การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คืออะไร? พร้อมวิธีบริหารสต็อกให้มีประสิทธิภาพ

สินค้าขายดีหมดก่อนเติมของทัน ขณะที่สินค้าบางรายการวางค้างอยู่ในคลังจนเสื่อมสภาพ เป็นปัญหาที่ส่งผลโดยตรงต่อยอดขาย ต้นทุน และเงินทุนหมุนเวียนของธุรกิจ

การจัดการสินค้าคงคลังจึงไม่ใช่เพียงการตรวจนับสินค้า แต่เป็นการรักษาสมดุลระหว่างการมีสินค้าเพียงพอต่อความต้องการกับการไม่ถือครองสต็อกมากเกินความจำเป็น

เมื่อข้อมูลสินค้าในระบบถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายผลิต และคลังสินค้า จะสามารถวางแผนจากข้อมูลชุดเดียวกัน ลดการตัดสินใจจากการคาดเดา และตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้รวดเร็วขึ้น

บทความนี้จะอธิบายความหมาย ประโยชน์ ขั้นตอน เทคนิค ตัวชี้วัด และแนวทางเลือกระบบ Inventory Management เพื่อช่วยให้ธุรกิจบริหารสต็อกได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คืออะไร?

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คือ กระบวนการวางแผน ควบคุม และติดตามสินค้าให้อยู่ในปริมาณที่เหมาะสม ตั้งแต่การรับวัตถุดิบหรือสินค้า การจัดเก็บ การเคลื่อนย้าย การเบิกใช้ ไปจนถึงการขายหรือส่งมอบให้ลูกค้า

เป้าหมายสำคัญคือทำให้ธุรกิจมีสินค้าเพียงพอต่อการใช้งานหรือจำหน่าย พร้อมลดต้นทุนและความสูญเสียจากสินค้าค้าง สินค้าเสื่อมสภาพ สินค้าสูญหาย หรือการถือครองสต็อกมากเกินไป

ขอบเขตของ Inventory Management ครอบคลุมถึง

• การคาดการณ์ความต้องการสินค้า

• การวางแผนจัดซื้อหรือผลิต

• การกำหนดระดับสต็อกที่เหมาะสม

• การติดตามสินค้าที่ขายเร็วหรือเคลื่อนไหวช้า

• การตรวจนับและกระทบยอดสินค้า

• การควบคุมล็อต หมายเลขซีเรียล และวันหมดอายุ

• การวิเคราะห์ต้นทุนและการหมุนเวียนของสต็อก

เมื่อกระบวนการเหล่านี้เชื่อมโยงกัน ธุรกิจจะสามารถวางแผนจากข้อมูลจริงและลดความคลาดเคลื่อนระหว่างสินค้าในระบบกับสินค้าในคลัง

กระบวนการจัดการสินค้าคงคลังมีขั้นตอนอะไรบ้าง?

กระบวนการจัดการสินค้าคงคลังประกอบด้วย 6 ขั้นตอนหลัก

1. คาดการณ์ความต้องการสินค้า

วิเคราะห์ยอดขายในอดีต ฤดูกาล โปรโมชั่น พฤติกรรมลูกค้า และปัจจัยตลาด เพื่อประเมินปริมาณสินค้าที่ควรเตรียมไว้

2. วางแผนจัดซื้อหรือผลิต

กำหนดปริมาณและเวลาที่เหมาะสมในการสั่งซื้อหรือผลิต โดยพิจารณาจากสต็อกปัจจุบัน สินค้าระหว่างจัดส่ง ความต้องการใช้งาน และระยะเวลาจัดส่ง

3. รับและตรวจสอบสินค้า

ตรวจสอบจำนวน คุณภาพ และเอกสาร เช่น ใบสั่งซื้อและใบส่งสินค้า ก่อนรับสินค้าเข้าสู่ระบบ

4. บันทึกและจัดเก็บสินค้า

บันทึกจำนวน คลัง ตำแหน่งจัดเก็บ ล็อต หมายเลขซีเรียล และวันหมดอายุ เพื่อให้ค้นหาและติดตามสินค้าได้ง่าย

5. เบิกจ่าย ขาย หรือโอนสินค้า

บันทึกทุกการเคลื่อนไหว เช่น การขาย การเบิกใช้ในการผลิต การโอนระหว่างคลัง และการคืนสินค้า เพื่อให้ยอดคงเหลือสะท้อนสถานการณ์จริง

6. ตรวจนับ วิเคราะห์ และเติมสต็อก

ตรวจสอบความถูกต้องระหว่างสินค้าจริงกับข้อมูลในระบบ วิเคราะห์อัตราการหมุนเวียน และสั่งซื้อเมื่อสินค้าแตะระดับที่กำหนด

การบันทึกบัญชีสินค้าคงคลังเกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง?

ในทางบัญชี สินค้าคงคลังจัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน เมื่อขายสินค้าออกไป ราคาทุนของสินค้าจะถูกบันทึกเป็นต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold: COGS) ดังนั้น จำนวนสินค้าและราคาทุนจึงส่งผลโดยตรงต่อมูลค่าสินทรัพย์ ต้นทุนขาย กำไร และรายงานทางการเงิน

ข้อมูลที่ควรบันทึก ได้แก่

• วันที่รับและจ่ายสินค้า

• จำนวนและหน่วยนับ

• ราคาทุน

• คลังและตำแหน่งจัดเก็บ

• ล็อต หมายเลขซีเรียล หรือวันหมดอายุ

• เอกสารอ้างอิงของแต่ละรายการ

ตามมาตรฐานการบัญชี สินค้าคงคลังต้องแสดงด้วยราคาทุนหรือมูลค่าสุทธิที่จะได้รับ แล้วแต่มูลค่าใดจะต่ำกว่า ส่วนสินค้าที่สามารถทดแทนกันได้โดยทั่วไปสามารถคำนวณต้นทุนด้วยวิธี FIFO หรือวิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก ทั้งนี้ควรพิจารณานโยบายบัญชีและข้อกำหนดที่ใช้กับกิจการโดยอ้างอิงคู่มืออธิบาย TAS 2 ของสภาวิชาชีพบัญชี 

วิธีการจัดการสินค้าคงคลังที่นิยมใช้

Periodic Inventory เหมาะกับธุรกิจที่มีสินค้าไม่มากหรือมีธุรกรรมไม่ถี่ ส่วน Perpetual Inventory เหมาะกับธุรกิจที่มีหลายคลัง หลายสาขา หรือมีการเคลื่อนไหวของสินค้าจำนวนมาก ขณะที่ Cycle Counting ใช้เสริมเพื่อควบคุมความถูกต้องของข้อมูล

สินค้าคงคลังมีกี่ประเภท?

สินค้าแต่ละประเภทควรมีรหัสสินค้า หน่วยนับ ผู้รับผิดชอบ และวิธีควบคุมที่ชัดเจน เพื่อให้ติดตามปริมาณและต้นทุนได้อย่างถูกต้อง

เทคนิคการจัดการสินค้าคงคลังที่ธุรกิจควรรู้

ABC Analysis

ABC Analysis แบ่งสินค้าตามมูลค่าหรือผลกระทบต่อธุรกิจ ได้แก่

• สินค้า A: มีความสำคัญสูงและต้องควบคุมอย่างใกล้ชิด

• สินค้า B: มีความสำคัญปานกลางและตรวจสอบตามรอบ

• สินค้า C: มีมูลค่าต่อรายการต่ำกว่าและสามารถใช้การควบคุมที่ไม่ซับซ้อน

สินค้า A ไม่จำเป็นต้องขายดีที่สุด แต่อาจมีต้นทุนสูง สร้างรายได้สำคัญ หรือส่งผลกระทบมากหากขาดสต็อก

Safety Stock และ Reorder Point

Safety Stock คือสินค้าสำรองสำหรับรองรับความต้องการที่เพิ่มขึ้นหรือการจัดส่งล่าช้า ส่วน Reorder Point คือระดับสินค้าที่ใช้เป็นสัญญาณให้เริ่มสั่งซื้อ

สูตรพื้นฐานคือ

จุดสั่งซื้อ = ปริมาณที่คาดว่าจะใช้ระหว่าง Lead Time + Safety Stock

ระดับที่เหมาะสมควรทบทวนจากข้อมูลจริง เพราะการสำรองมากเกินไปจะเพิ่มต้นทุนและทำให้เงินทุนจมอยู่กับสินค้า

FEFO และ FEFO 

FIFO คือการเบิกสินค้าที่รับเข้าก่อนออกก่อน เหมาะกับสินค้าทั่วไปที่ต้องการลดปัญหาสต็อกค้าง

FEFO คือการเบิกสินค้าที่ใกล้หมดอายุก่อน เหมาะกับอาหาร ยา เครื่องสำอาง และสินค้าเคมีบางประเภท ทั้งนี้ FEFO เป็นวิธีจัดลำดับการหยิบจ่าย ไม่ใช่วิธีคำนวณต้นทุนทางบัญชี

EOQ และ JIT

EOQ ช่วยหาปริมาณการสั่งซื้อที่สมดุลระหว่างต้นทุนการสั่งซื้อกับต้นทุนจัดเก็บ เหมาะกับธุรกิจที่มีข้อมูลความต้องการและต้นทุนค่อนข้างชัดเจน

JIT เน้นรับวัตถุดิบหรือสินค้าให้ใกล้กับเวลาที่ต้องใช้ เพื่อลดการถือครองสต็อก แต่ต้องอาศัยซัพพลายเออร์และกระบวนการจัดส่งที่มีความแน่นอน

