Di semua organisasi, pasti ada jabatan sekretaris. Pada umumnya, pekerjaannya berhubungan dengan catat-mencatat dan surat-menyurat. Namun, khususnya di perusahaan, tugas dan tanggung jawabnya tidak hanya berputar di situ. Mereka berperan juga dalam menjaga kelancaran operasional bisnis. Tanpa sekretaris, fungsi administrasi tidak akan berjalan sebagaimana mestinya.
Jadi, apa definisi dari sekretaris? Selain korespondensi, hal apa saja yang termasuk tanggung jawabnya? Keterampilan apa yang harus dimiliki oleh mereka? Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan terjawab di artikel ini.
Daftar Isi
Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah seseorang profesional yang menjalankan tugas administrasi dan memegang peran penting dalam bisnis dan lingkungan organisasi lainnya. Kewajiban utamanya adalah mendukung manajemen, termasuk para eksekutif, menggunakan berbagai keterampilan organisasi dan komunikasi.
Biasanya, sekretaris adalah orang yang berurusan dengan korespondensi, penerimaan anggota baru, serta pelaksanaan rapat dan acara resmi. Istilah sekretaris berasal dari kata Latin secernere yang artinya “untuk membedakan”, sedangkan bentuk passive participle-nya (secretum) memiliki arti “telah dipisahkan”, dengan konotasi sesuatu yang bersifat pribadi atau rahasia, sama seperti kata Inggris secret.
Dahulu kala, secretarius adalah seseorang yang mengawasi kelangsungan bisnis secara rahasia, biasanya untuk pihak yang memiliki kekuasaan, seperti raja. Saat ini, penanganan informasi rahasia juga termasuk dalam tugas dan tanggungg jawab sekretaris, jadi makna harfiah dari secretarius masih berlaku.
Baca juga: Pengertian & Fungsi HRM Software (HRIS)
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Sekretaris adalah orang yang biasanya mengatur tugas-tugas kantor, menerapkan prosedur, dan melaksanakan tugas administrasi lainnya, tergantung perusahaan tempat mereka bekerja.
Misalnya, tanggung jawab administratif sekretaris di perusahaan swasta dan pemerintahan tentunya akan berbeda. Meskipun begitu, sekretaris di manapun bertanggung jawab atas beberapa tugas umum, yaitu:
1. Menjawab dan mengalihkan panggilan telepon
Sekretaris adalah orang yang bertugas untuk menjawab telepon kantor dan mengarahkan setiap panggilan ke individu yang sesuai. Biasanya, sekretaris adalah orang yang mengurus janji, panggilan dari klien, dan pencatatan pesan.
Contohnya, sekretaris hukum sering menerima panggilan dari klien mengenai suatu kasus atau informasi lainnya, lalu mereka harus mengarahkan setiap panggilan klien ke pengacara yang sesuai serta mencatat dan mendistribusikan pesan. Seorang sekretaris juga perlu memiliki keahlian dalam membedakan panggilan yang mendesak dan kurang penting agar tidak mengganggu pekerjaan atasannya.
2. Mengatur dan mendistribusikan pesan
Hal penting lain yang menjadi tanggung jawab sekretaris adalah mengatur dan mendistribusikan memo, catatan, pesan, dan bentuk komunikasi tertulis lainnya. Sekretaris perlu memiliki kemampuan analisis dan komunikasi yang luar biasa untuk dapat menangani tugas-tugas tersebut.
Misalnya, sekretaris yang bekerja untuk CEO sebuah perusahaan teknologi harus mengatur dan menyebarkan berbagai pesan atau memo serta menyaring panggilan masuk, jadi hanya orang yang benar-benar berkepentingan saja yang bisa berbicara dengan CEO.
Pesan yang bersifat mendesak mungkin saja berhubungan dengan perubahan dalam kontrak klien atau masalah mengenai produk, jadi sekretaris harus mampu melakukan komunikasi yang cepat dan efisien sambil menyampaikan pesan tersebut ke pihak terkait.
