Apa Itu Aplikasi Manajemen Aset dan Manfaatnya Untuk Perusahaan

Dias Marendra
What is Asset Management Software

Apakah saat ini anda kewalahan mengatur aset perusahaan anda yang jumlahnya ribuan? Apakah sampai saat ini anda masih menggunakan Microsoft Excel untuk mencatat dan mengelola setiap aset yang anda miliki? Jika jawaban anda adalah “ya”, maka ini adalah waktu yang tepat untuk menggunakan aplikasi manajemen aset.

Di tahun 2019 ini, masih cukup banyak perusahaan di Indonesia dan di berbagai belahan dunia lainnya yang masih menggunakan cara manual seperti Microsoft Excel untuk mencatat dan memonitor aset yang dimiliki perusahaan tersebut. Faktanya, metode manual seperti ini sangat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Menurut survey yang dilakukan oleh Bloomberg BNA, terdapat 46.8% responden yang terdiri dari petinggi perusahaan di Amerika Serikat menghabiskan waktu 4-5 hari setiap bulannya untuk menghitung jumlah aset secara manual dalam bentuk spreadsheet dan manajemen database. Padahal waktu tersebut bisa dimanfaatkan untuk hal penting lainnya, seperti misalnya melakukan analisis dan meracik strategi.

Sebelum membahas lebih dalam lagi, mari kita bahas terlebih dahulu apa itu manajemen aset. Setelah itu, baru kita akan membahas manfaat dari aplikasinya manajemen aset tersebut dan kenapa anda harus menggunakannya di perusahaan anda sekarang juga.

Pengertian Aplikasi Manajemen Aset

Aplikasi manajemen aset memungkinkan anda secara otomatis mengawasi, melacak, dan mengkategorisasi aset fisik perusahaan anda yang bentuknya berupa produk, mesin, kendaraan, atau benda lainnya yang menjadi tanggung jawab perusahaan. Aplikasi yang databasenya tersimpan di server cloud, membuat perusahaan tak perlu khawatir dengan biaya sewa dan perawatan server.

Sebelum memutuskan untuk menggunakan aplikasi manajemen aset, anda perlu mempertimbangkan aset mana saja yang perlu anda kelola. Disarankan untuk mempertimbangkan aset perusahaan yang mana aset tersebut mengeluarkan uang untuk operasionalnya.

Contohnya, karyawan yang bekerja di luar kantor dan menggunakan ponsel perusahaan, atau lisensi software jika perusahaan anda menggunakan komputer dalam jumlah banyak. Pemilihan aset yang tepat akan sangat membantu anda dalam menjalankan perusahaan dengan lebih efisien dalam jangka waktu yang cukup panjang.

Manfaat Aplikasi Manajemen Aset

Beralih dari cara manual ke otomatisasi manajemen aset memberikan banyak manfaat bagi perusahaan anda. Secara umum, ada sepuluh manfaat yang bisa anda rasakan dari menggunakan aplikasi manajemen aset seperti Asset Management & Fleet Management dari HashMicro.

1. Menghindari pembelian aset yang tidak perlu

Setiap tahunnya perusahaan selalu mengeluarkan biaya untuk mengganti atau menambah aset. Sayangnya, anda akan sering mengeluarkan uang lebih banyak dari pada yang anda perlukan. Hal ini kerap terjadi karena perusahaan anda tidak mencatat dengan detail aset mana saja yang masih ada, hilang, dicuri atau pun rusak.

aplikasi-management-aset-wasting-money
image source: https://www.moneycrashers.com

Penggunaan metode manual untuk pencatatan aset perusahaan seringkali tidak akurat karena tidak menyertakan seperti apa kondisi aset yang ada di lapangan. Terjadinya pembelian aset yang tidak perlu disebabkan aset-aset tersebut tak terpantau, terbengkalai, hingga lupa di mana anda atau karyawan anda menyimpannya.

Untuk mengurangi pembelian aset yang tidak anda perlukan, aplikasi manajemen aset adalah yang anda perlukan. Dengan software ini, anda bisa memantau dengan tepat setiap aset anda, sehingga tak ada lagi aset berujung terbengkalai atau terlupa di mana anda menyimpannya.

