Pengertian dan Manfaat Penting Penggunaan Fleet Management System

Jika perusahaan Anda diharuskan untuk mengelola armada dalam jumlah yang banyak, maka kehadiran fleet management system adalah sebuah keharusan untuk mengoptimalkan operasional bisnis.

Perusahaan harus mampu mengelola armada yang dipunya secara efektif, karena pengelolaan secara manual dapat memakan waktu yang sangat lama, sehingga penting untuk menggunakan sistem yang dapat mempermudah perusahaan. 

Salah satu kelebihan fleet management system adalah dapat diintegrasikan dengan software ERP lain untuk menyederhanakan pengelolaan armada kendaraan. Simak artikel berikut untuk mengetahui pengertian hingga manfaat penting penggunaan fleet management system bagi perusahaan Anda.

Pengertian Fleet Management System

Fleet Management System adalah software yang berfungsi untuk memantau kondisi kendaraan perusahaan agar tetap optimal. Di industri seperti manufaktur, logistik dan konstruksi, manajemen fleet mempunyai peranan yang krusial.

Tanpa manajemen fleet yang tepat perusahaan akan sulit mengelola armada kendaraan. Bahkan menyebabkan kendaraan menjadi cepat rusak yang berujung pada meningkatnya biaya operasional.

Tidak hanya itu, manajemen fleet juga berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan agar kondisi kendaraan tetap sesuai dengan standar pemerintah. Selain itu, manajemen fleet juga berfungsi untuk meminimalisir risiko terjadinya kecelakaan.

Dengan tetap menjaga kondisi kendaraan perusahaan tetap optimal, kecelakaan seperti rem blong atau mesin mogok saat sedang beroperasi dapat perusahaan hindari. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk mengelola armada kendaraan dengan bantuan Fleet Management System.

6 Fitur Utama Fleet Management Software

Untuk dapat menggunakan sistem dengan baik, tentu Anda harus mengetahui komponen atau fitur dari sistem tersebut. Berikut ini beberapa fitur yang sering ditemui di software fleet management:

1. Cost Tracking

Fitur pertama yang biasanya terdapat di fleet management system adalah Cost Tracking. Fitur ini berfungsi untuk melacak seluruh nilai kendaraan, biaya penyewaan, bahan bakar, serta pemeliharaan dalam satu platform.

Dengan begitu, tujuan dari perusahaan Anda akan terpenuhi guna mencapai mengoptimalkan segala waktu dan biaya, serta bahan bakar. Seperti yang Anda ketahui bahwa bahan bakar merupakan hal yang krusial bagi biaya operasional perusahaan sehingga dalam penggunaannya perlu sangat diperhatikan.

Adanya fitur ini membuat penggunaan bahan bakar dari setiap armada bisa dioptimalkan. Dengan Fleet Management Software, Anda bisa menghitung jumlah biaya yang harus dikeluarkan perusahaan perusahaan untuk bahan bakar. 

2. Maintenance Scheduling

Ftur berikutnya adalah penjadwalan pemeliharaan secara berkala, tepat waktu dengan proses administrasi yang otomatis dan mudah. Oleh karena itu, pemilik sangat membutuhkan fleet management system untuk membantu pengelolaan armada perusahaan agar terencana dengan baik.

Dengan Fleet management system, proses administrasi kendaraan akan berjalan secara lebih teratur dan terorganisir sesuai dengan waktu dan biaya yang dikeluarkan. 

3. Document Management System

Integrasi dengan document management system memudahkan Anda dalam mengelola dokumen kendaraan termasuk kontrak sewa dan premi asuransi. Anda sebagai pemilik bisnis akan merasakan banyak keuntungan jika menggunakan Fleet Management Software karena kinerja kendaraan akan terpantau dengan baik.

Selain itu, Fleet Management Software menawarkan expiration alert otomatis, sehingga dengan fitur ini bisa mengetahui kapan tenggat waktu dokumen-dokumen yang berhubungan dengan armada akan berakhir. Jadi tidak ada lagi kejadian kontrak sewa yang melebihi tenggat, atau premi asuransi yang telat dibayar!

4. Internal Transfer Management

Internal Transfer Management memudahkan proses monitoring perpindahan setiap kendaraan dari satu lokasi ke lokasi internal ini. Jadi, keunggulan lain dari fitur ini para pemilik dapat memantau secara otomatis segala proses pendistribusian ataupun perpindahan setiap armada/kendaraan.