3. Menyambut klien dan tamu serta koordinasi dengan organisasi lain
Selain tanggung jawab administratif, sekretaris dapat bertindak sebagai resepsionis. Artinya, mereka menyambut klien yang datang untuk konferensi atau rapat dan membuat pengunjung merasa nyaman, menyediakan makanan dan minuman, membuat notula selama rapat dengan klien, serta menjaga profesionalisme dan citra perusahaan.
Sekretaris juga melakukan koordinasi dan menjaga hubungan baik dengan bisnis dan organisasi lain. Jika Anda adalah sekretaris perusahaan teknik, maka Anda akan menjadi penghubung antara kontraktor, desainer, dan organisasi teknik lainnya untuk mengatur konferensi, menyediakan sumber daya, atau menjalin kemitraan bisnis.
4. Mengatur jadwal perusahaan dan melaksanakan pertemuan
Sekretaris adalah orang yang mengatur jadwal tim untuk masing-masing departemen dan agenda para eksekutif dengan membuat janji bersama klien, vendor, dan pemegang saham. Sekretaris juga bertugas untuk membuat pengingat dan mengonfirmasi kehadiran seluruh peserta rapat atau konferensi.
Selain penjadwalan, sekretaris bertanggung jawab untuk melaksanakan pertemuan. Misalnya, sekretaris yang bekerja untuk CEO perusahaan ritel mungkin akan mengatur pertemuan dengan perancang busana, fashion brands, atau profesional lainnya di industri tersebut.
Kemudian, sekretaris menghadiri rapat untuk mendiskusikan poin-poin penting dari konferensi serta membuat notula untuk CEO dan pembuat keputusan lainnya di perusahaan. Sekretaris berperan krusial dalam menjalankan tugas ini karena eksekutif, direktur, dan pejabat perusahaan lainnya tidak selalu bisa menghadiri setiap pertemuan.
5. Mengatur dokumen dan mencatat informasi keuangan
Menjaga agar dokumen, catatan, dan file tetap terorganisasi adalah tugas penting yang harus dilakukan oleh sekretaris. Contohnya, sekretaris medis biasanya bertanggung jawab untuk mengurus sistem pengarsipan untuk rekam medis pasien, laporan pengeluaran untuk obat dan peralatan medis, dokumentasi prosedur, dan dokumen penting lainnya.
Dokumen suatu perusahaan sering disimpan dalam database komputer sehingga sekretaris perlu memiliki keterampilan teknis yang diperlukan. Sekretaris dapat menggunakan Software Manajemen Dokumen untuk mengelola data-data penting di satu sistem terpusat.
Tugas lain yang tak kalah pentingnya adalah mencatat pengeluaran, pendapatan, dan informasi keuangan lainnya. Sekretaris berkewajiban mendokumentasikan pemasukan dan jumlah penjualan yang dilaporkan oleh sales team serta pembelanjaan dan biaya operasional perusahaan.
6. Mengawasi staf dan karyawan baru serta membantu eksekutif
Sekretaris bisa menjadi mentor yang bekerja dengan staf ketika menerapkan prosedur dan melatih karyawan baru. Dengan pengetahuan tentang perusahaan dan pengalaman yang lebih banyak, sekretaris dapat memimpin staf dan karyawan baru dalam mengembangkan keterampilan, mengikuti protokol kantor, dan belajar tentang lingkungan perusahaan secara keseluruhan.
Sebagai contoh, sekretaris hukum menjadi mentor dari paralegal yang baru direkrut dan mengajari mereka cara untuk menggunakan komputer perusahaan dan sistem pengarsipan.
Mereka juga juga memberitahu cara untuk mengatur casework dan dokumen sesuai dengan kebijakan dan metode yang digunakan oleh staf untuk menyelesaikan tugas dan menghadapi klien.
Selain itu, sekretaris berperan penting dalam membantu atasan mereka dengan menyelesaikan tugas-tugas kecil sebagai bagian dari proyek yang lebih besar, seperti mencetak dokumen, membuat laporan, atau menyiapkan presentasi.
