Banyak bisnis di Indonesia mengandalkan armada kendaraan untuk operasional harian. Akan tetapi, mengelola armada secara manual justru bisa memicu inefisiensi dan pemborosan.
Di sinilah fleet management system berperan. Sistem ini membantu Anda memantau kendaraan secara real-time, mengoptimalkan rute, hingga menghemat biaya bahan bakar dan perawatan.
Bahkan, sistem fleet management yang modern kini bisa diintegrasikan langsung dengan software ERP, sehingga memudahkan manajemen armada dari pusat, tanpa ribet.
Apa saja fungsi fleet management system dan aplikasi mana yang paling tepat untuk bisnis Anda? Simak ulasan lengkapnya di bawah ini.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Fleet Management System?
Fleet Management System adalah software yang berfungsi untuk memantau kondisi kendaraan perusahaan agar tetap optimal. Sistem ini memberikan dampak bagi perusahaan seperti peningkatan efisiensi operasional, penghematan biaya perawatan, serta peningkatan keselamatan dan produktivitas.
Sistem ini memungkinkan pemantauan lokasi kendaraan secara real-time, pengaturan jadwal perawatan yang lebih efektif, dan optimalisasi rute perjalanan, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
Manfaat Fleet Management System bagi Perusahaan
Setelah memahami pengertian dan pentingnya fleet management software, mari telaah lebih dalam mengenai berbagai manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dengan mengimplementasikan sistem ini.
1. Memantau kondisi kendaraan
Perusahaan taksi atau transportasi dapat melacak kendaraan apapun secara real-time dengan bantuan sistem ini. Perusahaan dapat memeriksa stok kendaraan yang tersedia di pool, melihat apakah kendaraan masih dalam perjalanan, atau memastikan bahwa customer telah mendapatkan kendaraan yang mereka pesan dengan aman.
2. Mengumpulkan data kendaraan
Untuk menjamin keselamatan pengemudi dan penumpang, kendaraan sewaan harus selalu dalam keadaan baik. Sistem ini dapat berguna untuk mengelola data kendaraan dalam perusahaan transportasi dengan mudah ketika bisnis harus melacak kondisi mobil mereka.
Contohnya, sistem ini akan menjalankan fitur diagnostik dan pelacakan kendaraan untuk melacak kendaraan yang mengalami masalah dalam perjalanan. Sehingga, ketika lokasi dan status kendaraan telah terlacak, perusahaan dapat memberi kendaraan pengganti atau memberikan bantuan kepada pengemudi.
Aplikasi fleet management di Indonesia juga dapat menjadwalkan perawatan kendaraan dan menjamin bahwa kendaraan diservis dengan benar dengan adanya notifikasi dari sistem. Melacak penggunaan bahan bakar kendaraan juga termasuk fitur yang berguna bagi perusahaan untuk mengelola pengeluaran dengan lebih baik.
3. Mengontrol proses pengiriman dan penarikan armada kendaraan
Untuk bekerja secara efisien, perusahaan harus mengawasi proses pengiriman dan penarikan mobil. Hal ini perlu untuk memastikan keselamatan kendaraan dan pengemudi di jalan. Selain itu, aplikasi fleet management dapat mengatur jam layanan pengemudi dan memberikan layanan terbaik kepada pelanggan.
4. Mengefektifkan penggunaan bahan bakar
Dengan penerapan manajemen fleet yang tepat, perusahaan dapat mengelola bahan bakar secara lebih efektif. Manajemen bahan bakar yang efektif dapat menghemat pengeluaran perusahaan. Terlebih dengan ketidakstabilan harga bahan bakar yang sulit diprediksi belakangan ini.
Menghitung pengeluaran bahan bakar secara manual sangat memakan waktu dan berisiko terjadi human error. Namun dengan fleet management system, perusahaan dapat memantau penggunaan bahan bakar secara otomatis agar tetap efisien dan menekan potensi pemborosan.
5. Mengotomatiskan pembuatan laporan
Sistem manajemen fleet mempermudah perusahaan untuk membuat laporan kendaraan dengan mudah dan akurat. Hal tersebut juga berguna untuk mengefisienkan pekerjaan dan meminimalisir human error.
Dengan aplikasi fleet management, laporan kendaraan dapat dibuat secara mudah dengan hasil yang akurat. Lebih lanjutnya, laporan kendaraan ini dapat disesuaikan dalam berbagai diagram untuk kemudahan pembacaan laporan.
