Dengan inovasi teknologi yang terus berkembang, perusahaan pun harus mampu untuk beradaptasi dengan perubahan tersebut, dan beralih dengan sistem yang telah terotomatisasi. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, otomatisasi adalah penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia. Perkantoran memerlukan otomatisasi untuk meningkatkan produktivitas bisnis sehingga bisa memaksimalkan profit.
Jika perusahaan atau perkantoran mengelola keuangan secara manual, maka perkantoran Anda perlu menggunakan software akuntansi untuk mengotomatiskan pengelolaan arus kas, laporan keuangan dan lainnya secara akurat.
Baca juga: Mengenal Perangkat Lunak ERP Secara Lebih Detail
Daftar Isi
- Pengertian Otomatisasi Perkantoran
- Tujuan Otomatisasi Perkantoran
- Manfaat Otomatisasi Perkantoran
- Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
- Sistem Otomatisasi Perkantoran
Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan perangkat elektronik untuk memfasilitasi komunikasi formal dan informal, terutama ketika berkomunikasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. Sistem otomatisasi kantor diartikan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim pesan seperti dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antara individu dan organisasi.
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Tujuan otomatisasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
- Memperbarui proses pelaksanaan kerja kantor
- Integrasi teknologi dalam aktivitas perkantoran
- Untuk mengurangi biaya dan memaksimalkan kinerja karyawan
- Komputerisasi mampu menunda peningkatan personel untuk menangani beban kerja yang meningkat
- Kelompok atau tim untuk memecahkan masalah dengan lebih mudah
- Otomatisasi kantor membantu manajer berkomunikasi di masa depan, membuatnya sangat cocok untuk memecahkan masalah kelompok.
- Berguna sebagai suplemen, bukan pengganti.
- Sebagai cara komunikasi bisnis yang lebih leluasa
- Meningkatkan komunikasi sehingga menghasilkan keputusan yang lebih cepat dan baik
Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran secara umum merupakan upaya dengan menerapkan perkembangan teknologi yang ada pada perkantoran untuk mendorong terciptanya proses kerja yang lebih efisien dan efektif, sehingga dapat mengembangkan bisnis lebih lanjut. Selain itu, otomatisasi perkantoran juga memiliki banyak keunggulan, seperti:
- Aktivitas kantor bekerja lebih cepat
- Mengurangi kebutuhan akan sejumlah besar karyawan
- Membutuhkan sedikit ruang penyimpanan data
- Pengelolaan data yang tersimpan dengan baik
Baca juga: Macam-macam Sistem ERP untuk Pengelolaan Bisnis Anda
Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran tidak bisa berjalan tanpa adanya dukungan dari perkembangan teknologi dan karyawan yang terus beradaptasi dengan perkembangan tersebut. Terdapat beberapa jenis aplikasi yang dapat mendukung terciptanya otomatisasi kegiatan perkantoran perusahaan. Berikut kami rangkum beberapa aplikasi tersebut secara singkat.
Word processing
Perangkat lunak word processing adalah sebuah aplikasi komputer yang berguna untuk membuat semua jenis materi yang dapat dicetak (termasuk desain, pengeditan, pemformatan, dan pencetakan). Dengan aplikasi ini Anda dapat membuat berbagai dokumen seperti laporan, proposal, artikel, pamflet, pamflet, disertasi, korespondensi dan lainnya. Gunakan sistem manajemen dokumen dan dapatkan akses dokumen kapan dan dimana saja dan kurangi penggunaan kertas.
Email atau surat elektronik berfungsi sebagai alat pengirim pesan melalui perantara teknologi komputer, laptop dan smartphone yang terhubung dengan jaringan internet. Surat elektronik ini berguna untuk mengirimkan data, baik berupa file teks, gambar, audio, maupun video. Dengan menggunakan email, operasi pengiriman data seperti surat menyurat lebih mudah dan cepat.
