Tips Optimalkan Penggunaan Gudang Kecil Dalam Berbagai Bisnis

Dalam mengelola stok barang, gudang adalah komponen yang sangat penting dalam bisnis. Hal tersebut karena gudang adalah tempat yang berguna untuk menyimpan, memelihara dan menjaga barang agar tetap dalam kondisi yang baik. Barang tersebut dapat berupa bahan mentah, setengah jadi, maupun barang jadi.

Akan tetapi sebagian pebisnis tidak memiliki ruangan yang besar untuk menyimpan stok barang yang ia miliki. Bahkan mereka merasa kesulitan dalam menyusun dan menyimpan barang pada gudang kecil yang mereka miliki, supaya ruangan terlihat lebih luas dan rapi.  Ruangan yang cukup besar pun akan terasa sempit jika Anda menyimpan barang dengan sembarangan dan tidak mengetahui tips menata dan mengatur warehouse dengan baik. 

Perhatikan Akses Menuju Gudang

Hal pertama yang harus Anda lakukan dalam mengatur gudang yang kecil adalah dengan memastikan akses menuju gudang memadai. Jangan sampai area bagian depan dan jalan pada ruang penyimpanan penuh dengan barang-barang. Selain itu Anda juga harus memperhatikan akses gudang supaya muat untuk mengangkat barang-barang yang akan masuk ataupun keluar.

Jangan sampai akses pada ruang penyimpanan tidak memadai pada saat mengangkat barang, hal tersebut akan mengakibatkan keterlambatan pengiriman atau bahkan barang yang akan diangkat terjatuh karena akses yang terlalu sempit. Maka dari itu, jauh sebelum memutuskan untuk memilih lokasi gudang Anda perlu memperhatikan akses sekitarnya, jangan sampai akses dan halaman terlalu kecil.

Sehingga meminimalisir dari beragam permasalahan yang akan dihadapi. Serta pastikan area depan dan jalan tidak ada barang-barang yang mengganggu, barang tersebut dapat Anda letakkan pada bagian dalam gudang sesuai dengan jenis dan kategorinya masing-masing.

Baca juga Rekomendasi Sistem Persediaan Terbaik untuk Manajemen Gudang

Sediakan Ventilasi Udara Guna Hindari Jamur

Dalam gudang Anda perlu menyediakan ventilasi udara yang cukup. Hal tersebut agar ada supply udara di ruang penyimpanan Anda. Sehingga ruang penyimpanan tidak pengap dan menghilangkan kelembaban yang dapat membuat barang-barang dalam gudang basah serta mudah rusak akibat jamur.

Ventilasi tersebut juga berfungsi untuk mengalirkan udara dari luar ke dalam ruangan gudang dan sebaliknya, sehingga terjadi sirkulasi udara yang sehat dan barang-barang menjadi lebih aman.

Kehadiran ventilasi sangat penting pada bangunan gudang, hal tersebut agar tetap menjaga suhu ruangan agar tidak panas. Dengan ventilasi, udara panas di dalam ruangan tergantikan oleh udara dingin atau angin dari luar. 

Merancang Layout Gudang Secara Seksama

Layout atau tata letak ruang penyimpanan adalah hal penting dalam sistem gudang, termasuk gudang. Selain itu, proses produksi hingga distribusi akan menjadi lebih efektif dan efisien jika ruang penyimpanan ditata dengan baik dan benar. Tujuan utama tata letak pada gudang kecil adalah untuk mencapai titik optimal antara biaya penanganan material dan biaya lainnya.

Sehingga perusahaan dapat memanfaatkan kapasitas gudang, sekaligus menekan biaya penanganan material seminimal mungkin. Selain itu dalam memilih material seperti lantai, kolom, baris, hingga rak, Anda harus menyesuaikannya dengan rancangan layout yang telah direncanakan sebelumnya agar tidak menimbulkan pemborosan akibat pembelian barang yang tidak berguna. 

Dengan menggunakan Sistem Manajemen Warehouse, Anda dapat memaksimalkan penggunaan ruang dan menyesuaikan layout pada gudang kecil. Hal tersebut karena sistem akan melakukan pengukuran dimensi produk & rak secara otomatis, sehingga dapat membantu Anda dalam memaksimalkan pemakaian ruang di gudang Anda. 

