Bisnis modern saat ini membutuhkan sistem untuk mengelola dan mengintegrasikan proses bisnis secara efisien. Sistem tersebut adalah ERP (Enterprise Resource Planning) yang merupakan sebuah perangkat lunak yang menyinkronkan berbagai fungsi bisnis seperti manajemen sumber daya manusia, manufaktur, keuangan, pengadaan, dan penjualan dalam satu sistem yang terpusat. Perusahaan akan merasakan manfaat jangka panjang jika melakukan implementasi sistem ERP.
Dengan mengimplementasi sistem ERP, perusahaan dapat mengurangi redundansi data, meningkatkan visibilitas bisnis, meningkatkan efisiensi operasional, hingga mengoptimalkan pengelolaan sumber daya. Selain itu, implementasi ERP juga memungkinkan perusahaan untuk lebih responsif terhadap perubahan, seperti permintaan pasar atau peraturan pemerintah. Akan tetapi, kapan perusahaan membutuhkan implementasi ERP Software? Berikut penjelasannya.
Table Of Content
Apa itu Implementasi ERP? 
Implementasi ERP adalah proses penerapan atau pengoperasian sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dalam suatu perusahaan. Proses ini melibatkan instalasi perangkat lunak ERP, konfigurasi dan personalisasi, integrasi dengan sistem bisnis yang sudah ada, pengujian dan pelatihan karyawan.
Adapun tujuan dari implementasi ERP adalah untuk memastikan sistem ERP dapat dioperasikan dengan sukses dan efektif dalam perusahaan. Tujuan akhir dari implementasi ERP adalah meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan visibilitas bisnis, dan mengoptimalkan pengelolaan sumber daya.
Proses dari implementasi ERP dapat melibatkan tim internal dan eksternal, seperti konsultan ERP Indonesia atau vendor yang menyediakan solusi ERP. Proses implementasi biasanya dimulai dengan analisis kebutuhan bisnis dan strategi implementasi, kemudian dilanjutkan dengan instalasi perangkat lunak, konfigurasi dan personalisasi, pengujian, pelatihan, dan migrasi data.
Walaupun prosesnya yang rumit dan memakan waktu, akan tetapi implementasi ERP memiliki manfaat jangka panjang. Manfaat yang dapat dirasakan, seperti sistem ERP yang terintegrasi dan efektif dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan operasi mereka dan mencapai tujuan bisnis.
Mengapa Implementasi ERP Merupakan Proses yang Menantang?
Perubahan besar yang terjadi saat mengaplikasikan ERP menjadi alasan mengapa proses ini cukup memiliki tantangan. Selain itu, terdapat alasan lain tantangan dalam mengaplikasikan ERP, yaitu:
- Kompleksitas sistem
Sistem ERP biasanya memiliki struktur kompleks yang memerlukan instalasi dan konfigurasi cermat serta keterampilan teknis yang baik untuk mengoperasikannya. Hal ini dapat menjadi tantangan bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber daya teknologi yang memadai. - Kebutuhan kustomisasi
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan bisnis yang unik sehingga sistem ERP harus dikustomisasi agar sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan tersebut. Proses kustomisasi dapat memakan waktu dan biaya yang besar, terutama jika perusahaan membutuhkan fitur khusus yang tidak tersedia pada solusi ERP standar. - Pelatihan dan penggunaan
Sistem ERP memerlukan pelatihan karyawan yang cukup agar dapat menggunakannya dengan efektif. Namun, pelatihan dapat memakan waktu dan biaya yang signifikan. Selain itu, penggunaan sistem ERP yang baru juga dapat mengganggu operasi bisnis yang sedang berjalan sehingga perusahaan harus mempertimbangkan strategi transisi yang baik. - Integrasi dengan sistem yang ada
Sistem ERP harus terintegrasi dengan sistem bisnis yang sudah ada di perusahaan. Proses integrasi ini dapat menjadi rumit, terutama jika perusahaan memiliki sistem yang berbeda-beda pada setiap departemennya. - Biaya dan pengembalian investasi
Implementasi ERP memerlukan biaya yang besar, mulai dari biaya lisensi hingga biaya konsultan. Selain itu, perusahaan juga harus memperhitungkan pengembalian investasi jangka panjang dari sistem ERP yang diterapkan.
Baca juga: 17 Software ERP Terbaik di Indonesia Tahun 2023
Kapan Perusahaan Membutuhkan Implementasi ERP?
Waktu yang tepat untuk perusahaan melakukan implementasi ERP adalah ketika sistem bisnis perusahaan menjadi kompleks dan sulit untuk dikelola dengan cara manual. Selain itu, juga ketika kegiatan operasional menggunakan beberapa aplikasi dan sistem yang berbeda-beda. Berikut adalah indikasi bahwa perusahaan membutuhkan aplikasi ERP, antara lain:
- Kurangnya koordinasi dan integrasi antara departemen
Ketika setiap departemen menggunakan aplikasi dan sistem yang berbeda untuk mengelola operasi bisnis mereka, hal tersebut akan membuat koordinasi dan integrasi antara departemen menjadi sulit. - Ketidakmampuan untuk menghasilkan laporan dan analisis bisnis yang efektif
Apabila perusahaan kesulitan untuk menghasilkan laporan dan analisis bisnis yang akurat sehingga menghambat kemampuan mereka untuk membuat keputusan yang tepat. Maka perusahaan dapat mulai mempertimbangkan menggunakan sistem ERP. - Penurunan efisiensi dan produktivitas
Apabila perusahaan mengalami kesulitan untuk menjalankan operasi bisnis dengan efisien dan produktif, dapat dipastikan bahwa perusahaan membutuhkan sistem ERP untuk membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. - Pemborosan biaya dan human-error
Jika perusahaan mengalami pemborosan biaya dan human-error karena proses bisnis yang kompleks dan masih dilakukan secara manual, maka perusahaan harus mulai menyadari, bahwa perusahaan membutuhkan sistem ERP. - Pertumbuhan perusahaan
Jika perusahaan mengalami pertumbuhan yang cepat, maka sistem bisnis yang sudah ada mungkin tidak mampu mengikuti pertumbuhan tersebut. Maka dari itu, perusahaan membutuhkan sistem ERP yang dapat membantu perusahaan untuk mengelola pertumbuhan dengan lebih efektif.
Dalam rangka mengimplementasikan sistem ERP, perusahaan harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis dan menentukan strategi implementasi yang tepat. Agar manfaat dari implementasi ERP dapat langsung dirasakan oleh perusahaan.
Pengimplementasian ERP
Implementasi ERP adalah proses mengintegrasikan sistem ERP ke dalam sistem bisnis perusahaan untuk mengelola dan memantau operasi bisnis secara terpusat. Proses ini sangat penting untuk perusahaan lakukan. Berikut adalah proses yang akan perusahaan lalui untuk mengaplikasikan ERP:
- Evaluasi kebutuhan bisnis: identifikasi kebutuhan bisnis perusahaan, proses bisnis yang perlu otomatisasi, serta fitur dan fungsionalitas yang diperlukan dalam sistem ERP.
- Pemilihan ERP: pilih sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan.
- Perencanaan implementasi: tentukan jadwal dan rencana implementasi ERP, serta siapa yang akan terlibat dalam proyek.
- Pelatihan pengguna: berikan pelatihan untuk pengguna agar dapat menggunakan sistem ERP dengan benar.
- Konfigurasi dan integrasi: Konfigurasikan sistem ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan, serta integrasikan dengan sistem bisnis yang sudah ada.
- Migrasi data: pindahkan data dari sistem lama ke dalam sistem ERP yang baru.
- Uji coba dan penyesuaian: lakukan uji coba untuk memastikan sistem ERP berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan, serta lakukan penyesuaian jika diperlukan.
- Implementasi secara bertahap: implementasikan sistem ERP secara bertahap untuk mengurangi dampak pada operasi bisnis perusahaan.
- Pelacakan dan evaluasi: lacak kinerja sistem ERP dan evaluasi keberhasilan implementasi.
- Dukungan dan pemeliharaan: berikan dukungan dan pemeliharaan sistem ERP agar dapat berjalan dengan baik dan tetap memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan.
Implementasi ERP adalah tugas yang menantang dan memerlukan komitmen yang tinggi dari perusahaan. Namun, manfaat jangka panjang dari sistem ERP yang terintegrasi dan efektif dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan mencapai tujuan bisnis mereka.
Baca juga: Manfaat Utama Penerapan Cloud ERP Pada Bisnis Anda yang perlu Anda Ketahui!
Kesimpulan
Dalam implementasi ERP, perusahaan dan karyawan perlu untuk menghadapi banyak proses dan tantangan. Akan tetapi, terlepas dari proses dan tantangannya, implementasi ERP adalah hal yang sepadan dengan manfaat yang akan perusahaan dapat dalam jangka panjang.
Maka dari itu, perusahaan perlu untuk memilih aplikasi ERP yang memiliki fasilitas untuk konsultasi dan perawatan pasca pembelian (after care). ERP HashMicro adalah salah satu aplikasi ERP yang memiliki fasilitas tersebut. Anda akan mendapatkan pelayanan dari tenaga ahli profesional dan layanan konsultasi pelanggan 24 jam. Jika Anda tertarik, Anda dapat mencoba demo gratisnya hanya di sini.
