Pelaksanaan e-Invois di Malaysia: Mengikut Garis Panduan LHDN

Pernah dengar tentang e-Invois, tapi masih belum pasti apa sebenarnya sistem ini dan kenapa ia penting? Mulai tahun 2024, LHDN mewajibkan pelaksanaannya bagi memastikan setiap transaksi direkod secara digital dan lebih telus.

Semua maklumat transaksi akan dihantar terus ke sistem MyInvois LHDN untuk disahkan dalam masa nyata. Hasilnya, urus niaga menjadi lebih efisien, tersusun, dan mudah diaudit. Bagi peniaga yang masih menggunakan invois tradisional, perubahan ini mungkin nampak besar pada awalnya.

Namun, invois digital direka untuk memudahkan proses pelaporan cukai dan meningkatkan ketelusan dalam setiap perniagaan. Artikel ini akan menerangkan dengan jelas apa itu e-Invois, cara pelaksanaannya, serta kelebihannya kepada perniagaan di Malaysia.

Teruskan membaca untuk ketahui bagaimana sistem invois boleh memudahkan urusan cukai anda!

Apa itu e-Invois?

e-Invois atau invois elektronik ialah dokumen digital yang merekodkan transaksi perdagangan antara penjual (pembekal) dan pembeli dalam format berstruktur seperti XML atau JSON.

Dokumen ini dihantar secara masa nyata ke portal Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN/IRBM) untuk tujuan pengesahan dan penyimpanan rekod rasmi.

e-Invois berperanan menggantikan penggunaan invois kertas tradisional dalam transaksi perniagaan, selaras dengan inisiatif pendigitalan negara yang diumumkan dalam Belanjawan 2024.

Peniaga masih boleh menggunakan sistem invois sedia ada, namun bagi tujuan pematuhan cukai, pelaksanaannya adalah wajib.

Apakah Keperluan e-Invois di Malaysia?

Setiap e-Invois perlu dihasilkan bagi transaksi B2B (perniagaan ke perniagaan), B2C (perniagaan ke pengguna), dan B2G (perniagaan ke kerajaan) menggunakan format UBL 2.1 sama ada dalam bentuk XML atau JSON.

Peniaga boleh menjana dan menghantar invois sama ada secara manual melalui Portal MyInvois atau automatik melalui integrasi API langsung.

Setiap invois juga wajib mengandungi 55 medan data khusus yang merangkumi maklumat penjual dan pembeli, butiran transaksi, kuantiti, harga, cukai, jumlah keseluruhan, serta maklumat pembayaran.

Bagi memastikan kesahihan dan keselamatan data, semua invois elektronik mesti ditandatangani secara digital menggunakan Sijil Digital yang dikeluarkan oleh LHDN (IRBM).

Pihak yang Dikenakan Kewajiban Menggunakan e-Invois

e-Invois diwajibkan kepada semua pembayar cukai yang terlibat dalam aktiviti perniagaan di Malaysia. Ini merangkumi sebarang urus niaga yang melibatkan penyediaan barangan atau perkhidmatan, termasuk beberapa transaksi bukan komersial antara individu.

Setiap individu atau entiti berdaftar di bawah undang-undang Malaysia perlu mematuhi pelaksanaan invois elektronik, yang meliputi pelbagai bentuk organisasi seperti:

1. Persatuan
2. Kumpulan individu
3. Cawangan syarikat
4. Amanah perniagaan
5. Koperasi
6. Syarikat berdaftar
7. Perkongsian Liabiliti Terhad (PLT)
8. Perkongsian konvensional
9. Tabung amanah hartanah
10. Amanah harta
11. Amanah pelaburan hartanah
12. Pejabat perwakilan dan pejabat wilayah
13. Badan amanah
14. Unit amanah

Secara ringkasnya, semua pihak yang menjalankan aktiviti ekonomi di Malaysia, sama ada entiti besar, kecil, atau individu profesional, bertanggung jawab untuk melaksanakan sistem e-invoicing bagi memastikan pematuhan cukai yang telus dan efisien.