7. Memelihara dan memesan perlengkapan kantor
Sekretaris bertanggung jawab untuk menyimpan catatan persediaan dan pemeliharaan peralatan kantor. Ketika peralatannya rusak atau habis, sekretaris juga berkewajiban untuk memesan yang baru.
Mereka dapat membuat spreadsheet bulanan yang berisi jumlah stok peralatan kantor seperti kertas, toner, pena, folder, dan lain-lain untuk memantau persediaan. Dalam membeli office supplies, sekretaris akan sangat terbantu oleh Software Procurement.
Software ini dilengkapi oleh fitur-fitur seperti online Portal for suppliers untuk mendapatkan penawaran terbaik dan landed cost calculation untuk mengetahui biaya total dari pembelian produk. Dengan bantuan sistem pembelian yang mutakhir, barang yang Anda pesan akan terlacak dengan baik dan biaya procurement menjadi lebih terkontrol.
Keterampilan yang Wajib dimiliki oleh Sekretaris
Sekretaris memiliki berbagai tugas dan tanggung jawab yang berbeda, jadi sangat penting bagi sekretaris untuk memiliki berbagai keterampilan, seperti administrasi, komunikasi, customer service, teknis, analisis, dan pemecahan masalah.
Sekretaris juga lebih baik memiliki leadership skills untuk mengatur dan mengarahkan staf dan prosedur kantor. Di bawah ini adalah beberapa keterampilan yang wajib dimiliki oleh sekretaris:
1. Komunikasi verbal dan tertulis
Profesional sering menggunakan komunikasi verbal dan tertulis di kantor untuk menyelesaikan berbagai tugas, seperti mengirim email kepada klien atau karyawan, menjawab panggilan telepon, dan menyambut tamu.
Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan orang lain memungkinkan Anda untuk menyampaikan pesan penting atau korespondensi antara eksekutif, pelanggan, dan karyawan.
2. Keterampilan komputer dan teknis
Anda dapat menyelesaikan sebagian besar tugas administratif di komputer menggunakan software. Selain itu, Anda harus tahu cara menggunakan peralatan kantor lainnya, seperti printer atau scanner, karena Anda akan sering membuat salinan atau mencetak materi penting.
Beberapa perusahaan menyediakan perangkat khusus untuk karyawan, seperti desktop, laptop, atau tablet. Banyak eksekutif yang lebih suka karyawannya menggunakan Sistem Manajemen Timesheet terpusat untuk memastikan semua janji dan tugas mereka berada di satu lokasi yang mudah diakses. Untuk meningkatkan keterampilan teknis, Anda bisa mengikuti online course bersertifikat yang disediakan oleh banyak lembaga.
3. Mengetik dan mencatat
Anda harus memiliki keterampilan mencatat yang mengesankan. Artinya, Anda mampu menuliskan semua informasi penting secara cepat untuk disebarkan ke eksekutif dan karyawan lain.
Sementara itu, keterampilan mengetik yang bagus dapat membantu Anda dalam membuat catatan selama meeting dan mengetiknya ke dalam format yang jelas dan terstruktur agar bisa dilihat dan dirujuk oleh orang lain.
Memahami shorthand, atau teknik penulisan cepat dalam bentuk simbol, singkatan, atau kata-kata sederhana, juga berguna agar Anda tetap fokus dan tidak melewatkan poin-poin penting dalam diskusi.
4. Keteraturan
Sebagai seorang profesional yang berhubungan dengan administrasi, salah satu tanggung jawabnya adalah menjaga agar semua dokumen tetap terorganisasi agar mudah diambil dan mencegah kebocoran data.
Mereka bertugas untuk menyimpan berbagai bentuk informasi perusahaan, seperti database elektronik atau file kertas. Jadi, buat suatu sistem penyimpanan yang baik untuk memudahkan Anda dan karyawan lain saat mencari suatu dokumen.