6. Meningkatkan integritas dan kinerja pengemudi
Aplikasi fleet management yang terintegrasi dengan GPS dan driver tracker memungkinkan perusahaan melakukan pemantauan kendaraan dan pengemudi secara real-time. Dengan begitu, perusahaan juga dapat mengetahui laporan pemantauan integritas pengemudi, seperti parameter perilaku berkendara.
Hasil tersebut dapat perusahaan gunakan untuk meningkatkan integritas pengemudi. Hal ini juga berguna untuk mengurangi risiko terjadinya kecelakaan, mengontrol konsumsi bahan bakar dan kondisi mesin kendaraan. Bahkan dengan mengetahui integritas pengemudi, perusahaan juga dapat meningkatkan kepatuhan hukum pengemudi ketika berkendara.
Fitur Utama Fleet Management Software
Untuk dapat menggunakan sistem dengan baik, Anda harus mengetahui komponen atau fitur dari sistem tersebut. Berikut ini beberapa fitur yang sering ditemui di software fleet management:
1. Cost Tracking
Fitur pertama yang biasanya terdapat di fleet management software adalah Cost Tracking. Fitur ini berfungsi untuk melacak seluruh nilai kendaraan, biaya penyewaan, bahan bakar, serta pemeliharaan dalam satu platform.
Dengan begitu, tujuan dari perusahaan Anda akan terpenuhi guna mencapai mengoptimalkan segala waktu dan biaya, serta bahan bakar. Seperti yang Anda ketahui bahwa bahan bakar merupakan hal yang krusial bagi biaya operasional perusahaan sehingga dalam penggunaannya perlu sangat diperhatikan.
Adanya fitur ini membuat penggunaan bahan bakar dari setiap armada bisa dioptimalkan. Dengan Fleet Management Software, Anda bisa menghitung jumlah biaya yang harus dikeluarkan perusahaan perusahaan untuk bahan bakar.
2. Maintenance Scheduling
Ftur berikutnya adalah penjadwalan pemeliharaan secara berkala, tepat waktu dengan proses administrasi yang otomatis dan mudah. Oleh karena itu, pemilik sangat membutuhkan fleet management system untuk membantu pengelolaan armada perusahaan agar terencana dengan baik.
3. Document Management System
Integrasi dengan document management system memudahkan Anda dalam mengelola dokumen kendaraan termasuk kontrak sewa dan premi asuransi. Anda sebagai pemilik bisnis akan merasakan banyak keuntungan jika menggunakan Fleet Management Software karena kinerja kendaraan akan terpantau dengan baik.
Selain itu, Fleet Management Software menawarkan expiration alert otomatis, sehingga dengan fitur ini bisa mengetahui kapan tenggat waktu dokumen-dokumen yang berhubungan dengan armada akan berakhir. Jadi tidak ada lagi kejadian kontrak sewa yang melebihi tenggat, atau premi asuransi yang telat dibayar!
4. Internal Transfer Management
Internal Transfer Management memudahkan proses monitoring perpindahan setiap kendaraan dari satu lokasi ke lokasi internal ini. Jadi, keunggulan lain dari fitur ini para pemilik dapat memantau secara otomatis segala proses pendistribusian ataupun perpindahan setiap armada/kendaraan.
Dengan fitur ini, penyalahgunaan kendaraan bisa diminimalkan karena pergerakan kendaraan sudah dipantau secara otomatis. Fitur ini juga sangat membantu jika terjadi kecelakaan dalam proses perpindahan itu.
5. Driver Tracking
Fitur ini memungkinkan Anda untuk melacak pengemudi yang bertanggung jawab atas kendaraan. Sehingga Anda tidak perlu takut akan hal yang tidak inginkan terjadi, karena Anda dapat memonitor secara langsung aktivitas setiap pengemudi lewat Fleet Management Software.
Selain itu, pelacakan ini juga bisa memudahkan perusahaan untuk mengirimkan bantuan, jika terjadi kecelakaan. Tak hanya itu, proses ini bisa mengurangi potensi downtime yang terjadi karena kecelakaan yang merugikan pelanggan dan perusahaan.
6. Internet of Things Integration
Fitur terakhir yang umum terdapat di Fleet Management System adalah integrasi dengan IoT untuk pelacakan lokasi kendaraan. Selain itu, fitur ini dapat melacak penggunaan odometer dan bahan bakar.
Penerapan Fleet Management System
Fleet Management System memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi operasional perusahaan yang memiliki armada kendaraan. Dengan penerapan sistem ini, berbagai aspek seperti pemantauan kinerja, pengaturan rute, hingga manajemen bahan bakar dapat dioptimalkan.
