Dalam setiap perusahaan, pengelolaan gaji karyawan menjadi bagian penting dari proses administrasi keuangan. HR dan tim keuangan harus memastikan semua komponen penghasilan dan potongan tercatat secara akurat. Dalam hal ini lah perusahaan harus memiliki jurnal gaji karyawan.
Jurnal gaji karyawan adalah jenis jurnal yang mencatat semua transaksi terkait penggajian, mulai dari gaji pokok, tunjangan, potongan, hingga pajak yang dikenakan. Perusahaan menggunakan jurnal ini untuk memastikan laporan keuangan tetap rapi, transparan, dan sesuai regulasi.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari cara membuat jurnal pembayaran gaji karyawan secara tepat, lengkap dengan contoh template yang bisa Anda unduh dan gunakan secara gratis. Simak hingga akhir agar Anda tidak melewatkan informasi pentingnya.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa itu Jurnal Gaji Karyawan?
Jurnal gaji karyawan adalah pencatatan sistematis atas seluruh transaksi penggajian dalam suatu periode akuntansi. Perusahaan mencatat jurnal ini untuk dapat memastikan bahwa semua komponen penghasilan dan potongan karyawan tercermin dalam laporan keuangan yang ada.
Jurnal ini mencakup tiga jenis entri utama. Entri pertama mencatat total gaji kotor yang menjadi kewajiban perusahaan terhadap karyawan. Entri kedua mencatat potongan seperti pajak, BPJS, dan iuran lainnya yang mengurangi gaji karyawan. Lalu, entri ketiga mencatat pembayaran bersih yang diterima karyawan serta beban tunai yang keluar dari perusahaan.
Tujuan Jurnal Gaji Karyawan bagi Bisnis
Jurnal gaji karyawan membantu perusahaan mencatat dan mengelola seluruh transaksi penggajian secara sistematis. Dengan pencatatan yang rapi, perusahaan dapat mengontrol keuangan, memenuhi kewajiban hukum, dan menjalankan analisis SDM secara efisien.
Berikut lima tujuan utama penggunaan jurnal ini dalam bisnis:
1. Memastikan kepatuhan regulasi
Jurnal penyesuaian gaji mencatat seluruh komponen penghasilan dan potongan sesuai aturan ketenagakerjaan dan perpajakan. Perusahaan dapat dengan mudah melacak beban pajak, BPJS, dan tunjangan yang wajib disesuaikan setiap periode. Kepatuhan ini menghindarkan bisnis dari risiko audit dan sanksi hukum.
2. Meningkatkan transparansi keuangan
Melalui jurnal pembayaran gaji karyawan, semua transaksi pengeluaran terkait upah terekam secara rinci dan akuntabel. Manajemen dapat melihat secara jelas bagaimana struktur gaji dibayarkan dan dilaporkan. Transparansi ini memperkuat kepercayaan dari pihak internal maupun eksternal perusahaan.
3. Mendukung pengendalian biaya
Jurnal penyesuaian gaji memungkinkan perusahaan mengevaluasi kenaikan atau perubahan biaya kompensasi secara berkala. Dengan data yang akurat, manajemen bisa mengidentifikasi penyebab lonjakan beban kerja dan merencanakan strategi efisiensi. Hal ini penting untuk menjaga kestabilan keuangan jangka panjang.
4. Mempermudah proses rekonsiliasi
Jurnal pembayaran gaji karyawan mempermudah tim keuangan dalam mencocokkan antara pengeluaran aktual dan data gaji. Proses ini menjadi lebih cepat karena seluruh komponen pembayaran sudah terdokumentasi. Akibatnya, penyusunan laporan keuangan dan audit internal dapat berjalan tanpa hambatan.
5. Menunjang pelaporan dan analisis SDM
Jurnal gaji karyawan berperan penting dalam analisis biaya tenaga kerja dan efektivitas kebijakan HR. Melalui data historis, perusahaan dapat meninjau tren kompensasi dan mengoptimalkan strategi penggajian. Hasil analisis ini menjadi dasar perencanaan SDM yang lebih adaptif dan berkelanjutan.
