Aplikasi manajemen aset adalah software untuk mengelola dan melacak aset perusahaan (asset management) secara efektif dan akurat. Aplikasi ini membantu bisnis mengoptimalkan penggunaan aset, mengurangi biaya perawatan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Perusahaan sering berjuang untuk menjaga pemeliharaan dan penggunaan optimal aset. Kendala ini kemudian dapat berdampak pada produktivitas dan biaya operasional. Untuk itu, aplikasi asset management akan berperan penting dalam mengatasi tantangan dan pengelolaan aset di berbagai industri.
Dengan adopsi aplikasi manajemen aset yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional. Ingin mengetahui apa saja 12 manfaat utama dari aplikasi aset manajemen bagi bisnis? Baca artikel ini hingga akhir untuk mendapatkan wawasan lengkap terkait aplikasi manajemen aset.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
|
Apa Itu Aplikasi Manajemen Aset?
Aplikasi manajemen aset, atau asset management system adalah perangkat lunak untuk melacak, mengelola, dan memelihara aset perusahaan (asset management). Aplikasi manajemen aset ini meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya pemeliharaan, dan memastikan pemanfaatan aset yang optimal.
Menghitung aset memungkinkan Anda membedakan antara aset tetap dan aset lancar. Aset tetap adalah aset yang dimiliki dalam jangka panjang, sedangkan aset lancar adalah aset yang dimiliki dalam jangka pendek.
Dalam mengelola aset, aplikasi asset management sangat diperlukan untuk menghitung aset dengan akurat, cepat, dan mudah.
Tahapan atau Siklus Manajemen Aset untuk Bisnis
Manajemen aset adalah proses sistematis untuk mengelola aset perusahaan secara efektif melalui berbagai tahapan. Siklus meliputi perencanaan, akuisisi, penggunaan, pemeliharaan, penilaian, dan disposisi aset, yang bertujuan untuk memaksimalkan nilai dan efisiensi aset perusahaan.
Tahapan-tahapan tersebut harus diikuti untuk memastikan aset dikelola secara efisien dan memberikan nilai maksimal bagi perusahaan. Berikut penjelasan lebih detailnya:
- Perencanaan dan akuisisi: Tahap ini melibatkan identifikasi kebutuhan aset, perencanaan anggaran, dan proses pembelian atau akuisisi aset baru. Perusahaan harus memastikan bahwa aset yang dibeli sesuai dengan tujuan bisnis dan anggaran yang telah ditetapkan.
- Penggunaan dan operasi: Setelah aset diperoleh, tahap berikutnya adalah menggunakannya sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan. Ini mencakup penempatan aset, pelatihan staf, dan pemantauan kinerja untuk memastikan aset berfungsi dengan baik.
- Pemeliharaan dan perawatan: Untuk mempertahankan kinerja dan umur aset, diperlukan pemeliharaan rutin dan perawatan. Ini termasuk pemeriksaan berkala, perbaikan, dan pembaruan perangkat lunak atau komponen.
- Penilaian dan audit: Evaluasi berkala terhadap aset dilakukan untuk menilai kondisi, nilai, dan kinerja aset. Audit membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan pemeliharaan lebih lanjut atau keputusan untuk mengganti aset yang sudah tidak efisien.
- Pensiun dan disposisi: Ketika aset mencapai akhir masa pakainya atau tidak lagi berguna bagi bisnis, perlu dilakukan proses pensiun dan disposisi. Ini bisa melibatkan penjualan, daur ulang, atau pembuangan aset sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Dengan mengikuti tahapan ini, perusahaan dapat memastikan manajemen aset yang efektif dan efisien. Aplikasi manajemen aset dapat menjadi solusi bagi perusahaan.
5 Tantangan Utama dalam Manajemen Aset
Dalam manajemen aset, perusahaan seringkali dihadapkan pada beberapa tantangan yang dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitas operasional. Berikut adalah tantangan yang perusahaan hadapi dalam mengelola aset:
1. Melacak aset
Salah satu tantangan utama manajemen aset adalah melacak lokasi dan status aset secara akurat, terutama ketika aset tersebar di berbagai lokasi. Tanpa aplikasi asset management yang efisien, aset dapat hilang atau terabaikan, menyebabkan kerugian dan ketidakefisienan.
2. Mengelola data yang akurat
Data yang akurat dan terkini juga sangat penting dalam pengelolaan aset. Jika data aset tidak tercatat dengan benar, perusahaan dapat mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi dan mengoptimalkan penggunaan aset, sehingga menyebabkan pemborosan sumber daya dan biaya.
