Ketahui Pentingnya Surat Jalan Dalam Proses Pengiriman Barang beserta Contohnya

Surat jalan merupakan dokumen dari pelaku usaha ke konsumen yang mencantumkan semua barang termasuk dalam proses pengiriman barang. Dokumen perjalanan dapat terlampir dalam berbagai bentuk sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Namun, surat perjalanan memiliki format tertentu dan informasi terperinci. Jika Anda adalah pemilik usaha perdagangan dan retail, saat menyuplai barang ke pelanggan sangat disarankan agar Anda memberikan dokumen tersebut.

Dokumen ini bukan persyaratan wajib, tetapi dapat membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dan dihargai oleh banyak pelanggan. Di masa mendatang, dokumen ini dapat membantu penerima memeriksa barang mana yang telah terkirim dan memungkinkan mereka untuk memeriksa barang yang hilang.

Kelola dokumen penting perusahaan Anda, seperti dokumen perjalanan, dengan Document Management System untuk hasil lebih efektif.

Key Takeaways Penggunaan Document Management System membantu perusahaan dalam mengelola dan melacak dokumen penting seperti surat jalan dengan lebih efisien. Sistem ini memastikan data yang akurat dan terintegrasi dalam seluruh operasi perusahaan. Klik untuk Demo Gratis! Surat jalan merupakan dokumen penting yang mencantumkan semua barang dalam pengiriman dan berfungsi sebagai bukti penerimaan oleh pelanggan. Meskipun tidak wajib, memberikan surat jalan dapat membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional. Surat jalan memiliki format tertentu yang mencakup informasi detail seperti nama dan alamat pengirim dan penerima, tanggal pengiriman, rincian barang, serta tanda tangan penerima dan pengirim. Setiap dokumen memiliki kegunaan yang berbeda tergantung pada jenis pengiriman dan tujuannya. Surat jalan berfungsi sebagai dokumen resmi perusahaan ekspedisi, bukti pengiriman yang valid, serta surat keterangan mengenai barang yang dikirim. Dokumen ini membantu memudahkan proses pengiriman barang, memberikan informasi detail, dan menjadi bukti penerimaan oleh pelanggan.

Apa Itu Surat Jalan? 

Surat jalan adalah dokumen penting yang berisi semua barang termasuk dalam pengiriman, atau sebagai nota pengiriman/tanda terima. Dokumen ini terlampir dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk dalam pengiriman, tetapi tidak termasuk harga apa pun, seperti harga barang. Salinan tagihan tersebut kemudian dikembalikan ke penjual sebagai bukti pengiriman.

Dokumen ini sangat berguna karena pemasok dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana pengiriman. Setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan penerima puas.

Perusahaan perlu melakukan manajemen seluruh dokumennya dengan baik. Tujuannya adalah agar memiliki data akurat dan terintegrasi. Salah satu cara agar perusahaan dapat melakukan tracking dan manajemen dokumen dengan baik adalah dengan memanfaatkan Software Timesheet.

Jenis-jenis Surat Jalan 

Surat jalan pengiriman barang 

Tujuan dari pembuatan dokumen ini adalah bukti atas rincian informasi barang yang tertera sesuai pesanan, menggunakan format penulisan khusus untuk melakukan transaksi jual beli. Biasanya lembaga seperti perusahaan membutuhkannya sebagai arsip dokumen.

Surat jalan penjualan barang 

Surat ini terbagi menjadi dua, yaitu; 

• Atas penjualan barang kredit

Sedangkan tujuan dari pembuatan dokumen ini untuk transaksi jual beli dengan sistem pembayaran kredit. Pembuatannya berdasarkan surat order atau pemesanan dengan tujuan sebagai bukti bagan pengeluaran barang. Secara khusus nilai kuantitas barang tidak mengalami perubahan dan bersifat mutlak, karena sesuai dengan kuantitas yang telah tertulis dalam surat pemesanan

• Atas penjualan barang tunai

Berdasarkan sebutannya, surat ini hanya untuk mencatat secara khusus bukti-bukti transaksi jual beli yang  perusahaan lakukan secara tunai, serta tidak dibuat atas dasar kinerja sales order.

Surat jalan atas retur pembelian 

Berdasarkan adanya transaksi retur pembelian atau pengembalian barang yang sudah terbeli oleh pelanggan yang dibuat terlebih dulu oleh bagian Pembelian Barang. Nilai kuantitas barang  tidak bisa diubah, karena sudah ikut pada nilai kuantiti yang sudah tertera dalam retur pembelian.

