Libur Nasional 2019 | 5 Tips Kelola Absensi Karyawan untuk Para HRD

Dias Marendra
Libur Nasional 2019 Image source: premiersoftware.co.uk

Tradisi yang dilakukan para karyawan di Indonesia saat pergantian tahun adalah melihat tanggal hari libur nasional. Tujuannya satu, memastikan kapan kiranya kita bisa mengambil cuti untuk berlibur sejenak dan melepaskan rasa penat dari bekerja. Tradisi yang sama juga berlaku di libur nasional tahun 2019.

Sebagai contoh, di bulan April dan Mei 2019 saja terdapat tiga hari kerja yang diapit tanggal merah. Tepatnya di hari pemilihan umum dan jumat agung yang jatuh di bulan April, serta hari Kenaikan Isa Al-Masih yang ada di bulan Mei.

Sebagai staf HRD, tentunya anda harus mengantisipasi tanggal-tanggal seperti ini. Tentunya anda tidak mau sebagian besar karyawan anda berada di luar kota dengan alasan liburan bukan? Ada beberapa hal yang harus anda tekankan kepada karyawan perusahaan anda sebelum mereka memutuskan untuk mengambil cuti panjang di libur nasional 2019. Berikut beberapa di antaranya:

Ajukan dari jauh hari

Umumnya, hal ini yang paling ditekankan oleh staf HRD kepada seluruh karyawan perusahaan tempat ia bekerja. Jika tak demikian, akan banyak karyawan yang mengajukan cuti panjang secara mendesak. Ujung-ujungnya, anda sebagai staf HRD lah yang pusing tujuh keliling saat tiba-tiba 80% karyawan menghilang dari kantor dengan alasan liburan ke luar kota.

Jangan ragu untuk menolak permohonan cuti karyawan yang diajukan secara mendadak, apalagi tanpa alasan yang jelas. Sebagai staf HRD, anda harus bersikap tegas kepada karyawan yang demikian. Tekankan ke karyawan lainnya untuk membicarakan rencana liburan mereka dengan atasan paling tidak dua minggu sebelumnya.

Pastikan semua pekerjaan selesai sebelum berlibur

Beberapa libur nasional 2019 yang jatuh di hari kamis atau selasa biasanya dimanfaatkan karyawan untuk mengambil cuti panjang. Hari senin atau jumat yang diapit oleh dua tanggal merah tersebut adalah hari-hari di mana banyak karyawan memutuskan untuk berlibur.

Contohnya bisa kita lihat di bulan April ini. Tanggal 17 April dan 19 April yang merupakan hari libur nasional 2019 untuk pemilihan umum dan jumat agung sudah pasti dimanfaatkan oleh karyawan untuk liburan panjang.

Sebelum berlibur, ingatkan karyawan perusahaan tempat anda bekerja untuk menyelesaikan semua pekerjaan mereka. Dengan demikian, mereka akan lebih tenang saat berada di luar kota dan tak perlu memikirkan pekerjaan.

Delegasikan tugas yang tak bisa ditinggalkan

Di sejumlah perusahaan, ada divisi yang pekerjaannya tak mengenal hari libur. Contohnya divisi customer service dan IT support. Di beberapa bisnis manufaktur, justru tanggal merahlah di mana jumlah pengunjung naik dengan signifikan. Pun sama halnya dengan IT support yang harus selalu stand by di kantor.

Untuk karyawan dengan tipe pekerjaan seperti ini, anda harus memastikan ada staf yang berjaga di kantor. Jangan sampai divisi-divisi ini tidak terkawal. Pastikan tugas karyawan yang cuti panjang tersebut bisa didelegasikan ke rekannya yang tidak mengambil libur.

Pastikan karyawan mudah dihubungi

Inilah salah satu kebiasaan buruk yang dilakukan oleh karyawan yang mengambil cuti pada saat libur nasional 2019. Seringnya, karyawan yang liburan ke luar kota menonaktifkan ponsel mereka supaya liburannya tidak terganggu.

Namun ada kalanya kendala pekerjaan datang di saat-saat yang tak diinginkan. Seperti misalnya server tiba-tiba mati, atau karyawan yang menggantikan tugas mereka yang sedang berlibur tiba-tiba sakit.

Inilah pentingnya anda sebagai staf HRD memastikan karyawan yang sedang berlibur untuk mudah dihubungi. Bukan untuk mengganggu liburan mereka, namun untuk menanyakan apa yang harus dilakukan saat kendala pekerjaan terjadi, seperti server mati di atas.

Gunakan sistem HRIS untuk mempermudah perijinan

Bayangkan seperti apa rumitnya jika anda harus mengurus pengajuan cuti ratusan karyawan yang ada di perusahaan anda menggunakan formulir atau dokumen kertas. Sudah pasti anda akan kesulitan untuk melacak siapa saja yang mengambil cuti di tanggal berapa, dan cutinya berapa lama.

Selain makan waktu dan tenaga, cara ini membuat anda harus memiliki banyak staf di divisi HRD. Bukan hanya tidak efisien, namun ekstra gaji yang harus dibayarkan untuk seluruh staf HRD anda juga akan menguras kantong perusahaan.

Inilah sebabnya kami menyarankan anda untuk mulai menggunakan sistem HRIS untuk memudahkan anda mengelola perijinan di perusahaan anda bekerja. Dengan sistem ini, anda bisa memantau absensi karyawan dengan lebih mudah. Tak hanya itu saja, staf anda pun akan lebih mudah mengajukan cuti. Cukup buka browser internet di komputer atau ponsel anda, dan pengajuan cuti pun sudah bisa dibuat.

Sistem HRIS juga memberikan kemudahan persetujuan (approval) untuk para manajer dan staf HRD. Saat karyawan menginput pengajuan cuti, anda akan mendapatkan notifikasi melalui email. Dengan cara ini anda bisa lebih mudah melacak siapa-siapa saja yang mengajukan cuti.

Kesimpulan

Mengambil cuti di hari libur nasional 2019 sebenarnya sah-sah saja. Hanya saja, ada beberapa etika dalam bekerja yang harus diketahui karyawan sehubungan dengan pengambilan cuti. Tugas anda sebagai staf HRD adalah memastikan setiap karyawan mematuhi etika dan peraturan perusahaan tersebut.

Maka dari itu banyak yang bilang bahwa tugas seorang HRD tidaklah mudah. Selain harus mengawasi perkembangan setiap karyawan, anda juga diwajibkan untuk mengontrol absensi, cuti, serta gaji karyawan. Oleh karena itulah banyak staf HRD yang tak lagi menggunakan formulir atau dokumen kertas untuk perijinan dan beralih menggunakan sistem HRIS yang lebih efektif dan efisien.

Untuk bacaan menarik lainnya seputar informasi HRD dan sistem HRIS, klik link berikut ini.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles