Timesheet karyawan mungkin terdengar sudah tidak asing lagi bagi Anda yang berada pada bidang HR (Human Resource). Seorang HR juga membutuhkan sistem HRIS untuk mengintegrasikan jadwal karyawan secara otomatis dan melakukannya dengan instan.
Memiliki fitur-fitur seperti manajemen pembagian gaji, daftar kehadiran, manajemen pengajuan cuti, dan lain sebagainya. Dari fitur-fitur tersebut, maka dapat mempermudah tim HR dalam mengatur segala jadwal karyawannya dengan terstruktur secara sistematis dan otomatis.
Daftar Isi
Pengertian Timesheet Karyawan
Umumnya, pengertian timesheet sendiri adalah suatu alat atau tools dalam bentuk fisik maupun digital yang berfungsi untuk mencatat, menghitung, melacak jumlah jam kerja karyawan pada sebuah perusahaan. Dengan perhitungan waktu karyawan, maka perusahaan dapat mengetahui kapan karyawan memulai pekerjaan mereka dan jam berapa pekerjaan itu telah selesai. Tentunya alat ini menggunakan sistem untuk menyederhanakan pengerjaannya.
Fungsi Timesheet Karyawan
Berdasarkan fungsi secara umum dari perhitungan waktu, terdapat fungsi-fungsi lainnya yang memudahkan HR untuk memantau cara kerja karyawan. Fungsi dari timesheet karyawan sebagai berikut:
1. Time management karyawan
Fungsi dari manajemen waktu karyawan adalah untuk memantau jam kerja karyawan yang nantinya sebagai perhitungan gaji. Fungsi ini juga untuk mengukur efektivitas kerja karyawan. Manajemen waktu karyawan dapat terdiri dari pelacak jam masuk dan keluar karyawan, berapa lama karyawan yang mengambil cuti, serta memperhitungkan jam lembur karyawan melalui timesheet karyawan.
2. Data dalam proses payroll karyawan
Pembagian gaji karyawan menjadi salah satu hal yang hak milik yang akan didapat karyawan dan perusahaan wajib memberikannya. Kesepakatan pembagian gaji telah ditentukan saat awal pembagian. Perusahaan harus melakukan pembagian upah dengan transparan. Data pengambilan cuti dan lembur juga dapat tercatat pada tools ini untuk memudahkan dalam perhitungan pembagian gaji.
3. Informasi mengenai kinerja karyawan
Selain dari kedua fungsi tersebut, melalui timesheet juga dapat menginformasikan mengenai kemampuan dari kinerja karyawan. Dengan mempertimbangkan pembagian tugas tambahan sebelum manajer memberikan tugas tambahan. Memantau berdasarkan hasil timesheet karyawan, manajer dapat melihat apakah pekerjaan yang dikerjakan sudah sesuai dengan gaji, atau belum.
Peran Penting dalam Perusahaan
Setelah membaca mengenai beberapa fungsi diatas, sekarang akan membahas mengenai peran penting yang diberikan. Peran penting secara umum adalah untuk membantu HR dalam memantau cara kerja karyawannya. Namun, ada peran penting lainnya yaitu:
1. Sebagai alat untuk manajemen waktu
Melalui rekaman pekerjaan karyawan dari timesheet, tim HR dapat mengetahui sejauh mana efektivitas pekerjaan dari masing-masing karyawan. Selain itu, dari timesheet karyawan juga dapat mengetahui berapa banyak pekerjaan yang sudah terselesaikan. Memantau dan mengontrol waktu lembur karyawan juga dapat melalui timesheet ini.
2. Salah satu komponen perhitungan gaji
Gaji merupakan hal pokok yang wajib diberikan kepada karyawan sebagai upah atas hasil kerjanya. Upah yang akan diterima dapat meliputi hasil dari kerja harian, uang lembur, dan pengambilan jatah cuti mereka. Karyawan yang sering melakukan lembur akan menerima upah yang jauh berbeda dengan karyawan yang sering mengambil hari cutinya dari masing-masing gaji pokok. Sistem pemberian gaji harus menggunakan sistem yang transparan dan pada slip gaji harus tertera hitungan jam lembur, pengambilan cuti. Bertujuan agar manajer atau HR tidak perlu menjelaskan dan karyawan tidak bertanya-tanya mengenai pembagian gaji karyawan secara detail.
3. Sebagai pertimbangan informasi kinerja karyawan
HRD dapat memberikan pengamatan serta masukan setiap kinerja yang masing-masing karyawan melalui hasil rekaman data dari timesheet. Tim HR dapat mengetahui berapa banyak tugas yang sudah diselesaikan dan berapa banyak lagi tugas yang masih tersisa dari deadline. Sehingga, tim HR juga bisa mengetahui apakah tugas yang diberikan terlalu berat atau kinerja kerja karyawan yang kurang terstruktur?
