Salah satu faktor yang menyebabkan bisnis tidak mampu berkembang adalah karena perusahaan tidak mampu membuat keputusan bisnis yang strategis secara mandiri. Mengapa? Pada dasarnya, semua strategi bisnis, tujuan, kebijakan, dan hal lainnya menyangkut manajemen organisasi yang harus berlandaskan oleh sumber yang bisa Anda jadikan acuan. Sumber tersebut dapat berupa data dan informasi yang diolah agar bisa membantu Anda.
Maka, penting untuk menggunakan sistem yang bisa otomatis membantu perusahaan untuk membuat keputusan. Akan tetapi, sebelum itu penting untuk perusahaan memahami perbedaan data dan informasi karena keduanya termasuk dalam sumber strategi. Untuk mengumpulkan hal tersebut, Anda dapat menggunakan Sistem Manajemen Dokumen yang tepat.
Daftar Isi
Perbedaan Data dan Informasi
Untuk memahami perbedaan di antara keduanya, Anda perlu mengetahui pengertiannya. Apa perbedaan data dan informasi? Berikut adalah penjelasannya.
Apa itu data?
Singkatnya, data adalah angka, gambar, pernyataan, atau lainnya yang belum melalui tahap pemrosesan. Data tersebut bisa berupa nama, alamat email, alamat rumah, data penjualan, atau hal serupa lainnya. Jika Anda mengumpulkan seluruh tagihan dari supplier dalam periode tertentu, lalu Anda totalkan, maka Anda sudah memiliki data.
Semua bisnis menghasilkan data, baik itu melalui sistem POS yang terintegrasi, daftar email vendor atau pelanggan, kartu membership, hasil meeting, atau percakapan biasa dengan prospek bisnis.
Perlu juga Anda ingat bahwa data tidak selalu berupa angka. Ada data terstruktur. Data ini adalah data yang bisa Anda formatkan. Misalnya, data inventaris berupa angka-angka yang ada di spreadsheet.
Lalu, ada pula data yang tidak terstruktur seperti gambar, audio, video, tulisan, atau percakapan. Perbedaan ini kurang lebih sama dengan pembagian antara tipe data kuantitatif dan kualitatif.
Data mentah atau data yang belum melalui tahap pemrosesan tidak memiliki manfaat secara praktikal. Misalnya, pada hari ini Anda menerima permintaan pembelian dari 30 orang. Data tersebut hanya memberitahu Anda jumlah orang yang memesan dan hanya itu saja.
Tetapi, ketika Anda memiliki beberapa set data lain yang bisa menjawab pertanyaan siapa, kapan, di mana, mengapa, dan apa, Anda bisa memiliki sesuatu yang bisa bermanfaat untuk strategi bisnis perusahaan.
Apa itu informasi?
Informasi adalah data yang sudah melalui tahap pemrosesan. Berbeda dari data, informasi memiliki makna dan konteks. Selain itu, dari sekumpulan data yang sudah dipadankan inilah yang membentuk informasi dan menjadi dasar Anda dalam mengambil keputusan.
Misalnya dari 30 orang yang melakukan pemesanan ke perusahaan Anda tadi. Ketika data pesanan tadi ditelaah lebih lanjut, Anda bisa melihat produk mana yang paling banyak terjual, dari mana lokasi pelanggan Anda berasal, atau kapan waktu pemesanan terbaik ada.
Ketika data tersebut Anda kelompokkan, gabungkan, kelola, dan analisis, Anda akan mendapatkan informasi. Melalui informasi, Anda bisa melihat tren, hubungan, atau pengetahuan baru mengenai bagaimana performa bisnis Anda. Lebih jauh lagi, informasi tersebut bisa membantu Anda membentuk sebuah strategi dan business intelligence.
Cara Terbaik untuk Mengumpulkan Data dan Menghasilkan Informasi
Perusahaan Anda akan selalu bergantung pada data dan informasi untuk bisa bertahan. Situasi yang beragam pasti membutuhkan data yang berbeda pula. Anda mungkin perlu memangkas biaya, membuka cabang baru, atau mencoba strategi pemasaran baru.
Apapun itu, data yang Anda kumpulkan harus valid dan akurat, terutama data mengenai performa bisnis Anda. Data tersebut penting karena keputusan apapun yang Anda ambil pasti harus bertolak pada kondisi bisnis terkini. Dengan demikian, keputusan yang nantinya Anda ambil tidak malah membuat perusahaan melangkah mundur.
Cara terbaik untuk mendapatkan data dengan mudah dan cepat adalah dengan mengimplementasikan sistem yang mengotomatiskan operasi bisnis Anda. Dengan mengotomatiskan operasi bisnis, sistem akan mencatat seluruh data yang Anda input.
Ketika sistem sudah memiliki cukup data dan Anda memerlukan insight mengenai bisnis Anda, Anda hanya perlu mengkonversikan data menjadi laporan. Jika Anda membutuhkan waktu hingga berjam-jam untuk membuat sebuah laporan secara manual, Anda bisa mengandalkan sistem yang dapat membantu penyelesaian laporan.
Sistem yang baik juga memiliki fitur pivot dalam pelaporan. Jadi, Anda bisa menyaring berbagai data sekaligus di satu laporan dalam waktu beberapa detik saja. Data yang dihasilkan pasti akurat karena sesuai dengan data yang Anda input.
Hanya dengan data yang “bagus”, Anda bisa mendapatkan informasi yang “bagus” pula – aspek terpenting untuk strategi bisnis yang efektif.
Kesimpulan
Itulah uraian mengenai perbedaan data dan informasi. Data membentuk informasi dan informasi membentuk strategi bisnis yang bagus. Data dan informasi saling berkaitan erat. Tanpa yang pertama, Anda tidak bisa mendapatkan yang kedua ataupun yang ketiga. Maka, penting bagi Anda untuk mengelola kedua hal tersebut dengan baik. Jika tidak, tentu Anda tidak bisa mendapatkan hasil yang maksimal.
Sebagai penyedia layanan ERP terbaik, Sistem Manajemen Dokumen yang baik adalah solusi yang tepat untuk mengotomatiskan proses operasional. Dengan demikian, Anda dapat memperoleh hasil yang akurat. Sistem yang didukung oleh teknologi AI ini memiliki fitur-fitur terbaik, meliputi Manajemen Inventaris, Sales & Marketing, dan Akuntansi & Keuangan. Jadwalkan demo sekarang juga!
