Beranda Products ERP Perbedaan Data dan Informasi dan Kegunaannya dalam Bisnis

Perbedaan Data dan Informasi dan Kegunaannya dalam Bisnis

Salah satu faktor yang menyebabkan bisnis tidak mampu berkembang adalah karena perusahaan tidak membuat keputusan bisnis yang strategis. Mengapa?

Pada dasarnya, semua strategi bisnis, tujuan, kebijakan, dan hal lainnya menyangkut manajemen organisasi harus didasari oleh sumber-sumber yang bisa dijadikan acuan. Sumber inilah yang seringkali tidak menjadi prioritas dalam pengambilan keputusan.

Beberapa manajemen mungkin mengklaim mereka tidak bisa mengakses sumber tersebut. Atau bahkan dalam kasus terburuk, ada manajer yang tidak mengetahui perbedaan data dan informasi.

Jangan khawatir Anda di sini karena belum mengetahui apa itu perbedaan data dan informasi dalam konteks bisnis. Lebih baik telah daripada tidak sama sekali, bukan? Setelah itu, artikel ini juga akan membahas bagaimana cara terbaik mendapatkan data dan informasi. 

Apa itu data?

Singkatnya, data adalah angka, gambar, pernyataan, atau lainnya yang belum diproses. 

Data tersebut bisa berupa nama, alamat email, alamat rumah, data penjualan, atau hal serupa lainnya. Jika Anda mengumpulkan seluruh tagihan dari supplier dalam periode tertentu, lalu ditotalkan, Anda sudah memiliki data. 

Semua bisnis menghasilkan data, baik itu melalui sistem POS, daftar email vendor atau pelanggan, kartu membership, hasil meeting, atau percakapan biasa dengan prospek bisnis.

Perlu juga diingat bahwa data tidak selalu berupa angka. Ada data terstruktur. Data ini adalah data yang bisa diformatkan. Misalnya data inventaris berupa angka-angka yang ada di spreadsheet.

Lalu, ada pula data yang tidak terstruktur seperti gambar, audio, video, tulisan, atau percakapan. Perbedaan ini kurang lebih sama dengan pembagian antara tipe data kuantitatif dal kualitatif.

Data mentah atau data yang belum diproses tidak memiliki manfaat secara praktikal. Misalnya, Anda pada hari ini menerima permintaan pembelian dari 30 orang. Data tersebut hanya memberitahu Anda jumlah orang yang memesan dan hanya itu saja. 

Tetapi ketika Anda memiliki beberapa set data lain yang bisa menjawab pertanyaan siapa, kapan, di mana, mengapa, dan apa, Anda bisa memiliki sesuatu yang bisa bermanfaat untuk strategi bisnis perusahaan. 

Anda akan memiliki informasi. 

Apa itu informasi?

Informasi adalah data yang sudah diproses. Berbeda dari data, informasi memiliki makna dan konteks. Selain itu, dari sekumpulan data yang sudah dipadankan inilah yang membentuk informasi dan menjadi dasar Anda dalam mengambil keputusan. 

Misalnya dari 30 orang yang melakukan pemesanan ke perusahaan Anda tadi. Ketika data pesanan tadi ditelaah lebih lanjut, Anda bisa melihat produk mana yang paling banyak dibeli, dari mana lokasi pelanggan Anda berasal, atau kapan waktu pemesanan terbaik ada. 

Ketika data tersebut dikelompokkan, digabungkan, dikelola, dan dianalisis, Anda mendapatkan informasi. Melalui informasi, Anda bisa melihat tren, hubungan, atau pengetahuan baru mengenai bagaimana performa bisnis Anda. Lebih jauh lagi, informasi bisa membantu Anda membentuk sebuah strategi dan business intelligence. 

Cara terbaik untuk mengumpulkan data dan menghasilkan informasi

Perusahaan Anda akan selalu bergantung pada kedua hal ini untuk bisa bertahan. Situasi yang beragam pasti membutuhkan data yang berbeda pula. Anda mungkin perlu memangkas biaya, membuka cabang baru, atau mencoba strategi pemasaran baru. 

Apapun itu, data yang Anda kumpulkan harus valid dan akurat, terutama data mengenai performa bisnis Anda. Data tersebut penting karena keputusan apapun yang Anda ambil pasti harus bertolak pada kondisi bisnis terkini. Dengan demikian, keputusan yang nantinya diambil tidak malah membuat perusahaan melangkah mundur. 

Cara terbaik untuk mendapatkan data dengan mudah dan cepat adalah dengan mengimplementasikan sistem yang mengotomatiskan operasi bisnis Anda. Dengan mengotomatiskan operasi bisnis, sistem akan mencatat seluruh data yang Anda input. 

Artikel terkait: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Ketika sistem sudah memiliki cukup data dan Anda memerlukan insight mengenai bisnis Anda, Anda tinggal perlu mengkonversikan data menjadi laporan. Jika Anda membutuhkan waktu hingga berjam-jam untuk membuat sebuah laporan secara manual, dengan sistem, laporan tersebut bisa ada dalam hitungan detik. 

Sistem yang baik juga memiliki fitur pivot dalam pelaporan. Jadi, Anda bisa menyaring berbagai data sekaligus di satu laporan dalam waktu beberapa detik saja. Data yang dihasilkan pasti akurat karena sesuai dengan data yang Anda input.

Hanya dengan data yang “bagus” Anda bisa mendapatkan informasi yang “bagus” pula – aspek terpenting untuk strategi bisnis yang efektif. 

Kesimpulan

Itulah uraian mengenai perbedaan data dan informasi. Data membentuk informasi dan informasi membentuk strategi bisnis yang bagus. Tanpa yang pertama, Anda tidak bisa mendapatkan yang kedua ataupun yang ketiga.

Data yang diproses haruslah akurat dan cara termudah untuk mendapatkannya tersebut adalah dengan menggunakan sistem yang selalu merekam data yang Anda input.

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Syifa Fadiyah
Syifa Fadiyah
Syifa is a full-time writer at BusinessTech who focuses on business management improvement and solution.

Butuh Software untuk Bisnis Anda?

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan mengisi form ini dan dapatkan demo GRATIS!

Most Popular