Jenis-jenis Timesheet Karyawan
Selain paparan fungsi dan peran dari timesheet karyawan, pada bagian ini akan membahas mengenai jenis-jenisnya yang meliputi dari:
1. Berdasarkan bentuknya
Pada jenis yang pertama adalah berdasarkan bentuknya yang terbagi menjadi dua bagian lagi, yaitu:
1. Timesheet kertas/hard copy
Pada jenis yang pertama ini adalah dalam bentuk kertas atau yang berwujud nyata dan dapat dipegang (hard copy). Timesheet dalam bentuk hard copy paling pertama yang muncul dengan sistem yang sederhana. Namun, kekurangan pada bentuk ini proses pendataan yang terbilang relatif lama dan tingkat terjadi human error cukup tinggi. Selain itu, timesheet dalam bentuk kertas akan sulit untuk disimpan ditempat yang aman serta memiliki resiko hilang yang cukup tinggi. Biasanya timesheet kertas dikerjakan secara manual, jadi dapat terbilang kurang praktis dengan jenis ini.
2. Timesheet digital/soft copy
Sedangkan untuk jenis timesheet digital adalah timesheet yang melakukan pembaruan dengan perkembangan teknologi. Keuntungan memakai timesheet karyawan digital dapat menghemat waktu dan memudahkan pengerjaan karena dengan sistem yang sudah digitalisasi. Jadi, sistem ini dapat terbilang sangat efektif daripada sistem sebelumnya karena dapat meminimalisirkan terjadinya human error. Selain itu, dengan sistem yang digital, data dapat mudah disimpan dan dapat dicari kembali.
2. Berdasarkan fungsinya
Jenis yang kedua adalah berdasarkan fungsi dari timesheet karyawan yang terdapat empat fungsi, yaitu:
- Timesheet mingguan
Pada fungsi yang pertama ini biasanya dipakai oleh perusahaan yang memiliki proyek atau pekerjaan dalam jangka waktu pendek. Penerapan timesheet mingguan ini biasanya diterapkan oleh perusahaan kecil yang memiliki mobilitas tinggi. Penggunaan ini biasanya untuk memantau budget pada masing-masing pekerjaan.
2. Fungsi untuk bulanan
Timesheet fungsi bulanan ini adalah yang paling sering dipakai oleh perusahaan-perusahaan. Timesheet bulanan berfungsi untuk mengamati kinerja pekerja agar lebih efektif dan efisien.
3. Timesheet pekerja shift
Timesheet jenis ini biasanya untuk membuat jadwal kerja pegawai sesuai shift yang sudah tertera. Agar memudahkan pembuatan jadwal kerja shift sekaligus memantau pekerja yang bekerja pada shift tersebut. Tidak ada yang berbeda dengan jenis timesheet lainnya, hanya saja untuk timesheet ini membagi tiga waktu shift check in dan check out.
4. Fungsi untuk per-proyek
Berguna untuk tiap pekerja yang sedang mengerjakan proyek tertentu. Sehingga HRD dapat memantau dan mengontrol para pekerja apakah mengerjakan proyek tersebut dengan benar atau tidak. Dengan menggunakan sistem ERP berbasis proyek dapat memanajemen inventaris dengan optimal, melakukan pengelolaan pelanggan secara otomatis. Selain itu, dapat melakukan proses procurement yang terkontrol dan mempermudah pengambilan keputusan.
Manfaat Timesheet Karyawan
Beberapa pengetahuan mengenai timesheet staf sudah ada, namun masih ada manfaat yang belum tersampaikan. Manfaatnya antara lain:
1. Proses manajemen waktu lebih optimal
Dari terpantaunya jam kerja karyawan, maka proses manajemen waktu lebih optimal. Hal ini juga memudahkan perusahaan untuk mengontrol dan mengamati masing-masing karyawan yang bekerja dengan ketentuan atau SOP yang berlaku.
2. Memudahkan dalam perhitungan gaji
Pemberian gaji kepada karyawan berdasarkan perhitungan dari jumlah waktu kerja. Oleh karena itu, sistem ini dapat memudahkan dalam pengerjaan HR dalam perhitungan gaji dan dilakukan secara transparan. Pentingnya rincian pada slip gaji seperti hitungan jam kerja, lembur, cuti, dan keterangan yang lainnya agar karyawan dapat memahami dari mana gaji mereka berasal serta perhitungannya.
3. Mengetahui kinerja karyawan
Penjelasan tentang kinerja karyawan akan terlihat dari keefektifan dalam bekerja. Melalui timesheet ini, tim HR dapat mengetahui dan memantau kemampuan setiap karyawannya dalam melakukan pekerjaan yang sudah diberikan.