Dengan fitur ini, penyalahgunaan kendaraan bisa diminimalkan karena pergerakan kendaraan sudah dipantau secara otomatis. Fitur ini juga sangat membantu jika terjadi kecelakaan dalam proses perpindahan itu. 

5. Driver Tracking

Fitur ini memungkinkan Anda untuk melacak pengemudi yang bertanggung jawab atas kendaraan. Sehingga Anda tidak perlu takut akan hal yang tidak inginkan terjadi, karena Anda dapat memonitor secara langsung aktivitas setiap pengemudi lewat Fleet Management Software.

Selain itu, pelacakan ini juga bisa memudahkan perusahaan untuk mengirimkan bantuan, jika terjadi kecelakaan. Tak hanya itu, proses ini bisa mengurangi potensi downtime yang terjadi karena kecelakaan yang merugikan pelanggan dan perusahaan.

6. Internet of Things Integration

Fitur terakhir yang umum terdapat di Fleet Management System adalah integrasi dengan IoT untuk pelacakan lokasi kendaraan. Selain itu, fitur ini dapat melacak penggunaan odometer dan bahan bakar. 

Manfaat Penerapan Fleet Management

Dengan menggunakan manajemen armada ini, perusahaan bisa mengatur segala kegiatan operasional dengan efektif. Tidak hanya itu, software ini juga memiliki banyak kegunaan lainnya. Berikut merupakan beberapa manfaat penerapan dari fleet management software:

Mengefisienkan jarak tempuh

Efisiensi jarak tempuh adalah kontrol yang lebih baik melalui penyeimbangan pemakaian kendaraan dengan pemilihan rute yang efisien. Dengan Fleet Management System yang terintegrasi dengan GPS dapat mempermudah perusahaan untuk mengetahui durasi operasional setiap kendaraan.

Selain itu, sistem manajemen fleet juga mempermudah perusahaan untuk mengetahui perencanaan rute dan pendelegasian tugas ke pengemudi yang paling dekat dengan tujuan.

Memperbaiki integritas dan kinerja pengemudi

Fleet management system yang terintegrasi dengan GPS dan driver tracker memungkinkan perusahaan melakukan pemantauan kendaraan dan pengemudi secara real-time. Dengan begitu, perusahaan juga dapat mengetahui laporan pemantauan integritas pengemudi, seperti parameter perilaku berkendara.

Hasil tersebut dapat perusahaan gunakan untuk memperbaiki integritas pengemudi. Hal ini juga berguna untuk mengurangi risiko terjadinya kecelakaan, mengontrol konsumsi bahan bakar dan kondisi mesin kendaraan. Bahkan dengan mengetahui integritas pengemudi, perusahaan juga dapat meningkatkan kepatuhan hukum pengemudi ketika berkendara.

Mengelola tugas secara digital

Dengan sistem manajemen fleet, perusahaan dapat mengetahui ketersediaan pengemudi. Dengan begitu, perusahaan dapat memberikan tugas secara otomatis dan mudah melalui sistem. Terlebih jika sistem yang perusahaan gunakan berbasis aplikasi cloud.

Hal tersebut dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan kendaraan di berbagai lokasi di satu platform. Bahkan perusahaan dapat dengan mudah memantau dan melacak progres penyelesaian tugas.

Mengotomatiskan pembuatan laporan

Sistem manajemen fleet mempermudah perusahaan untuk membuat laporan kendaraan dengan mudah dan akurat. Hal tersebut juga berguna untuk mengefisienkan pekerjaan dan meminimalisir human error.

Dengan Fleet Management System terbaik, laporan kendaraan dapat dibuat secara mudah dengan hasil yang akurat. Lebih lanjutnya, laporan kendaraan ini dapat disesuaikan dalam berbagai diagram untuk kemudahan pembacaan laporan.

Tak hanya itu, sistem ini dapat diintegrasikan dengan Sistem Akuntansi. Dengan begitu, perusahaan dapat lebih mudah untuk mengkalkulasi, mengalokasikan hingga menganalisis pendapatan dan biaya untuk setiap armada.

Mengefektifkan penggunaan bahan bakar

Dengan penerapan manajemen fleet yang tepat, perusahaan dapat mengelola bahan bakar secara lebih efektif. Manajemen bahan bakar yang efektif dapat menghemat pengeluaran perusahaan. Terlebih dengan ketidakstabilan harga bahan bakar yang sulit diprediksi belakangan ini.

Menghitung pengeluaran bahan bakar secara manual sangat memakan waktu dan berisiko terjadi human error. Namun dengan fleet management system, perusahaan dapat memantau penggunaan bahan bakar secara otomatis agar tetap efisien dan menekan potensi pemborosan.

