Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Software Advice pada tahun 2022, sekitar 70% perusahaan masih melakukan roster kerja secara manual. Hal ini menyebabkan perusahaan membuang waktu dan produktivitas yang signifikan.
Waktu yang dihabiskan untuk melakukan kerja roster atau jadwal roster manual adalah sampai 20 – 30 jam per minggu. Selain itu, kesalahan dalam proses rostering secara manual juga dapat menyebabkan sulitnya mengawasi kinerja karyawan dan menambah gangguan operasional perusahaan.
Bayangkan mengatur jadwal dan penugasan pegawai secara manual, dengan puluhan, bahkan ratusan karyawan. Tanpa dukungan software HRM (Human Resources Management), itu seperti mencoba menyusun puzzle yang tak kunjung selesai, dan Anda berpotensi merencanakan bencana produktivitas.
Jadi, sekarang saatnya Anda untuk bertindak. Mari menjelajahi dunia HRM bersama dan lihatlah bagaimana perubahan cara kerja dalam memaksimalkan pengelolaan kerja roster bisa mengubah takdir bisnis Anda!
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa itu Roster Kerja?
Roster kerja adalah metode penjadwalan kerja yang mengatur waktu kerja karyawan dalam pola bergantian atau rotasi. Dalam roster kerja, karyawan memiliki jadwal yang sudah ditentukan untuk jangka waktu tertentu, yang kemudian akan berubah setelah periode tersebut berakhir.
Roster kerja ini biasanya digunakan dalam industri yang memerlukan operasional 24 jam, seperti sektor kesehatan, keamanan, manufaktur, dan transportasi. Tujuan utama dari roster kerja adalah memastikan ada cukup tenaga kerja yang tersedia sepanjang waktu, sambil memberikan waktu istirahat yang cukup bagi para pekerja.
Penerapan kerja roster dapat bervariasi, mulai dari jadwal harian hingga mingguan atau bulanan, tergantung pada kebutuhan operasional dan peraturan perusahaan. Misalnya, seorang pekerja dapat dijadwalkan untuk bekerja shift pagi selama seminggu, kemudian berganti ke shift malam pada minggu berikutnya dengan menggunakan aplikasi pembuat jadwal kerja dapat mempermudah dalam penjadwalan roster.
Contoh Roster Kerja
Roster kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut beberapa contoh pola roster kerja yang umum digunakan:
1. Roster Kerja Shift (Shift Roster)
Biasanya digunakan dalam industri yang beroperasi 24 jam, seperti rumah sakit dan manufaktur. Contohnya:
- Shift pagi: 07.00 – 15.00
- Shift sore: 15.00 – 23.00
- Shift malam: 23.00 – 07.00
Karyawan akan bergantian mengikuti shift ini dalam jangka waktu tertentu.
2. Roster Kerja 5:2
- Karyawan bekerja selama 5 hari dan libur selama 2 hari, misalnya Senin – Jumat bekerja dan Sabtu – Minggu libur.
- Ini adalah sistem kerja umum dalam industri perkantoran dan sektor jasa.
3. Roster Kerja 4:3
- Karyawan bekerja selama 4 hari berturut-turut, lalu mendapatkan libur 3 hari.
- Contoh industri yang menggunakan sistem ini adalah call center atau pusat layanan pelanggan.
4. Roster Kerja FIFO (Fly In, Fly Out)
- Digunakan dalam industri tambang dan migas.
- Karyawan bekerja selama beberapa minggu di lokasi kerja (misalnya 8 minggu), lalu mendapatkan libur panjang (misalnya 2 minggu) sebelum kembali bekerja.
5. Roster Kerja Rotasi
- Karyawan bergantian bekerja dalam shift yang berbeda setiap minggu atau bulan.
- Contohnya: Minggu pertama kerja shift pagi, minggu kedua kerja shift malam, dan seterusnya.
Industri Apa Saja yang Membutuhkan Roster Kerja?