Berikut ini beberapa contoh penerapan fleet management Indonesia yang efektif untuk bisnis Anda.
1. Pemantauan Real-Time Kondisi Kendaraan
Setiap kendaraan dapat dipantau secara langsung, mulai dari posisi GPS, kecepatan, hingga waktu idle. Misalnya, jika truk dibiarkan menyala selama 1 jam tanpa bergerak, software akan mencatatnya sebagai idle yang membuang sekitar 2–4 liter solar. Data seperti ini memudahkan manajer armada untuk segera koreksi perilaku boros BBM.
2. Pengoptimalan Rute Pengiriman
Dengan sistem yang mengkalkulasi lalu lintas dan jarak tempuh, pengiriman bisa direncanakan lewat rute tercepat dan paling hemat bahan bakar. Ini sangat berguna di wilayah padat seperti Jabodetabek, di mana keterlambatan sering terjadi akibat salah rute atau kemacetan.
3. Penjadwalan Servis Otomatis
Sistem akan memberi peringatan otomatis sebelum kendaraan perlu servis—berdasarkan kilometer atau jam mesin. Misalnya, jika oli mesin wajib diganti tiap 10.000 km, software akan mengingatkan jauh sebelum lewat batas itu. Ini mencegah kerusakan fatal yang seringkali luput karena pencatatan manual yang terlewat.
4. Manajemen Dokumen Kendaraan dan Pengemudi
STNK, SIM, dan KIR seringkali kadaluarsa tanpa disadari, terutama jika armada mencapai puluhan kendaraan. Dengan fleet management software, Anda bisa atur pengingat otomatis untuk setiap dokumen administratif, lengkap dengan nomor polisi dan nama pengemudi terkait.
5. Analisis Konsumsi Bahan Bakar
Software mencatat rata-rata konsumsi per liter per kendaraan dan membandingkannya dengan standar efisiensi. Jika ada kendaraan yang boros BBM tanpa alasan jelas, ini bisa jadi indikasi masalah teknis atau perilaku pengemudi yang perlu ditindak.
Permasalahan yang Muncul Jika Tidak Menggunakan Fleet Management Software
Tanpa penerapan fleet management system, perusahaan dapat menghadapi serangkaian permasalahan yang dapat menghambat efisiensi operasional dan berdampak negatif pada keuangan mereka. Berikut adalah gambaran yang lebih rinci:
- Minimnya Visibilitas Armada: Tanpa sistem fleet management, perusahaan sulit mengetahui posisi dan aktivitas kendaraan secara real-time. Akibatnya, pelacakan rute, durasi perjalanan, dan efisiensi bahan bakar jadi tidak transparan, sehingga membuka celah pemborosan dan penyalahgunaan.
- Operasional yang Tidak Efisien: Rute pengiriman yang tidak optimal, jadwal yang tumpang tindih, atau kendaraan yang menganggur terlalu lama bisa menaikkan biaya operasional secara signifikan. Tanpa sistem otomatis, hal-hal ini sering luput dari perhatian.
- Servis Rutin yang Terlewat: Pemeliharaan kendaraan sering kali diabaikan jika hanya mengandalkan pencatatan manual. Tanpa pengingat otomatis, risiko kerusakan mesin atau keterlambatan perpanjangan STNK jadi lebih tinggi.
- Risiko Keamanan dan Kecurangan: Kendaraan perusahaan rawan disalahgunakan atau bahkan hilang jika tidak dilengkapi sistem pelacakan. Fleet management system dapat memberikan notifikasi jika kendaraan keluar dari area tertentu (geofencing) atau terjadi aktivitas mencurigakan.
- Biaya Operasional Membengkak: Penggunaan bahan bakar yang tidak terkendali dan rute tidak efisien akan menambah pengeluaran perusahaan. Tanpa data yang akurat, sulit untuk mengambil tindakan korektif yang tepat.
- Tidak Ada Dasar untuk Analisis Strategis: Tanpa data historis yang lengkap, perusahaan kehilangan peluang untuk menganalisis performa armada. Ini menghambat pengambilan keputusan strategis seperti perluasan armada, penggantian kendaraan, atau penghematan bahan bakar.
Dengan mengatasi permasalahan-permasalahan ini melalui penerapan fleet management system di Indonesia, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengoptimalkan biaya operasional, dan memastikan bahwa operasional armada berjalan dengan lebih lancar.