3. Menjamin masa pakai aset
Mengoptimalkan masa pakai aset adalah kunci untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi. Namun, menjamin masa pakai aset dapat menjadi tantangan karena perawatan yang tidak tepat atau kurangnya pemantauan. Jika tidak diawasi dengan baik, aset dapat rusak atau tidak berfungsi dengan optimal.
4. Mencegah kehilangan atau pencurian aset
Kehilangan atau pencurian aset juga dapat menyebabkan kerugian finansial dan reputasi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki pengawasan yang baik untuk mencegah kehilangan atau pencurian aset.
5. Perkiraan nilai aset
Perkiraan nilai aset dari waktu ke waktu juga sangat penting dalam perencanaan keuangan perusahaan. Namun, perusahaan seringkali kesulitan menentukan nilai aset yang sebenarnya, terutama ketika aset mengalami penurunan nilai akibat penggunaan atau perubahan pasar.
Dengan tantangan-tantangan tersebut, aplikasi manajemen adalah solusi terbaik untuk mengatasi permasalahan pengelolaan aset di perusahaan.
12 Manfaat Utama Aplikasi Asset Management untuk Perusahaan
Manfaat utama aplikasi asset management yaitu memudahkan penghitungan aset perusahaan dengan cara otomatisasi pencatatan dan pemantauan aset. Dengan ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, mengoptimalkan penggunaan aset, serta memastikan pemeliharaan yang tepat waktu.
Dengan memiliki gambaran yang jelas dan akurat tentang aset yang dimiliki, organisasi dapat membuat keputusan yang lebih bijak dan menghindari kesalahan yang berulang. Berikut 12 manfaat esensial dari aplikasi asset management:
1. Hindari pembelian aset yang sia-sia
Setiap tahunnya perusahaan selalu mengeluarkan biaya untuk mengganti atau menambah aset. Sayangnya, Anda akan sering mengeluarkan uang lebih banyak dari pada yang Anda perlukan. Hal ini kerap terjadi karena perusahaan Anda tidak mencatat dengan detail aset mana saja yang masih ada, hilang, tercuri atau pun rusak.
Penggunaan metode manual untuk pencatatan aset perusahaan seringkali tidak akurat karena tidak menyertakan seperti apa kondisi aset yang ada di lapangan. Terjadinya pembelian aset yang tidak perlu karena aset-aset tersebut tak terpantau, terbengkalai, hingga lupa di mana Anda atau karyawan Anda menyimpannya.
Untuk mengurangi pembelian aset yang tidak Anda perlukan, aplikasi asset management berbasis web adalah yang Anda perlukan. Dengan software manajemen aset, Anda bisa memantau dengan tepat setiap aset Anda, sehingga tak ada lagi aset berujung terbengkalai atau terlupa di mana Anda menyimpannya.
2. Kondisi aset perusahaan lebih terjaga
Dengan asset management software berbasis web, Anda bisa mengetahui seperti apa kondisi aset perusahaan secara realtime. Aplikasi aset manajemen & Fleet Management software dari HashMicro memudahkan anda untuk mencari informasi seputar riwayat servis mesin/kendaraan perusahaan anda, mengetahui status mesin kendaraan, melacak lokasi kendaraan, hingga mengatur kapan jadwal maintenance berikutnya.
Dengan bantuan manajemen aset application, Anda bisa mengatur kapan kiranya Anda harus membeli aset baru, atau menolak permintaan pengadaan aset karena yang lama masih bisa Anda gunakan atau diperbaiki. Jika Anda ingin mengetahui review tentang software manajamen aset terbaik di Indonesia Anda dapat membaca artikel berikut.
3. Mudah kelola aset yang banyak dan bervariasi
Jika saat ini Anda baru saja merintis perusahaan Anda, maka mengelola aset perusahaan menggunakan Microsoft Excel mungkin tak akan menjadi masalah. Namun, seiring bertambahnya waktu, aset perusahaan akan terus bertambah dan pastinya akan membuat Anda pusing tujuh keliling saat harus mengelola aset yang jumlahnya ribuan dan beragam jenisnya.
Jika Anda berada dalam situasi ini, waktunya Anda mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi asset management berbasis web untuk membantu pengelolaan aset perusahaan Anda.
Dengan bantuan asset management system, Anda tak perlu lagi membuang waktu berharga Anda untuk menginput update aset-aset Anda setiap waktu, menghindari kesalahan input, atau kesalahan lainnya yang umum terjadi saat menggunakan spreadsheet.
Apabila Anda tertarik untuk menerapkan software asset management, Anda dapat meng-klik banner di bawah ini untuk mengetahui besaran harga yang harus Anda keluarkan untuk dapat menerapkan sistem tersebut pada perusahaan Anda.
4. Pencatatan lebih akurat dan detail
Poin nomor 3 di atas sudah menyebutkan bahwa input data ke spreadsheet sangat rentan dengan human error. Selain itu, ada keterbatasan lainnya dari penggunaan spreadsheet, yakni minimnya detail. Terlebih lagi jika data yang terinput ke spreadsheet hanya berasal dari data purchasing.
Informasi dari purchasing order (PO) umumnya hanya memiliki info nomor PO, tanggal PO, harga pembelian, dan info seputar vendor. Sedangkan informasi seputar nomor ID aset, siapa (user) penggunanya, dan lokasi dari aset tersebut tidak akan tercatat karena informasi tersebut tidak terdapat di purchasing order.
Dengan menggunakan aplikasi manajemen aset, semua informasi yang Anda butuhkan dari aset Anda akan tercatat dengan detail. Hal ini meliputi user pengguna aset, di mana aset tersebut berada, hingga kondisi aset tersebut, sehingga Anda bisa melakukan kontrol dengan lebih mudah.
Selain itu, aplikasi manajemen aset juga terintegrasi dengan sistem Akuntansi sehingga membantu Anda untuk mengestimasi dan mengalokasikan budget untuk aset Anda.
5. Menghindari human error
Di antara yang lainnya, aspek human error bisa memiliki dampak negatif yang signifikan dalam hal pengelolaan aset. Proses input ribuan aset ke dalam spreadsheet adalah sebuah hal yang melelahkan dan sangat membosankan. Pada tahap ini, karyawan akan cenderung melakukan kesalahan akibat melakukan hal yang sama berulang-ulang.
Aplikasi asset management aset berbasis web menghindari Anda dari human error seperti pada contoh di atas. Input aset akan menjadi lebih mudah, Anda pun tidak perlu menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
Sehingganya Anda bisa meluangkan waktu Anda pada hal-hal yang lebih penting, seperti menyusun strategi pemasaran dan mengembangkan perusahaan Anda.
6. Proses audit lebih mudah
Audit adalah hal yang harus Anda lakukan dari waktu ke waktu, paling tidak setahun sekali. Jika Anda masih menggunakan metode manual untuk pencatatan aset perusahaan, sudah bisa terbayang sulitnya proses audit yang harus Anda jalankan.
Ada beberapa kendala yang umum terjadi saat proses audit jika sampai saat ini Anda masih mencatat aset secara manual. Beberapa di antaranya adalah terdapat ketidakcocokan antara aset yang tercatat di dokumen dengan jumlah aset sebenarnya di lapangan, dan sebaliknya, ada aset di lapangan namun datanya tidak ditemukan di dokumen Anda.
Idealnya, proses audit dan inventarisasi Anda punya metode dan langkah kerja yang baik dan ideal, dengan demikian hasil audit bisa dipertanggungjawabkan. Asset management system, langkah kerja inventaris dan cek fisik sudah menjadi bagian dari aplikasi itu sendiri. Anda tinggal menjalankannya pada aplikasi manajemen asettersebut.
7. Lebih mudah membayar pajak dan asuransi aset
Coba bayangkan berapa banyak uang yang harus Anda bayarkan untuk membayar pajak atau asuransi kendaraan dinas, sementara kendaraan dinas tersebut tidak ada yang tahu ke mana raibnya. Itu hanya satu, bagaimana kalau ada 10 kendaraan dengan kasus yang serupa?
Kasus ini sudah pasti akan merugikan keuangan perusahaan Anda, karena aset-aset yang tidak terdaftar ini masih Anda bayarkan asuransi dan pajaknya sementara fisik sebenarnya tidak ada atau rusak. Oleh karena itu sebaiknya aset seperti ini dikeluarkan dari daftar aset yang dibayarkan pajaknya atau diasuransikan.
Untuk mengatasi hal ini, Anda harus melakukan stock opname secara berkala. Dengan aplikasi asset management berbasis web, proses stock opname ini bisa dijalankan kapan saja dengan mudah dan cepat.
8. Buat laporan keuangan menjadi lebih terpercaya
Laporan keuangan adalah cara untuk mengukur sejauh mana pertumbuhan perusahaan Anda. Dari laporan keuanganlah Anda bisa tahu apakah ekonomi perusahaan Anda bertumbuh dengan baik atau justru menderita kerugian.
Tak hanya itu saja, laporan keuangan yang terpercaya sangat dibutuhkan oleh calon investor, bank, dan partner perusahaan Anda. Laporan keuangan yang paling sering dilihat oleh ketiga pihak di atas adalah jumlah dan nilai aset yang dicantumkan pada neraca.
Sudah pasti kepercayaan investor dan partner akan meningkat jika laporan keuangan sudah melalui audit dari pihak yang independen. Seperti yang sudah kami contohkan pada poin sebelumnya, dengan aplikasi asset management, proses audit akan menjadi lebih mudah dan cepat, sehingga laporan keuangan pun menjadi lebih kredibel dan terpercaya.
9. Mudah memantau aset yang bergerak cepat
Di antara jenis aset lainnya, tools adalah aset yang pergerakannya paling cepat. Pergerakan yang dimaksud bisa berupa berpindah tempat atau pun berpindah tangan dari user yang satu ke user yang lain.
Mencatat perpindahan yang cepat seperti ini ke dalam sebuah worksheet agar selalu terupdate sudah pasti merepotkan, karena butuh disiplin dan kecermatan tingkat tinggi dari setiap karyawan Anda. Jika kemudian salah satu karyawan Anda lalai mengupdate perpindahan tangan aset, maka melacak aset tersebut sudah pasti sulit.
Dengan asset tracking software yang bekerja secara otomatis, maka update informasi untuk aset-aset yang bergerak dengan cepat pun akan menjadi lebih mudah. Selain itu pelacakan di mana aset tersebut berada, info siapa yang terakhir menggunakannya, serta cari tahu kapan aset tersebut terakhir mendapatkan perawatan Anda lakukan dengan cepat.
10. Audit internal lebih cepat dan mudah
Auditor biasanya menggunakan menginventarisasi kembali aset-aset perusahaan dengan cara manual. Petugas audit biasanya mencocokkan dokumen pembelian aset dengan fisik aset yang ada di lapangan. Hal inilah yang sangat menyita waktu dan tenaga.
Dengan aplikasi seperti Asset & Fleet Management System, proses inventaris ini bisa dilakukan dengan lebih ringan dan cepat. Proses inventaris ini pun akan menghasilkan langsung kumpulan dalam bentuk data yang mudah terbaca.
11. Manajemen risiko terkelola dengan baik
Dengan aplikasi aset manajemen ini, berarti manajemen risiko juga bisa berlangsung secara bersamaan. Manajemen risiko sangatlah penting untuk pihak manajemen perusahaan ketahui. Hal ini karena perusahaan harus mengetahui bahaya dan risiko yang mungkin terjadi pada aset yang mereka miliki.
Penerapan manajemen risiko pada perusahaan sangat membantu dalam pengelolaan ketidakpastian yang mungkin terjadi. Selain itu, penerapan ini dapat meminimalisir berbagai ancaman pada masa yang akan datang.
12. Meningkatkan keamanan aset
Kegiatan manajemen aset adalah untuk mengelola aset dan sumber daya perusahaan. Pengelolaan aset dalam jumlah banyak tentu akan mengalami kesulitan untuk perusahaan kontrol.
Dengan menggunakan asset management application, hal ini tentu dapat meminimalisir berbagai risiko yang mengancam keamanan aset seperti pencurian maupun kehilangan aset. Demikian perusahaan dapat terhindar dari kerugian karena aset aman tanpa berkurang secara kuantitas maupun kualitasnya.
Tahapan Penggunaan Aplikasi Aset Manajemen
Dalam manajemen aset, organisasi seringkali dihadapkan pada beberapa langkah penting yang dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitas operasional.
Berikut adalah langkah-langkah yang perusahaan lakukan dalam mengelola aset dengan software asset management:
- Input Data Aset: Masukkan data aset ke dalam sistem, termasuk detail seperti nama aset, lokasi, kondisi, dan nilai aset.
- Pelacakan Aset: Gunakan fitur pelacakan untuk memonitor lokasi dan status aset secara real-time.
- Jadwal Pemeliharaan: Atur jadwal pemeliharaan aset secara berkala untuk memastikan aset tetap dalam kondisi optimal.