2. Kondisi aset perusahaan akan lebih terjaga

Dengan aplikasi manajemen aset, anda bisa mengetahui seperti apa kondisi aset perusahaan secara realtime. Asset & Fleet Management software dari HashMicro memudahkan anda untuk mencari informasi seputar riwayat servis mesin/kendaraan perusahaan anda, mengetahui status mesin kendaraan, melacak lokasi kendaraan, hingga mengatur kapan jadwal maintenance berikutnya.

Dengan bantuan aplikasi aset manajemen, anda bisa mengatur kapan kiranya anda harus membeli aset baru, atau menolak permintaan pengadaan aset karena yang lama masih bisa digunakan dan belum perlu diganti.

3. Tak perlu pusing dengan aset yang banyak dan bervariasi

Jika saat ini anda baru saja merintis perusahaan anda, maka mengelola aset perusahaan menggunakan Microsot Excel mungkin tak akan menjadi masalah. Namun, seiring bertambahnya waktu, aset perusahaan akan terus bertambah dan pastinya akan membuat anda pusing tujuh keliling saat diharuskan mengelola aset yang jumlahnya ribuan dan beragam jenisnya.

aplikasi-management-aset-confused-worker
image source: https://www.cio.com

Jika anda berada dalam situasi ini, waktunya anda mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi manajemen aset untuk membantu pengelolaan aset perusahaan anda. Dengan bantuan aplikasi ini, anda tak perlu lagi membuang waktu berharga anda untuk menginput update aset-aset anda setiap waktu, menghindari kesalahan input, atau kesalahan lainnya yang umum terjadi saat menggunakan spreadsheet.

4. Pencatatan akan menjadi lebih akurat dan detail

Poin nomor 3 di atas sudah menyebutkan bahwa input data ke spreadsheet sangat rentan dengan human error. Selain itu, ada keterbatasan lainnya dari penggunaan spreadsheet, yakni minimnya detail yang bisa disertakan, apalagi jika data yang diinput ke spreadsheet hanya berasal dari data purchasing.

Informasi yang didapat dari purchasing order (PO) umumnya hanya memiliki info nomor PO, tanggal PO, harga pembelian, dan info seputar vendor. Sedangkan informasi seputar nomor ID aset, siapa (user) penggunanya, dan lokasi dari aset tersebut tidak akan tercatat karena informasi tersebut tidak terdapat di purchasing order.

Dengan aplikasi manajemen aset, semua informasi yang anda butuhkan dari aset anda akan tercatat dengan detail. Hal ini meliputi user pengguna aset, di mana aset tersebut berada, hingga kondisi aset tersebut, sehingga anda bisa melakukan kontrol dengan lebih mudah.

5. Terhindar dari human error

Di antara yang lainnya, aspek human error bisa dibilang memiliki dampak negatif yang signifikan dalam hal pengelolaan aset. Proses input ribuan aset ke dalam spreadsheet adalah sebuah hal yang melelahkan dan sangat membosankan. Pada tahap ini, karyawan akan cenderung melakukan kesalahan akibat melakukan hal yang sama berulang-ulang.

Aplikasi manajemen aset menghindari anda dari human error seperti pada contoh di atas. Input aset akan menjadi lebih mudah, anda pun tidak perlu menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Sehingganya anda bisa meluangkan waktu anda pada hal-hal yang lebih penting, seperti menyusun strategi pemasaran dan mengembangkan perusahaan anda.

6. Proses audit menjadi lebih mudah

Audit adalah hal yang harus anda lakukan dari waktu ke waktu, paling tidak setahun sekali. Jika anda masih menggunakan metode manual untuk pencatatan aset perusahaan, sudah bisa dibayangkan sulitnya proses audit yang harus anda jalankan.

Ada beberapa kendala yang umum terjadi saat proses audit jika sampai saat ini anda masih mencatat aset secara manual. Beberapa di antaranya adalah terdapat ketidakcocokan antara aset yang tercatat di dokumen dengan jumlah aset sebenarnya di lapangan, dan sebaliknya, ada aset di lapangan namun datanya tidak ditemukan di dokumen anda.

aplikasi-management-aset-inventory-checking
image source: http://htm.wikia.com

Idealnya, proses audit dan inventarisasi anda punya metode dan langkah kerja yang baik dan ideal, dengan demikian hasil audit bisa dipertanggungjawabkan. Aplikasi manajemen aset, langkah kerja inventaris dan cek fisik sudah menjadi bagian dari aplikasi itu sendiri. Anda tinggal menjalankannya pada aplikasi tersebut.

