Dalam dunia bisnis, perencanaan sumber daya manusia adalah faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu proyek dalam perusahaan. Serta menjadi salah satu hal penting yang harus perusahaan perhatikan dengan baik. Jika perusahaan tidak memiliki perencanaan sumber daya manusia yang optimal, maka akan sulit bagi perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor lain. Pada dasarnya, semua industri di Indonesia seringkali mengalami berbagai kendala akibat perencanaan sumber daya manusia yang kurang matang. Salah satunya adalah kurangnya anggota dalam pekerjaan proyek, kompetensi staf yang tidak memadai, kesalahan penempatan anggota dan lainnya. Untuk menghindari hal tersebut, maka human resources harus melakukan perencanaan SDM secara matang dan menyeluruh.
Dalam hal ini human resources dapat menggunakan Sistem Manajemen Kompetensi dari HashMicro, sehingga tim HR dapat dengan mudah menganalisis bakat-bakat yang karyawan dalam perusahaan, menghitung kebutuhan tenaga kerja dalam pengerjaan suatu proyek, mengidentifikasi jenis keterampilan dan skill, merencanakan program training dan pengembangan, hingga menentukan strategi yang tepat dalam peningkatan produktivitas perusahaan. Hal tersebut karena perencanaan tersebut menjadi elemen yang sangat penting bagi perusahaan untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi pergantian karyawan serta tetap kompetitif di era persaingan bisnis saat ini.
Baca juga Sumber Daya Manusia: Peran dan Upaya Peningkatan SDM bagi Bisnis
Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan SDM adalah serangkaian proses perencanaan, penentuan dan penilaian yang human resources lakukan dalam menentukan kualitas tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam periode tahunan, tim HR akan melakukan serangkaian penilaian terhadap kinerja dan kontribusi karyawan dalam pencapaian tujuan organisasi. Jika kinerja seorang karyawan sangat baik, maka karyawan tersebut akan berpotensi terlibat dalam sebuah proyek yang lebih besar dari sebelumnya. Selain itu, tim HR akan menilai kinerja karyawan secara rutin, apabila karyawan memiliki performa yang baik dan terus progresif maka akan berkesempatan naik jabatan. Berdasarkan hal tersebut, maka dapat dikatakan perencanaan SDM sangat berpengaruh terhadap keberhasilan perusahaan dalam menghasilkan tenaga kerja yang produktif, efisien, dan sejalan dengan sasaran bisnis perusahaan.
Perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses identifikasi kebutuhan sumber daya manusia dalam rangka memenuhi kebutuhan perusahaan/organisasi dengan memperhitungkan tujuan kriteria dan strategi bisnis yang diterapkan. Selain itu, perencanaan sumber daya manusia dapat dikatakan sebagai proses pemenuhan kebutuhan tenaga kerja yang tepat, baik secara internal maupun eksternal perusahaan. Sehingga proses pengerjaan proyek dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan yang perusahaan harapkan. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang sistematis, perusahaan dapat dengan mudah memperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja guna menyelesaikan suatu proyek tertentu. Sehingga dapat meminimalkan semua jenis kesalahan
Tujuan dari Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses yang berlangsung secara sistematis dan berkesinambungan, hal tersebut guna menentukan kebutuhan sumber daya manusia yang kompeten dan sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan di masa depan. Perencanaan SDM terdiri dari penilaian kuantitas maupun kualitasnya pada posisi tertentu. Baik penilaian hard skill, yang mencakup kemampuan teknikal seperti desain grafis, UI/UX design, copywriting, programming dan lainnya. Selain itu soft skill umum karyawan juga menjadi bahan pertimbangan yang cukup penting dalam perencanaan SDM, seperti leadership, public speaking, team work dan lainnya.
Semua perencanaan tersebut pada dasarnya bertujuan untuk menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuan dan keterampilannya masing-masing. Sehingga dapat bekerja dengan baik untuk mencapai tujuan bersama. Perencanaan SDM tersebut juga bertujuan agar tim HR dapat mengenali karyawannya dengan baik, dan apabila terjadi penurunan performa karyawan, tim HR dapat sedini mungkin mengantisipasi dan mencari jalan keluarnya.
Faktor Pertimbangan Sebelum Perencanaan SDM
Growth
Setiap perusahaan memiliki tingkat pertumbuhan pendapatan yang berbeda-beda. Dalam melakukan perencanaan SDM, tim HR perlu melakukan berbagai pertimbangan berdasarkan faktor pertumbuhan finansial dan kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini perencanaan SDM harus menyesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. Jangan sampai perencanaan SDM terlalu berlebihan, padahal anggaran tersebut bisa perusahaan alihkan dalam proses pengerjaan proyek. Sebaliknya, apabila pertumbuhan pendapatan perusahaan sedang stabil atau bahkan meningkat, perencanaan SDM dalam pengerjaan proyek dapat perusaahan lakukan semaksimal mungkin. Hal tersebut tentunya dapat menjadi investasi yang menjanjikan, akan tetapi perencanaan tersebut harus sesuai kebutuhan dan jangan terlalu berlebihan.
