Pembengkakan biaya proyek adalah masalah serius yang kerap dialami oleh perusahaan konstruksi. Hal ini dapat mengakibatkan beban keuangan signifikan bagi perusahaan, terutama jika harus menanggung biaya tambahan tidak terduga. Data dari Small Business.chron menunjukkan bahwa sekitar 85% dari proyek konstruksi mengalami over budget atau cost overrun dari perencanaan anggaran awalnya.
Fenomena ini dapat terjadi akibat kelalaian yang membuat pihak manajemen melewatkan detail penting dalam proyek. Kesalahan akibat human error ini bisa Anda cegah dengan memanfaatkan sistem yang dapat mengotomatisasi kegiatan tersebut, seperti Hash Construction Suite dari HashMicro. Selain otomatisasi, apa saja langkah yang bisa Anda lakukan untuk mencegah over budget? Simak uraian berikut ini!
Table Of Content
4 Penyebab Over Budget pada Perusahaan Konstruksi
Sebelum Anda mengetahui cara-cara untuk meminimalisir over budget, Anda harus mengetahui lebih dulu faktor apa saja yang dapat menyebabkan terjadinya fenomena ini. Dengan mengetahui hal tersebut, diharapkan Anda bisa lebih berhati-hati sehingga tidak melakukan kesalahan yang sama. Lalu, apa sajakah faktor-faktor yang dapat menyebabkan over budget pada perusahaan konstruksi Anda? Berikut penjelasannya!
Estimasi pengerjaan yang meleset
Rencana proyek haruslah memiliki estimasi yang akurat. Proyek Anda bisa terkendala over budget, jika terdapat kesalahan pada pendanaan, perencanaan, peralatan, akses yang dibutuhkan, kontraktor, hingga desain. Kesalahan ini bisa terjadi akibat stakeholders yang terburu-buru untuk mendapatkan persetujuan proyek tersebut, sehingga tidak melakukan pengecekan mendalam terhadap planning yang dibuat.
Adanya scope creep
Scope creep merupakan munculnya tambahan tidak terduga terhadap fitur maupun fungsional lingkup proyek, sehingga project scope tidak terdefinisikan dengan baik. Tambahan ini bisa muncul dari permintaan klien maupun inisiatif salah satu pekerja. Kemunculan tiba-tiba ini tentunya dapat menimbulkan kebutuhan baru yang dapat mengakibatkan over budget pada proyek yang Anda jalani.
Manajemen risiko yang tidak baik
Pembuatan rencana manajemen risiko merupakan tanggung jawab dari manajer proyek. Rencana ini harus mencakup seluruh risiko potensial serta strategi mitigasi segala permasalahan tersebut. Saat proyek menghadapi sebuah masalah, peluang terjadinya pengeluaran tak terduga pun akan meningkat jika tidak ada.planning yang tepat. Hal inilah yang kemudian menyebabkan proyek Anda mengalami over budget.
Kurangnya komunikasi
Setiap orang yang terlibat dalam konstruksi harus bisa mengkomunikasikan seluruh perkembangan selama proyek berlangsung. Alur komunikasi yang tidak berjalan dengan baik dapat menimbulkan kesalahpahaman, sehingga menyebabkan terbuangnya sumber daya karena kesalahan pengadaan atau pembelian berulang. Kesalahan inilah yang pada akhirnya menyebabkan over budget pada proyek Anda.
Baca juga: Mengapa Industri Konstruksi Butuh Dukungan Sistem ERP yang Baik?
7 Tips Menghindari Over Budget untuk Perusahaan Konstruksi
Mengelola anggaran dengan efektif merupakan hal yang sangat penting dalam industri konstruksi. Tidak hanya menghambat kemajuan proyek, over budget juga dapat merugikan perusahaan dalam jangka panjang. Simak uraian di bawah ini untuk tips-tips menghindari over budget yang bisa Anda implementasikan pada perusahaan Anda!
1. Merencanakan proyek secara menyeluruh
Cara terbaik untuk menghindari over budget adalah dengan perencanaan yang detail sebelum mengeksekusi proyek. Penyusunan rancangan proyek juga harus menggunakan data akurat dan pertimbangan pengalaman real di lapangan. Semakin lengkap estimasi yang Anda rancang, semakin besar pula tingkat akurasi saat mengimplementasikan rencana tersebut.
Dengan perencanaan menyeluruh, Anda juga bisa memperhitungkan segala risiko proyek yang mungkin terjadi. Ketika rencana detail tersebut telah ditandatangani oleh seluruh pihak berkepentingan, maka seluruh pihak yang terlibat dapat memiliki ekspektasi yang sama saat menjalankan proyek.
2. Kenali vendor dengan baik
Banyak proyek yang membutuhkan bantuan vendor untuk menyediakan material maupun peralatan yang dibutuhkan. Pemilihan vendor yang salah dapat menyebabkan terjadinya over budget akibat pengeluaran yang tidak terkontrol. Oleh karena itu, penting untuk mengenal secara menyeluruh vendor yang akan bekerjasama dengan Anda sebelum membuat kesepakatan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum memilih vendor bagi proyek Anda. Pertama, ketahui terlebih dahulu apakah vendor tersebut bisa memenuhi kebutuhan Anda. Kedua, pastikan harga yang vendor tawarkan sesuai dengan perencanaan budget Anda. Lalu, sebelum menandatangani kontrak, pastikan Anda telah mengecek kredibilitas dari vendor tersebut.
3. Tetap mengikuti alur planning agar tidak over budget
Pada saat melaksanakan proyek konstruksi, tidak jarang muncul permintaan tambahan maupun perubahan di berbagai aspek. Terkadang, perubahan tidak hanya datang dari klien atau stakeholders, tetapi juga dari anggota tim yang memiliki keinginan dan kebutuhan yang berbeda.
Berbagai permintaan ini lah yang menjadi momok utama terjadinya over budget. Beberapa perubahan mungkin dapat berdampak baik bagi proyek, tetapi perubahan yang terlalu drastis bisa menyebabkan kerugian akibat banyaknya pengeluaran tidak terduga. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk tetap berada di jalur yang telah direncanakan sebelumnya.
4. Gunakan tools pembantu dalam merencanakan proyek agar tidak over budget
Kini, dengan adanya perkembangan teknologi, manajer proyek bisa menggunakan software pembantu untuk mempermudah pekerjaannya. Pemilihan aplikasi yang tepat juga bisa meningkatkan produktivitas dan efisiensi proyek, serta menjaga agar tidak terjadi over budget.
Perangkat lunak seperti Hash Construction Suite merupakan salah satu contoh yang bisa perusahaan konstruksi gunakan untuk membantu pengelolaan proyeknya. Berbagai fitur yang telah terintegrasi dengan modul-modul esensial pada aplikasi ini akan mempermudah pemantauan proyek, pelacakan pengeluaran, serta keadaan keuangan secara real-time.
5. Jaga komunikasi dengan klien
Dalam industri konstruksi, komunikasi antara manajer proyek dan stakeholders harus berjalan lancar. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kesalahpahaman yang bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Kerugian tersebut dapat berupa terbuangnya waktu, tenaga, maupun material, sehingga proyek terancam molor dan pengeluaran kian membengkak.
Baik pemangku kepentingan maupun anggota proyek harus membangun komunikasi yang baik, agar masing-masing pihak bisa mendapatkan informasi yang tepat. Dengan informasi yang sesuai inilah proyek bisa berjalan sesuai dengan rencana tanpa adanya sumber daya yang terbuang sia-sia.
6. Selalu pantau perkembangan proyek agar tidak over budget
Perkembangan proyek konstruksi haruslah selalu dalam pengawasan. Hal ini untuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Selain itu, pemantauan juga bertujuan agar manajer proyek bisa langsung mengambil tindakan jika ada penyimpangan di lapangan. Pengambilan tindakan yang tepat dan cepat bisa meminimalisir kemungkinan terjadinya over budget.
Sayangnya, kegiatan pengawasan ini memakan banyak waktu dan tenaga untuk dilakukan. Oleh karenanya, perusahaan membutuhkan sistem yang bisa memantau dan melaporkan secara real time mengenai perkembangan proyek, performa kerja, timeline pelaksanaan, kondisi inventaris dan armada, serta hal lainnya yang berkaitan dengan proyek dalam satu dashboard.
7. Mengatur ulang pembagian tugas dan tanggungjawab
Jika dalam pelaksanaan proyek Anda menemukan adanya pengeluaran dana yang melebihi budget awal, maka perlu adanya evaluasi secara mendalam. Evaluasi bisa Anda lakukan di seluruh aspek, mulai dari efektivitas vendor, kondisi lapangan, hingga performa kerja pegawai konstruksi Anda.
Jika permasalahan ternyata ada pada staf yang bertugas, maka Anda harus mengatur ulang pembagian tugas. Pembagian ini harus disesuaikan dengan kompetensi yang dimiliki agar bisa meningkatkan efisiensi pekerjaan. Oleh karena itu, perlu adanya sistem otomatis yang dapat mengawasi dan memberikan laporan kinerja pegawai konstruksi secara real-time.
Kesimpulan
Untuk mengatasi masalah pembengkakan biaya konstruksi, perusahaan perlu mengambil langkah-langkah pencegahan yang efektif. Dari tujuh tips di atas, dapat Anda simpulkan bahwa, selain perencanaan yang komprehensif, penggunaan teknologi dan sistem manajemen proyek yang efektif dapat membantu mengontrol biaya konstruksi dan mengelola proyek secara keseluruhan.
HashMicro hadir dengan Hash Construction Suite sebagai solusi dalam mengatur proyek konstruksi Anda. Dengan software ini, Anda bisa mengelola pendanaan, perencanaan, pengadaan bahan baku, hingga pengelolaan karyawan dan kontrak dalam satu sistem secara real time. Sistem ini juga menyediakan portal bagi para vendor untuk mempermudah pengadaan Anda. Dapatkan skema harga dan demo gratis sekarang!