- Analisis Data: Manfaatkan fitur analisis untuk mengevaluasi performa aset dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
- Laporan: Buat laporan terkait aset yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan strategis dan pelaporan keuangan.
- Audit Aset: Lakukan audit berkala menggunakan aplikasi untuk memastikan data aset tetap akurat dan terkini.
Optimalisasi Bisnis Melalui Integrasi Aplikasi Manajemen Aset dan ERP
HashMicro adalah salah satu penyedia aplikasi manajemen aset terbaik di Indonesia yang telah terintegrasi dengan sistem ERP. Aplikasi ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya pemeliharaan, dan memastikan pemanfaatan aset yang optimal.
Dalam era digital saat ini, sinergi antara aplikasi asset management dan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) menjadi faktor penting dalam memperkuat fondasi bisnis.
Integrasi yang harmonis antara kedua sistem ini memberikan wawasan komprehensif mengenai siklus hidup aset, yang mencakup akuisisi, operasional, hingga penghapusan aset.
Kerjasama antardepartemen menjadi lebih efektif berkat aliran informasi yang lancar. Tim keuangan dapat mengakses data terkini untuk analisis anggaran, sementara tim operasional mendapat keuntungan dari pembaruan status aset yang terjadi secara real-time.
HashMicro sebagai penyedia aplikasi asset management terdepan, menawarkan solusi yang tidak hanya memudahkan pengelolaan aset tetapi juga mendukung inovasi dan pertumbuhan bisnis Anda.
Aplikasi manajemen aset berbasis web HashMicro menawarkan berbagai fitur unggulan yang dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan aset perusahaan. Berikut adalah beberapa fitur utama yang menjadi kekuatan dari solusi aplikasi manajemen aset HashMicro:
- Pelacakan aset secara real-time: Asset tracking software ini memungkinkan perusahaan untuk memantau kondisi dan lokasi aset secara akurat, memastikan informasi terkini selalu tersedia.
- Manajemen perawatan aset: Menyediakan jadwal perawatan yang terorganisir untuk mengurangi downtime dan memperpanjang umur aset.
- Analisis ROI: Fitur ini membantu dalam kalkulasi Return on Investment, memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan berdasarkan data finansial yang solid.
- Monitor riwayat aset: Menyediakan catatan lengkap mengenai riwayat aset, termasuk penggunaan dan pemeliharaan, yang membantu dalam pengambilan keputusan strategis.
- Identifikasi aset: Memudahkan identifikasi dan pelacakan aset, memastikan setiap item dapat diakses dan dikelola dengan efisien.
Kesimpulan
Microsoft excel atau spreadsheet merupakan cara lama dan manual sehingga masih merepotkan dalam melakukan proses manajemen. Kewajiban mengupdate data secara kontinu, butuh disiplin tinggi dari setiap karyawan. Human error juga menjadi salah satu hal yang rentan terjadi dan membuat metode ini kurang praktis.
Namun lain lagi halnya bila Anda menggunakan aplikasi manajemen aset berbasis web atau software manajemen aset. Sistem ini akan memudahkan Anda untuk mengelola setiap aset Anda dengan mudah dan cepat.
Untuk info lebih lanjut mengenai program aplikasi asset management Anda bisa daftar demo gratis dan skema perhitungan harganya sekarang!
Pertanyaan Seputar Aplikasi Manajemen Aset
-
Apa saja yang termasuk dalam manajemen aset?
Manajemen aset mencakup proses perencanaan, pengadaan, penggunaan, pemeliharaan, evaluasi, dan disposisi aset untuk memastikan aset perusahaan digunakan secara optimal dan efisien.
-
Apa saja yang termasuk dalam aset Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)?
Aset TIK mencakup perangkat keras seperti komputer dan server, perangkat lunak, jaringan, data, sistem keamanan, dan infrastruktur komunikasi yang digunakan untuk mendukung operasi teknologi dan komunikasi dalam perusahaan.
-
Apa yang dimaksud dengan pemeliharaan aset?
Pemeliharaan aset adalah kegiatan rutin yang dilakukan untuk menjaga kinerja, umur, dan kondisi aset tetap optimal, termasuk inspeksi, perbaikan, dan pembaruan yang diperlukan agar aset tetap berfungsi dengan baik.
-
Apa prinsip utama dalam manajemen aset?
Prinsip utama manajemen aset meliputi pemeliharaan nilai aset, efisiensi penggunaan, pemantauan dan pemeliharaan berkala, serta keputusan strategis untuk penggantian atau disposisi aset saat diperlukan.