Change
Dalam bisnis, perubahan bisa terjadi kapanpun dan dimanapun, tanpa bisa dipastikan kapan akan terjadinya. Ketika perusahaan sedang mengalami perubahan, HR harus lebih fleksibel dalam melakukan perencanaan SDM, agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dengan lebih baik. Selain itu human resources harus bisa melakukan peramalan yang bersifat sistematis dengan cara menghubungkan kebutuhan SDM perusahaan dengan strategi dan tujuan perusahaan.
Technology
Human resources perusahaan harus dapat menyesuaikan perencanaan SDM dengan perkembangan teknologi saat ini, hal tersebut perlu perusahaan lakukan untuk mengefisiensikan proses perencanaan SDM yang baik untuk perusahaan. Penggunaan teknologi dalam perencanaan SDM terbukti memberikan berpengaruh besar terhadap kemudahan dan kelancaran dalam mengirim suatu informasi. Serta memudahkan dalam pengolahan data dan berbagai kepentingan perencanaan lainnya. Saat ini penggunaan teknologi dibidang perencanaan SDM sudah banyak diterapkan oleh banyak perusahaan di Indonesia. Salah satunya dengan penggunaan Software HRIS terbaik, yang mampu membantu tata kelola manajemen SDM agar menjadi lebih mudah dan efisien. Software HRD tersebut mampu meningkatkan produktivitas karyawan di perusahaan, serta mencapai tujuan yang diharapkan.
5 Tahapan untuk Perencanaan SDM yang Efisien
Perencanaan SDM tidak dapat perusahaan lakukan begitu saja, terdapat beberapa tahapan yang harus perusahaan lakukan, khususnya dalam mendukung merencanakan SDM yang efisien. Sebelum melakukan perencanaan SDM tersebut human resources perlu melakukan tahapan penting guna memastikan kelancaran proyek tersebut. Tahapan tersebut antara lain sebagai berikut :
Analisis tujuan awal organisasi
Tahap awal perencanaan SDM yaitu dengan menganalisis tujuan organisasi atau perusahaan. Analisis ini bertujuan dalam mengidentifikasi tujuan, ciri serta kebutuhan perusahaan hingga menempatkan tenaga kerja yang sesuai dengan tujuan tersebut. Dalam tahap ini Anda sebagai human resources dapat menguraikan tujuan organisasi atau perusahaan tersebut menjadi lebih komprehensif, yakni menjadi tujuan dan visi misi perusahaan serta divisi di dalamnya. Jika perusahaan Anda sudah memiliki tujuan yang pasti, maka proses perencanaan akan lebih mudah. Hal tersebut karena perencanaan SDM akan disesuaikan dengan tujuan tersebut. Dengan melakukan identifikasi dan penentuan tujuan tersebut, maka pemenuhan dan perencanaan SDM untuk setiap divisi akan lebih mudah terbentuk.
Identifikasi SDM yang diperlukan
Setelah menemukan dan menentukan tujuan yang hendak perusahaan capai, maka tahap selanjutnya adalah mencari informasi SDM yang perusahaan butuhkan. Dalam hal ini biasanya perusahaan melakukan rekrutmen ataupun penerimaan karyawan. Tahap tersebut terdiri dari identifikasi kapasitas, keahlian, latar belakang pendidikan, dan lainnya. Proses identifikasi ini adalah tahap penting yang harus perusahaan lakukan karena berkaitan dengan penempatan pada posisi atau proyek tertentu.
Selain itu, identifikasi juga dapat dilakukan pada karyawan lama yaitu dengan melakukan penilaian dan evaluasi secara berkala pada waktu tertentu. Hal tersebut perlu perusahaan lakukan untuk mengetahui kinerja dari karyawannya, serta mengetahui hal yang harus menjadi perbaikan. Untuk mempermudah proses penilaian tersebut human resources dapat menggunakan Eva talent management dari HashMicro, sehingga tim HR dapat melakukan pengelolaan dan pemantauan aktivitas dan kinerja karyawan menjadi mudah dan praktis. Hingga kemudian mengetahui apa saja yang harus perusahaan perbaiki dari masing-masing karyawan dan hingga kemudian memberikan pelatihan khusus.
