Umumnya dalam sebuah perusahaan proses surat-menyurat sudah menjadi suatu yang sangat penting. Biasanya berguna untuk jadi penyampai pesan yang resmi,dan juga sebagai bukti yang sah dan valid atas suatu informasi. Yang mana salah satunya adalah surat PHK (pemberhentian kerja). Surat pemberhentian kerja juga sangat penting karena hal tersebut berguna sebagai bukti otentik untuk mengakhiri kerjasama antara perusahaan dengan karyawan tersebut.
Kali ini kita akan membahas secara lengkap mengenai surat PHK (pemberhentian kerja). Mulai dari pengertiannya, alasannya, hingga tips pembuatannya. Simak artikel berikut untuk lebih lengkapnya.
Pengertian PHK
PHK adalah sebuah awal untuk pengakhiran kontrak karyawan dengan perusahaan. Dalam penerapannya, seorang karyawan bisa memutuskan untuk berhenti atau mengikuti keputusan yang telah dibuat oleh atasannya.
Dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 BAB I Pasal 1 ayat (25), PHK memiliki arti, yaitu sebuah pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja/buruh dan pengusaha.
Hal ini berlaku bagi badan usaha yang memiliki badan hukum atau tidak, usaha milik perseorangan, persekutuan atau miliki badan hukum. Yang mana dalam UU ketenagakerjaan tersebut juga secara rinci menjelaskan tentang hal tersebut.
Alasan Terjadinya PHK
Jika kita melihat pengertian PHK itu sendiri pun tentunya banyak orang yang tidak menginginkan hal tersebut. Meski begitu sebenarnya perusahaan tidak akan pernah untuk memutuskan hubungan kerja dengan karyawannya secara sepihak tanpa alasan yang jelas. Karena hal ini telah diatur dalam undang-undang negara.
Selain itu, informasi mengenai pemberhentian kerja bukan hanya tentang pemecatan. Melainkan segala bentuk kegiatan memutuskan hubungan pekerjaan seperti pensiun atau mengundurkan diri secara sukarela. Perlu kita ingat bahwa ada kalanya pemberhentian pekerjaan pada karyawan harus dilakukan sebagai salah satu cara menyelamatkan perusahaan. Berikut berbagai alasan yang melatarbelakangi PHK:
Karyawan mengundurkan diri
Sewaktu-waktu dalam perusahaan akan ada karyawan yang melakukan pengunduran diri. Dalam proses pemberhentian kerja tersebut, dapat dilaksanakan perusahaan ketika karyawan memenuhi syarat mengundurkan diri. Contohnya seperti; pengajuan permohonan pengunduran diri secara tertulis paling lambat 30 hari sebelum hari pengunduran diri, tidak terikat dalam ikatan dinas, tetap melakukan kewajiban hingga hari pengunduran diri.
Berakhirnya masa kontrak karyawan
Dalam pemberhentian kerja, ada karyawan yang memang masa kontraknya pada perusahaan tersebut telah habis. Biasanya baik karyawannya yang tidak mau untuk perpanjang kontrak, atau dari pihak perusahaan yang tidak memberikan perpanjangan kontraknya kepada karyawan yang sudah habis masa kontraknya. Sehingga pemberhentian kerja dapat terlaksana.
Karyawan mencapai batasan usia maksimum (pensiun)
Selanjutnya, pemberhentian kerja dapat terjadi karena karyawan dalam perusahaan tersebut sudah masuk ke usia pensiun. Biasanya karyawan tersebut berhak untuk mendapatkan pesangon. UU Ketenagakerjaan Pasal 167 mengatur banyaknya pesangon yang akan karyawan dapatkan.
Karyawan melakukan kesalahan berat
Berdasar pada pasal 158 ayat 1 UU Ketenagakerjaan, sebuah perusahaan dapat melakukan pemberhentian terhadap karyawan yang melakukan kesalahan berat, seperti:
- Melakukan pencurian, penipuan, atau penggelapan barang dan/atau uang milik perusahaan sehingga merugikan pihak perusahaan.
- Memberikan keterangan palsu atau sengaja dipalsukan yang menyebabkan sejumlah kerugian.
- Mengonsumsi minuman keras yang memabukkan, memakai atau mengedarkan obat-obatan terlarang di lingkungan kerja.
- Melakukan perbuatan asusila di lingkungan kerja.
- Menganiaya, menyerang, mengancam, atau mengintimidasi rekan kerja di lingkungan kerja.
- Membujuk rekan kerja untuk melakukan sederet perbuatan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan negara.
- Secara sengaja merusak atau membiarkan barang milik perusahaan/rekan kerja dalam keadaan bahaya sehingga menimbulkan sejumlah kerugian.
- Membocorkan atau dengan sengaja membongkar rahasia perusahaan yang semestinya dirahasiakan dari publik, kecuali untuk kepentingan negara.
- Melakukan perbuatan tercela lainnya di lingkungan perusahaan dan terancam dikenai hukum pidana penjara minimal lima tahun atau lebih.
Walaupun mendapat dukungan dari UU ketenagakerjaan, sebelum melakukan pemberhentian kerja perusahaan harus memiliki bukti yang kuat. Mengharuskan perusahaan mengecek kebenaran dari kesalahan berat yang karyawan tersebut lakukan.