Cara Membuat Jurnal Gaji Karyawan
Agar proses penggajian tercatat secara akurat dan sesuai standar akuntansi, perusahaan perlu memahami tahapan dalam menyusun jurnal gaji karyawan. Proses ini melibatkan pencatatan gaji kotor, potongan, hingga pembayaran bersih yang masuk ke rekening karyawan.
Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan oleh tim keuangan:
1. Hitung total gaji kotor karyawan
Langkah pertama dalam membuat jurnal gaji karyawan adalah menghitung seluruh komponen penghasilan sebelum potongan. Ini meliputi gaji pokok, tunjangan tetap, uang makan, lembur, dan insentif. Data ini menjadi dasar utama pencatatan di jurnal pembayaran gaji karyawan.
2. Tentukan potongan yang berlaku
Setelah mengetahui gaji kotor, perusahaan perlu mengidentifikasi potongan wajib dan tambahan. Potongan ini mencakup pajak penghasilan (PPh 21), iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, serta pinjaman atau cicilan karyawan. Jumlah potongan akan dimasukkan dalam jurnal penyesuaian gaji sebagai pengurang beban perusahaan.
3. Catat gaji bersih yang dibayarkan
Langkah selanjutnya adalah mencatat nilai bersih yang dibayarkan kepada karyawan setelah dikurangi semua potongan. Jurnal pembayaran gaji karyawan harus mencerminkan nilai kas yang keluar dan akun utang gaji yang dilunasi. Pencatatan ini penting untuk menjaga keseimbangan laporan keuangan.
Untuk memudahkan proses ini, Anda bisa menggunakan sistem HRIS dari HashMicro yang secara otomatis menghubungkan data absensi, potongan, hingga penggajian langsung ke jurnal keuangan.
Kalkulasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan klik banner skema harga di bawah ini.
4. Buat entri jurnal lengkap
Perusahaan kemudian menyusun entri debit dan kredit berdasarkan rincian gaji, potongan, dan pembayaran. Entri ini harus mencerminkan akun beban gaji, utang gaji, dan kas secara akurat. Dengan begitu, jurnal gaji karyawan dapat langsung digunakan dalam proses penutupan buku bulanan.
5. Simpan dan laporkan secara berkala
Setelah mencatat semua transaksi, tim keuangan wajib menyimpan dan mengarsipkan jurnal tersebut sebagai dokumen resmi. Jurnal penyesuaian gaji juga perlu dilaporkan kepada manajemen atau auditor saat dibutuhkan. Pencatatan yang konsisten akan membantu perusahaan menjaga kepatuhan dan transparansi keuangan.
Contoh Jurnal Gaji Karyawan
Berikut adalah contoh jurnal gaji karyawan yang bisa Anda simak:
1. Pencatatan jurnal gaji karyawan saat gaji belum dibayar
Gaji kotor termasuk dalam beban perusahaan, sementara potongan seperti pajak dan iuran dianggap sebagai utang yang nantinya akan dilunasi. Jumlah akhir setelah potongan menjadi gaji bersih yang diterima karyawan.
2. Jurnal ketika gaji dibayarkan ke karyawan
Saat perusahaan membayar gaji, maka utang yang sebelumnya tercatat akan berkurang, menandakan kewajiban perusahaan telah diselesaikan. Proses ini juga mengurangi jumlah kas yang dimiliki karena dana telah keluar untuk pembayaran.
Dalam pencatatan ini, nilai gaji bersih dicatat sebagai entri debit, sedangkan akun kas dicatat sebagai entri kredit.
3. Jurnal pembayaran iuran ketenagakerjaan oleh perusahaan
Selain membayar gaji bersih, perusahaan juga wajib mencatat kontribusi terhadap program jaminan sosial karyawan seperti BPJS. Iuran ini bukan bagian dari gaji yang diterima karyawan, melainkan tanggung jawab tambahan yang dibayarkan langsung oleh perusahaan.
Dalam pencatatan akuntansi, iuran ini dimasukkan ke sisi debit karena mencerminkan beban perusahaan. Sementara itu, sisi kredit menunjukkan penurunan kas akibat pembayaran tersebut.