Contoh Aplikasi Manajemen Waktu Bagi Karyawan Perusahaan
Setelah Anda mengetahui pengertian dan manfaat aplikasi manajemen waktu. Selanjutnya Anda juga perlu mengetahui contoh aplikasi manajemen waktu yang dapat Anda manfaatkan untuk meningkatkan produktivitas dan manajemen jam kerja menjadi lebih optimal. Beberapa contoh aplikasi tersebut antara lain sebagai berikut:
1. Software Timesheet HashMicro
Salah satu software ERP terbaik dari HashMicro yaitu, Software Timesheet HashMicro yang dapat Anda gunakan dalam memantau dan melacak penggunaan waktu karyawan per proyek dengan lebih mudah.
Software ini Anda dapat membuat laporan analisis dengan lengkap melalui satu platform yang praktis. Software ini juga lengkap dengan time tracking, sehingga dapat bekerja dengan memasang satu aplikasi khusus pada setiap laptop karyawan. Setelah itu, aplikasi tersebut akan terintegrasi dengan aplikasi timesheet milik HR. Pada aplikasi tersebut, HR akan melihat berapa lama karyawan bekerja setiap harinya secara real-time.
Selain itu, Software Timesheet HashMicro juga lengkap dengan fitur-fitur unggulan mulai dari time tracking yang mampu memantau jam kerja, waktu meeting, lembur, untuk menganalisis produktivitas karyawan. Hingga fitur timesheet reporting yang akan memberikan Anda rincian timesheet karyawan lewat laporan komprehensif dengan berbagai diagram secara instan.
2. Toggl
Toggl menggunakan metode pomodoro, yang mana sebuah teknik manajemen waktu yang mengharuskan karyawan fokus secara optimal pada periode waktu tertentu. Konsepnya adalah membuat blok waktu 25 menit kerja terkonsentrasi, 5 menit istirahat, kemudian 25 menit kerja terkonsentrasi, dan 5 menit istirahat lagi.
Aplikasi Toggl yang berfungsi sebagai pengatur waktu yang mengatur tugas atau mengatur pomodoro. Aplikasi Toggl akan memudahkan karyawan untuk melacak berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk suatu tugas. Pengguna bisa melihat hasil laporan harian, mingguan atau bulanan yang terekam dalam aplikasi, apakah karyawan fokus bekerja atau istirahat lebih lama.
3. Rescue Time
Dengan menggunakan aplikasi Rescue Time berarti karyawan akan dipantau secara produktif saat melakukan tugas kantor. Hal tersebut karena aplikasi ini berbasis web yang mampu melacak semua aktivitas dunia maya baik di perangkat maupun komputer.
Aplikasi secara teratur mengirimkan pembaruan yang menunjukkan data harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Pengguna juga dapat melacak tingkat produktivitas harian mereka, apakah mereka lebih cenderung menghabiskan untuk kegiatan produktif atau tidak terkait pekerjaan.
4. Todoist
Todoist adalah layanan pengelola tugas yang diluncurkan oleh Amir Salifehendic pada tahun 2007 dan kini memiliki lebih dari 5 juta pengguna. Model bisnis pada aplikasi ini adalah freemium yang layanannya bisa karyawan gunakan secara gratis. Akan tetapi, Anda harus membayar untuk menikmati fitur lengkapnya. Todoist dapat diakses melalui browser dan aplikasi juga tersedia di berbagai sistem operasi, Windows, Chrome, macOS, dan bahkan sebagai ekstensi browser.
Todoist lengkap dengan share extensions dan today widget di Notifications Center. Share extensions berguna untuk menambahkan entri dari Safari atau aplikasi lain. Setelah dibuka dari Safari, Todoist akan segera menggunakan nama tab dan tautan sebagai nama login yang dapat diklik. Todoist tersedia di hampir semua sistem operasi, yang membuatnya mudah diakses, dan fiturnya yang simple sehingga memudahkan untuk mengatur daftar tugas yang disimpan di Todoist.
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan timesheet karyawan yang secara umum berfungsi sebagai kemudahan tim HR dalam memantau para pekerja mulai dari cara bekerja hingga pembagian gaji. Semua pekerjaan karyawan dapat terpantau hanya dengan melalui timesheet.
Gunakan software timesheet HashMicro yang memiliki manfaat kemudahan satu platform untuk memantau anggaran banyak proyek, meningkatkan akurasi, memberikan laporan yang komprehensif setiap analisisnya, dan dapat memantau kinerja staf untuk perbaikan di masa mendatang. Dapatkan demo gratis sekarang juga!