Perusahaan mengalami kebangkrutan
Jika dalam dua tahun terakhir perusahaan mengalami kerugian terus menerus maka perusahaan bisa dinyatakan tutup atau bangkrut. Hal tersebut dapat dibuktikan dengan melihat laporan atau audit dari akuntan publik. Dan mengharuskan perusahaan melakukan pemberhentian kerja terhadap karyawannya. Meski begitu karyawan yang mengalami pemberhentian kerja berhak mendapat satu kali uang pesangon, satu kali upah penghargaan masa kerja, dan uang penggantian.
Karyawan terus mangkir
Perusahaan akan memiliki hak untuk melakukan pemberhentian kerja terhadap karyawannya jika tidak hadir untuk bekerja selama lima hari berturut-turut tanpa keterangan tertulis atau bukti sah. Tidak lupa, sebelum melakukan pemberhentian kerja, perusahaan harus memberikan teguran terlebih dahulu kepada karyawan tersebut sebanyak dua kali. Jika masih tidak memiliki respons, maka perusahaan berhak untuk mengeluarkan surat pemberhentian kerja pada karyawan tersebut.
Karyawan meninggal dunia
Hubungan kerja antara perusahaan dengan karyawan dapat langsung berakhir jika karyawan tersebut meninggal dunia. Dan perusahaan wajib untuk memberikan uang kepada keluarga sebanyak dua kali uang pesangon, satu kali uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.
Gunakan Timesheet Software dari HashMicro untuk monitoring kinerja karyawan dalam sebuah perusahaan.
Baca juga: Ketentuan Pelaporan SPT Tahunan, bagi Anda sebagai Wajib Pajak!
Tips Menyampaikan PHK
Jika kita ingin melakukan pemberhentian kerja baik dari pihak karyawan maupun perusahaan, harus melakukan beberapa etika agar tidak ada pihak yang menjadi tidak senang. Meski dalam prakteknya pemberhentian kerja memang tidak menyenangkan, tetapi perlu untuk menerapkannya. Berikut tips dalam menyampaikan PHK:
Melakukan Awal Pembicaraan yang baik
Sebelum menyampaikan PHK, alangkah baiknya jika kita melakukan pembicaraan awal yang baik. Tentunya untuk mencairkan suasana sebelum masuk ke dalam pembicaraan yang lebih dalam. Selain itu menjelaskan alasan melakukan PHK juga perlu diperhatikan agar langkah pemberhentian kerja dapat berjalan lancar.
Sudah ada rencana untuk berhenti sejak lama
Dalam penyampaian PHK rencana sudah harus dipikirkan secara matang terlebih dahulu. Karena itu sangat penting untuk memiliki rencana berhenti sejak lama agar keputusan untuk melakukan pemberhentian kerja sudah bulat dan terpikirkan dengan baik. Sehingga nantinya alasan yang akan diberikan cukup kuat dan tidak ada penyesalan di akhir.
Menjaga hubungan baik dengan perusahaan
Tetap menjaga hubungan baik dengan perusahaan juga merupakan hal yang cukup penting. Sebelum menyampaikan pemberhentian kerja, penting untuk mengucapkan permohonan maaf dan ucapan terima kasih. Bertujuan untuk menjaga hubungan baik dengan pihak perusahaan. Karena kita tidak tahu apakah kita memiliki kesalahan selama bekerja disana dan berterima kasih karena sudah diberikan kesempatan bekerja pada perusahaan tersebut.
Membuat Surat PHK
Untuk itu wajib mengetahui seperti apa surat pemberhentian kerja, dibawah ini ada tiga contoh surat pemberhentian kerja yang wajib diketahui, antara lain:
Surat Pemberhentian Kerja karena Kelalaian Kerja
KOP SURAT
Nomor: 14
Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja
Lampiran:
Yang terhormat, “Nama karyawan”
Di tempat
Dengan Hormat,
“paragraf isi”
Terima kasih.
“Tanggal Penulisan Surat”
Surat Pemberhentian Kerja karena Efisiensi
KOP SURAT
Nomor: 20
Diberitahukan kepada:
Nama :
Jabatan:
“Paragraf Isi”
“Tanggal penulisan surat”
Hormat Kami,
Kota
Surat Pemberhentian Kerja Sementara
“Nama Perusahaan”
“Alamat perusahaan”
Telp. 08XXXX
“Tanggal”
Perihal : Pemberhentian Kerja Sementara
Kepada Yth,
“Nama yang dituju”
Staff Produksi
“Nama Perusahaan”
Dengan hormat,
“Paragraf Isi”
Hormat Kami,
“Jabatan” “Nama Perusahaan”
“Nama Pemilik Jabatan”
Jangan lupa untuk menggunakan Document Software dari HashMicro untuk kemudahan manajemen dokumen perusahaan lebih mudah.
Kesimpulan
Sekian pembahasan mengenai PHK. Dari pembahasan tersebut, kita menjadi tahu bahwa pemberhentian kerja tidak selalu dari pihak perusahaan, Melainkan banyak faktor lainnya yang memungkinkan terjadinya pemberhentian kerja baik dari pihak perusahaan maupun pihak karyawan.
Semua kegiatan pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan seperti pemberhentian kerja dapat dikerjakan menggunakan software. HashMicro menyediakan software HRM untuk perusahaan yang memerlukan otomatisasi pengelolaan SDM dalam perusahaan. Klik di sini untuk coba demo sekarang.