Seperti yang dijelaskan tadi, software HRM sangatlah dibutuhkan dalam sebuah perusahaan yang memiliki jam kerja dinamis dan shifting. Roster kerja tersebut paling sering diimplementasikan pada industri seperti:
- Pertambangan
- Pabrik/manufaktur
- Rumah Sakit / industri kesehatan
- Konstruksi
- SPBU
- Retail
- F&B
- Hospitality
Fakta Unik
Tantangan dalam Melakukan Roster Kerja
Meskipun roster kerja dapat meningkatkan efisiensi bisnis, ada beberapa tantangan yang perlu dihadapi:
- Kesenjangan antara Kebutuhan Perusahaan dan Preferensi Karyawan
Tidak semua karyawan dapat bekerja dalam jam kerja yang fleksibel atau shift malam. Penyesuaian jadwal harus dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis dan keseimbangan kehidupan karyawan. - Tingginya Tingkat Absensi atau Perubahan Jadwal
Karyawan yang tidak hadir secara mendadak dapat mengganggu operasional. Perusahaan perlu memiliki strategi untuk mengatasi absensi mendadak, seperti karyawan cadangan atau sistem pertukaran shift. - Kepatuhan terhadap Peraturan Ketenagakerjaan
Jam kerja karyawan harus sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Pastikan tidak ada pelanggaran terkait jam lembur, upah minimum, atau hak libur karyawan. - Manajemen Kelelahan Karyawan
Jadwal yang tidak terstruktur dengan baik dapat menyebabkan kelelahan dan menurunkan produktivitas. Penting untuk memberi jeda istirahat yang cukup antara shift kerja.
Tips Menerapkan Roster Kerja yang Efektif
Agar roster kerja berjalan dengan baik, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal berikut:
- Pahami Kebutuhan Bisnis dan Operasional
Identifikasi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk setiap shift. Perhitungkan jam kerja agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja. - Gunakan Teknologi Penjadwalan
Manfaatkan software manajemen jadwal untuk menghindari kesalahan dalam penyusunan roster. Sistem otomatis dapat membantu dalam alokasi tenaga kerja yang lebih efisien. - Komunikasikan dengan Karyawan
Pastikan karyawan mengetahui jadwal kerja mereka jauh-jauh hari. Berikan akses kepada karyawan untuk melihat dan mengajukan perubahan jadwal jika diperlukan. - Jaga Keseimbangan Beban Kerja
Hindari memberikan shift kerja yang berat berturut-turut tanpa istirahat yang cukup. Pastikan setiap karyawan mendapatkan jatah libur yang adil. - Evaluasi dan Sesuaikan Secara Berkala
Tinjau efektivitas roster kerja dengan melihat kinerja operasional dan kepuasan karyawan. Lakukan penyesuaian jika diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan kesejahteraan tenaga kerja.
Mengapa Perusahaan dengan Roster Kerja Dinamis Membutuhkan Software HRM?
Apakah Anda pernah merasa sulit menjadwalkan karyawan Anda untuk mengikuti perubahan permintaan pelanggan atau perubahan tiba-tiba dalam operasi? Itulah yang disebut dengan rostering.
Roster kerja adalah penjadwalan dinamis yang memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja Anda, sehingga Anda dapat menghadapi tantangan operasional dengan lebih efisien dan responsif.
Bayangkan mayoritas karyawan di perusahaan Anda bekerja dalam shift bergantian yang sering kali berubah tanpa sepengetahuan Anda sebagai HR. Masalah ini menyebabkan ketidakpastian dalam penjadwalan, penggajian yang tidak akurat, dan kebingungan di antara karyawan.
Anda menjadi kesulitan memberikan perhatian yang memadai kepada semua karyawan di perusahaan. Anda juga menunjukkan tampang stress dan kelelahan dengan pekerjaan Anda.
Software HRM hadir sebagai solusi yang dapat membantu mengatasi masalah-masalah ini dengan cara yang lebih efisien, terstruktur, dan efektif.
Secara umum, software HRM mampu dalam mencegah terjadinya human-error, menjaga data pribadi karyawan dalam sebuah dokumen yang terpusat, memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan dengan memberikan feedback secara real-time, menghemat biaya, serta mempercepat proses rekrutmen di perusahaan.
