Adanya sistem akuntansi penjualan dapat mempermudah kegiatan mereka dalam mengelola penjualan kas. Pada masa lalu, tenaga kerja manusia masih aktif dalam mengelola transaksi-transaksi penjualan kas.
Terdapat beberapa metode yang perusahaan umum gunakan dalam melakukan penjualan. Salah satunya adalah dengan menggunakan metode kas, dimana pada masa kini sudah terdapat sistem akuntansi penjualan. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola seluruh transaksi penjualan tunai yang mereka lakukan dengan metode kas.
Melalui sistem akuntansi, kegiatan pengelolaan transaksi penjualan dapat terlaksana secara otomatis. Setiap kegiatan penjualan, seperti pencatatan penjualan tunai, dan penghitungan bunga, dapat terlaksana secara otomatis dengan sistem ini.
Selain itu, program penjualan barang dan jasa juga dapat membantu perusahaan dalam membuat laporan keuangan akhir dengan baik. Sistem akuntansi penjualan dapat melakukan analisis terhadap pemasukan dan juga pengeluaran perusahaan dalam satu periode tertentu. Artikel ini akan membahas bagaimana cara yang tepat untuk menerapkan sistem ini.
Daftar Isi
Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan
Sistem penjualan adalah sebuah sistem yang perusahaan gunakan untuk mencatat dan mengelola transaksi penjualan yang terlaksana secara kas. Terdapat beberapa kegiatan yang terlaksana secara otomatis melalui sistem ini. Contohnya adalah pencatatan penjualan, pembuatan faktur penjualan, penagihan kepada pelanggan, dan penghitungan bunga atas penjualan kas.
Dalam perangkat lunak akuntansi penjualan secara kas, segala transaksi tercatat dengan lengkap dan juga akurat. Beberapa informasi yang tercatat meliputi data pelanggan, jumlah penjualan, tanggal penjualan, dan bunga terhadap penjualan kas. Dengan informasi ini, perusahaan dapat menghasilkan laporan keuangan yang relevan, seperti laporan penjualan, laporan pelanggan, dan laporan keuangan yang lainnya.
Fungsi Sistem Akuntansi Penjualan
Berjalannya pengelolaan keuangan perusahaan dapat berjalan dengan lancar berkat adanya sistem akuntansi penjualan. Sistem ini mampu memudahkan perusahaan dalam mengetahui informasi-informasi seputar kegiatan keuangan mereka dalam satu periode tertentu. Berikut merupakan fungsi dari adanya penerapan sistem akuntansi penjualan dalam sebuah perusahaan:
Fungsi penjualan
Hadirnya sistem akuntansi penjualan dapat memampukan perusahaan untuk melaksanakan pemrosesan penjualan yang mereka lakukan. Sistem ini dapat menjalankan fungsi penjualan, yaitu untuk melakukan penerimaan pembelian dari pihak pembeli dan mengisi faktur penjualan tunai yang sudah terjadi. Setelah itu, sistem ini dapat menyerahkan faktur tersebut kepada pembelinya.
Fungsi kas
Agar dapat mendata seluruh kegiatan transaksi dimana terjadi penerimaan kas dari pembelinya, perusahaan dapat menggunakan sistem akuntansi penjualan. Segala transaksi penerimaan kas oleh perusahaan dari para pembelinya akan tercatat secara otomatis oleh sistem ini. Hal ini tentunya memberikan kemudahan bagi perusahaan yang menggunakannya.
Fungsi gudang
Dalam menjalankan kegiatan penjualan barang-barangnya, perusahaan tentunya memiliki gudang untuk menyimpan barang tersebut sebelum menyerahkannya kepada pembeli. Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat mempersiapkan barang pesanan pembeli dengan lebih mudah. Penyimpanan ini tentunya dapat menjaga kualitas barang dengan baik.
Fungsi pengiriman
Setelah perusahaan menyimpan barang pesanan dengan baik di gudang, maka perusahaan dapat mengirim barang tersebut kepada pembeli. Namun, sebelum perusahaan menyerahkan barang tersebut kepada pembeli, mereka perlu membungkusnya terlebih dahulu. Sistem akuntansi penjualan dapat memudahkan perusahaan dalam melaksanakan kegiatan tersebut.
Fungsi akuntansi
Pelaksanaan kegiatan akuntansi dalam perusahaan cenderung sulit karena terdapat banyak transaksi yang harus diperhatikan dan dimasukkan dengan teliti. Bila masih menggunakan tenaga kerja manusia, kemungkinan terjadinya kesalahan lebih besar karena adanya human error. Hadirnya sistem akuntansi penjualan dapat membantu perusahaan dalam mencatat seluruh transaksi penjualan dan penerimaan kas dan juga membuat laporan penjualan.
Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan
Agar pelaksanaan sistem akuntansi penjualan dapat berjalan dengan lancar, perusahaan perlu memastikan ketersediaan dari beberapa dokumen. Setiap dokumen ini memiliki masing-masing fungsi dan kepentingannya sendiri. Tanpa adanya salah satu dokumen ini, pelaksanaan sistem ini kemungkinan dapat mengalami kendala. Berikut merupakan dokumen-dokumen keperluan dalam menjalankan sistem akuntansi penjualan.
Faktur penjualan
Dalam menjalankan sistem akuntansi penjualan dengan baik, perusahaan memerlukan dokumen faktur penjualan tunai. Dokumen ini memiliki fungsi bagi perusahaan untuk melakukan perekaman berbagai macam informasi keperluan manajemen penjualan tunai. Adapun itu, beberapa data yang harus tercantum dalam faktur ini adalah nama dan alamat pembeli.