Demand Forecasting 

Demand Forecasting ใช้ข้อมูลยอดขาย ฤดูกาล โปรโมชั่น แนวโน้มตลาด และพฤติกรรมลูกค้าเพื่อคาดการณ์ความต้องการในอนาคต ช่วยให้ธุรกิจวางแผนจัดซื้อ ผลิต และเติมสินค้าได้สอดคล้องกับความต้องการมากขึ้น

ตัวชี้วัดสำหรับ Inventory Management

สูตรพื้นฐานที่นิยมใช้ ได้แก่

Inventory Turnover = ต้นทุนขาย ÷ มูลค่าสินค้าคงคลังเฉลี่ย

อัตราที่สูงอาจสะท้อนว่าสินค้าหมุนเวียนดี แต่หากสูงเกินไปก็อาจบ่งชี้ว่าสต็อกต่ำและมีความเสี่ยงขาดสินค้า

DIO = มูลค่าสินค้าคงคลังเฉลี่ย ÷ ต้นทุนขาย × จำนวนวัน

ค่าที่เหมาะสมแตกต่างกันตามอุตสาหกรรม ธุรกิจจึงควรเปรียบเทียบกับข้อมูลในอดีตและธุรกิจประเภทเดียวกัน

ระบบ Inventory Management ช่วยจัดการสต็อกได้อย่างไร?

เมื่อธุรกิจมีสินค้า คลัง และผู้ใช้งานเพิ่มขึ้น การใช้สเปรดชีตเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ เพราะข้อมูลเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาจากการซื้อ ขาย เบิก โอน และปรับปรุงสต็อก

ระบบ Inventory Management ช่วยรวมข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลกลาง และควรรองรับความสามารถสำคัญ เช่น

• ติดตามล็อต หมายเลขซีเรียล และวันหมดอายุ

• กำหนดจุดสั่งซื้อและแจ้งเตือนสินค้าใกล้หมด

• จัดการหลายคลังสินค้าและหลายสาขา

• วิเคราะห์สินค้าขายเร็ว สินค้าเคลื่อนไหวช้า และสินค้าค้าง

• เชื่อมต่อข้อมูลกับระบบขาย จัดซื้อ บัญชี และการผลิต

AI ยังสามารถช่วยวิเคราะห์แนวโน้มความต้องการ ความผิดปกติของการเบิกจ่าย และความเสี่ยงที่สินค้าจะขาดหรือเหลือมากเกินไป อย่างไรก็ตาม ความแม่นยำของคำแนะนำขึ้นอยู่กับคุณภาพและความครบถ้วนของข้อมูลต้นทาง

เมื่อใดควรเปลี่ยนจาก Excel มาใช้ระบบ Inventory Management?

ธุรกิจควรพิจารณาเปลี่ยนระบบเมื่อพบสัญญาณต่อไปนี้

• ยอดสินค้าในไฟล์ไม่ตรงกับสินค้าจริง

• ใช้เวลานานในการตรวจนับและกระทบยอด

• ไม่ทราบว่าสินค้าอยู่ที่คลังหรือสาขาใด

• สินค้าขาดโดยไม่มีการแจ้งเตือน

• มีผู้ใช้งานหลายคนและเกิดไฟล์ข้อมูลซ้ำ

• ผู้บริหารต้องรอรายงานจากหลายแหล่ง

การเริ่มใช้งานควรเริ่มจากจัดมาตรฐาน SKU ตรวจนับสต็อกตั้งต้น กำหนดขั้นตอนรับ เบิก โอน และคืนสินค้า ระบุผู้รับผิดชอบ และกำหนด KPI จากนั้นจึงทดลองกับคลังหรือกลุ่มสินค้าที่มีปัญหาชัดเจนก่อนขยายไปยังส่วนอื่น

จัดการสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ด้วย HashMicro

ระบบ Inventory Management ของ HashMicro รองรับการติดตามสต็อกจากหลายคลังและหลายสาขา การควบคุมล็อต หมายเลขซีเรียล และวันหมดอายุ ตลอดจนการกำหนดจุดสั่งซื้อและวิเคราะห์การเคลื่อนไหวของสินค้า

เมื่อเชื่อมต่อกับฝ่ายขาย จัดซื้อ บัญชี และการผลิต แต่ละฝ่ายจะสามารถใช้ข้อมูลชุดเดียวกันได้ เช่น การรับสินค้าจากใบสั่งซื้อจะเพิ่มยอดคงเหลือ ส่วนการส่งมอบตามคำสั่งขายจะลดจำนวนสินค้าและส่งต่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปยังกระบวนการบัญชี

รายละเอียดความสามารถสามารถตรวจสอบได้จาก ระบบ Inventory Management ของ HashMicro และ ระบบ Warehouse Management ของ HashMicro

บทสรุป

การจัดการสินค้าคงคลังที่ดีไม่ใช่การเก็บสินค้าให้มากที่สุด แต่เป็นการรักษาสมดุลระหว่างปริมาณสินค้า ความต้องการ และต้นทุน เพื่อให้ธุรกิจมีสินค้าพร้อมในเวลาที่เหมาะสม

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)