Surat jalan dinas 

Biasa digunakan oleh pihak-pihak yang memiliki keperluan kedinasan, seperti contohnya seperti surat jalan tugas dinas, perizinan, dan lain sebagainya. Surat ini biasanya terbuat secara resmi dengan susunan format dan bahasa penulisan yang baku, serta jelas identitas nama penulis dan si penerima surat. 

Surat jalan drop kanvaser 

Berfungsi untuk melakukan transfer persediaan dari Gudang ke Kanvaser, nilai kuantitasnya  perusahaan tentukan oleh bagian Gudang yang berdasarkan pada kebijakan peraturan perusahaan tentang persediaan kanvaser setiap kali melakukan operasionalnya.

Surat jalan titipan barang

Surat ini berguna saat adanya aktivitas penitipan barang yang terjadi. Agar aktivitas tersebut berjalan dengan aman, maka memerlukan surat jalan penitipan barang. Biasanya, pihak manajemen yang berwewenang sebagai staf bagian pergudangan menuliskan dokumen ini.

Baca juga: Pengertian Logistik beserta Tantangan dan Solusinya 

Fungsi Surat Jalan 

Dalam proses pengiriman barang di Indonesia, dokumen ini sangat berguna sebagai dokumen yang memastikan legalitas barang kiriman dalam jumlah besar. Berikut beberapa fungsinya; 

Sebagai dokumen resmi perusahaan ekspedisi 

Salah satu fungsinya adalah dokumen resmi untuk mempermudah ekspedisi untuk birokrasi di wilayah tertentu, misalnya pada saat pengecekan oleh petugas keamanan, dan polisi.

Sebagai bukti pengiriman yang valid 

Selain berfungsi sebagai dokumen resmi, juga berguna sebagai dokumen yang disahkan oleh pihak vendor dan shipper bahwa barang sudah diangkut ke dalam truk dan selesai dikirim sampai ke tujuan.

Sebagai surat keterangan 

Dokumen ini juga berfungsi sebagai informasi atau keterangan yang tertera secara rinci dan jelas terhadap barang yang akan perusahaan kirimkan. Berisi detail informasi barang yang dikirim oleh shipper (pengirim barang). Detail tersebut antara lain adalah nama barang, jumlah barang, dan harga barang.

Baca juga: 3 Cara ERP Membantu Industri Logistik dan Transportasi

Contoh Format Surat Jalan dan Penjelasannya 

Dokumen tersebut bertujuan untuk memberikan informasi penting seputar kegiatan pengiriman barang oleh perusahaan ekspedisi atau logistik. Berikut adalah formatnya, 

1. Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim
2. Pembuatan dan penerbitan nomor surat oleh vendor terkait. 
3. Tanggal pengiriman barang
4. Nama, telepon dan alamat lengkap pihak penerima yang menjadi tujuan pengiriman
5. Rincian dari barang kiriman meliputi nama barang, jenis dan kode barang, berat barang, jumlah barang, harga barang dan keterangan 
6. Tanda tangan pihak penerima dan pengirim barang
7. Stempel vendor 

Baca juga: Apa Saja Manfaat Software Akuntansi bagi Bisnis Anda?

Contoh surat jalan 

Satu buah dokumen biasanya terdiri dari 3 atau 4 lembar kertas berwarna putih, merah, kuning, dan hijau.

• Lembar pertama yang berwarna putih sebagai bukti penyerahan barang kepada pembeli dan pada akhir bulan akan berguna untuk penagihan kepada pembeli.
• Kedua yang berwarna merah, untuk customer atau pembeli sebagai tanda bukti pemesanan barang.
• Ketiga yang berwarna kuning atau lembar keempat yang berwarna hijau sebagai arsip perusahaan baik arsip untuk karyawan maupun arsip untuk bos.

Kesimpulan 

Pada intinya, surat jalan merupakan dokumen resmi yang sangat berguna bagi perusahaan bisnis Anda agar terlihat profesional. Pembuatan surat ini juga termasuk dalam bagian untuk menciptakan pengelolaan dan manajemen logistik yang baik bagi bisnis Anda.

HashMicro adalah perusahaan penyedia Software Supply Chain Management terbaik untuk perusahaan bisnis di Indonesia. Software Supply Chain Management atau Sistem Manajemen Transportasi berfungsi untuk mengatur logistik perusahaan dengan mempermudah proses pengangkutan, pengiriman barang termasuk dokumen, hingga analisis pendapatan secara cepat dan akurat.

Dapatkan demo gratis software supply chain management HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.

Artikel terkait : 5 Tantangan Berat yang Dihadapi Manajemen Logistik