ERP Data Migration Checklist dan Strategi Jitu dalam Pengaplikasiannya

Migrasi data merupakan tahapan yang sangat penting dalam penerapan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Meskipun begitu, terkadang ERP data migration checklist dapat menjadi tantangan yang sulit.

Setiap sistem ERP memiliki database yang terpusat, sehingga memungkinkan seluruh anggota staf dapat mengakses kumpulan data yang sama dan dapat diandalkan. Ketika mengadopsi software erp, data data dari sistem lama harus dipindahkan ke database tersebut.

Proses migrasi data ini bisa sangat rumit dan membutuhkan waktu. Oleh karena itu, penting untuk tidak meremehkan waktu dan usaha yang diperlukan, karena hal tersebut dapat menyebabkan penundaan implementasi ERP.

Di sisi lain, database akan menjadi landasan bagi berbagai aspek bisnis, seperti kepuasan pelanggan, pengambilan keputusan, rantai pasok, dan hubungan dengan mitra. Dengan demikian, keakuratan dan kelengkapan data sangat penting dalam upaya migrasi.

Mengenal ERP Data Migration Checklist

ERP data migration checklist merupakan proses yang terjadi ketika data akan berpindah dari sumber awalnya ke basis data sistem ERP. Proses ini umumnya melibatkan transfer data dari berbagai sistem, format, dan jenis penyimpanan yang berbeda ke dalam struktur tunggal yang sama.

Jadi, sebelum melaksanakan ERP, beberapa departemen mungkin menggunakan alat umum seperti spreadsheet. Sementara itu, dari departemen lainnya, sistem yang terancang khusus untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan divisi mereka, seperti aplikasi akuntansi atau sumber daya manusia. Hal ini untuk memastikan migrasi data yang sukses, bisnis harus mengadopsi pendekatan yang sistematis.

Langkah-langkah umum dalam proses ini termasuk pemeriksaan, ekstraksi, pembersihan, dan transformasi data dari setiap aplikasi sebelum mengimpor data tersebut ke dalam basis data yang baru. Dengan mengikuti pendekatan ini, bisnis dapat memastikan bahwa data yang dipindahkan sesuai dengan format yang Anda inginkan dan dapat terintegrasi dengan baik ke dalam sistem ERP yang baru.

Alasan Mengapa ERP Data Migration Checklist Penting dalam Implementasi Sistem ERP

Sangatlah penting bagi perusahaan untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan data dalam sistem ERP yang baru. Hal ini juga bergantung pada data historis, yang masih menggunakan metode manual.

Oleh karena itu, proses migrasi data memegang peranan yang sangat penting. Dengan bantuan migrasi data yang terencana dengan baik, seluruh proyek implementasi ERP dapat tetap berjalan sesuai jadwal dan dalam anggaran yang telah perusahaan tetapkan.

Selain itu, proses ini juga memberikan kesempatan untuk menghilangkan data yang tidak perlu dan usang yang mungkin terdapat dalam sistem lama perusahaan. Namun, perlu Anda ingat bahwa memberikan prioritas pada migrasi data dapat menimbulkan masalah seperti data yang tidak akurat atau terduplikasi dan semacamnya. Serta juga kesulitan dalam menentukan tanggal peluncuran yang tepat.

Jika transfer data dilakukan dengan tidak tepat, hal ini dapat menimbulkan masalah yang berdampak pada bisnis Anda. itulah mengapa, dalam artikel ini, akan memberikan langkah, beberapa tips dan strategi implementasi ERP yang akan membantu bisnis Anda menghindari kegagalan implementasi ERP dan mengatasi kendala yang mungkin terjadi. 

4 Tantangan yang Sering Dihadapi saat Implementasi Data Migration Checklist

Implementasi checklist migrasi data dapat menjadi langkah penting dalam memastikan suksesnya proses migrasi data. Namun, seperti halnya dengan banyak proyek teknologi, ada beberapa tantangan yang sering dihadapi selama proses ini. Berikut adalah empat tantangan umum yang sering muncul saat mengimplementasikan checklist migrasi data:

1. Redundansi dan integrasi data

Walaupun departemen-departemen yang berbeda mungkin memiliki salinan data yang sama mengenai klien atau barang yang sama, hal tersebut tidak berarti informasinya identik. Data tersebut dapat terkategorikan dengan cara yang berbeda oleh setiap departemen.

