10 Tips Mengurangi Downtime Perusahaan Manufaktur

Melakukan penghentian operasi adalah hal yang harus bagi sebuah perusahaan dari waktu ke waktu. Ada kalanya perusahaan IT atau manufaktur harus menghentikan layanan atau proses produksi untuk melakukan perawatan, atau meng-upgrade mesin yang ada agar kinerja perusahaan bisa menjadi lebih baik.

Yang bahaya adalah ketika terjadi penghentian operasi yang tidak terencana, yang lebih dikenal sebagai downtime. Ada banyak sekali faktor penyebab downtime perusahaan manufaktur. Berikut ini beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk mengurangi dampak kerugian dari downtime perusahaan manufaktur.

Langkah-langkah meminimalisisasi kerugian downtime perusahaan manufaktur

Untuk mengurangi kerugian, ada beberapa langkah pengurangan yang bisa dilakukan oleh perusahaan. Kali ini, kami akan memberikan 10 tips yang bisa Anda lakukan untuk mengurangi kerugian yang terjadi akibat adanya downtime.

1. Lakukan audit resiko

Tak menyenangkan untuk dilakukan, namun perlu untuk disegerakan. Audit resiko adalah cara tercepat dan paling efektif untuk menguragi kerugian downtime yang mungkin terjadi di masa depan. Contoh audit resiko adalah mengidentifikasi peralatan usang.

Di perusahaan manufaktur paling modern sekalipun sering ditemukan peralatan yang berumur 10 – 20 tahun. Lebih parahnya lagi, peralatan ini seringkali suku cadangnya sulit ditemukan karena sudah tidak diproduksi lagi oleh perusahaan di mana Anda membelinya.

Jika terjadi kerusakan, ada banyak sekali akibat yang mungkin muncul, seperti keamanan para pekerja di sekitar mesin tersebut, kualitas produk yang dihasilkan mesin tersebut, hingga downtime yang panjang karena kesulitan untuk mencari suku cadang. Audit resiko mampu melihat masalah yang mungkin muncul, sehingga saat downtime terjadi, Anda tak lagi panik.

Baca juga: Perhitungan HPP untuk Perusahaan Manufaktur

2. Menghitung kerugian yang terjadi pada saat downtime

Kesalahan terbesar dari seorang manajer perusahaan manufaktur adalah tidak menghitung berapa banyak uang yang menguap saat downtime berlangsung. Downtime lima menit pun berpotensi merugikan Anda dalam jumlah yang banyak!

Kerugian downtime ini meliputi hilangnya produktivitas pegawai, jumlah barang yang tak diproduksi pada saat downtime, potensi jam kerja yang harus dijadwal ulang, biaya perbaikan peralatan, waktu yang terbuang untuk melayani keluhan pelanggan, dan rusaknya citra perusahaan.

Downtime harus selalu dihitung dalam bentuk mata uang. Dengan cara inilah, Anda sebagai manajer perusahaan, bisa lebih fokus merancang hal-hal apa saja yang harus dilakukan untuk mencegah membengkaknya kerugian yang terjadi.

3. Pasang alat pendeteksi kerusakan peralatan

Pada umumnya, ada tiga aspek yang bisa menandakan bahwa peralatan Anda telah rusak. Pertama, alat menghasilkan getaran yang lebih besar dari biasanya. Kedua, alat menjadi lebih cepat panas daripada sebelumnya, atau yang ketiga, suara mesin lebih berisik dari yang biasanya.

Ketiga tanda itu mungkin sulit dilihat oleh mata manusia, namun alat sensor mampu mendeteksi tiga hal tersebut dengan mudah. Untungnya, alat sensor seperti ini umumnya relatif murah dan tidak ukurannya tidak terlalu besar. Jadi Anda tak perlu ragu membeli sensor seperti ini dengan tujuan menghindari kerusakan alat yang berpotensi memberikan kerugian dalam skala yang lebih besar.

4. Manfaatkan data dan sistem pelaporan Anda

Di jaman modern ini, cukup banyak perusahaan manufaktur yang membuat laporan dan mengumpulkan data secara manual. Hal ini sangat disayangkan karena pembuatan laporan dan pengumpulan data secara manual membuat penanganan yang dilakukan pada saat downtime terjadi akan berjalan lamban dan sangat merugikan Anda.

Yang Anda butuhkan adalah otomatisasi pembuatan laporan dan pengumpulan data. Hal ini bisa Anda dapatkan dengan menggunakan software pendukung seperti Software ERP Manufaktur. Software Manufaktur ini akan memberikan Anda akses data secara real-time.

Dengan demikian Anda bisa mengetahui dengan tepat kapan mesin Anda berhenti beroperasi karena rusak, dan mengidentifikasi aktivitas mana saja yang terganggu dengan adanya kerusakan tersebut. Berbekal data ini, Anda bisa bereaksi dengan tepat dan cepat.

5. Dapatkan bantuan untuk sistem dan peralatan Anda

Pada kenyataannya, setiap software atau hardware yang perusahaan manufaktur Anda gunakan datang dari berbagai perusahaan yang berbeda. Sehandal apapun teknisi Anda, sudah pasti akan kesulitan saat harus menangani dua alat yang berbeda ketika secara kebetulan rusak berbarengan, atau ketika mesti troubleshoot dua software yang fungsinya jauh berbeda.

Oleh karena itulah Anda butuh bantuan. Pastikan Anda memiliki kontak teknisi dari setiap peralatan yang ada di perusahaan Anda. Jika Anda menggunakan ERP manufaktur, pastikan Anda sudah memilih modul ERP yang tepat untuk perusahaan Anda dan sudah berkonsultasi terkait perhitungan skema harga Software ERP Manufaktur sebelum Anda implementasi modul ERP di perusahaan Anda.

6. Latih dan berdayakan karyawan Anda

Setelah kerusakan alat, kesalahan pengoperasian alat adalah penyebab kedua tertinggi dari downtime yang terjadi di sebuah perusahaan. Operator alat yang cakap adalah yang memiliki kemampuan untuk mendeteksi apakah mesin yang sedang dalam penanganan mulai mengalami kerusakan. Lebih baik lagi jika operator tersebut tahu kapan sebaiknya alat tersebut harus menjalani perawatan.

Inilah sebabnya pelatihan karyawan sangatlah penting dalam sebuah perusahaan manufaktur. Selain menguasai alat, jalannya produksi akan lebih maksimal lagi jika sang operator bisa mengatasi masalah alat yang sedang dalam penaganan sendiri. Dengan demikian potensi terjadinya downtime bisa lebih perusahaan minimalisisasi.

7. Jadwalkan perawatan secara berkala

Untuk Anda yang memiliki kendaraan bermotor pastinya tahu kapan jadwal Anda untuk ganti oli dan perawatan rutin ke bengkel. Nah, terapkanlah hal serupa di perusahaan manufaktur Anda. Sama seperti motor/mobil Anda, perawatan berkala mengurangi kemungkinan kerusakan dan terjadinya downtime, meningkatkan keamanan bekerja dan produktivitas.

Sayangnya, masih cukup banyak perusahaan manufaktur di luar sana yang tak memerdulikan hal ini. Dengan alasan tak mau rugi, mereka terus menjalankan mesin perusahaan mereka tanpa perawatan sedikitpun. Padahal, sama seperti motor yang tak terawat, kita tak tahu kapan tiba-tiba mesin mogok dan justru membuat kerugian menjadi lebih besar.

8. Lakukan dokumentasi

Buat dokumentasi terhadap kondisi setiap peralatan di perusahaan manufaktur Anda dan jadikan hal ini sebagai budaya perusahaan. Dengan mencatat kapan terakhir kali sebuah mesin mendapatkan perawatan, suku cadang apa saja yang pernah terganti, hingga apa saja tanda-tanda kerusakan yang terlihat pada sensor (lihat poin ketiga), akan membuat perawatan lebih mudah perusahaan lakukan dan downtime perusahaan manufaktur bisa terhindari.

Menumbuhkan budaya seperti ini mungkin akan sulit pada awalnya. Namun, dengan berjalannya waktu dan disiplin yang tinggi, mungkin bagi perusahaan manufaktur Anda untuk terbiasa dengan budaya-budaya tersebut.

9. Jangan lupa backup

Bayangkan apa yang terjadi jika software yang menjalankan sebuah mesin tak sengaja terhapus karena kesalahan seorang staf? Belum lagi perusahaan pengembang software mesin tersebut sudah tutup beberapa tahun yang lalu sehingga Anda tak bisa minta tolong siapa-siapa.

Seburuk-buruknya yang mungkin terjadi dari situasi di atas adalah membuat ulang software tersebut, menunda proses produksi selama lebih dari dua minggu. Maka dari itu, proses backup adalah sebuah hal penting yang harus perusahaan lakukan secara berkala, dengan bersama menjalankan perawatan mesin perusahaan.

Baca juga: Software Tambang HashMicro sebagai Solusi Perusahaan Tambang Nikel 

10. Lebih proaktif

Sebagai manajer atau pimpinan sebuah perusahaan manufaktur, Anda harus memiliki pola pikir yang proaktif. Artinya, jangan menunggu sebuah bencana terjadi, melainkan aktiflah mengidentifikasi yang mana kiranya potensi bencana mungkin terjadi sehingga pengurangan kerusakan dan downtime pun bisa lebih awal Anda lakukan.

Salah satu tindakan proaktif adalah dengan menjadikan perusahaan Anda ramah lingkungan. Perusahaan ramah lingkungan tidak hanya efektif mengurangi downtime, namun juga meningkatkan citra perusahaan Anda pada masyarakat sekitar, mengurangi pemborosan yang terjadi, dan pada akhirnya meningkatkan profit yang perusahaan dapatkan.

Kesimpulan

Pencegahan downtime perusahaan manufaktur bisa perusahaan lakukan dengan berbagai cara. Namun, seefektif apapun program pencegahan yang Anda lakukan, tidak akan berjalan apabila tidak terdukung dengan sumber daya manusia yang disiplin dan berdedikasi untuk menjalankan program tersebut. Semuanya kembali lagi pada masing-masing individu.

Optimalkan semua operasional perusahaan Anda dengan menggunakan Software Manajemen Manufaktur HashMicro, coba demo gratis sekarang atau unduh perhitungan skema harga Software Manajemen Manufakturnya!