Pihak yang Dikecualikan daripada e-Invois

Beberapa kategori individu dan organisasi tidak tertakluk kepada pelaksanaan invois digital di Malaysia. Golongan yang dikecualikan termasuk:

1. Pemerintah dan Ketua Pemerintah, serta bekas Pemerintah dan Ketua Pemerintah.
2. Permaisuri Raja Negeri, termasuk mereka yang bergelar Raja Perempuan, Sultanah, Tengku Ampuan, Raja Permaisuri, Tengku Permaisuri, atau Permaisuri, dan juga Permaisuri mantan Raja Negeri dengan gelaran yang sama.
3. Kerajaan Persekutuan, kerajaan negeri, serta pihak berkuasa negeri.
4. Pihak berkuasa kerajaan, pihak berkuasa tempatan, dan badan berkanun atau pihak berkuasa berkanun.
5. Kemudahan yang disediakan oleh entiti kerajaan atau pihak berkuasa seperti hospital, klinik, dewan serbaguna, dan lain-lain.
6. Pejabat konsular dan pegawai diplomatik, termasuk pegawai dan pekerja konsular.
7. Individu yang tidak menjalankan sebarang aktiviti perniagaan.

Manfaat dan Kelebihan e-Invois

Sistem invois memperkenalkan cara kerja yang lebih moden dan tersusun untuk semua jenis organisasi.

Berikut ialah antara manfaat utama yang dapat dinikmati melalui penggunaan e-Invois:

1. Proses penyediaan invois yang lebih mudah dan cepat: Peniaga kini boleh menyediakan dan menghantar invois secara elektronik tanpa perlu melalui proses manual yang rumit.
2. Mengurangkan kesilapan dan beban kerja manual: Pengautomatan data invois membantu meminimumkan kesilapan manusia serta menjimatkan masa dalam pengurusan transaksi harian.
3. Pelaporan cukai yang lebih tepat dan efisien: Integrasi sistem e-Invois memudahkan penyediaan borang nyata cukai dengan data yang seragam dan tepat.
4. Meningkatkan kecekapan operasi bagi syarikat besar: Organisasi berskala besar dapat mengurus invois dengan lebih teratur melalui automasi dan integrasi data yang menyeluruh, sekali gus menjimatkan masa dan kos operasi.
5. Peralihan terkawal bagi Perusahaan Mikro, Kecil dan Sederhana (PMKS): Pelaksanaan e-Invois secara berperingkat memberi peluang kepada PMKS menyesuaikan diri dengan sistem baharu sambil memperkukuh proses digitalisasi dan penyelarasan pelaporan kewangan mengikut piawaian industri.

Penentuan Perolehan atau Hasil Tahunan bagi Pelaksanaan e-Invois

Penentuan fasa pelaksanaan atau kelayakan pengecualian e-Invois dibuat berdasarkan penyata kewangan teraudit atau penyata cukai tahunan bagi Tahun Taksiran (YA) yang berkaitan. Secara asasnya, rujukan utama ialah YA 2022, atau tahun pertama penyata kewangan tersedia bagi perniagaan baharu.

Berikut ialah garis panduan utama untuk menentukan sama ada anda tertakluk kepada pelaksanaannya:

• Jika hasil tahunan perniagaan kurang daripada RM500,000, anda dikecualikan daripada pelaksanaan invois elektronik.
• Jika hasil anda melebihi RM500,000 pada tahun berikutnya, anda perlu mematuhi keperluan e-Invois bermula dua tahun selepas tahun ambang tersebut dicapai.
• Bagi pemilik tunggal, jumlah hasil daripada semua perniagaan yang dimiliki akan digabungkan untuk tujuan pengiraan.
• Fasa pelaksanaan dan tarikh mula akan ditentukan berdasarkan hasil tahunan tertinggi yang dilaporkan bagi tahun taksiran yang relevan.
• Setelah anda dikehendaki melaksanakan e-Invois, pelaksanaan tersebut wajib diteruskan walaupun hasil tahunan anda menurun di bawah RM500,000 pada tahun berikutnya.

Sebagai amalan terbaik, semak semula perolehan tahunan anda secara berkala dan gunakan penyata kewangan teraudit rasmi untuk mengesahkan status pematuhan perniagaan anda.

Jenis-jenis e-Invois LHDN

Terdapat beberapa jenis dokumen yang diiktiraf di bawah sistem e-Invois LHDN, bergantung pada tujuan dan jenis transaksi yang dijalankan oleh perniagaan.

1. Invois

Invois ialah dokumen komersial yang digunakan untuk merekodkan transaksi antara penjual dan pembeli. Ia turut merangkumi pengeluaran sendiri e-Invois (self-billed invoice), contohnya apabila pembeli perlu mendokumenkan perbelanjaan yang melibatkan penjual luar negara.

2. Nota Kredit

Nota kredit dikeluarkan oleh penjual untuk membetulkan kesilapan, memberikan diskaun, atau merekodkan pemulangan barangan atau perkhidmatan bagi invois yang telah dikeluarkan sebelum ini.

Nota kredit bertujuan untuk mengurangkan nilai invois asal, termasuk situasi di mana penyesuaian dibuat tanpa sebarang pemulangan wang kepada pembeli.

3. Nota Debit

Nota debit dikeluarkan oleh penjual bagi menunjukkan caj tambahan atau pelarasan kenaikan nilai terhadap invois digital yang telah dihantar sebelum ini.

4. Nota Bayaran Balik

Nota bayaran balik ialah dokumen yang digunakan oleh penjual untuk mengesahkan pemulangan bayaran kepada pembeli. Ia digunakan dalam kes di mana terdapat pemulangan wang sebenar daripada pihak penjual kepada pembeli.

Proses e-Invois in Malaysia

Langkah-langkah bagi menjana e-Invois di Malaysia berbeza mengikut kaedah pelaksanaan sama ada melalui integrasi API atau Portal MyInvois, serta jenis transaksi. Namun secara umum, aliran proses asas bagi kedua-dua jenis transaksi adalah hampir sama.

Proses e-Invois untuk Transaksi B2B

Berikut ialah gambaran umum proses e-Invois bagi transaksi antara perniagaan:

1. Pengeluaran (Issuance): Pembekal menyediakan dan menghantar invois kepada LHDN (IRBM) sama ada melalui Portal MyInvois atau sistem perniagaan yang diintegrasikan secara langsung melalui API.
2. Pengesahan (Validation): LHDN akan mengesahkan invois tersebut secara masa nyata (real-time). Selepas disahkan, sistem akan menjana Nombor Pengenalan Unik (Unique Identifier Number).
3. Pemberitahuan (Notification): LHDN akan menghantar pemberitahuan kepada kedua-dua pihak, iaitu pembekal dan pembeli, bahawa invois tersebut telah disahkan.
4. Perkongsian (Sharing): Pembekal perlu berkongsi yang telah disahkan bersama pembeli, termasuk kod QR bagi semakan rasmi.
5. Penolakan atau Pembatalan (Rejection / Cancellation): Dalam tempoh 72 jam, pembeli boleh mengemukakan permohonan penolakan, manakala pembekal boleh membatalkan invois sekiranya perlu. Namun, setiap tindakan mesti disertakan justifikasi yang sah.
6. Versi Bacaan Manusia (Human Readable Format): Pembekal boleh berkongsi versi bacaan manusia seperti PDF atau JPG kepada pembeli bagi rujukan rekod mereka.