Pemeliharaan kendaraan tepat waktu

Perusahaan perlu menjaga kondisi kendaraannya agar tetap prima. Dengan fleet management system, perusahaan dapat mengontrol jadwal pemeliharaan kendaraan secara berkala dan tepat waktu.

Pemeliharaan secara tepat waktu ini dapat menghindari kerusakan kendaraan yang justru dapat mengakibatkan membengkaknya pengeluaran. Dengan kata lain, sistem manajemen fleet dapat membantu perusahaan mengurangi pengeluaran untuk maintenance.

Perusahaan juga dapat mengintegrasikannya dengan Sistem Manajemen Reparasi untuk memudahkan prosedur reparasi kendaraannya.

Baca Juga: 5 Manfaat Fleet Management Bagi Perusahaan Rental Mobil

Fleet Management System yang Dapat Perusahaan Gunakan

Setelah mengetahui pengertian dan manfaat pentingnya, perusahaan perlu mempertimbangkan Sistem Manajemen Fleet terbaik untuk mengoptimalkan pengelolaan fleet. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu khawatir akan kesulitan dalam mengatur operasional yang terkait dengan armada perusahaan.

Tentu saja perusahaan memerlukan fleet management system yang efektif dan tepat. Berikut rekomendasi fleet management system di Indonesia yang bisa jadi pertimbangan untuk Anda pilih.

HashMicro – Fleet Management System

Fleet Management dari HashMicro mempunyai dengan berbagai fitur untuk mengoptimalkan pengelolaan kendaraan perusahaan. Perusahaan tidak perlu khawatir akan kesulitan dalam melacak kendaraan perusahaan dengan adanya fitur yang sudah terintegrasi dengan GPS dan IoT (Internet of Things).

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi kendaraan, pemakaian odometer dan bahan bakar hingga secara real-time. Selain GPS tracking, perusahaan juga dapat melacak pengemudi yang bertanggung jawab atas kendaraan dengan fitur driver tracking. Dengan begitu, perusahaan dapat semakin mudah mengontrol dan menjaga kondisi kendaraannya agar tetap prima.

Dalam upaya menjaga kondisi kendaraan agar tetap prima, perusahaan dapat melacak seluruh nilai kendaraan, termasuk biaya penyewaan dan pemeliharaan dengan fitur cost tracking. Perusahaan juga bisa mengoptimalkannya dengan fitur maintenance scheduling.

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan penjadwalan inspeksi dan pemeliharaan rutin kendaraan secara tepat waktu. Penjadwalan dapat dilakukan secara otomatis dengan proses administrasi yang mudah. Dengan begitu, perusahaan dapat mempertahankan kinerja kendaraan yang optimal.

Selain itu, perusahaan juga dapat dengan mudah memproses dan mengontrol perpindahan setiap kendaraan antar lokasi internal dengan fitur internal transfer management. Bahkan perusahaan dapat mengelola dokumen kendaraan, seperti kontrak sewa dan premi asuransi secara otomatis dengan document management system.

Dengan kemudahan dari berbagai fitur pada Sistem Manajemen Fleet, pada akhirnya perusahaan dapat memperoleh laporan yang akurat dengan mudah.

Kesimpulan

Fleet Management System yang efektif sangat penting untuk membantu perusahaan dalam mengelola kendaraan di perusahaan secara optimal. Melihat pentingnya manajemen fleet ini, HashMicro menghadirkan layanan Automated Fleet Management untuk membantu perusahaan dalam pengelolaan armada perusahaan.

Dengan bantuan sistem ini, perusahaan dapat memantau, mengontrol hingga memelihara kendaraan mereka hanya dengan satu platform. Dengan begitu, keberlangsungan bisnis perusahaan berjalan dengan lancar dan dapat menjangkau lebih banyak pelanggan.

Sistem manajemen fleet ini menawarkan berbagai fitur dan manfaat yang dapat menjadi solusi bagi perusahaan Anda. Bahkan sistem manajemen fleet HashMicro ini juga dapat perusahaan integrasikan dengan berbagai sistem lainnya, seperti Sistem HRM dan berbagai sistem lainnya.

Dengan begitu, Anda dapat mengotomatiskan prosedur penggajian, perhitungan pajak, kehadiran hingga cuti karyawan yang bertanggung jawab atas kendaraan perusahaan. Untuk mengetahui lebih lanjut, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga Fleet Management System dari hashMicro. Anda juga dapat menjadwalkan demo gratis sekarang!