Apakah hanya cukup itu saja?
Masih banyak lagi keuntungan yang bisa Anda dapatkan, seperti:
- Mengefisiensikan manajemen roster kerja
Dengan fitur-fitur yang dapat diatur secara otomatis, software ini dapat membantu perusahaan untuk merencanakan dan mengoptimalkan jadwal kerja karyawan dengan lebih efisien.
Hal ini dapat membantu menghindari masalah penjadwalan, seperti tumpang tindih waktu kerja, kekurangan atau kelebihan tenaga kerja pada waktu tertentu.
- Perhitungan overtime rate secara otomatis yang disesuaikan dengan jumlah shift
Perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi dan menghitung jam kerja ekstra yang dilakukan oleh karyawan secara otomatis, serta menghitung besaran gaji yang seharusnya mereka terima sesuai dengan aturan perusahaan yang berlaku.
Hal ini tidak hanya mengurangi risiko kesalahan penggajian, tetapi juga meningkatkan kepuasan karyawan dengan memastikan bahwa mereka dibayar dengan adil dan sesuai dengan upaya kerja ekstra yang mereka berikan.
- Proses pembayaran (penggajian) yang otomatis
Dengan software HRM, Anda melakukan perhitungan gaji, pemotongan, dan pembayaran secara otomatis. Hal ini dapat menghemat waktu berharga yang sebelumnya digunakan untuk proses manual.
Dengan penggajian yang otomatis, perusahaan dapat lebih fokus pada pengembangan strategi bisnis dan meningkatkan efisiensi operasional. Anda dapat memastikan karyawan dibayar tepat waktu dan sesuai upaya kerja mereka dengan menggunakan software ini
Dengan manfaat-manfaat ini, jelas bahwa software HRM bukan hanya software yang biasa, tetapi juga menjadi komponen penting dalam meningkatkan kinerja dan keberlanjutan perusahaan
Tapi, perlu Anda ingat, bahwa tidak semua vendor software HRM yang ada di pasaran memiliki ketiga manfaat advance di atas. Salah satu vendor yang memilikinya adalah EVA by HashMicro.
Klik gambar di bawah untuk mendapatkan rincian skema harga software EVA by HashMicro, lengkap dan gratis!
Industri Apa Saja yang Membutuhkan Roster Kerja?
Seperti yang dijelaskan tadi, software HRM sangatlah dibutuhkan dalam sebuah perusahaan yang memiliki jam kerja dinamis dan shifting. Roster kerja tersebut paling sering diimplementasikan pada industri seperti:
- Pertambangan
- Pabrik/manufaktur
- Rumah Sakit / industri kesehatan
- Konstruksi
- SPBU
- Retail
- F&B
- Hospitality
Fakta Unik
Bagaimana Cara Menentukan Software HRM Terbaik dalam Membantu Rostering Karyawan?
Setiap perusahaan pasti mempunyai berbagai kesulitan dalam kegiatan operasionalnya, terutama pekerjaan HR dalam menentukan jadwal karyawan.
Sebagai pimpinan perusahaan, Anda tidak perlu khawatir karena saat ini sudah ada banyak software yang dapat membantu pekerjaan HR menjadi lebih mudah.
Di bawah ini, terdapat beberapa hal utama yang perlu Anda perhatikan dalam menentukan software HRM yang terbaik untuk membantu pembagian roster kerja:
- Memahami fitur-fitur yang harus software HRM miliki,
- Mudah diakses,
- Unlimited user,
- Dapat dikustomisasi dan diintegrasikan dengan modul lainnya.
Sebagai contoh,
Roster schedule manual adalah salah satu masalah utama yang dihadapi oleh tim HR dalam mengatur jadwal karyawan.
Ditambah lagi, hal ini akan membutuhkan waktu yang lama dalam menjalankan tugas tersebut, serta dapat mengakibatkan kecurangan karyawan dalam kehadiran ataupun penggajian yang tidak sesuai jumlah jam kerja.