7. Lebih mudah membayar pajak dan asuransi aset

Coba bayangkan berapa banyak uang yang harus anda bayarkan untuk membayar pajak atau asuransi kendaraan dinas, sementara kendaraan dinas tersebut tidak ada yang tahu ke mana raibnya. Itu cuma satu, bagaimana kalau ada 10 kendaraan dengan kasus yang serupa?

Kasus ini sudah pasti akan merugikan keuangan perusahaan anda, karena aset-aset yang tidak terdaftar ini masih dibayarkan asuransi dan pajaknya sementara fisik sebenarnya tidak ada atau rusak. Oleh karena itu sebaiknya aset seperti ini dikeluarkan dari daftar aset yang dibayarkan pajaknya atau diasuransikan.

Untuk mengatasi hal ini, anda harus melakukan stock opname secara berkala. Dengan aplikasi management aset, proses stock opname ini bisa dijalankan kapan saja dengan mudah dan cepat.

8. Laporan keuangan yang dibuat menjadi lebih terpercaya

Laporan keuangan adalah cara untuk mengukur sejauh mana pertumbuhan perusahaan anda. Dari laporan keuanganlah anda bisa tahu apakah ekonomi perusahaan anda bertumbuh dengan baik atau justru menderita kerugian. Tak hanya itu saja, laporan keuangan yang terpercaya sangat dibutuhkan oleh calon investor, bank, dan partner perusahaan anda.

Laporan keuangan yang paling sering dilihat oleh ketiga pihak di atas adalah jumlah dan nilai aset yang dicantumkan pada neraca. Sudah pasti kepercayaan investor dan partner akan semakin meningkat jika laporan keuangan ini sudah melalui audit dari pihak yang independen, atau pihak ketiga.

Seperti yang sudah dicontohkan pada poin sebelumnya, dengan aplikasi management aset, proses audit akan menjadi lebih mudah dan cepat, sehingga laporan keuangan pun menjadi lebih kredibel dan terpercaya.

9. Mudah memantau aset yang bergerak cepat

Di antara jenis aset lainnya, tools adalah aset yang pergerakannya paling cepat. Pergerakan yang dimaksud bisa berupa berpindah tempat atau pun berpindah tangan dari user yang satu ke user yang lain.

Mencatat perpindahan yang cepat seperti ini ke dalam sebuah worksheet agar selalu terupdate sudah pasti merepotkan, karena butuh disiplin dan kecermatan tingkat tinggi dari setiap karyawan anda. Jika kemudian salah satu karyawan anda lalai mengupdate perpindahan tangan aset, maka melacak aset tersebut sudah pasti sulit.

Dengan aplikasi yang bekerja secara otomatis, maka update informasi untuk aset-aset yang bergerak dengan cepat pun akan menjadi lebih mudah. Selain itu pelacakan di mana aset tersebut berada, info siapa yang terakhir menggunakannya, serta cari tahu kapan aset tersebut terakhir mendapatkan perawatan bisa dilakukan dengan cepat.

10. Audit internal tak lagi butuh waktu dan sumber daya yang besar

Menggunakan cara manual, audit biasanya dilakukan dengan menginventarisasi kembali aset-aset perusahaan yang penah dimiliki dan diakui satu persatu. Petugas audit biasanya mencocokkan dokumen pembelian aset dengan fisik aset yang ada di lapangan. Hal inilah yang sangat menyita waktu dan tenaga.

Dengan aplikasi seperti Asset & Fleet Management System, proses inventaris ini bisa dilakukan dengan lebih ringan dan cepat. Tak hanya itu saja, hasil proses inventaris akan langsung dikumpulkan dalam bentuk data yang mudah dibaca.

Kesimpulan

Proses manajemen aset memang merepotkan apabila masih dilakukan dengan manual menggunakan spreadsheet atau Microsoft Excel. Keharusan untuk mengupdate data secara terus menerus, butuh disiplin tinggi dan kecermatan dari setiap karyawan, belum lagi cara ini cenderung rentan terhadap human error membuat metode ini dirasa tak praktis.

Namun lain lagi halnya bila anda menggunakan aplikasi atau software manajemen aset. Sistem ini akan memudahkan anda untuk mengelola setiap aset anda dengan mudah dan cepat. Untuk info lebih lanjut mengenai Asset & Fleet Management System anda bisa klik link berikut ini, atau hubungi staf support kami.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles