Pernahkah Anda berpikir, bagaimana jika perusahaan Anda keliru dalam menghitung akuntansi gaji karyawan? Kesalahan dalam perhitungan gaji tidak hanya merugikan karyawan, tetapi juga bisa membawa dampak besar pada reputasi perusahaan.
Bayangkan jika Anda harus menghadapi tuntutan hukum karena kesalahan dalam potongan pajak atau keterlambatan pembayaran gaji. Tidak hanya itu, jika Anda tidak tepat dalam mengelola gaji, Anda bisa kehilangan kepercayaan karyawan dan meningkatkan turnover.
Untuk itu, penting bagi setiap perusahaan untuk memahami payroll accounting dengan baik. Baca artikel ini lebih lanjut untuk memahami tentang tujuan, jenis, dan tahapan dalam akuntansi gaji yang krusial.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pengertian Akuntansi Gaji
Akuntansi gaji adalah proses pencatatan, penghitungan, dan pelaporan semua transaksi yang berkaitan dengan pembayaran gaji dan tunjangan karyawan. Payroll ini berisi rincian gaji karyawan, termasuk potongan pajak, BPJS, serta tunjangan lainnya.
Melalui payroll accounting, Anda dapat mengelola kewajiban perpajakan dan mencatat beban gaji dalam laporan keuangan dengan lebih mudah. Dampaknya, perusahaan akan selalu memiliki integritas, transparansi, profesionalitas.
Komponen Penting dalam Akuntansi Gaji
Bekerja tanpa komponen payroll accounting yang tepat itu seperti mengemudi mobil tanpa GPS. Anda dapat selalu membayar gaji karyawan, tetapi apakah prosesnya efisien dan akurat?
Untuk itu, penting bagi Anda memperhatikan komponen apa saja yang wajib akuntansi gaji karyawan miliki. Berikut adalah penjelasannya:
- Gaji pokok: Merupakan imbalan dasar yang Anda berikan kepada karyawan berdasarkan kesepakatan atau kontrak kerja.
- Tunjangan tetap: Pembayaran ini meliputi tunjangan kesehatan, tunjangan hari raya (THR), atau pensiun sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Tunjangan tidak tetap: Payroll ini terjadi dalam kebutuhan atau keadaan tertentu, seperti tunjangan transportasi atau makan.
- Potongan dan iuran wajib: Potongan ini termasuk pajak penghasilan, iuran BPJS Ketenagakerjaan, asuransi kesehatan, dan lainnya sesuai regulasi pemerintah.
- Upah lembur: Upah ini dihitung berdasarkan jumlah jam lembur yang karyawan ambil dan biasanya memiliki tarif lebih tinggi daripada gaji pokok.
- Bonus: Komponen akuntansi gaji ini dapat berupa bonus tahunan, prestasi, atau pembagian laba.
Bersama dengan banyaknya komponen payroll accounting yang harus Anda perhatikan ini, memastikan keseluruhannya terdata secara akurat adalah tugas yang merepotkan. Untuk itu, pebisnis andal masa kini banyak yang beralih ke solusi digital akuntansi.
Ingin tahu solusi digital seperti apakah itu dan berapa harga implementasinya? Klik banner berikut untuk mendapatkan jawaban lengkapnya.
Jenis-jenis Akuntansi Gaji
Berikut adalah tiga jenis akuntansi gaji yang umum perusahaan-perusahaan Indonesia gunakan di tahun 2025:
1. Initial recording (pencatatan awal)
Jenis pencatatan awal terjadi setiap periode gaji untuk mencatat total gaji karyawan beserta chart of account dan potongan, seperti pajak penghasilan, asuransi kesehatan, kontribusi pensiun, dan lainnya.
Sebagai contoh, di perusahaan besar, karyawan mengisi formulir pajak dan asuransi, dan perusahaan mencatat semua informasi ini untuk menghitung gaji dan potongan mereka setiap periode.
2. Accrued wages (upah yang belum dibayar)
Upah yang belum perusahaan bayar tercatat sebagai kewajiban kepada karyawan pada periode sebelumnya. Ini terjadi ketika jam kerja sudah terlaksana, tetapi pembayaran belum dilakukan.
Contohnya, di pabrik manufaktur, karyawan yang bekerja dengan sistem shift memiliki upah yang tercatat sebagai accrued wages jika pembayaran gaji tertunda pada akhir bulan.
3. Manual payments (pembayaran manual)
Pembayaran manual mengacu pada pengelolaan gaji secara manual tanpa perangkat lunak otomatis. Biasanya, metode ini mengacu pada sistematika perusahaan kecil.
Misalnya,seorang akuntan di menghitung gaji karyawan secara manual setiap bulan dan melakukan pembayaran secara tunai atau transfer.
Tujuan Akuntansi Gaji
Akuntansi gaji memiliki peran penting dalam menjaga keakuratan dan kelancaran proses pengelolaan gaji di perusahaan. Ia juga datang bersama dengan beberapa tujuan utama, seperti:
- Memastikan semua potongan pajak yang berlaku terlapor sesuai regulasi yang berlaku.
- Mempermudah perusahaan dalam menghitung, memotong, dan membayar gaji karyawan secara akurat dan tepat waktu.
- Menyediakan data untuk jurnal umum, rencana anggaran, dan evaluasi keuangan rutin.
- Memberikan kepastian bahwa setiap karyawan menerima gaji sesuai dengan perjanjian kerja dan potongan yang sah.
- Jika Anda menggunakan software akuntansi untuk mendorong implementasi accounting payroll, maka Anda akan mengurangi potensi kesalahan dalam menghitung gaji.
