Penyusunan laporan inventaris yang akurat merupakan salah satu aspek penting dalam mengelola bisnis. Namun, hal ini dapat menjadi tugas yang sulit dan memakan waktu, terutama jika persediaan bisnis Anda memiliki banyak varian produk. Menyusun laporan persediaan barang secara manual dapat mengakibatkan adanya kesalahan dalam pencatatan, sehingga menghambat efisiensi operasional bisnis Anda.
Dengan bantuan perangkat lunak yang tepat, Anda bisa menghitung persediaan dengan cepat, memantau stok minimum dan maksimum, serta mendapatkan data akurat terkait inventaris sehingga bisa meningkatkan produktivitas dan mengoptimalkan kinerja bisnis Anda.
Simak uraian di bawah ini untuk tips dan langkah penyusunan laporan persediaan barang yang lebih lengkap!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Laporan Persediaan Barang
Laporan persediaan barang adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat jumlah barang yang ada di warehouse pada waktu tertentu, mencakup semua jenis barang yang dimiliki, termasuk barang jadi, bahan baku, dan barang dalam proses produksi.
Laporan inventaris berfungsi sebagai alat untuk mengontrol barang yang tersedia, memantau tingkat persediaan yang tepat, dan mengidentifikasi masalah persediaan yang dapat mempengaruhi operasi bisnis. Dalam laporan persediaan barang, umumnya mencakup informasi mengenai jumlah barang yang ada, harga per barang, dan nilai total persediaan.
Dengan memiliki laporan persediaan barang yang akurat, warehouse dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam mengelola persediaan mereka dan memastikan kelangsungan operasi bisnis yang lebih efektif dan efisien. Oleh sebab itu, butuh adanya ketelitian dan keterampilan manajemen untuk menyusun laporan ini.
Pentingnya Laporan Persediaan Barang untuk Warehouse
Laporan persediaan barang memiliki peran yang sangat penting bagi bisnis. Laporan ini dapat membantu warehouse dalam mengendalikan persediaan mereka dengan memantau tingkat persediaan, mengidentifikasi masalah persediaan, dan memastikan bahwa stok barang selalu tersedia saat dibutuhkan. Selain itu, laporan persediaan barang juga dapat membantu gudang dalam mengambil keputusan yang lebih baik.
Dengan informasi mengenai persediaan barang yang akurat dari laporan inventaris, bisnis dapat memperkirakan biaya pembelian barang, biaya penyimpanan, dan biaya lainnya yang terkait dengan pengelolaan persediaan. Dalam menjalankan fungsi-fungsi tersebut, Anda dapat memanfaatkan Software Inventory untuk membuat laporan persediaan barang dengan lebih mudah dan akurat.
Jenis Laporan Persediaan Barang Berdasarkan Jangka Waktunya
Untuk dapat mengelola persediaannya dengan baik, warehouse harus selalu memiliki data terkait persediaan yang ada. Dengan begitu, pembuatan laporan mengenai inventaris pun harus Anda lakukan secara berkala. Berdasarkan jangka waktunya, terdapat dua jenis utama laporan persediaan barang, dengan penjelasan sebagai berikut:
Laporan mingguan dan bulanan
Seperti namanya, Anda harus menyusun laporan ini secara berkala setiap minggu dan bulannya. Pada laporan ini, terdapat informasi mengenai jumlah barang yang tersedia, barang masuk, barang keluar, dan pergerakan persediaan selama periode waktu tersebut. Laporan ini sangat berguna bagi warehouse dalam memantau persediaan barang mereka dan membuat keputusan yang tepat dalam mengelola persediaan.
Laporan persediaan barang setelah penjualan di musim tertentu
Setelah musim tertentu, seperti Ramadhan atau Natal dan tahun baru, warehouse harus membuat laporan yang berisi informasi tentang persediaan barang yang tersisa. Adanya laporan ini membantu warehouse dalam merencanakan persediaan untuk periode selanjutnya. Laporan jenis ini sangat penting bagi bisnis dengan produk musiman atau produk dengan permintaan yang tinggi selama periode waktu tertentu.
Baca juga: 11 Rekomendasi Aplikasi Stok Barang Terbaik di Indonesia Tahun 2023
5 Langkah Menyusun Laporan Persediaan Barang
Menyusun laporan inventaris merupakan tugas yang penting dan membutuhkan keterampilan manajemen yang baik. Selain itu, penyusunan laporan ini juga harus Anda lakukan secara bertahap dengan tingkat ketelitian tinggi. Beberapa langkah yang dapat Anda Lakukan untuk menyusun laporan persediaan barang dengan baik dan akurat, di antaranya adalah:
Menyiapkan data transaksi barang
Sebelum menyusun laporan inventaris, Anda harus mempersiapkan data transaksi barang terlebih dahulu. Data transaksi barang ini mencakup, nota pembelian, nota penjualan, dan nota retur. Data inilah yang nantinya akan digunakan untuk menghitung persediaan barang yang tersedia di warehouse.
Membuat forecast
Forecast adalah perkiraan tentang jumlah persediaan barang yang dibutuhkan untuk periode berikutnya. Dengan membuat forecast, staff gudang dapat memperkirakan jumlah persediaan barang yang dibutuhkan sehingga dapat menghindari kelebihan atau kekurangan stok. Perkiraan ini juga lah yang akan dijadikan acuan bagi warehouse dalam menyusun budget terkait pengadaan yang akan dilakukan.
Melakukan pengecekan sebelum menyimpan barang
Sebelum menyimpan barang di gudang, Anda perlu melakukan pengecekan terhadap kualitasnya. Barang yang rusak atau cacat harus disortir dan tidak boleh disimpan di warehouse. Dalam menyusun laporan inventaris, Anda harus mencatat secara detail semua barang yang tidak memenuhi standar.
Memberi kode pada setiap barang
Anda perlu memberikan kode atau nomor seri untuk setiap barang yang masuk ke dalam gudang, sehingga dapat memudahkan warehouse dalam mengidentifikasi dan melacak pergerakan barang masuk dan keluar. Dengan pemberian kode ini pun, gudang dapat meminimalisir terjadinya kehilangan barang yang dapat merugikan warehouse.
Memisahkan stok barang lama dengan yang baru
Selanjutnya, Anda juga perlu untuk memisahkan stok barang lama dengan yang baru. Hal ini untuk mempermudah penghitungan persediaan barang. Barang lama dan baru dapat memiliki nilai yang berbeda, sehingga Anda perlu memisahkannya agar pengelolaan persediaan bisa berjalan dengan lebih baik.
Baca juga: Pentingnya Stock Inventory Management bagi Pengelolaan Bisnis
3 Tips Mudah Menyusun Laporan Persediaan Barang
Menyusun laporan inventory merupakan tugas penting bagi warehouse untuk dapat memantau dan mengelola inventaris mereka. Namun, penyusunan laporan inventaris secara manual dapat menjadi tugas yang rumit dan memakan waktu. Berikut ini tiga tips mudah menyusun laporan persediaan barang Anda:
Kelompokkan barang sesuai jenisnya
Dengan mengelompokkan barang sesuai dengan jenisnya, warehouse dapat dengan mudah menghitung persediaan untuk setiap kategori barang, sehingga akan memudahkan staff gudang untuk memahami ketersediaan stok dan membuat keputusan yang tepat dalam pengadaan barang.
Kumpulkan nota penjualan dan pembelian tiap barang
Dengan mengumpulkan nota penjualan dan pembelian tiap barang, staff gudang dapat dengan mudah melacak pergerakan barang masuk dan keluar, sehingga akan membantu warehouse untuk mengelola persediaan dengan lebih efektif dan menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan barang.
Gunakan software manajemen inventaris
Software Manajemen Inventaris seperti yang ditawarkan oleh HashMicro juga dapat membantu pegawai gudang dalam menyusun laporan persediaan barang dengan lebih mudah dan akurat. Sistem ini dapat memantau persediaan barang secara real-time, membantu warehouse untuk mengelola persediaan secara efektif, serta memberikan notifikasi saat stok barang menipis, sehingga persediaan akan tetap terjaga.
Efisiensi Penyusunan Laporan Persediaan Barang dengan Software Manajemen Inventaris
Penggunaan software inventory management memungkinkan warehouse untuk mengelola persediaan barang dengan lebih efisien dan akurat. Staff gudang kini dapat memantau persediaan barang secara real-time, mengurangi kesalahan penghitungan persediaan, dan mengoptimalkan pengelolaan barang. Adanya notifikasi ketika stok menipis juga dapat mengurangi risiko kekurangan stok yang bisa merugikan.
Berbagai manfaat software manajemen inventaris ini bisa Anda dapatkan melalui penggunaan fitur-fitur yang ada. Penggunaan tools tersebut dapat membantu Anda dalam melakukan pemantauan, penjadwalan pembelian, dan penjualan barang secara otomatis, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam penyusunan laporan persediaan barang.
Kesimpulan
Penyusunan laporan persediaan barang merupakan hal yang penting dan membutuhkan ketelitian yang tinggi. Kesalahan kecil akibat kelalaian dapat menyebabkan kerugian bagi warehouse. Oleh karena itu, butuh adanya sistem terintegrasi yang dapat mengotomatisasi seluruh kegiatan pengelolaan barang tersebut.
Hashmicro hadir dengan Software Inventory Management yang menawarkan berbagai fitur untuk membantu pengelolaan mempermudah pengelolaan persediaan Anda secara lebih efektif dan efisien. Anda secara lebih efektif dan efisien. Anda juga bisa menyesuaikan dashboard pada aplikasi ini sesuai kebutuhan. Unduh skema harga untuk estimasi biaya yang Anda butuhkan dan dapatkan demo gratis sekarang!