Selain itu, satuan dan jumlah harga juga harus terdapat dalam faktur penjualan. Nantinya, faktur penjualan ini akan diisi oleh sistem penjualan sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas. Setelah itu, faktur ini juga dapat berfungsi sebagai sumber pencatatan transaksi-transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.
Pita register kas
Sistem akuntansi penjualan tidak dapat berjalan tanpa adanya salah satu dokumen esensial, yaitu dokumen pita register kas. Hadirnya dokumen ini dapat mendukung faktur penjualan tunai, dimana nilai dari dokumen ini akan tercatat ke dalam jurnal penjualan. Adapun itu, dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti penerimaan kas yang fungsi kas keluarkan.
Credit card sales slip
Selain pita register kas, sistem penjualan juga tidak dapat berjalan dengan baik apabila mereka tidak memiliki credit card sales slip. Pihak yang bertanggung jawab dalam menerbitkan dokumen ini adalah credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit. Setelah itu, pihak bank akan menyerahkan dokumen ini kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kreditnya atau yang memilikinya.
Bill of lading
Perusahaan memiliki banyak opsi untuk mengirimkan barang atau produk mereka kepada pelanggan yang telah membeli produk mereka. Salah satunya adalah ekspedisi, yang dimana bukti penyerahan barang melalui metode ini tertulis dalam dokumen bill of lading. Fungsi pengiriman akan menggunakan dokumen ini dalam penjualan secara Cash on Demand (COD), dimana penyerahan akan terlaksana oleh perusahaan ekspedisi.
Faktur penjualan COD
Apabila pembeli memilih untuk membayar pada saat barang tiba di tangannya, maka sistem akuntansi penjualan perlu menyiapkan faktur penjualan COD. Faktur ini berfungsi untuk melakukan perekaman penjualan secara COD. Pembeli akan menerima tembusan dari faktur ini melalui angkutan ekspedisi, kantor pos atau pun perusahaan ekspedisi yang lainnya.
Kemudian melakukan penerimaan barang, pembeli akan menandatangani dokumen tersebut sebagai bukti bahwa mereka telah menerima barang pembelian. Setelah itu, tembusan faktur penjualan COD ini juga memiliki fungsi lain. Hal ini dapat menjadi bukti bagi perusahaan untuk menagih kas bagi pembeli yang telah melakukan pembelian barang dari mereka.
Bukti setor bank
Bila kegiatan penjualan terlaksana melalui penyetoran bank, maka sistem penjualan memerlukan dokumen bukti setor bank. Dokumen ini memiliki fungsi sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Format pembuatan dari dokumen ini adalah sebanyak 3 lembar. Perusahaan akan menyerahkan satu lembar ke bank. Di sisi lain, dua lembar lainnya akan diminta kembali bila telah ditandatangani oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
Rekapitulasi harga pokok penjualan
Dokumen ini memiliki fungsi untuk merangkum harga pokok produk yang telah terjual selama satu periode. Sistem akuntansi penjualan dapat melakukan pencatatan rekapitulasi ini dengan mudah dan juga cepat. Terdapat beberapa data yang harus tercatat dalam dokumen ini, salah satunya adalah jumlah harga. Rekapitulasi harga pokok penjualan akan digunakan oleh fungsi penjualan sebagai dokumen untuk mempermudah pencatatan penjualan.
HashMicro sebagai Vendor Sistem Akuntansi Penjualan Terbaik untuk Perusahaan Anda
Dalam rangka mengetahui kondisi dari penjualan dalam suatu perusahaan, seorang akuntan harus melakukan kegiatan akuntansi dengan baik dan tepat. Kegiatan akuntansi ini dapat menjadi kesulitan bagi perusahaan apabila hanya menggunakan tenaga kerja manusia saja. Terdapat banyak jenis perangkat lunak yang dapat memberikan banyak kemudahan bagi perusahaan dalam mengelola penjualan yang mereka lakukan.
Salah satu sistem software yang dapat memberikan kemudahan tersebut adalah HashMicro Accounting Software.
Terdapat banyak fitur unggulan yang dapat menguntungkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan terhadap penjualan kas, seperti financial dashboard dan fast bank reconciliation. Dengan fitur-fitur ini, perusahaan jasa dapat menghemat waktu proses akuntansi yang terjadi secara manual dan dapat meningkatkan keuntungan secara signifikan.
Kesimpulan
Sistem akuntansi penjualan adalah sebuah perangkat lunak yang dapat memberi kemudahan kepada perusahaan dalam mengelola kegiatan penjualan secara kas. Untuk dapat mengetahui informasi yang lebih lengkap dan rinci, maka perusahaan memerlukan sebuah format dalam sistem akuntansi penerimaan kas mereka. Agar dapat berjalan dengan lancar, sistem ini memerlukan beberapa dokumen seperti faktur penjualan tunai.
Terdapat macam – macam software akuntansi, agar dapat mempermudah pengelolaan kegiatan akuntansi penjualan secara kas, maka Anda dapat menggunakan HashMicro sebagai provider sistem akuntansi terbaik.
Sistem ini dapat memberikan kemudahan bagi Anda dalam mengelola keuangan dan akuntansi perusahaan dengan baik dan teratur sehingga dapat meningkatkan efisiensi waktu dan kerja. Daftarkan perusahaan jasa Anda dan dapatkan demo gratis sekarang juga!