Perkirakan supply dan demand SDM
Tahap selanjutnya dalam perencanaan sumber daya manusia adalah proses sistematik. Yang berkaitan dalam meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan ketersediaan (supply) pada masa yang akan datang, baik jumlah maupun jenisnya. Dalam tahap ini human resources dapat memperkirakan tenaga kerja yang perusahaan butuhkan pada masa mendatang. Jadi, perusahaan harus mempertimbangkan apakah harus ada penambahan karyawan, merencanakan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas yang lain dengan baik. Untuk mempermudah perusahaan dalam meningkatkan kompetensi karyawan, human resources dapat menggunakan Sistem Manajemen Kompetensi terbaik. Sehingga dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan potensi atau bakat unik yang karyawan miliki untuk membantu perusahaan Anda berkembang nantinya.
Rumuskan Rencana SDM
Tahapan selanjutnya yaitu departemen SDM harus merumuskan rencana tindakan yang telah mereka rencanakan sebelumnya. Perumusan rencana tersebut meliputi penerapan proyek bersama tenaga kerja yang telah perusahaan tentukan sebelumnya. Dalam tahap ini maka akan terlihat hasil perencanaan yang telah human resources tentukan sebelumnya, dan pastikan tidak ada kesenjangan dalam pengerjaan proyek tersebut.
Lakukan Pemantauan, Pengendalian dan Feedback
Ketika perusahaan telah melakukan perencanaan SDM yang baik dan pengimplementasiannya berjalan dengan maksimal. Tahap selanjutnya adalah dengan pemantauan dan pengendalian pada SDM perusahaan. Pemantauan dan pengendalian adalah kegiatan mengukur, menilai dan mengoreksi apa saja harus perusahaan perbaiki. Serta mempertahankan apa yang sudah baik dalam pelaksanaan suatu proyek. Sedangkan Feedback adalah hasil yang perusahaan dapatkan setelah perencanaan SDM telah diterapkan, hasil tersebut dapat berupa keberhasilan pengerjaan proyek.
Baca juga Pengertian Manajemen SDM, Fungsi, Tujuan, dan Manfaatnya
Permudah Perencanaan SDM Perusahaan Anda dalam Satu Sistem
Perkembangan teknologi menjadi salah satu hal yang penting untuk menunjang sumber daya manusia yang berkualitas. Agar perusahaan tetap adaptif di era digitalisasi teknologi saat ini, sudah banyak perusahaan yang memanfaatkan software canggih yang dapat membantu untuk melakukan integrasi kinerja karyawan. Software yang dapat digunakan yaitu, Software manajemen kompetensi terbaik. Dengan aplikasi tersebut perusahaan dapat melacak, menetapkan, dan menilai performa karyawan secara keseluruhan. Sehingga keterampilan karyawan sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan.
Dengan software manajemen kompetensi HashMicro Human resources dapat dengan mudah mengelola serta memanajemen dokumen menjadi lebih efisien. Hal tersebut karena Sistem Manajemen Kompetensi adalah suatu sistem yang berguna untuk menyimpan, menyederhanakan, mengelola data karyawan dan memanajemen kompetensi karyawan di perusahaan menjadi lebih efisien. Selain itu sistem manajemen kompetensi juga mempermudah human resources dalam mempermudah proses tracking kompetensi karyawan dan merencanakan sumber daya manusia yang baik.
Kesimpulan
Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses yang berlangsung secara sistematis dan berkesinambungan. Hal tersebut guna memastikan kebutuhan sumber daya manusia kompeten dan sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan di masa depan. Akan tetapi, perencanaan SDM tidak dapat perusahaan lakukan begitu saja. Terdapat beberapa tahapan yang harus perusahaan lakukan, khususnya dalam mendukung merencanakan SDM yang efisien. Yaitu, analisis tujuan awal organisasi, identifikasi SDM yang perusahaan perlukan, perkirakan supply dan demand SDM, rumuskan rencana SDM, lakukan pemantauan, pengendalian dan feedback.
Untuk memudahkan tugas HR tersebut, perusahaan perlu Sistem Manajemen Kompetensi yang sistematis untuk mempermudah proses perencanaan SDM, evaluasi dan pengelolaan kompetensi karyawan berdasarkan kapabilitas yang mereka miliki. Sebagai penyedia software ERP terpercaya di Indonesia dan Singapura, HashMicro menyediakan sistem manajemen kompetensi terbaik dan andal. Software Manajemen Kompetensi HashMicro, dapat membantu Anda dalam memperbaiki kinerja karyawan agar sesuai dengan standar perusahaan, dengan cepat dan sistematis. Untuk memperkirakan harga software ERP yang akan Anda gunakan, Anda dapat mengunduh rencana perhitungan harga software ERP dari HashMicro, sehingga Anda dapat menyesuaikan penggunaan software tersebut sesuai dengan kondisi keuangan Anda!