Berikan Kode di Setiap Barang

Langkah selanjutnya yang dapat Anda lakukan adalah dengan memberikan kode pada setiap barang di ruang penyimpanan. Hal tersebut dapat Anda lakukan berdasarkan SKU produk (stock keeping unit). Agar lebih mudah untuk menyusun barang di ruang penyimpanan, Anda dapat menggunakan label berupa serial number.

Menggunakan label juga merupakan salah satu cara menata gudang dengan baik. Kamu bisa menyimpan barang-barang ke dalam wadah tertutup dan menempelkan label di wadah tersebut. Hal ini penting Anda lakukan guna memudahkan pada saat proses pencarian barang ketika akan Anda kirim. 

Pemberian label atau kode adalah salah satu cara guna menata gudang yang baik. Sebelum menempelkan label Anda dapat menyimpan barang-barang pada kotak atau kardus tertutup dan menempelkan label pada barang tersebut. Pelabelan juga dapat memudahkan staff warehouse dalam mengidentifikasi barang yang hendak mereka cari.

Sehingga staff gudang dapat dengan mudah melakukan penempatan, pengambilan, hingga pengemasan barang dengan cepat dan tepat. Hal ini penting Anda lakukan guna memudahkan pada saat proses pencarian barang ketika barang akan Anda kirim atau distribusikan.

Baca juga Penerapan ERP Cloud Software untuk Mengelola Gudang Anda

Susun Berdasarkan Klasifikasi yang Sama

Salah satu hal paling penting selanjutnya yang harus Anda perhatikan dalam mengoptimalkan gudang kecil pada perusahaan Anda adalah dengan menyusun barang berdasarkan klasifikasi dan jenis tertentu. Klasifikasi ini dapat Anda lakukan dengan mengelompokkan barang yang ada berdasarkan jenis, fungsi, merek, ukuran dan tanggal kadaluarsa masing-masing barang. 

Dengan menggunakan Sistem Manajemen Warehouse, Anda tidak perlu mengklasifikasikan barang secara manual, karena sistem akan membantu dalam melacak tinggi, lebar, dan berat setiap barang di ruang penyimpanan Anda. Sehingga Anda dapat dengan mudah menempatkan barang di rak/lokasi yang tepat & maksimal berdasarkan jenis barang yang sama.

Selain itu, sistem juga mampu mengecek kapasitas barang, mencatat ke sistem, dan menentukan lokasi rak yang sesuai untuk tempat penyimpanan barang yang baru sampai. Sehingga Anda dapat menentukan strategi penyimpanan untuk barang yang baru saja Anda terima sebelum benar-benar dimasukkan ke dalam ruang penyimpanan.

Lakukan Stock Opname Secara Berkala

Walaupun gudang yang Anda miliki kecil, akan tetapi stock opname juga perlu Anda lakukan. Hal  tersebut agar penyimpanan barang yang Anda lakukan lebih maksimal dan meminimalisir terjadinya masalah dalam ruang penyimpanan Anda. Melakukan stock opname atau pengecekan stok barang secara berkala adalah hal yang sangat penting untuk Anda lakukan sebelum barang tersebut staf warehouse tempatkan di dalam rak.

Hal tersebut karena stock opname berguna untuk memastikan barang tetap tersedia. Selain itu, tujuan dilakukannya stock opname yaitu untuk menyesuaikan catatan akuntansi dengan stok fisik yang tersimpan dalam ruang penyimpanan. Pengecekan tersebut biasanya staf warehouse lakukan setiap akhir periode atau akhir tahun.

Akan tetapi sebagian perusahaan melakukan stock opname setiap tiga atau empat bulan sekali, agar stok barang yang lebih tertata. Untuk menjaga kestabilan stok dalam ruang penyimpanan, Anda dapat menggunakan Sistem Manajemen Warehouse yang mampu membantu staf warehouse dalam menghitung dan mengelola keluar masuk barang pada ruang penyimpanan. 

Baca juga: Panduan Lengkap Pergudangan Untuk Optimalkan Manajemen Stok

Sisakan Ruang dalam Gudang

Tips optimalkan gudang kecil selanjutnya yang tidak boleh Anda lewatkan, yaitu dengan menyediakan jarak atau space untuk setiap barang yang ada di ruang penyimpanan. Hindari menyusun barang-barang  berdekatan agar ada jarak antar barang. Jika Anda menyusun barang dengan berdekatan, maka dapat mempersulit dan membutuhkan lebih banyak waktu untuk mengakses item dan proses distribusi.