4 Fleet Management System Terbaik di Indonesia 2025
Bagaimana Anda bisa memilih fleet management system di Indonesia untuk perusahaan transportasi atau perusahaan Taksi Anda dengan begitu banyak pilihan? Berikut adalah rekomendasi contoh fleet management system yang wajib Anda ketahui.
1. Fleet Management System HashMicro
Anda tidak perlu lagi khawatir akan kesulitan dalam mengatur catatan keuangan perusahaan dengan fitur cost tracking yang dapat melacak seluruh nilai kendaraan, biaya penyewaan, bahan bakar, dan pemeliharaan hanya dalam satu platform.
Menjadwalkan pemeliharaan secara berkala secara tepat waktu dengan proses administrasi yang otomatis dan mudah juga dapat diatasi semudah menjentikkan jari dengan fitur maintenance scheduling.
Selain itu, ada juga fitur document management system untuk membantu Anda mengelola dokumen kendaraan termasuk kontrak sewa, premi asuransi dengan expiration alert otomatis sehingga tidak akan ada keterlambatan.
2. Aplikasi Fleet Management Sekawan
Pilihan kedua berasal dari Sekawan Media dengan aplikasi fleet management system untuk membantu pendistribusian barang perusahaan Anda dengan memonitor dan melacak proses pengiriman armada logistik.
Sistem dari Sekawan ini berperan sebagai perangkat lunak untuk mengelola dan memantau armada logistik, seperti truk, gerbong, dan peti kemas. Sistem pelacakan yang dikembangkan didasarkan pada OBD (On-Board Diagnostics) dan GPS (Global Positioning System). Aplikasi ini juga berbasis digital dan dapat diakses dari PC, perangkat seluler, atau situs web.
3. Fleet Management Software ASSA
ASSA adalah salah satu bisnis transportasi terkemuka di Indonesia. Perusahaan ini menawarkan berbagai layanan transportasi, antara lain persewaan mobil perusahaan (ASSA Rent), transportasi logistik (ASSA Logistics). ASSA juga menyediakan layanan pengemudi (ASSA Driver Service).
ASSA memfokuskan sistem manajemen mutu, lingkungan, keselamatan, dan kesehatan kerja sebagai bagian dari misi perusahaannya untuk memberikan kualitas layanan dengan baik
4. Aplikasi Fleet Management Cartrack
Selanjutnya, Manajemen Armada Cartrack yang menghadirkan lebih banyak manfaat daripada sekadar pelacakan GPS sederhana.
Penawaran inovatifnya meliputi solusi armada cerdas yang lengkap untuk setiap industri, kartu skor perilaku pengemudi yang digerakkan oleh Artificial Intelligence (AI), teknik pemasangan tingkat lanjut, dan layanan tambahan pelengkap yang memastikan keamanan armada dan profitabilitas yang lebih besar untuk perusahaan.
Tips Memilih Fleet Management System yang Tepat
Memilih Fleet Management System (FMS) yang tepat adalah keputusan penting yang dapat memengaruhi efisiensi operasional dan keberhasilan bisnis. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda memilih FMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda:
1. Identifikasi kebutuhan spesifik
Mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan spesifik perusahaan adalah langkah kritis dalam memilih Fleet Management System (FMS) yang tepat. Perusahaan harus mengklarifikasi apakah fokusnya adalah pada pelacakan lokasi kendaraan, manajemen pemakaian bahan bakar, perencanaan rute, atau mungkin kombinasi dari beberapa aspek tersebut.
Dengan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan ini, perusahaan dapat lebih terarah dalam memilih solusi FMS yang sesuai dengan prioritas operasionalnya.
2. Skalabilitas sistem
FMS yang baik harus dapat berkembang seiring pertumbuhan perusahaan. Skalabilitas sistem memungkinkan penambahan fitur atau kendaraan baru tanpa perlu mengganti seluruh infrastruktur.
Ini bukan hanya tentang mengatasi kebutuhan saat ini, tetapi juga memastikan bahwa FMS tetap relevan dan dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan bisnis di masa depan.
3. Kemudahan penggunaan
Pengembang fleet management software harus merancang antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan. Desain yang sederhana ini mempercepat kurva pembelajaran bagi pengguna, meminimalkan waktu pelatihan karyawan, dan meningkatkan adopsi sistem secara keseluruhan.
Pengguna yang merasa nyaman dengan antarmuka dapat lebih efektif memanfaatkan semua fitur yang tersedia.
4. Integrasi dengan sistem lain
FMS yang efektif harus dapat berintegrasi dengan sistem lain yang mungkin sudah ada dalam infrastruktur IT perusahaan, seperti manajemen inventaris atau sistem akuntansi.