Untuk mengatasi masalah ini, Anda harus segera memutuskan untuk menggunakan software HRM yang mempunyai fitur rostering agar lebih efektif dan cepat.
Pentingnya menentukan software HRM terbaik bagi sebuah perusahaan tidak bisa diabaikan. Software HRM yang tepat dapat membantu dalam mengelola SDM yang merupakan aset berharga perusahaan.
Dengan menggunakan software yang sesuai, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam pekerjaan HR, memastikan akurasi dalam pengelolaan data karyawan, dan memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih baik.
Setelah Anda memahami mengenai pengertian dan alasan pentingnya menggunakan software HRM dalam membantu roster kerja, penting juga untuk Anda mengetahui beberapa rekomendasi software HRM terbaik di Indonesia.
Optimalkan Rostering Perusahaan Anda dengan Software HRM Sekarang!
Dengan software HRM yang tepat, perusahaan Anda dapat menghemat waktu, sumber daya, meningkatkan produktivitas, dan akhirnya mencapai tujuan strategis yang direncanakan.
Dalam menjawab kompleksitas manajemen sumber daya manusia modern, EVA by HashMicro menawarkan solusi HRM inovatif yang berperan penting dalam mendukung kesuksesan perusahaan Anda.
Software EVA by HashMicro dirancang untuk mengintegrasikan semua aspek manajemen HR, mulai dari rekrutmen, penggajian, manajemen kinerja, analisis data, hingga rostering.
Jadi, sudah terbayang, kan? Setelah Anda mengetahui apa itu roster kerja, penting untuk mengimplementasikan software HRM dari produk EVA by HashMicro, Anda dapat memaksimalkan roster kerja di perusahaan Anda menjadi lebih baik.
Hilangkan kemungkinan kegagalan mengoptimalkan jadwal, ataupun kesulitan penyesuaian waktu kerja, serta tingkatkan fleksibilitas karyawan dengan mencoba demo gratis sekarang. Klik gambar di bawah ini untuk informasi seputar produk HRM terbaik dari kami!
Pertanyaan Seputar Kerja Roster
-
Bagaimana roster kerja dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan?
Roster kerja dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan menyusun jadwal kerja yang optimal berdasarkan kebutuhan bisnis. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan jumlah karyawan yang diperlukan pada waktu tertentu, mengurangi penugasan yang overlap, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia.
-
Apakah tantangan yang mungkin dihadapi dalam penerapan roster kerja?
Tantangan yang mungkin dihadapi termasuk penyesuaian dengan kebutuhan unik perusahaan, integrasi dengan software lain yang ada (seperti sistem penggajian atau manajemen karyawan), serta memastikan bahwa software tersebut mudah digunakan oleh semua pihak terkait.
-
Bagaimana software roster kerja membantu dalam manajemen cuti dan waktu luang karyawan?
Software roster kerja memungkinkan pengelolaan cuti karyawan dengan lebih terstruktur. Karyawan dapat mengajukan cuti melalui platform ini, memungkinkan manajer untuk melihat ketersediaan staf, mengatur cuti, dan mempertimbangkan kebutuhan operasional saat mengonfirmasi permintaan cuti
-
Apakah software roster kerja dapat memberikan laporan atau analisis terkait kinerja karyawan?
Beberapa software roster kerja dapat menyediakan laporan terkait kinerja karyawan berdasarkan jadwal kerja mereka. Hal ini bisa termasuk tingkat kehadiran, ketepatan waktu, dan produktivitas, memberikan informasi yang berharga untuk evaluasi kinerja dan perencanaan strategis lebih lanjut.
-
Apa manfaat utama dari fitur roster dalam sistem HRM?
Fitur roster memungkinkan perencanaan yang lebih baik untuk alokasi sumber daya manusia. Manajer dapat mengatur jadwal kerja dengan lebih efisien, mengurangi risiko kelelahan atau kelebihan beban kerja, serta memastikan kebutuhan pelayanan atau produksi tercukupi dengan personel yang tepat.