Selain itu, jangan letakkan barang sejajar satu sama lain tanpa memberi jarak, hal tersebut juga akan mempersulit staf warehouse, membuang waktu dan energi saat mengambilnya, selalu pastikan memberikan jarak setiap penyusunan barang.

Kelola Mobilitas Setiap Barang

Tips ini akan langsung berhubungan dengan bagaimana Anda menempatkan barang di ruang penyimpanan Anda, karena ada banyak hal yang harus Anda perhatikan saat menempatkan barang. Selain jenis barang, Anda juga harus selalu memastikan barang yang akan keluar untuk diletakkan tidak terlalu jauh dari akses pintu keluar masuk gudang.

Sebelumnya Anda juga harus menentukan terlebih dahulu aliran arus barang, dari barang masuk ke barang keluar atau FEFO, FIFO, LIFO. Misalnya, jika barang memiliki tanggal kadaluarsa, maka metode yang Anda gunakan adalah FEFO. Agar barang yang mencapai expired didahulukan untuk keluar, ada sedikit perbedaan antara FEFO dan FIFO.

Metode FIFO bersifat lebih mutlak bahwa barang yang pertama kali masuk ke dalam gudang harus keluar pertama kali. Sedangkan pada metode FEFO, barang yang pertama kali harus keluar adalah barang yang akan mendekati masa kadaluarsa.

Gunakan Sistem Manajemen Gudang Terpercaya

Sistem Manajemen Warehouse adalah sebuah sistem yang mampu mengoptimalkan manajemen stok barang, efisiensi operasional, menghemat sumber daya, transparansi informasi serta meminimalisir human error. Pada umumnya tujuan dari Sistem Manajemen Warehouse adalah mengontrol setiap kegiatan yang dilakukan dalam gudang.

Mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pergerakan, pengiriman dan lainnya. Akan tetapi Warehouse Management Software juga sangat bermanfaat dalam pengelolaan kapasitas ruang gudang, mengoptimalkan ruangan yang kecil dan dapat meminimalkan waktu simpan.

Selain itu, Sistem Manajemen Warehouse juga mampu memudahkan staf warehouse dalam mengatur tata letak dan kapasitas beberapa gudang secara sekaligus, melalui sistem yang sama. Sehingga alokasi tempat penyimpanan barang di dalam sistem WMS menjadi lebih optimal. Sistem ini akan memudahkan proses penyimpanan dan pengaturan barang pada gudang kecil menjadi lebih mudah.

Hal tersebut karena jumlah dan ukuran tiap barang yang akan masuk ke dalam ruangan bisa diatur penyimpanannya. Dan disimpan sesuai dengan ukuran dan dimensinya masing-masing. Sehingga staf tidak perlu lagi menghitung dan menyimpan barang sendiri ke tempat penyimpanan barang yang Anda inginkan. 

Baca juga: Ketahui Tips memilih Software Gudang yang Sesuai untuk Bisnis Anda! 

Kesimpulan

Memiliki kapasitas ruang penyimpanan yang kecil bukanlah penghalang bagi pebisnis untuk memaksimalkan keuntungan. Hal tersebut karena ruangan yang kecil dapat Anda optimalkan dengan beberapa cara tertentu. Sehingga memiliki fungsi dan manfaat yang sama dengan ruang penyimpanan berkapasitas besar. Selain itu, implementasi Sistem Manajemen Warehouse juga dapat Anda pertimbangkan agar proses penyimpanan hingga pengiriman menjadi lancar. 

Apalagi jika Anda memiliki banyak barang dan memiliki berbagai lokasi gudang berbeda, tentu sangat cocok untuk memakai Sistem Manajemen Warehouse ini. Untuk merasakan manfaat tersebut Anda dapat mencoba demo gratis dari HashMicro, sehingga Anda akan mendapatkan gambaran sebelum mengimplementasikan sistem ini. Selain itu, Anda dapat mengunduh rencana perhitungan harga Software ERP dari HashMicro sehingga Anda dapat mengetahui biaya yang akan Anda keluarkan jika mengimplementasikan software ini.