Perusahaan juga dapat mempertimbangkan integrasi dengan software akuntansi untuk mempermudah pencatatan keuangan dan meningkatkan efisiensi operasional. Integrasi yang baik memastikan kelancaran aliran data antar-sistem, mencegah isolasi informasi yang dapat menghambat efisiensi operasional.
5. Pemantauan real-time
Kemampuan untuk memantau armada secara real-time adalah fitur kunci dalam FMS. Pemantauan langsung memungkinkan manajemen untuk merespons segera terhadap perubahan situasi atau masalah operasional.
Hal ini tidak hanya meningkatkan responsivitas, tetapi juga membantu mencegah atau mengatasi masalah dengan lebih efektif.
6. Keamanan data
Dengan informasi sensitif tentang lokasi dan kinerja kendaraan, keamanan data menjadi prioritas utama. FMS harus dilengkapi dengan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi informasi tersebut dari akses yang tidak sah atau potensi risiko keamanan lainnya.
7. Dukungan pelanggan
Penyedia aplikasi fleet management memberikan tingkat dukungan pelanggan yang menjadi faktor penting. Tim dukungan yang responsif dan profesional membantu perusahaan secara cepat dan efisien ketika menghadapi masalah atau membutuhkan panduan terkait penggunaan sistem.
Komunikasi yang baik dengan penyedia juga dapat meningkatkan pengalaman pengguna dan memastikan penggunaan FMS yang optimal.
Kesimpulan
Fleet Management System (FMS) yang efektif sangat penting untuk membantu perusahaan dalam mengelola kendaraan di perusahaan secara optimal. Melihat pentingnya manajemen fleet ini, HashMicro menghadirkan layanan Automated Fleet Management untuk membantu perusahaan dalam pengelolaan armada perusahaan.
Dengan bantuan sistem ini, perusahaan dapat memantau, mengontrol hingga memelihara kendaraan mereka hanya dengan satu platform. Dengan begitu, keberlangsungan bisnis perusahaan berjalan dengan lancar dan dapat menjangkau lebih banyak pelanggan.
Sistem manajemen fleet ini menawarkan berbagai fitur dan manfaat yang dapat menjadi solusi bagi perusahaan Anda. Bahkan sistem manajemen fleet HashMicro ini juga dapat perusahaan integrasikan dengan berbagai sistem lainnya, seperti Sistem HRM dan berbagai sistem lainnya.
Dengan begitu, Anda dapat mengotomatiskan prosedur penggajian, perhitungan pajak, kehadiran hingga cuti karyawan yang bertanggung jawab atas kendaraan perusahaan. Untuk mengetahui lebih lanjut, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga Fleet Management System dari hashMicro. Anda juga dapat menjadwalkan demo gratis sekarang!
Pertanyaan Seputar Fleet Management System
-
Apa itu fleet management?
Fleet management adalah pengelolaan kendaraan atau armada pada suatu perusahaan untuk melacak keberadaanya dan meningkatkan pengawasan terhadap maintenance setiap kendaraan yang ada. Fleet management bertujuan untuk memaksimalkan efektifitas dan efisiensi armada yang ada. Namun, fleet management lebih terarah pada pengelolaan armada menggunakan software atau sistem yang terintegrasi
-
Mengapa perusahaan memerlukan software manajemen kendaraan?
Hal ini berguna untuk menghindari adanya kehilangan aset kendaraan dan mengotomatiskan pengelolaan kendaraan mereka menjadi lebih optimal. Software manajemen kendaraan juga berguna untuk memberi tahu perusahaan mengenai kapan maintenance yang harus mereka lakukan terhadap armada mereka
-
Apa aspek terpenting dari fleet management system?
Salah satu aspek terpenting dari sistem manajemen armada adalah pelacakan GPS yang membantu mengakses lokasi waktu nyata dan pergerakan semua aset armada – pengemudi, kendaraan, peralatan, dan banyak lagi. Aspek penjadwalan perawatan menjadi aspek terpenting yang wajib ada pada fleet management system. Aspek ini mampu memberikan perusahaan jadwal perawatan kendaraan secara otomatis.
-
Apa manfaat fleet management system?
Fleet management system bermanfaat bagi perusahaan untuk mengoptimalkan potensi dan pengelolaan armadanya. Fleet management juga mengurangi terjadinya kerusakan kendaraan karena fiturnya yang mampu mengontrol kapan waktu maintenance setiap kendaraanya.
