anggaran serta merekonsiliasi seluruh transaksi bank dengan mudah. Segera beralih sekarang juga untuk tingkatkan profitabilitas perusahaan Anda! Coba demo gratis sekarang!