Tahap-tahap Melakukan Akuntansi Gaji
Proses payroll accounting memerlukan serangkaian langkah untuk memastikan bahwa pembayaran gaji berjalan sesuai peraturan yang berlaku. Berikut adalah tahapan-tahapan utama yang harus Anda lakukan dalam akuntansi gaji:
1. Pengumpulan data karyawan dan lembar waktu kerja
Tahap pertama adalah mengumpulkan data karyawan yang mencakup informasi gaji, tunjangan, potongan, serta jam kerja yang tercatat dalam lembar waktu. Anda perlu memastikan bahwa data ini lengkap dan akurat sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
2. Perhitungan gaji bruto dan potongan
Setelah data karyawan terkumpul, langkah selanjutnya adalah menghitung gaji bruto berdasarkan jam kerja yang tercatat atau gaji tetap. Selain itu, perusahaan juga menghitung pajak penghasilan, iuran BPJS, tunjangan kesehatan, dan potongan lain sesuai ketentuan.
3. Pencatatan jurnal akuntansi
Setelah perhitungan gaji bruto dan potongan selesai, Anda perlu mencatat transaksi tersebut dalam jurnal akuntansi, seperti jurnal umum atau jurnal penyesuaian. Ini adalah langkah penting untuk memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.
4. Pembayaran gaji kepada karyawan
Setelah jurnal akuntansi tercatat, Anda akan melakukan pembayaran gaji karyawan. Pembayaran ini bisa terjadi melalui transfer, cek, atau lainnya sesuai kebijakan.
5. Pelaporan dan rekonsiliasi
Setelah pembayaran selesai, langkah terakhir adalah melakukan pelaporan dan rekonsiliasi. Anda harus memastikan bahwa laporan penggajian lengkap dan sesuai dengan data. Ini juga termasuk memastikan bahwa semua kewajiban telah Anda bayar sesuai tenggat waktu.
Tuntaskan Proses Penggajian Karyawan Anda Melalui Satu Sistem Akuntansi Terpusat
Berdiri sejak tahun 2015 di Singapura, HashMicro merupakan perusahaan pengembang software yang fokus pada efisiensi dan kolaborasi. Dalam hal penggajian, HashMicro telah berkolaborasi dengan AI untuk menghasilkan laporan gaji dan data dengan mudah.
Bersama dengan 2.000+ klien yang membersamainya, HashMicro menawarkan berbagai keuntungan bagi Anda yang ingin bergabung bersama. Keuntungan tersebut di antaranya berupa demo gratis, konsultasi bisnis gratis, hingga bebas biaya tambah user.
Performa sistem HashMicro yang mumpuni pun berbanding lurus dengan UI/UX-nya yang ramah pengguna. Tidak berhenti sampai di situ, jajaran fitur-fitur HashMicro accounting juga memungkinkan Anda untuk mengelola akuntansi gaji dengan efektif, seperti:
- Hashy AI: Berbasis kecerdasan buatan, Anda dapat memantau dan mengelola absensi, gaji, cuti, hingga laporan terperinci melalui satu prompt sederhana kapan saja dan dimana saja.
- Rekonsiliasi bank: Software akuntansi online dari HashMicro secara otomatis dan aman mengimpor serta merekonsiliasi seluruh transaksi bank Anda.
- Akrual dan amortisasi: Sistem akuntansi HashMicro meminimalkan human error dengan pencatatan serta perhitungan akrual dan amortisasi otomatis.
- Dokumen terpusat: Seluruh data dan dokumen-dokumen karyawan Anda tersedia dalam satu dashboard terpusat, mencegah data tercecer atau tidak terekam.
- Penghitungan akurat: Anda tidak perlu lagi menghitung gaji, pajak, hingga reimbursement secara manual. Fitur ini mencegah perusahaan dari kerugian waktu dan finansial akibat human error.
- Laporan komprehensif: Hasil laporan dan slip gaji karyawan Anda akan tersedia secara lengkap, detail, dan akurat. Ini mencegah Anda dari revisi berulang serta memangkas waktu saat pemrosesan data.
Kesimpulan
Akuntansi gaji memiliki peran penting dalam pengelolaan SDM di perusahaan, dengan tujuan utama memastikan pembayaran gaji yang tepat waktu, akurat, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Untuk mempermudah dan mengoptimalkan proses pengelolaan gaji, HashMicro menyediakan solusi software akuntansi yang dapat mengotomatisasi semua tahapan penggajian, mulai dari pencatatan hingga pelaporan.
Dengan fitur lengkap dan mudah, software ini membantu Anda mengelola gaji karyawan tanpa kesalahan. Cobalah demo gratis sistemnya untuk mengetahui performa accounting software sebelum implementasi.
Pertanyaan Seputar Akuntansi Gaji
-
Apa yang dimaksud akuntansi gaji?
Akuntansi gaji adalah proses pencatatan, perhitungan, dan pelaporan gaji serta potongan-potongan terkait karyawan. Sistem ini mengelola pengeluaran perusahaan terkait pembayaran karyawan.
-
Apa fungsi adanya perhitungan akuntansi gaji?
Fungsi perhitungan akuntansi gaji adalah untuk memastikan pembayaran gaji yang akurat dan tepat waktu. Ini juga membantu perusahaan mematuhi kewajiban perpajakan dan ketenagakerjaan.
-
Bagaimana cara menghitung akuntansi penggajian?
Menghitung akuntansi penggajian dimulai dengan menghitung gaji bruto berdasarkan jam kerja atau gaji tetap. Kemudian, potongan-potongan seperti pajak dan asuransi Anda hitung sesuai data karyawan. Terakhir, gaji bersih Anda bayarkan kepada karyawan