Voice mail
Pesan suara atau voice mail adalah sistem komputer yang memungkinkan pengguna dan pelanggan untuk secara pribadi bertukar pesan suara, memilih dan menyediakan komunikasi suara, serta memproses komunikasi individu. Istilah ini juga lebih banyak digunakan untuk merujuk pada sistem apa pun yang mengirim pesan suara telekomunikasi yang tersimpan, termasuk penggunaan mesin penjawab.
E-calendar
E-calendar adalah sebuah inovasi kalender yang berbasis teknologi. Dengan sistem ini, seluruh karyawan dapat menandai kegiatan ataupun pengingatnya masing-masing pada satu aplikasi kalender yang terintegrasi dengan seluruh timnya. Selain itu, manajer pun bisa menjadwalkan meeting dan langsung mengirimkan undangan serta pengingat kepada seluruh peserta.
Audio conference
Audio conference mengacu pada penggunaan perangkat komunikasi suara untuk membangun koneksi di antara beberapa orang yang tersebar secara geografis atau tersebar untuk tujuan mengadakan konferensi. Terdapat beberapa keuntungan dari konferensi audio, di antaranya: biaya peralatan yang terjangkau, dapat digunakan dengan mudah, sehingga membuat orang-orang lebih nyaman menggunakannya.
Video conference
Vidcon atau video conference adalah sebuah inovasi dalam teknologi komunikasi yang memungkinkan dua atau lebih peserta untuk saling berinteraksi melalui koneksi video, bahkan ketika mereka berada di lokasi yang berbeda. Komunikasi melalui video conference ini dapat berjalan cukup dengan bantuan koneksi internet. Video conference memudahkan orang-orang dari berbagai belahan dunia untuk dapat saling berkomunikasi antara satu dengan yang lainnya.
Fax transmission
Fax transmission atau faksimile berfungsi untuk mengirim dokumen dengan menggunakan perangkat yang dapat bekerja pada jaringan telepon. Faks juga mencakup kombinasi beberapa alat, seperti printer, pemindai, dan telepon. Fungsi umum dari fax adalah untuk mengirim pesan dalam bentuk gambar.
Videotext
Videoteks adalah pelayanan informasi interaktif dari komputer pusat yang memungkinkan individu untuk meminta kerangka informasi dari komputer pusat melalui telepon atau kabel, untuk ditampilkan ada layar tampilan video (umumnya televisi rumah).
Imaging
Pencitraan atau imaging merupakan kegiatan mengubah informasi, atau kegiatan transformasi dari citra non-digital menjadi citra digital. Dengan kata lain, pencitraan adalah penciptaan gambar digital yang umumnya berasal dari adegan fisik. Istilah ini biasanya mencakup pemrosesan gambar, kompresi, penyimpanan, pencetakan, dan tampilan. Cara paling umum untuk memotret gambar adalah fotografi digital dengan kamera digital, nama selain itu, ada banyak cara lain yang dapat Anda gunakan.
Desktop publishing (DTP)
Desktop publishing adalah penggunaan komputer dan perangkat lunak khusus untuk membuat dokumen percetakan kantor atau komersial. Penerbitan desktop mengacu pada proses menggunakan komputer untuk membuat materi seperti buletin, brosur, buku, dan publikasi lain yang pernah perusahaan buat dengan berbagai teknik, menggunakan komputer, serta mesin penyusunan huruf besar yang rumit.
Sistem Otomatisasi Perkantoran
Salah satu sistem otomatisasi perkantoran yang banyak industri pakai adalah sistem ERP. Sistem ini berbasis cloud, sehingga aksesibilitasnya sangatlah mudah. Sistem ERP berbasis cloud ini mampu mengotomatiskan berbagai aspek bisnis, serta cocok untuk bermacam tipe perusahaan. Bukan hanya itu, HashMicro sebagai penyedia ERP pertama dengan sokongan AI, akan mempermudah bisnis Anda dalam membuat keputusan yang lebih akurat dengan dukungan software manajemen bisnis tercanggih.