Sebagai contoh, mereka mungkin menyimpan nama dan alamat klien dalam berbagai format atau menggunakan alamat yang berbeda untuk klien yang sama. Anda menghadapi risiko masalah seperti daftar pelanggan duplikat atau tidak akurat jika Anda hanya mengimpor setiap catatan dari setiap sistem departemen ke dalam basis data ERP.

2. Biaya data migration checklist

Biaya yang harus Anda keluarkan untuk mengekstraksi data, membersihkan, dan mengatur ulang data dapat menjadi bagian yang signifikan dalam anggaran implementasi ERP secara keseluruhan. Menurut laporan yang ERP Focus terbitkan, biaya migrasi data dapat meningkatkan biaya total sistem baru, meskipun Anda hanya memindahkan data dari sistem ERP lama ke sistem yang baru.

3. Campur tangan dari stakeholder

Para manajer puncak perusahaan memiliki tanggung jawab yang banyak, dan migrasi data ERP mungkin bukan salah satu dari tanggung jawab utama mereka. Meskipun demikian, dukungan dari pihak puncak sangat penting agar terhindar dari konflik internal. Karena hal ini akan membuat alur yang tidak sesuai membuat operasional tidak berjalan lancar.

Sebelumnya, setiap unit mungkin menggunakan sistem yang berbeda sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka sendiri, dan staf mereka mungkin terbiasa memasukkan data dengan cara tertentu. Untuk memastikan bahwa semua grup bekerja bersama untuk menghasilkan satu set data yang konsisten, dukungan dari manajemen seringkali perusahaan perlukan.

4. Masalah hukum

Aturan-aturan regional dan sektor yang khusus semakin mempengaruhi cara perusahaan menyimpan dan menggunakan data. Penting untuk mematuhi peraturan-peraturan tersebut saat melakukan transfer data.

Sebagai contoh, dalam organisasi kesehatan, peraturan HIPAA mengharuskan dokumen-dokumen tersimpan selama enam tahun. Undang-undang baru seperti CCPA dan GDPR di Eropa menuntut bahwa bisnis harus dapat menghapus seluruh data pribadi jika pelanggan meminta.

Empat Langkah dalam Membangun Strategi dan Rencana ERP Data Migration Checklist yang Tepat

Mengembangkan strategi ERP data migration checklist dengan mempertimbangkan komponen-komponen penting adalah hal yang tepat. Hal ini untuk membimbing perusahaan dalam proses yang kadang-kadang menantang dalam mentransfer data ke sistem ERP. Berikut ini penjelasan mengenai 4 langkah dalam membangun strategi yang tepat, antara lain:

1. Membentuk migration team

Susunlah sebuah tim yang memiliki tanggung jawab untuk menentukan data mana yang harus Anda pindahkan dan bagaimana melakukan pembersihan data tersebut. Tim ini akan terdiri dari perwakilan dari berbagai kelompok bisnis yang memiliki pemahaman tentang penggunaan data dalam kelompok masing-masing. Dengan terbentuknya tim migrasi data ERP ini, umumnya menjadi bagian dari tim implementasi ERP secara keseluruhan. 

2. Memeriksa dan memvisualisasikan data

Telusuri informasi duplikat dan inkonsistensi dengan teliti memeriksa data di setiap sistem sumber. Sebelum mengimpor data ke sistem ERP, tim migrasi data perlu menentukan bagaimana mengatasi masalah-masalah tersebut. Anda juga perlu melakukan pemetaan data ke struktur basis data ERP selama fase implementasi ini agar alat-alat otomatis dapat mengimpor data tersebut.

3. Pilih migration item

Sistem-sistem lama mungkin mengandung informasi yang sudah tidak akurat lagi, termasuk data tentang produk yang sudah tidak relevan, pemasok yang sudah keluar bisnis, dan pelanggan yang sudah lama tidak melakukan pemesanan. Sistem juga mungkin memiliki catatan transaksi masa lalu. Tergantung pada kebijakan retensi data Anda, tidak perlu memindahkan informasi ke sistem baru.

4.Ubah, verifikasi, uji data

Beberapa kemungkinan perusahaan harus menyusun kembali data dan dalam beberapa kasus mengubahnya ke dalam format yang dapat sistem ERP kenali. Sistem ERP baru mungkin dilengkapi dengan alat bantu yang membantu mengotomatisasi proses impor data dari sistem lain. Sebelum melakukan peluncuran secara resmi, perlu untuk melakukan pengujian terhadap data yang telah dipindahkan untuk setiap kelompok bisnis.