Proses e-Invois untuk Transaksi B2C

Semua pembekal wajib mengeluarkan e-Invois bagi setiap transaksi B2C. Namun, tidak semua pembeli, terutamanya pengguna akhir atau jenis perniagaan tertentu, memerlukan salinan invois secara individu.

Oleh itu, proses invois bagi transaksi B2C bergantung kepada keperluan pembeli:

1. Apabila Pembeli Meminta:  Pembekal perlu mengumpul maklumat pembeli dan menjana invois secara masa nyata, sama seperti proses transaksi B2B.
2. Apabila Pembeli Tidak Memerlukan: LHDN membenarkan pembekal untuk menggabungkan semua transaksi daripada pembeli yang tidak memerlukan bukti ke dalam satu konsolidasi bulanan (Monthly Consolidated e-Invoice).

Digitalisasikan Pengurusan e-Invois Anda dengan HashMicro

Urusan e-Invois kini tidak lagi rumit apabila anda menggunakan Perisian e-Invois HashMicro; penyelesaian digital yang telah diluluskan oleh LHDN dan sepenuhnya diintegrasikan dengan sistem MyInvois.

Melalui platform ini, anda boleh mengurus dan menjana e-Invois secara automatik dari awal hingga akhir tanpa sebarang kerumitan. Antara kelebihan utama sistem e-invoicing HashMicro termasuk:

• Integrasi langsung dengan MyInvois untuk pengesahan automatik dan penghantaran invois digital real-time.
• Reka bentuk mesra pengguna, mudah digunakan walaupun bagi pengguna baharu.
• Automasi penuh dalam penghasilan, pengesahan, dan penyimpanan invois.
• Keselamatan data bertaraf tinggi yang mematuhi piawaian LHDN.
• Sokongan tempatan untuk memastikan sistem anda kekal selaras dengan keperluan semasa cukai Malaysia.

Dengan HashMicro, setiap transaksi anda dijamin lebih pantas, tepat, dan patuh sepenuhnya kepada garis panduan LHDN.

Kesimpulan

Pelaksanaan e-Invois di Malaysia menandakan langkah penting dalam usaha mendigitalisasikan sistem percukaian negara secara menyeluruh. Dengan pelaksanaan ini, perniagaan dapat beroperasi dengan lebih teratur, efisien, dan telus dalam setiap urus niaga.

Untuk memastikan proses berjalan lancar dan mematuhi semua keperluan LHDN, perisian e-Invoicing HashMicro ialah pilihan terbaik. Sistem ini telah diluluskan oleh LHDN dan diintegrasikan sepenuhnya dengan portal MyInvois untuk menjamin ketepatan invois anda.

Nikmati proses invois yang lebih mudah, pantas, dan patuh LHDN dengan HashMicro e-Invoicing Software. Cuba demo sistem secara percuma hari ini!

FAQ on Sistem Invois Digital

• Bagaimana cara untuk menyemak Nombor Pengenalan Cukai (TIN) sebelum penghantaran?

  Anda boleh menggunakan API Validate TIN bagi menyemak ketepatan nombor tersebut sebelum dokumen dihantar kepada sistem.

• Apa yang perlu dilakukan jika dokumen dikeluarkan dalam mata wang asing (bukan MYR)?

  Anda perlu memasukkan elemen Kadar Pertukaran Mata Wang (Currency Exchange Rate) sekiranya kod mata wang invois berbeza daripada MYR.

• Bolehkah saya membatalkan atau menolak dokumen selepas ia diterima?

  Boleh, terdapat fungsi Cancel Document dan Reject Document yang boleh digunakan dalam tempoh 72 jam selepas penerimaan.

• Adakah versi lama dokumen (v1.0) masih diterima selepas pelaksanaan baharu bermula?

  Ya, versi 1.0 masih diterima buat sementara waktu, namun versi 1.1 yang mempunyai pengesahan tandatangan digital adalah amat digalakkan untuk digunakan.