Template Jurnal Gaji Karyawan
Berikut adalah template dari jurnal gaji karyawan yang bisa Anda unduh secara gratis:
Template Jurnal Gaji Karyawan
Kelola Jurnal Penggajian Karyawan Lebih Akurat Bersama Sistem HR HashMicro
HashMicro hadir sebagai solusi all-in-one untuk manajemen HR yang tidak hanya fokus pada absensi, tetapi juga unggul dalam penggajian. Dengan fitur penggajian otomatis, sistem HR HashMicro secara langsung mencatat perhitungan gaji, potongan, tunjangan, dan pajak ke dalam jurnal keuangan yang terintegrasi.
Hal ini membantu perusahaan menyusun jurnal pembayaran gaji karyawan secara lebih akurat dan efisien tanpa input manual yang berisiko error. Dilengkapi dengan sistem yang mudah digunakan dan dukungan tanpa kartu kredit untuk mencoba demo gratis, HashMicro menawarkan kemudahan dalam pengelolaan payroll harian hingga laporan bulanan.
Tak heran jika perusahaan besar seperti Mitsubishi, Pertamina, dan Astra Infra telah mempercayakan sistem HR mereka pada AI HR Software HashMicro, termasuk untuk pengelolaan data gaji yang kompleks dan dinamis.
Berikut adalah fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem HR HashMicro:
- Roster & Dynamic Employee Working Schedule Management: Fitur ini membantu mencatat jam kerja berdasarkan shift yang fleksibel, sehingga sistem dapat menghitung gaji sesuai jadwal kerja aktual untuk dimasukkan ke jurnal gaji.
- Daily Worker, Hourly Worker Payslip Management: Fitur ini secara otomatis menghitung upah harian atau per jam dan menghasilkan slip gaji yang siap dicatat dalam jurnal gaji tanpa input manual.
- Approval Delegation with Auto Follow Up Notification: Fitur ini memastikan tidak ada keterlambatan dalam persetujuan data penggajian, sehingga pencatatan jurnal gaji tetap berjalan tepat waktu.
- Hashy AI: Dengan otomatisasi persetujuan dan pembuatan laporan, Hashy AI membantu mempercepat proses akhir payroll dan memastikan data gaji tercatat langsung ke dalam jurnal dengan akurat.
Kesimpulan
Mengelola jurnal pembayaran gaji karyawan bukan hanya soal pencatatan, tetapi juga soal akurasi dan efisiensi yang berdampak langsung pada laporan keuangan perusahaan. Kesalahan kecil dalam jurnal gaji dapat berakibat fatal terhadap kepatuhan pajak, kesejahteraan karyawan, dan kredibilitas bisnis secara keseluruhan.
Di sinilah HashMicro hadir sebagai solusi modern yang membantu perusahaan mengotomatisasi proses penggajian dan pencatatan jurnal secara akurat. Dengan fitur-fitur seperti pengelolaan shift, pencatatan jam kerja harian, dan approval otomatis, sistem HR HashMicro memastikan proses payroll berjalan mulus dan sesuai standar akuntansi.
Coba demo gratis sekarang dan rasakan sendiri kemudahan mencatat jurnal gaji karyawan tanpa repot! Klik banner di bawah ini untuk konsultasi dengan tim ahli kami.
Pertanyaan Seputar Jurnal Gaji Karyawan
-
Mengapa pencatatan jurnal gaji penting bagi perusahaan?
Pencatatan jurnal gaji penting bagi perusahaan karena memastikan akurasi laporan keuangan, kepatuhan terhadap regulasi, dan transparansi dalam pengelolaan hak karyawan
-
Apa saja komponen yang dicatat dalam jurnal gaji?
Komponen yang dicatat dalam jurnal gaji meliputi gaji pokok, tunjangan, potongan, pajak penghasilan, dan total pembayaran bersih kepada karyawan.
-
Apakah jurnal gaji harus dicatat secara manual?
Tidak harus, karena jurnal gaji kini dapat dicatat secara otomatis menggunakan software HR yang terintegrasi dengan sistem payroll perusahaan.