4 Penerapan Terbaik dalam ERP Data Migration Checklist

Menerapkan cara praktik terbaik dalam migrasi data ERP dapat membantu bisnis menghindari kesalahan dan menjaga waktu pelaksanaan proyek ERP secara keseluruhan. Dalam rangka menghadapi implementasi migrasi data ERP yang sukses, berikut ini adalah empat penerapan terbaik:

1. Prioritaskan migrasi data

Migrasi data membutuhkan banyak pekerjaan, yang seringkali mudah terabaikan. Jika Anda tidak merencanakan dengan baik, migrasi data dapat menyebabkan penundaan dalam keseluruhan implementasi. Untuk mencegahnya menjadi hambatan, sangat penting untuk memulai dengan cepat dan dengan sumber daya yang cukup. Buatlah proses untuk membersihkan data dari sistem sumber seiring dengan dimulainya implementasi.

2. Pertimbangkan untuk menggunakan data untuk tujuan bisnis yang lebih besar 

Sebelum memulai proses migrasi data, sangat penting untuk melakukan analisis mendalam terhadap data yang ada. Selanjutnya mempertimbangkan bagaimana data tersebut akan berguna ke dalam sistem ERP, melakukan pemetaan terhadap struktur database ERP. Dan juga menetapkan aturan konversi data ke dalam struktur baru selama proses migrasi. 

Melalui analisis data bisnis, implementasi ERP memberikan kesempatan untuk memperoleh wawasan yang lebih baik secara real-time mengenai operasi bisnis. Oleh karena itu, saat melakukan migrasi, perlu mempertimbangkan bagaimana data akan berguna untuk pengambilan keputusan oleh setiap departemen maupun seluruh bisnis

3. Bertanggung jawab atas data pemerintah

Bagikan peran kepada tim Anda dan tetapkan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab terhadap setiap data. Misalnya, tim harus memilih data pelanggan yang redundan yang akurat dan perlu ditambahkan ke dalam sistem ERP.

Selain itu, saat yang tepat untuk menunjuk seseorang yang bertanggung jawab mengawasi kepatuhan terhadap aturan yang berlaku bagi perusahaan Anda. Kesalahan dalam hal ini dapat berdampak pada kerugian finansial mengingat adanya peraturan baru seperti CCPA dan GDPR.

4. Penggunaan data dengan hati-hati

Migrasi data dapat menyimpan semua data dan mengimpor setiap bagian dari sistem lama ke dalam sistem ERP. Namun, tidak semua informasi historis perlu untuk ketersediaan secara langsung atau berguna. Sebenarnya, mengimpor setiap bagian data historis dapat merugikan, memperlambat kinerja sistem, dan membuat pengguna lebih sulit menemukan data yang benar-benar mereka perlukan.

Tips Mengefisiensikan ERP Data Migration Checklist dengan ERP dari HashMicro

Ketika menjalankan proyek migrasi ERP, tim yang telah terbentuk perlu bekerja dengan cara yang terstruktur, bukan dengan cara yang rumit dan manual. Namun, tidak dapat terpungkiri bahwa proses ini seringkali memakan waktu. Maka dari itu, untuk memastikan kelancaran dan efisiensi migrasi data ERP, terdapat tips yang dapat perusahaan terapkan. Salah satunya adalah dengan menggunakan ERP dari HashMicro.

HashMicro adalah sebuah perusahaan teknologi yang menyediakan solusi ERP terkemuka. Dan juga menawarkan fitur-fitur yang dapat membantu efisiensi dalam ERP migrasi data checklist. Terlebih lagi Anda dapat dengan mudah mengimpor dan menyinkronkan data dari sistem lama ke sistem baru, menghindari human-error karena konversi data.

Kesimpulan 

Keberhasilan migrasi data ERP sangat penting bagi perusahaan dalam memastikan keakuratan dan kelengkapan data di sistem baru. Dalam proses ini, perusahaan perlu memikirkan bagaimana menggabungkan strategi yang tepat dan memanfaatkan teknologi modern yang ada seperti software ERP yang handal. Salah satunya dengan Hash Core ERP dapat menjadi pilihan yang tepat.

Memilih solusi ERP yang tepat, dapat memberikan manfaat yang signifikan dalam kelancaran dan efisiensi proses migrasi data perusahaan. Dengan begitu, beberapa departemen akan terbantu.

Selain itu, sistem ERP dari Hashmicro telah menyediakan fitur yang lengkap, seperti aplikasi Accounting, Human Resource Management (HRM) dan sebagainya dalam satu modul. Untuk memastikan migrasi data yang sukses, bisnis harus mengadopsi pendekatan yang sistematis. Jadwalkan demo gratis sekarang!