5. Problem-solving dan berpikir kritis
Selama bekerja sebagai sekretaris, para eksekutif mungkin mengharapkan Anda untuk membuat keputusan perusahaan yang kritis secara efisien. Mungkin juga ada tantangan tertentu yang membutuhkan solusi cepat dan logis.
Oleh karena itu, Anda harus menggunakan kemampuan problem-solving dan berpikir kritis untuk menghasilkan strategi inovatif yang dapat memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja perusahaan.
6. Perhatian terhadap detail
Beberapa eksekutif mungkin meminta sekretaris untuk meninjau atau mengoreksi dokumen. Maka dari itu, Anda harus memiliki perhatian yang baik terhadap detail untuk menemukan kesalahan atau inkonsistensi dalam suatu dokumen sebelum dikirim ke pihak lain.
Ada juga tugas lain yang membutuhkan ketelitian, seperti membuat travel appointments atau mengatur jadwal, yang akan sangat terbantu jika Anda memiliki kemampuan untuk memperhatikan detail terkecil sekalipun.
7. Kemampuan melayani pelanggan
Eksekutif dapat meminta Anda untuk menghubungi pelanggan atas nama mereka untuk menjawab pertanyaan, menjadwalkan pertemuan, atau menyampaikan informasi penting. Anda harus memiliki sikap profesional, sabar, dan sopan ketika bekerja dengan pelanggan untuk menjaga customer relationship yang baik.
Jangan lupa untuk tersenyum ketika pelanggan memasuki kantor atau mendekati meja Anda. Tetap bersikap positif ketika berbicara dengan mereka, bahkan jika mereka mengeluh atau mengungkapkan keprihatinan.
8. Fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi
Kantor dapat menjadi lingkungan yang serba cepat, jadi Anda harus bisa beradaptasi dan berfungsi dengan baik dalam situasi dengan tekanan tinggi. Atasan Anda mungkin harus menghadiri pertemuan mendadak atau ada tugas dan penting yang deadline-nya cepat sehingga Anda terpaksa menghentikan tugas yang sedang dikerjakan dan fokus pada yang baru.
Anda harus dapat beradaptasi dengan suasana yang berubah-ubah dan menyesuaikan jadwal Anda agar tidak tertinggal atau keteteran dengan perubahan yang tidak terduga.
9. Manajemen waktu dan multitasking
Eksekutif dapat memberikan beberapa tugas dan proyek sekaligus dengan tenggat waktu yang ketat. Terapkan sistem untuk mengatur tugas dan tanggung jawab sekretaris secara efektif dan mengerjakannya sesuai skala prioritas.
Kadang, Anda mendapat lebih dari satu proyek dengan deadline yang sama. Ketika hal ini terjadi, Anda harus melakukan multitasking agar semua tugas selesai tepat waktu. Untuk mencegah stres dan kurang fokus, Anda harus menyusun strategi multitasking yang baik agar kualitas pekerjaan Anda tidak menurun.
10. Presentasi dan berbicara di depan umum
Anda mungkin bertanggung jawab untuk membuat presentasi yang informatif dan berkesan. Oleh karena itu, pelajari berbagai presentation platforms serta gunakan keterampilan presentasi dan penelitian Anda untuk mengumpulkan seluruh informasi yang berhubungan dengan materinya.
Anda juga bisa diminta untuk berbicara di depan audiens sehingga kemampuan public speaking yang kuat dapat membantu Anda dalam melakukan presentasi yang menarik.
Kesimpulan
Sekretaris memikul tanggung jawab yang luas, di antaranya mengatur jadwal, melaksanakan pertemuan, dan mengurus dokumen. Tidak jarang juga mereka membantu eksekutif dalam mengerjakan proyek serta mentoring karyawan baru.
Dalam melaksanakan tugasnya yang banyak tersebut, sekretaris dapat dibantu oleh teknologi. Software ERP hadir sebagai solusi untuk mengotomatiskan segala aspek bisnis. Daftarkan demo gratis sekarang!
